Universidade Regional de Blumenau Divisão de Tecnologia da Informação Seção de Apoio ao Usuário CURSO DE MICROSOFT EXCEL 2010 AVANÇADO Gilson Klotz
Sumário Banco (Lista de Dados)... 4 Classificação de Registros... 5 Listas de classificação personalizadas... 8 Operadores Lógicos: E e OU... 9 Filtrando dados... 10 Autofiltro... 10 Personalizar AutoFiltro... 11 Filtro Avançado... 13 Faixas de critérios... 15 Critérios calculados... 16 Importação de dados... 17 Importação de arquivos do tipo texto:... 17 Arquivos de texto no formato Tamanho Fixo... 17 Arquivos de texto no formato Delimitado ou com Delimitadores... 18 Importação de dados da Internet... 20 Trabalhando com dados externos através do MS-Query... 22 Criando uma consulta de dados através do assistente de consulta... 22 Interface do Microsoft Query... 24 Operações de busca e troca... 26 Subtotais... 27 Funções de Banco de Dados... 32 Função BDMÉDIA... 32 Função BDMÁX... 33 Função BDMÍN... 33 Função BDSOMA... 34 Função CONTAR... 34 Função BDCONTARA... 34 Função BDEXTRAIR... 34 Função CONT.SE... 35 Funções SOMASE... 36 Funções Encadeadas... 37 Função PROCV... 37 Função SE... 39 Encadeando Funções... 40 Mais exemplos... 42 Formatação Condicional... 43 Formulários... 45 Adicionar o botão Formulário à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido... 45 Inserindo novos Dados... 46 Atualizando Dados... 47 Excluindo dados... 47 Localizando Registros em um banco ou lista de dados... 47 Tabela Dinâmica... 49 Gráfico Dinâmico... 51 Consolidar... 52 Funções de cálculo disponíveis para a consolidação de dados... 53 Vínculos... 54 Cenários... 55 2
Suplementos... 56 Solver... 57 Atingir Meta... 58 Especificações do Excel 2010... 59 Especificações e limites de cálculo... 60 Especificações e limites de gráficos... 60 Especificações e limites de relatório tabela ou gráfico dinâmicos... 61 Especificações e limites de pasta de trabalho compartilhada... 61 3
BANCO (LISTA DE DADOS) Uma lista de dados pode ser uma planilha criada diretamente no Excel ou dados que foram obtidos a partir de uma fonte externa, tal como uma tabela de um banco de dados do Microsoft Access ou dados de um arquivo do tipo texto. Uma lista contém dados relacionados a um determinado assunto. Por exemplo, poderíamos ter uma lista com dados sobre os funcionários de uma empresa ou uma lista de pedidos efetuados em um determinado período. Uma lista é como se fosse uma tabela de um banco de dados onde cada coluna representa um campo da tabela e cada linha é um registro. Considere os seguintes detalhes sobre listas: Cada coluna representa um campo; Os rótulos de cada coluna representam os nomes dos campos; Cada linha representa um registro; A lista não deve conter linhas ou colunas em branco; Use somente uma lista em cada planilha. O ideal é que não exista nenhuma outra informação na planilha, a não ser os dados da lista.algumas funções de planilha, tais como filtragem, podem não funcionar corretamente se houver outros dados além dos dados da própria lista; Cada coluna deve conter dados do mesmo tipo: texto, número, data, etc. Não insira dados de diferentes tipos, na mesma coluna; Caso tenha outros dados, além da lista, mantenha a lista separada dos demais dados. Para isso insira, pelo menos, uma linha e uma coluna em branco, entre a lista e os demais dados. 4
CLASSIFICAÇÃO DE REGISTROS Quando se utiliza uma base de dados, geralmente há necessidades de que ela seja classificada em uma determinada ordem. Para que isso seja possível, o Excel possui a ferramenta classificar. Vamos a um exemplo prático: 1. Abra o Microsoft Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado. 4. Selecione o arquivo Exemplo1. xls. 5. Clique em Abrir. 6. Será aberta uma planilha com dados de pedidos de diversas filiais de uma empresa. 5
7. Para classificar os dados da lista, não é necessário selecionar todos os registros da base de dados, apenas clicar em uma das células que faz parte da lista. 8. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. 9. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista são automaticamente marcadas com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas. 10. Será apresentada a janela de classificar Para classificar os elementos selecionados o Excel usa a seguinte ordem: Células vazias Números Textos Valores de erro Valores lógicos 11. Selecione em Classificar por a opção FILIAL e depois por PRODUTO. 12. Nas duas opções deixe selecionada a ordem De A a Z. 13. Clique em OK. 6
14. Observe que na primeira figura o primeira registro era da Filial SC, na segunda figura o primeiro registro é a Filial PR. 7
LISTAS DE CLASSIFICAÇÃO PERSONALIZADAS Além de classificações padrões, tais como alfanumérica e número, é possível criar listas de classificação personalizadas. Por exemplo, se a classificação dos dados de vendas, tivesse que ser de acordo com a seguinte ordem de código da Filial: Vamos tomar como exemplo a planilha Exemplo1.xls para criar uma lista personalizada de classificação. 15. Selecione o comando Arquivo -> Opções. 16. Na esquerda selecione Avançado. Desça na rolagem e procure o botão Editar Listas Personalizadas 17. Serão exibidas as listas já existentes, criadas automaticamente pelo Excel, conforme citado anteriormente. 18. Para criar uma nova lista, digite os valores na ordem em que se deseja classificar, no campo Entradas da lista ; uma entrada em cada linha, conforme indicado na figura: 19. Após ter digitado os valores da lista, clique no botão Adicionar. A nova lista será criada e exibida no campo Listas Personalizadas, abaixo das listas já existentes. 8
20. Clique em OK. Clique em OK também na janela de Opções da Planilha. Você estará de volta á planilha. 21. Agora vamos classificar a planilha com base nos valores da lista recém-criada. 22. Para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das células que fazem parte da lista. 23. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista serão automaticamente marcadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas. 24. Será exibida a janela Classificar. 25. Na lista Classificar Por, selecione o campo Filial. Vamos classificar pelo campo Filial, pois os valores da lista personalizada são valores deste campo. 26. Para informar ao Excel que, ao invés da ordem alfabética padrão, deve ser usado os valores da lista, selecione Lista Personalizada no campo Ordem. Selecione então a lista personalizada criada anteriormente. OPERADORES LÓGICOS: E E OU Excel. São operadores utilizados em critérios de pesquisa em uma lista de dados do Utilizamos o operador E sempre que precisamos definir dois ou mais critérios de pesquisa. Quando os critérios são unidos por um operador E, todos os critérios devem ser verdadeiros para que um registro seja relacionado. Por exemplo, se forem definidos 9
