Documentos Por quanto tempo devemos guardá-los? Orientativo Especial com os prazos obrigatórios de guarda de documentos Fiscais, Contábeis, Societários, Trabalhistas e Previdenciários e seus fundamentos Legais.
Prazos obrigatórios de guarda de documentos e seus fundamentos legais. Fiscais, Contábeis, Societários, Trabalhistas e Previdenciários. Todos os anos muitos clientes nos questionam sobre o tempo que devemos guardar os documentos fiscais, contábeis, trabalhistas, encargos sociais, tributos, livros fiscais, contábeis; entre outros. Neste Orientativo Especial, esclarecemos suas dúvidas e apresentamos os prazos legais, nos quais sua empresa fica obrigada a guardar tais documentos. Salientamos que todos os documentos que enviamos para sua empresa (Livros Contábeis, Fiscais, bem como demais documentos processados e gerados pelo Departamento Pessoal), são protocolados, e junto a estes, indicamos os prazos para guarda dos mesmos. Leia atentamente! A partir do momento que entramos no projeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e da NFe (Nota Fiscal Eletrônica); alguns clientes imaginaram que não precisariam mais guardar os documentos impressos (papel). Porém, para maior segurança contra falhas em sistemas de Backup e outras dificuldades do mundo moderno, recomendamos sim a guarda dos mesmos, além, é claro, dos documentos em formato XML e demais Arquivos Magnéticos. 1/6
Fiquem atentos Temos que ficar atentos, pois mesmo com toda a evolução tecnológica atual, as pessoas físicas e jurídicas, não podem se desfazer dos documentos impressos (papel). Não temos, até o momento, nenhum dispositivo legal que permita eliminar tais Arquivos. Outro fator importante é que o Brasil ainda não possui uma regulamentação clara e objetiva para digitalização dos documentos. Assim, as provas em juízo ou mesmo fora dele, somente produzirão efeitos quando em formato impresso (papel) e original. Desta forma, se você não tiver certeza quanto ao prazo para destruição de um determinado documento impresso (papel), não o faça. É necessário observar que os prazos para a guarda dos documentos podem variar de um órgão para o outro, conforme o tipo de documento. Na incerteza, melhor guardar! 2/6
Para auxiliá-lo, relacionamos abaixo estes prazos, visando assim facilitar a consulta a qualquer momento, em sua Empresa. Os prazos apresentados serão válidos enquanto não prescritas as fundamentações legais previstas. Há situações em que recomendamos a guarda dos documentos por um período maior que o previsto na Lei, pois já vivenciamos situações em que o documento foi requerido posteriormente ao prazo legal. TRABALHISTA 3/6
TRABALHISTA - Continuação. PREVIDENCIÁRIO SEGURANÇA DO TRABALHO E MEDICINA DO TRABALHO CONTABILIDADE 4/6
FISCAL GERAL As empresas, de um modo geral (indústria, comércio e prestadoras de serviços) devem conservar seus livros fiscais durante 5 (cinco) anos + 1 (Hum) => 6 (seis) anos, pois na maioria dos casos a contagem se faz a partir do 1º dia do ano seguinte ao da ocorrência do fato gerador das operações. Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66 (Código Tributário Nacional/66), em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de exigir o tributo administrativamente, até 5 anos a partir do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado; acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica) no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). 5/6
Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis. Da mesma forma que os prazos para documentos trabalhistas, previdenciários, bem como do FGTS, são muito mais extensos, pela própria razão de acompanhar e suportar os processos de aposentadoria dos empregados das empresas; o que deve ser observado de forma mais atenta. De maneira conservadora, recomendamos que as empresas guardem seus documentos trabalhistas (da admissão à demissão; bem como todos os demais documentos dos Empregados), pelo prazo necessário para que este se aposente. Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo "livro de registro de entradas modelos 1 e 1-A", utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio estariam condicionados ao prazo de 5 anos para prescrição (RICMS/00, arts. 202 e 230), passam a ter o prazo prescricional de 7 anos, conforme o quadro acima. 6/6