Sistema GDC (RDV) Gestão de Despesas Corporativas * Relatório de Despesas e Viagens (RDV) * Cartões de Crédito/Débito Corporativos * Despesas Avulsas * Adiantamentos de Verba * Prestação de Contas 2014
CENÁRIO ATUAL O mercado competitivo exige que as empresas ofereçam condições para que seus profissionais exerçam suas atividades com agilidade, maior autonomia e com o mínimo possível de dependência de outras áreas da organização. Para tal, elas oferecem algumas facilidades como o fornecimento de cartões corporativos para saques e gastos com despesas, e realizam adiantamentos e reembolsos para as despesas avulsas para viagens e serviços externos. O fato é que estas facilidades oferecidas acabam se transformando em enormes dificuldades de gestão e controle para a própria empresa e para seus funcionários.
DIFICULDADES ATUAIS DE CONTROLE E GESTÃO Processo manual para o controle das despesas, apontamentos, alocações e rateios; Aprovação efetuada manualmente ou por e-mail sem respeitar política de despesas Rateio feito sem o envolvimento das áreas de negócio afetadas; Possibilidade de fraudes no controle de despesas e reembolsos; Demora excessiva em diversos processos / procedimentos: elaboração do relatório mensal de despesas; reembolsos de despesas avulsas e depósitos a realizar; conciliação das despesas efetuadas com os comprovantes entregues; consolidação das informações para a área Contábil/Fiscal; aprovação e autorização das despesas efetuadas; rastreabilidade das despesas e das respectivas aprovações; conferência da aplicação das políticas de despesas; troca de informações sobre as despesas entre as áreas de negócio; consultas e elaboração de relatórios analíticos.
SOLUÇÃO Conhecido também como RDV (relatório de despesas e viagens), o sistema GDC é uma solução completa que visa o controle e gerenciamento de todos os gastos do colaborador com cartões corporativos (crédito e débito), despesas avulsas e adiantamentos de verba efetuados pela empresa. O sistema foi desenvolvido em plataforma WEB e apresenta uma interface amigável e simples de usar. O produto é muito flexível, pois além da utilização de várias parametrizações, permite facilmente a customização de suas funcionalidades, podendo ainda ser integrado aos principais sistemas de Gestão Corporativa (ERP).
CARACTERÍSTICAS Importa faturas de bancos e das principais operadoras de cartões corporativos do mercado Visualiza todos os lançamentos efetuados com cartões corporativos, incluindo saques Permite a criação de lançamentos de despesas avulsas e solicitações de adiantamentos Possibilita a prestação de contas para todas as despesas com a inclusão de rateios Permite a associação de rateios a projetos, produtos e verbas orçamentárias Controla devoluções, reembolsos, diferenças, depósitos e quilometragem Utiliza fluxo eletrônico para aprovações, autorizações, devoluções, reprovações e rateios. Envio de alertas/avisos por e-mail (aprovação, reprovações, desvios da politica, etc) Possibilita a delegação de aprovações e prestações de contas (férias, desligamentos, outros) Restringe gastos por tipo de despesa x cargo x alçadas conforme politica de despesas Consolida e integra informações para a área Contábil, incluindo integração direta com ERPs Gera consultas e relatórios diversos (aprovados, em aberto, diferença de saque, desvios,etc) Permite o cadastro de alçadas e estruturas hierárquicas distintas (administrativo / vendas)
VANTAGENS Redução de fraudes e erros no processo de prestação de contas Aceleração do ciclo de prestação de contas x aprovação x autorização das despesas Maior agilidade na conciliação das despesas com documentos físicos comprobatórios Histórico de prestações de contas, aprovações, autorizações (compliance / auditoria) Flexibilidade na parametrização de despesas x hieraquias x alçadas (política de despesas) Redução da digitação de informações com a importação de faturas e integração com ERP Organização de alocação de despesas, inclusive em rateios por c.custo, projeto/produto, verba orçamentária Controla saldos de adiantamentos solicitados para utilização em competências futuras Histórico das delegações de aprovações e prestação de contas (férias, afastamentos, etc) Possibilita a extração de dados em planilha para análises históricas, comparativos, auditorias Versão Mobile*: inclui digitalização de documentos, envio de sms e central de avisos
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