três critérios unidos por operadores E, os três critérios devem ser atendidos para que um registro seja selecionado. Mas, se dois dos critérios forem verdadeiros, e um for falso, o referido não será selecionado. Utilizamos o operador OU sempre que precisamos definir dois ou mais critérios de pesquisa. Quando os critérios são unidos por um operador OU, basta que um dos critérios seja verdadeiro para que um registro seja selecionado. Por exemplo, se forem definidos três critérios unidos por operadores OU e um dos critérios for verdadeiro, ou dois dos critérios forem verdadeiros, ou até mesmo se os três forem verdadeiros, o registro seria selecionado. Um registro somente não será selecionado se todos os critérios unidos pelo operador OU forem falsos para o referido registro. FILTRANDO DADOS Quando trabalhamos com listas muito extensas, com milhares de linhas, pode haver a necessidade de filtrar a lista, para que sejam exibidas somente as linhas onde um ou mais campos atendam determinados critérios. Filtrar é uma maneira rápida e prática para trabalhar apenas com um conjunto reduzido de linhas. Quando aplicarmos um filtro a uma lista, somente serão exibidas as linhas que atenderem aos critérios especificados. Uma vez removidos os filtros, todas as linhas voltarão a ser exibidas. AUTOFILTRO A opção AutoFiltro é uma maneira rápida e prática para aplicar critérios de filtragem á lista de dados. Quando usamos a função AutoFiltro, o título de cada coluna é transformado em uma lista com todos os valores possíveis para esta coluna. Vamos observar um exemplo prático: 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado. 4. Selecione o arquivo Exemplo1.xls. 5. Clique em Abrir. 10
6. Será aberta uma planilha com uma lista com dados de pedidos referentes a diversas filiais de uma empresa. 7. Para habilitar o recurso de AutoFiltro selecione o seguinte comando: Dados -> Filtro 8. Observe que o cabeçalho de cada coluna é transformado em uma lista de valores. Nesta lista são exibidos, em ordem crescente, todos os valores possíveis para a referida coluna. 9. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para a filial de SC. Para fazer isso abra a lista de valores da coluna FILIAL e selecione SC, conforme indicado na Figura: 10. Após selecionar SC na lista de FILIAL, os registros serão filtrados e exibidos apenas os pedidos onde o campo FILIAL é igual a SC. PERSONALIZAR AUTOFILTRO É possível ainda, no recurso de Filtro, fazer a filtragem em campos numéricos especificando uma faixa de valores. Por exemplo, podemos filtrar os pedidos que possuem quantidades de peças vendidas maiores que 200, ou quantidades maiores que 100 e menores que 200, combinando com critérios para FILIAL. 1. Selecione Dados -> Filtro. 2. O cabeçalho de cada coluna é transformado em uma lista de valores. 3. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para a filial PR e com quantidades maiores do que 100. 11
4. Para isso, abra a lista de valores da coluna Filial e selecione PR. Feito isso será aplicado um filtro onde serão exibidos apenas os pedidos para o PR. 5. Abra a lista de valores da coluna Qtde e selecione Filtros de Número. 6. Será exibida a janela Personalizar AutoFiltro. 7. Na janela Personalizar AutoFiltro pode-se definir condições personalizadas para faixas de valores como por exemplo, valores numéricos e faixas de datas. 8. Existe uma lista de operadores pré-definidos, conforme indicado a seguir: 9. Clique em OK. Observe que serão exibidas apenas as linhas para PR e com valores de quantidades maiores de 100. 10. Agora vamos definir os pedidos da Filial de SC que tenham quantidades maiores que 100 e menores que 200, inclusive. 11. Limpe os filtros escolhendo a opção Limpar Filtro... nos campos de coluna Qtde e Filial. 12
12. Agora defina o campo Filial para SC. Apresentará então todos os pedidos para esta filial. 13. Abra a lista de valores da coluna Qtde e selecione Filtros de Número. FILTRO AVANÇADO É utilizado para definição de critérios mais complexos.com o comando Filtro Avançado é possível definir faixas de critérios, com as quase fica muito mais fácil alterar os valores dos critérios e, com isso, rapidamente obterem um novo conjunto de linhas, conjunto este que reflete as alterações feitas na faixa de critérios. Nesta opção também é possível extrair dados de uma lista de dados para outra área da planilha. Para isso é preciso criar uma área de critérios e uma área de extração, que devem possuir os mesmo campos da lista. Exemplo: 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo ->Abrir 3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado. 4. Selecione o arquivo Exemplo2.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Será aberta uma planilha com uma lista de produtos vendidos por filial. 7. Selecione a faixa de células A1:C1 e execute o comando Copiar (Ctrl + C). 8. Posicione o cursor na célula E2 e na célula E10, pressionando a tecla CTRL, para poder selecioná-las simultaneamente. 9. Execute o comando Colar (Ctrl + V). 10. Posicione o cursor na célula E1 e digite: Área de Critérios. Em seguida posicione o cursor na célula E9 e digite Área de Extração. 13
11. Na definição de critérios, será extraído apenas os produtos vendidos na Filial SP. 12. Na célula E3, que se refere á coluna Filial, digite SP. 13. Selecione qualquer célula da lista de dados original da planilha. 14. Execute o comando Dados -> Avançado. 15. Será apresentada a janela Filtro Avançado. 16. Selecione a opção Copiar para outro local. 17. No campo Intervalo da lista, o Excel por padrão descreve a lista de dados (desde que o cursor esteja posicionado em qualquer parte dela). 18. No campo Intervalo de critérios digite o endereço da faixa de área de critério, neste exemplo, $E$2:$G$3 ou selecione a área com o mouse. 19. No campo Copiar para digite o endereço na área de extração que será as células $E$10:$G$10 ou selecione a área com o mouse. 14
20. Clique no botão OK. 21. Serão apresentados na área de extração os dados conforme os critérios, que são todos os produtos vendidos na filial SP. FAIXAS DE CRITÉRIOS Várias condições em uma só coluna Uma condição em duas ou mais colunas Uma condição em uma coluna ou outra 15
CRITÉRIOS CALCULADOS 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado. 4. Selecione o arquivo Exemplo3.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Será aberta uma planilha com uma lista de vendas de produtos por Filial de uma empresa 7. O primeiro passo é calcular o valor médio dos pedidos em uma célula fora da lista de pedidos. 8. Na célula I2 digite a seguinte fórmula: =MÉDIA(E2:E145). 9. Tecle Enter. 10. Deverá obter um valor de R$3.443,29 que será a média de vendas. 11. O valor da média calculada será usado como critério (na verdade uma referência absoluta a célula onde está o valor da média) para filtrar apenas os pedidos com valores acima da média. 12. Na célula G1 digite o rótulo: Pedidos Acima da Média. Lembre que este rótulo não pode ser igual ao nome de uma das colunas da lista. 13. Na célula G2 digite a seguinte fórmula: =E2>$I$2. A célula E2 é onde está o valor para o primeiro registro. Quando o Excel executar o filtro, ele iniciará pela célula E2 e irá comparar o valor desta célula com o valor da média calculado na célula I2. Se o valor for maior do que a média, o registro será selecionado, caso contrário o Excel irá para o próximo registro. 16
14. Selecione o comando Dados -> Filtrar -> Filtro Avançado e defina as faixas conforme indicado na figura. 15. Clique em OK. 16. Observe que serão exibidos apenas com valores acima de R$3.443,29, que é a média de vendas. 17. Salve as alterações feitas na planilha Exemplo3.xls e feche o arquivo. IMPORTAÇÃO DE DADOS Existem situações nas quais os dados que precisamos analisar não estão no formato de uma planilha do Excel. Por exemplo, estes dados podem estar em um arquivo do tipo texto, ou podem estar em uma tabela do Microsoft Access. Nestas situações podemos importar estes dados para dentro de uma planilha do Excel, para então analisar as funcionalidades de análise de dados do Excel. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVOS DO TIPO TEXTO: Existem dois formatos padrão quando se trata de arquivos do tipo texto: delimitado e tamanho fixo. Arquivos de texto no formato Tamanho Fixo Nos arquivos de texto em formato Tamanho Fixo cada campo começa e termina em uma determinada coluna e termina em uma posição fixa. 17
Arquivos de texto no formato Delimitado ou com Delimitadores Nos arquivos de texto em Formato Delimitado cada linha contém um registro completo, porém os campos são separados por um determinado separador, que no exemplo da Figura é o ponto-e-vírgula (;). Podemos ter diferentes separadores, sendo que um dos mais comuns é a vírgula. Exemplo de importação de um arquivo do tipo texto 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado. 4. Na linha Arquivos do tipo, selecione a opção Todos os Arquivos. 5. Selecione o arquivo Exemplo03.txt e em seguida no botão Abrir. 18
6. Será aberto o assistente de importação. 7. Na primeira etapa deve-se informar o tipo de dado. Neste exemplo usaremos a opção Delimitado. Por padrão a importação inicia na primeira linha. 8. Clique em Avançar. 9. Na segunda etapa do assistente deve-se informar qual o caracter utilizado com delimitador de campo. No exemplo, está sendo utilizado o ponto-e-vírgula. Marque a opção ponto e vírgula. 19
10. Clique em Avançar. 11. Será então exibida a última etapa do assistente, onde irá ser definido o tipo de cada campo (Geral, Texto ou Data) ou escolher se deseja ou não importar algum campo. 12. Clique em Concluir. Os dados serão importados para a planilha do Excel. 13. Agora você deverá salvar este arquivo como uma planilha Excel. IMPORTAÇÃO DE DADOS DA INTERNET È possível criar uma consulta baseada nos dados de um site que possui uma série de indicadores como Índice de Poupança, Dólar, IPC, etc. Importá-los para o Excel e configurar o intervalo de atualização destes dados. 1. Abra uma planilha nova. 2. Selecione Dados -> Da Web 3. Será aberta a janela Nova consulta à Web. 4. No campo endereço, digite o seguinte endereço http://www.terra.com.br/invertia 20
5. Selecione o quadro amarelo referente aos índices econômicos que deseja importar. Clique no botão Importar na parte inferior da janela. 6. Indique o local onde serão inseridos os dados importados clicando na célula A1. 7. Veja como ficou a importação dos dados na planilha. 21
TRABALHANDO COM DADOS EXTERNOS ATRAVÉS DO MS-QUERY O Microsoft Query é uma ferramenta que facilita a conexão do Excel com fontes externas de dados. Por exemplo, pode-se utilizar o Microsoft Query para fazer uma pesquisa em tabelas de um banco de dados do Microsoft Access, especificar critérios de filtragem e ordenação e retornar o resultado da consulta para uma planilha do Excel. É possível ainda fazer cálculos, análises e formatações com os dados retornados pelo Microsoft Query. O MS-Query usa a fonte de dados para conectar-se ao Banco de Dados externo e mostra os dados disponíveis. Após criar a consulta e retornar dados ao Excel, o MS-Query recupera os dados e fornece á pasta de trabalho do Excel informações sobre a consulta e a fonte de dados para que você se conecte ao banco quando desejar atualizar os dados. Criando uma consulta de dados através do assistente de consulta 1. Para definir a fonte de dados selecione o comando Dados -> De Outras Fontes -> Do Microsoft Query 2. Será exibido a janela escolher fonte de dados 3. O primeiro passo é informar ao Microsoft Query o formato em que se encontram os dados que serão acessados. No exemplo os dados estão no formato do Microsoft Access. Clique em Banco de Dados do MS Access 4. Clique em Ok. 22
5. Será aberta a janela selecionar fonte de dados. Escolha o arquivo Vendas.mdb que está na pasta de arquivos do curso. 6. Clique em Ok. 7. O MS-Query exibe a lista de tabelas disponíveis no banco de dados Vendas.mdb. Com a fonte de dados já definida o Excel já sabe de onde buscar os dados que servirão como base para as consultas que depois serão exibidas na planilha. 8. Esta é a janela assistente de consulta. No painel á esquerda selecione a tabela Dados_vendas e clique no sinal de + ao lado para expandir todos os campos que pertencem á ela. 9. Escolha os campos FILIAL, PRODUTO e QUANTIDADE, selecionando-os e clicando na seta para a direita que existe no meio da janela. 10. Clique no botão Avançar para seguir para a próxima etapa do assistente. 11. Nesta etapa podem-se definir os filtros para a consulta. Escolheremos apenas os pedidos da filial SC. 12. Clique no campo FILIAL. Note que ao lado irão aparecer as opções de filtro, então escolha o campo igual e SC. 13. Clique em Avançar. 14. Na próxima etapa pode-se selecionar até três campos para classificação. Escolha o campo Produto em ordem Crescente. 15. Clique em Avançar para seguir para a etapa final do assistente. 23
16. Na janela seguinte, escolha Retornar dados ao Microsoft Excel. 17. Para finalizar, na janela importar Dados selecione o modo Tabela e indique o local onde os dados serão colocados. 18. Salve a planilha em C:\Excel Avançado com o nome Consulta Query. Interface do Microsoft Query A partir da consulta salva, iremos editar a mesma através do Microsoft Query, usando sua interface. Na interface iremos definir outros critérios de consulta, além dos já estabelecidos anteriormente através do assistente de consulta. 1. Selecione Dados -> Conexões. 2. Selecione Consulta de Banco de Dados do MS Access e depois Propriedades... 3. Alterne para a aba Definição 4. Clique no botão Editar Consulta... 5. Na janela Assistente de Consulta Escolher Colunas clique em Cancelar e dê um Sim na mensagem a seguir. 6. Será aberta uma janela do editor do Microsoft Query. 7. Na parte superior da janela se encontram as barras de Menu de comandos e a de Ferramentas. Logo após, as tabelas com a lista de campos de cada tabela. Para adicionar um campo à consulta basta dar um dique duplo no campo ou amastá-lo para o painel na parte de baixo da janela. Ao arrastar um campo, os cados do campo já serão exibidos. Cada campo é exibido em uma coluna separada no painel de baixo. 8. Adicione O campo Valor Unitário. 9. Defina os seguintes critérios: * Filial = PR * Produto = edredon solteiro É importante observar os seguintes detalhes: - Quando o critério for em um campo do tipo Texto, como no caso do Campo valor do critério ( PR ) deverá vir entre apóstrofes. 24
- Quando o critério for em um campo do tipo Data, deverá vir dentro do sinal # 10. O próximo passo é fechar o Microsoft Query, retornando estes dados para a planilha do Excel. Para isso utilize o comando: Arquivo -> Retornar dados ao Microsoft Excel. 11. A consulta será exibida já com as alterações executadas. 25
OPERAÇÕES DE BUSCA E TROCA É possível utilizar operações de busca e troca de informações de dados. Seguem algumas opções: Localizar: Permite determinar a direção da pesquisa. Se ele vai ocorrer por linhas ou por colunas. Para inverter a direção da pesquisa, mantenha a tecla SHIFT pressionada ao clicar no botão OK. Coincidir maiúscula e minúscula: Permite efetuar a distinção entre letras maiúsculas e minúsculas ao pesquisar o texto informado no campo Localizar. Somente Células Inteiras: Permite efetuar a busca dos caracteres que coincidam exatamente e completamente com os caracteres informados no campo localizar. Localizar Próximo: Permite localizar a próxima ocorrência dos caracteres informados no campo Localizar. Se a tecla SHIFT estiver pressionada quando o clique for dado no botão Localizar Próximo, será possível localizar a ocorrência anterior. Substituir: Permite efetuar a substituição dos caracteres pesquisados na célula ativa pelos novos caracteres, e então localiza a próxima ocorrência dos caracteres pesquisados. A tecla SHIFT pode ser usada para inverter a direção da pesquisa. Para efetuar a substituição dos caracteres sem localizar a próxima célula, mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto é dado um clique no botão Substituir. 26
SUBTOTAIS Uma funcionalidade bastante útil do Excel é a possibilidade de, rapidamente, criar subtotais para grupos de dados em uma planilha. Por exemplo, pode-se criar subtotais de vendas por vendedor, dentro de cada vendedor pode-se criar subtotais por departamento. A criação de subtotais é uma maneira rápida de comparar o desempenho de diferentes grupos. No exemplo, com o cálculo de subtotais por vendedor, poderá se comparar, facilmente o desempenho de cada vendedor. É muito importante observar que é imprescindível manter a base de dados classificada segundo a ordem em que se deseja obter um subtotal. 1. Abra o arquivo Exemplo4.xls, iremos criar um subtotal por vendedores. 2. Em primeiro lugar é preciso classificar a planilha em ordem crescente no campo Vendedor. 3. Escolha o menu Dados -> Subtotal 4. Será exibida a janela Subtotais. 5. Esta caixa apresenta as seguintes opções de trabalho: A cada alteração em: É o local em que se determina por qual campo será feito o subtotal. No nosso exemplo selecione o campo Vendedor. Usar função: é a utilização da função estatística ou cálculo de subtotal que será usado em cada intervalo de subtotal. Por padrão é a Soma 27
mas, também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione a opção Soma. Adicionar subtotais a : nesse local é determinado o campo no qual estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No exemplo, queremos somar o total de vendas para cada funcionário. Selecione a coluna Valor. Substituir subtotais atuais: quando selecionado, serve para a substituir subtotais que já tenham sido feitos anteriormente. Quebra de página entre grupos: é muito interessante esse recurso, pois a cada mudança de dados de um mesmo campo, ele automaticamente quebra a página, facilitando a impressão de um relatório por grupo de dados. Deixar desmarcada. Resumir abaixo dos dados: é a colocação do total geral de todos os grupos abaixo deste; caso contrário, o total geral será colocado como a primeira informação da base de dados, abaixo somente dos nomes dos campos. Remover todos: quando deseja remover os subtotais aplicados na base de dados. 6. Clique em OK. 7. O Excel insere uma estrutura de tópicos ao lado esquerdo da planilha. 8. Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2 e 3. Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais. Para visualizar apenas o subtotal por vendedor, dique no botão com o número 2. 9. Para remover os subtotais obtidos, selecione o comando Dados -> -> Subtotais e clique na opção Remover Todos. É possível ainda através desse recurso, criar subtotais em dois ou mais campos, além de usar outros tipos de cálculos, sem ser a soma. Por exemplo, pode-se calcular o subtotal por departamento e em seguida por vendedor e em seguida calcular uma média de pedidos por vendedor. Para isso: 1. Inicialmente classifique a lista de dados referentes aos campos Departamento e Vendedor, consecutivamente. 2. Crie um subtotal de Soma por Departamento. 3. Selecione o comando Dados -> Subtotal. 28
4. Defina as configurações indicadas na Figura: 5. Clique em OK. 6. Agora calcule os subtotais por Vendedor, mantendo os subtotais gerais por Departamento. 7. Selecione o comando Dados -> Subtotal. 8. Para que os subtotais por Departamento sejam mantidos é preciso desmarcar a Substituir subtotais atuais. Se esta opção estiver marcada, os subtotais por Departamento serão excluídos e serão mantidos apenas os subtotais por Vendedor. 29
10. Clique em OK. 11. Agora iremos calcular a média de pedidos por vendedor. 12. Selecione o comando Dados -> Subtotais e marque as opções indicadas na figura. Com esta configuração, teremos três subtotais: Totais por departamento, Total por vendedor e Média por Vendedor. 13. Clique em OK. 14. Será exibida a planilha conforme a figura abaixo: 30
15. Salve as alterações feitas na planilha Exemplo4.xls e feche o arquivo. 31
FUNÇÕES DE BANCO DE DADOS O Microsoft Excel inclui 12 funções de planilha que analisam os dados armazenados em listas ou bancos de dados. Cada uma dessas funções, citadas genericamente como BDFunções, usa três argumentos: banco de dados, campo e critérios. Esses argumentos se referem aos intervalos de planilhas usados pela função. FUNÇÃO BDMÉDIA A função BDMÉDIA é utilizada para calcular a média dos valores em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições especificadas. Ou seja, usa-se a função BDMÉDIA para calcular a média dos valores estes que coincidirem com um critério especificado. Sintaxe: BDMÉDIA(banco_dados;campo;critérios) Exemplo: 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir 3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado. 4. Clique no arquivo Exemplo5.xls. 5. Cilque em Abrir. 6. Será aberta uma planilha com dados sobre quantidade de produtos vendidos por Filial em determinados meses. 7. No exemplo iremos calcular a média de produtos vendidos, podendo ser através de um ou mais critérios. 8. Inicialmente é preciso criar a área de critérios. Para isso selecione as células de A1:D1 que é a área de rótulos das colunas do banco. 9. Copie esta área para as células G1:J1. 10. Na célula F7 digite Média de Produto Vendido. 11. Na celula G7 vamos digitar a função =BDMEDIA(A:D;3;G1:J2), onde A:D e o banco de o 3 é o campo: número da coluna na qual será 32
calculado, no exernplo é a quantidade de peças vendidas e G1:J2 é a área de critérios que será utilizada para determinar informações específicas. 12. Após digitar a função tecie enter. 13. Será calculada a média de produtos vendidos. 14. Agora para analisar a média de um produto específico basta digitar o nome do produto na área de critérios abaixo do rótulo PRODUTO. FUNÇÃO BDMÁX Esta função é utilizada para retorna o maior número em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidir com as condições especificadas por você. Sintaxe: BDMÁX(banco_dados;campo;critérios) 1. Utilizando o arquivo anterior Exemplo5.xls 2. Exclua os critérios utilizados anteriormente. 3. Clique na célula F8. 4. Digite Maior Quantidade de Produto Vendido. 5. Na célula G8 digite a função =BDMÁX(A:D;3;G1:J2), onde A:D é o banco ou lista de dados, 3 é o campo, número de coluna na que será calculado e G1:J2 a área de critérios que será utilizada para determinar informações específicas. 6. Tecle Enter. 7. O resultado obtido será o registro que tem a maior quantidade de peças vendidas, independente de Filial, Produto ou Mês FUNÇÃO BDMÍN Esta função é utilizada para retornar o menor número em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidir com as condições especificadas. Sintaxe: BDMÍN(banco_dados;campo;critérios) 33
FUNÇÃO BDSOMA Esta função é utilizada para somar os números em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições especificadas. Sintaxe: BDSOMA(banco_dados;campo;critérios) FUNÇÃO CONTAR A função BDCONTAR é utilizada para contar as células contendo números em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições especificadas por você. Ou seja, permite uma contagem condicional, contando condicional, contando apenas as células que atendem ao critério especificado. Sintaxe: BDCONTAR(banco_dados;campos;critérios) FUNÇÃO BDCONTARA Esta função é utilizada para contar todas as células não vazias em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições especificadas por você. Sintaxe: BDCONTARA(banco_dados;campo;critérios) FUNÇÃO BDEXTRAIR Esta função é utilizada para extrair um único valor em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidir com as condições especificadas por você. Sintaxe: BDEXTRAIR(banco_dados;campo;critérios) 34
FUNÇÃO CONT.SE Esta função calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a determinados critérios. Sintaxe: CONT.SE(intervalo;critérios) Intervalo: é p intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias. Critérios: é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais células serão contadas. Exemplo: 1. Utilizando o arquivo Exemplo5.xls, clique na guia da plan2, que se encontra na parte inferior da planilha. 2. Nesta planilha existe um banco ou lista de dados e uma área de pesquisa. 3. Na primeira área de Pesquisa/Produto, ao especificar um determinado produto a quantidade de pedidos vendidos para este produto irá ser obtida. 4. Para isso, a função CONT.SE será inserida na célula G4, que tem como rótulo N de pedidos. 5. Clique na célula G4 e digite a função =CONT.SE(A:D;G3), onde A:D é o intervalo do banco ou lista de dados na qual serão pesquisadas as informações e G3 é o critério, sendo o local(célula) aonde será inserido, no exemplo, o nome do produto. 6. Digite na célula G3 o produto fronha. 7. N a s e g 35
unda área de pesquisa, Pesquisa/Mês, pode-se obter a quantidade de pedidos realizados em um determinado mês. 8. Clique na célula G11 e digite a função =CONT.SE(A:D;G10), aonde A:D será o banco ou lista de dados e G10 o critério, ou seja, a célula aonde será inserido o mês que se deseja saber a informação. 9. Digite na célula G10 o mês de novembro. FUNÇÕES SOMASE A função SOMASE faz uma soma condicional. È preciso fornecer três parâmetros para esta função, conforme descrito a seguir: Sintaxe: SOMASE(intervalo de pesquisa;critérios;intervalo de soma) Intervalo de critério: é o critério de células aonde será feita a pesquisa de acordo como critério especificado Critérios: são os critérios na forma de um número, expressão ou texto, que define quais células serão adicionadas. É importante salientar que, nos critérios da função SOMASE, não é possível usar a função E ou a função OU. Intervalo de soma: são as células que serão realmente somadas. As células em intervalo de soma são somadas somente se suas células correspondentes em intervalo de pesquisa coincidirem com os critérios estipulados. Se o intervalo de soma for omitido, as células em intervalo de pesquisa serão somadas, ou seja, a coluna de pesquisa é a mesma aonde os valores serão somados. Exemplo: 1. Utilizando o arquivo Exemplo5.xls, na plan2, pode-se observar que existe na primeira área de pesquisa Pesquisa/Produto um campo aonde é possível obter o total de peças vendidas de acordo com o produto desejado. 2. Clique na célula G5, que tem como rótulo Total de Peças. 3. Digite a função =SOMASE(B:B;G3;C:C), onde B:B é o intervalo aonde será pesquisado o critério determinado, o G3 é a celula aonde será digitado o critério, no exemplo está fronha, e o C:C é o intervalo que será somado o critério. 36
4. Tecle Enter. 5. Na segunda área de pesquisa, Pesquisa/Mês, pode-se obter o total de peças vendidas em um determinado mês. 6. Clique na célula G12 e digite a função =SOMASE(D:D;G10;C:C), aonde D:D é o intervalo que será pesquisado o critério, o G10 o critério, neste caso o mês e o C:C é o intervalo que será somado conforme o critério. 7. Tecle Enter. 8. Salve as alterações feitas na planilha5.xls e feche o arquivo. Funções Encadeadas O Excel tem a possibilidade de trabalhar diversas funções dentro de uma mesma fórmula, dependendo da resposta que se deseja. Inicialmente veremos duas funções e em seguida trabalhar com as duas dentro de uma mesma fórmula. FUNÇÃO PROCV Esta função tem o objetivo de procurar um registro dentro de um banco ou lista de dados través de um critério. Sintaxe PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;num_indice_coluna;procurar_intervalo) dados Valor_procurado: é a célula de referência para a busca no banco ou lista de 37
Matriz_tabela: é a intervalo do banco ou lista de dados aonde o critério será encontrado e a informação desejada buscada. Observação: é importante na hora de selecionar o intervalo, a coluna que possui rótulo seja selecionada por completo e não somente as linhas que contém registro. Num_índice_coluna: é o número da coluna que está a informação desejada. Sempre iniciará a contagem a partir da primeira coluna do banco. Procurar_intervalo: é um valor lógico aonde para encontrar a informação exata é preciso digitar FALSO, caso contrário ou seja, se digitar VERDADEIRO, a função quando não encontrar o registro igual irá trazer a informação mais próxima. Exemplo: 1. Abra o Excel 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir 3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado. 4. Selecione o arquivo Exemplo6.xls 5. Clique em Abrir. 6. Será aberto um banco ou lista de dados com informações de compra de clientes em uma loja e de sua situação de pagamento. 7. Clique na célula A9 e digite um nome de cliente. 8. Na coluna produto, insira nome do produto que o cliente comprou, neste caso Geladeira. 9. Ao digitar geladeira no campo produto, seria possível que já fossse preenchido a informação do valor produto. 10. Para que isso aconteça utilize a função PROCV, pois a mesma irá buscar em um banco ou lista de dados a informação que deseja através de um critério, que neste caso é geladeira. 11. Clique na guia da planilha produto. 12. Observe que nesta planilha existe um banco ou lista de com as informações de produto e seus respectivos preços. 13. Volte para a guia Vendas e na célula C9 digite a função =PROCV(B9;Produtos!A:B;2;FALSO), aonde B9 é o valor procurado, ou seja, a célula aonde está sendo digitado o registro que servirá de referência para a busca da informação desejada. Produtos!A:B é a matriz tabela, ou seja, o intervalo do banco ou lista de dados. O 2 é o número do índice da coluna e o FALSO é para obter um dado exato sem aproximação. 38
14. Tecle Enter. FUNÇÃO SE Esta é uma função lógica que tem por finalidade analisar critérios que de acordo com a resposta, VERDADEIRO ou FALSO, aplica uma determinada ação. Sintaxe: SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Teste_lógico: é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliada como verdadeiro ou falso. Valor_se_verdadeiro: é a ação aplicada caso verdadeiro ao teste lógico. Valor_se_falso: é a ação aplicada caso falso ao teste lógico. Exemplo: 1. No arquivo Exemplo6.xls. 2. Clique na célula D9. 3. Digite uma data do vencimento. 4. Clique em E9. 5. Neste células terá que constar os dias em atraso do cliente caso, esteja em atraso. 6. Para isso utilize a função SE aonde irá executa o seguinte teste lógico: se a data do vencimento for maior que a data atual (B3), então diminua a data atual di vencimento, caso contrário traga 0. 7. Digite então a função = SE(B3>D9;B3-D9;0). 8. Tecle Enter. 39
9. Observe que a data do vencimento é menor que a data atual, sendo então uma resposta verdadeira ao teste lógico e por isso a função aplicou a subtração da data atual do vencimento. 10. Clique na célula F9. 11. Nesta célula terá que constar a quantidade de dias antecipados a data do vencimento, caso houver. 12. Neste caso a função SE executará o seguinte teste lógico: se a data do vencimento for menor do que a data atual então diminua a data atual do vencimento, caso contrário traqa 0. 13. Digite a função =SE(B3<D9;D9-B3;0). 14. Tecle Enter. Encadeando Funções Agora uniremos duas funções dentro de uma mesma fórmula: a função SE e a PROCV. Continuando em um exemplo prático, iremos utilizar o arquivo Exemplo6.xls. Nele será calculado o valor da multa ou valor de desconto para pagamentos feitos atrasados ou antecipados respectivamente. 1. Clique na célula G9. 2. Neta célula será calculado o valor da multa que o cliente irá pagar caso estiver em atraso. 40
3. Para isso a loja possui uma tabela de multa diária aplicada de acordo com a quantidade de dias em atraso do cliente, que se encontra na planilha multa_descontos: 4. De acordo com a tabela a multa aplicado será: se o cliente estiver em atraso a mais de 15 dias terá 0,50% de multa ao dia e se estiver a menos de 16 dias será aplicada 0,30% diário. 5. Digite então a fórmula =SE(E9>0;PROCV(E9;Multa_descontos!A4:B6;2);0)*C9*E9 6. Tecle Enter. 7. Clique na célula H9 8. Nesta célula será calculado o valor de desconto recebido pelo cliente, caso pague adiantado. 9. Para isso a loja possui uma janela de desconto diário aplicado de acordo com a quantidade de dias antecipados do cliente, que se encontra na planilha multa_descontos: 10. De acordo com a tabela descontos aplicada será: se o cliente pagar adiantado mais de 15 dias terá 0,15% de desconto diário e se estiver a menos de 16 dias será aplicado 0,10% diário. 11. Digite então a fórmula =SE(F9>0;PROCV(F9;Multa_descontos!A9:B11;2);0)*C9*E9, que seguirá os mesmos moldes da fórmula anterior, apenas mudando os dias atrasados pelos dias antecipados. 41
12. Tecle Enter. Mais exemplos Utilizando a mesma planilha, será calculado agora, o total a pagar do cliente e sua situação. Para isso usaremos as operações de soma, subtração e a função SE. 1. Clique na célula I9. 2. Nesta célula será calculado qual o valor que o cliente irá pagar com a multa ou com o desconto. 3. Digite a fórmula =C9+G9-H9, que consiste em o valor da compra (C9) mais o valor da multa (G9) menos o valor do desconto(h9). 4. Tecle Enter. 5. Clique na célula J9. Nesta célula será calculado a situação do cliente, se ele está em dia ou em atraso, dependendo da data de vencimento de sua dívida. 6. Para isso utilize a função SE que executará o seguinte teste lógico: se a data atual for maior que a data do vencimento então traga a reposta Em atraso, caso contrário traga Em dia. 7. Digite então a função =SE(B3>D9. Em atraso ; Em dia ). 42
8. Tecle Enter. 9. Salve as alterações feitas na planilha Exemplo6.xls e feche o arquivo. Formatação Condicional A formatação condicional é um formato como, sombreamento de célula e cor de fonte, que o Microsoft Excel aplica automaticamente à células se uma condição especificada for verdadeira. Por exemplo, no arquivo Exemplo7.xls, existem células nas quais especifica a situação do cliente em relação ao pagamento. É possível, através da formatação condicional, que quando a célula estiver com o resultado em atraso a mesma será destacada por uma cor de fonte diferente das demais. 1. Selecione as células nas quais será aplicada a formatação condicional, neste caso do J7 à J10. 2. Selecione o comando Página Inicial -> Formatação Condicional -> Realçar Regras das Células 3. Deve-se então selecionar a condição ou critério para que seja aplicada uma determinada formatação. 43
4. No exemplo utilize a opção É igual a... 5. Na caixa aonde especifica a condição, insira as palavras Em atraso, que é a condição para uma formatação diferenciada das demais. 6. Em seguida escolha o tipo de preenchimento desejado para as células do intervalo que atendam esta condição 7. A condição total então ficará conforme a figura. 8. Sendo assim, é possível também especificar uma formatação para as células que tiverem o valor Em dia. 9. Repita os passos 2 até 6 e configure conforme a figura abaixo 10. Clique em OK. 11. Salve as alterações feitas na planilha Exemplo7.xls e feche o arquivo. 44
Formulários O Microsoft Excel trabalha com diversos tipos de formulários. É possível utilizar os formulários fornecidos como Excel para inserir dados em intervalos, listas ou em outros bancos de dados. Também pode-se criar formulários para imprimi-los ou usá-los on-line, incluindo formulários abertos no Excel e os formulários colocados em páginas da WEB. O que veremos são formulários internos para dados do Excel. Para obter intervalos ou listas em planilhas do Excel, pode-se exibir um formulário de dados que permite inserir novos dados, encontrar linhas com base no conteúdo das células, atualizar os dados e excluir linhas do intervalo ou da lista. Novo: inclui um novo registro dentro do banco ou lista de dados. Excluir: exclui o registro na qual está sendo exibido na janela. Restaurar: retorna uma alteração feita nos registros. Localizar anterior: posiciona no registro anterior ao qual se encontra no momento atual. Localizar próximo: posiciona no registro posterior ao qual se encontra no momento atual. Critério: visualiza na janela de formulário apenas os registros conforme o critério determinado. ADICIONAR O BOTÃO FORMULÁRIO À BARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RÁPIDO 1. Clique na seta ao lado da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e clique em Mais Comandos. 2. Na caixa Escolher comandos em, clique em Todos os Comandos. 3. Na caixa de listagem, selecione o botão Formulário e clique em Adicionar. 4. O Botão Formulário será adicionado e estará disponível na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 45
INSERINDO NOVOS DADOS Exemplo: 5. Abra o Excel. 6. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 7. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado. 8. Selecione o arquivo Exemplo7.xls 9. Clique em Abrir. 10. Será aberta uma planilha com dados de compras de clientes de uma loja que construímos no último exemplo, só que neste arquivo existem registros. 11. Será inserido dados nesta lista ou banco de dados através da ferramenta formulário. 12. Clique no botão Formulário adicionado anteriomente. 13. A janela formulários terá o título da planilha que está em execução, que neste caso é Vendas. 14. Ao lado esquerdo da tela se encontram os rótulos de cada coluna do banco ou lista de dados, com seus respectivos valores. Ao lado direito se encontram os botões de controle do formulário e o número do registro na qual está sendo exibido ao lado esquerdo. 15. Clique no botão Novo. 46
16. Observe que apenas 3 campos estão disponíveis para preenchimento: cliente, produto e vencimento. Os outros campos, são ao que possuem fórmulas na qual são preenchidas automaticamente conforme os itens que forem inclusos nos campos disponíveis, pois uma depende da outra por estarem encadeadas. 17. Insira respectivamente os seguintes dados nos campos cliente, produto e vencimento: Regina, DVD e 25/05/2005. 18. Clique em Fechar. 19. Confira que todos os campos foram preenchidos corretamente de acordo com o registro inserido através do formulário. ATUALIZANDO DADOS 1. Clique no botão Formulário. 2. Utilizando o botão Localizar próxima, posicione no terceiro registro. 3. Troque o nome do cliente Renato pelo nome Marcio e clique em Fechar. EXCLUINDO DADOS 1. Clique no botão Formulário. 2. Utilizando o botão Localizar próxima, posicione-se no quinto registro. 3. Clique no botão Excluir. 4. O Excel solicitará uma confirmação de exclusão de registro, pois ao excluir através do formulário não há como desfazer a ação. 5. Clique em fechar. LOCALIZANDO REGISTROS EM UM BANCO OU LISTA DE DADOS 1. Clique no botão Formulário. 2. Clique em Critérios. 47
3. Observe que nesta tela todos os rótulos estão disponíveis para que se possa através de qualquer campo, determinar critérios para busca de registros. 4. Localize o registro do produto DVD. 5. Selecione o campo que representa produto e digite DVD. 6. Clique no botão Localizar próxima. 7. O Excel irá trazer todos os registros que contém no campo produto o nome DVD, dentro da janela de formulário. 8. Para navegar entre os registros encontrados utilizam-se os botões Localizar Próxima e Localizar Anterior. 9. Para voltar a mostrar todos os registros do banco ou lista de dados, clique no botão Critérios e exclua o critério inserido. 48
TABELA DINÂMICA Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interativa que pode ser usada para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Pode-se girar suas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados por meio da exibição de páginas diferentes ou exibir os detalhes de áreas de interesse. Um relatório de tabela dinâmica é usado quando se deseja comparar totais relacionados, especialmente quando se tem uma longa lista de valores a serem resumidos e deseja comparar vários fatos sobre cada valor. Use relatório de tabela dinâmica quando desejar que o Microsoft Excel faça a classificação, a subtotalização e a totalização de dados. Para criar um relatório de tabela dinâmica, usaremos o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico como um guia para localizar e especificar os dados de origem que você desejar para analisar e criar a estrutura do relatório. Você pode, em seguida, usar a barra de ferramentas Tabela Dinâmica para organizar os dados dentro dessa estrutura. 1. Abra o arquivo Exemplo8.xls 2. Selecione Inserir -> Tabela Dinâmica 3. Será aberto o Assistente de Tabela Dinâmica. Na primeira etapa do assistente deve-se informar qual a fonte de dados que será utilizada como base para a tabela dinâmica. No exemplo usaremos os dados da lista na própria planilha do Excel. Clique no botão OK para seguir para a próxima etapa 4. Neste momento o Excel exibe uma planilha com as áreas bem definidas da tabela dinâmica e a barra de ferramentas Tabela dinâmica. Nesta 49
barra estão os campos da fonte de dados. Para construir a tabela dinâmica basta arrastar cada campo para a respectiva posição. 5. Na figura abaixo temos tela inicial, onde os campos ainda não foram arrastados para as respectivas posições no relatório de tabela dinâmica. 6. Arraste o campo Linha para a área onde está escrito: Solte campos de filtro de relatório aqui. 7. Arraste o campo Produto para a área onde está escrito: Solte campos de linha aqui. 8. Arraste o campo Filial para a área onde está escrito: Solte campos de coluna aqui. 9. Arraste o campo Qtde para a área onde está escrito: Solte campos de valor aqui. 50
GRÁFICO DINÂMICO O gráfico é dito dinâmico porque, no próprio gráfico, podemos aplicar filtros e mover campos de posição de tal maneira que o gráfico é dinamicamente alterado para refletir os filtros e/ou alterações efetuadas. 1. Selecione a plan1 do arquivo Exemplo8.xls que contém a tabela dinâmica criada anteriormente. 2. Para criar o gráfico dinâmico clique em Inserir e depois escolha o modelo de gráfico de sua preferência. 3. No exemplo está sendo utilizado o gráfico de colunas (Colunas agrupadas). 51
CONSOLIDAR O Recurso de Consolidação de dados permite que se façam cálculos consolidados a partir de múltiplas planilhas, múltiplas fontes externas de dados ou uma mescla entre planilhas do Excel e fontes externas. Se considerar o exemplo: Você recebe, mensalmente, uma planilha com os dados de vendas por região/produto. Ao final do ano você precisa criar uma planilha com o total anual de vendas. Vamos supor que os dados mensais estejam em uma planilha com o nome do mês. E que na célula E3, de cada planilha, tenhamos o total de vendas do produto X para a região Sul. Na célula E3 da planilha dos totais anuais, teria que ser utilizado a seguinte fórmula: =Jan!E3+Fev!E3+Mar!E3+Abr!E3+Mai!E3+Jun!E3+Jul!E3+Ago!E3 +Set!E3+Out!E3+Nov!E3+Dez!E3 Agora imagine o trabalho para criar todas as fórmulas necessárias para o total anual, especialmente se a planilha for complexa, com diferentes cálculos. Com o recurso de consolidação podemos fazer com que o Excel crie todas as fórmulas necessárias, automaticamente. Um detalhe importante: Para utilizarmos o recurso de consolidação, todas as planilhas a serem consolidadas devem ter a mesma estrutura, ou seja, o mesmo número de linhas e colunas, com os dados nas mesmas posições. 52
FUNÇÕES DE CÁLCULO DISPONÍVEIS PARA A CONSOLIDAÇÃO DE DADOS 53
VÍNCULOS Um vínculo é uma referência à outra pasta de trabalho, sendo às vezes chamada de referência externa. Também pode haver um vínculo com outro programa, sendo às vezes chamado de referência remota. Como os dados de outra pasta de trabalho ou de outro programa podem mudar e tornar os dados da sua pasta de trabalho desatualizados há opções para controlar a atualização dos vínculos. O vínculo é útil especialmente quando não é viável manter grandes modelos de planilha juntos na mesma pasta de trabalho. Mesclar dados de várias pastas de trabalho: Você pode vincular pastas de trabalho de vários usuários ou departamentos e depois integrar os dados pertinentes em uma pasta de trabalho de resumo. Assim, quando as pastas de trabalho de origem forem alteradas, você não terá que alterar manualmente a pasta de trabalho de resumo. Criar exibições diferentes de seus dados: Você pode inserir todos os dados em uma ou mais pastas de trabalho de origem e depois criar uma pasta de trabalho de relatório que contenha links somente com os dados pertinentes. Modelos complexos e extremamente grandes: Ao dividir um modelo complicado em uma seqüência de pastas de trabalho interdependentes, você poderá trabalhar no modelo sem abrir todas as planilhas relacionadas. As pastas de trabalho menores são mais fáceis de alterar, não necessitam de muita memória e abrem, salvam e calculam com maior rapidez. 54
CENÁRIOS Um cenário é um conjunto de valores que o Excel salva e pode substituir automaticamente na planilha. Podem-se utilizar cenários para prever o resultado de um modelo de planilha. É possível ainda, criar e salvar diferentes grupos de valores em uma planilha e alternar para qualquer um desses novos cenários para exibir resultados diferentes. É possível criar vários cenários para um único modelo de simulação, aonde cada cenário apresenta um conjunto diferente de variáveis. 55
SUPLEMENTOS Quando instalado, o Microsoft Excel instala uma série de recursos padrão automaticamente. Porém, alguns recursos também importantes não serão inseridos de imediato. Eles estarão disponíveis apenas quando habilitados. Por exemplo, para ativar o suplemento Solver clique em Arquivo -> Opções -> Suplementos e selecione o Suplemento Solver. Clique no Botão Ir... 56
SOLVER É possível determinar os valores resultantes quando precisar alterar mais de uma célula usada em uma fórmula e tiver várias restrições para esses valores. O Solver ajusta os valores nas células especificadas para produzir o resultado desejado da fórmula. 57
ATINGIR META Com a ferramenta Atingir Meta, o Excel varia o valor em uma célula específica até uma fórmula dependente de aquela célula retornar o resultado desejado. O comando Atingir Meta utiliza um método iterativo para achar o valor que atenda a situação proposta. Uma das limitações desse comando é que ele somente pode ser utilizado para problemas de uma única variável. 58