SISTEMA DE MÍDIAS 1
SUMÁRIO Introdução... 3 Cadastro de Usuários... 4 Minha Conta... 5 Cadastrando um Pedido de Inserção... 5 Cadastrando cliente / Agência... 8 Imprimindo um Pedido de Inserção...11 Realizando uma cópia de Pedido de Inserção... 11 Tabela de Preços... 12 Cadastro de Visitas/Produtos Ofertados... 12 CRM...18 2
1. INTRODUÇÃO O sistema PI Fácil objetiva a simplicidade em efetivar o cadastro e controle de pedidos de inserções, com uma interface intuitiva, e com grande diferencial de um serviço na nuvem, resultando assim na redução de custos na empresa. O sistema permite o veículo e a agência trabalharem integrado, o veículo disponibilizando informações de sua grade e preços, as agências usufruindo destas informações sempre atualizadas, para trabalharem em suas campanhas através da digitação de pedidos de inserções. RECOMENDAMOS A UTILIZAÇÃO DO NAVEGADOR FIREFOX TELA PRINCIPAL DO SISTEMA 3
1. USUÁRIOS No módulo de usuários será possível cadastrar ou atualizar informações do usuário administrador da conta, bem como adicionar mais usuários, basta clicar no botão Adicionar. Gerenciando usuários da conta. Cadastrando usuário Acesso: usuário = só passa visualizar informações cadastradas por ele mesmo. master = Visualiza informações de todos os usuários ligados a conta. Para receber e-mails de aniversariantes, basta deixar marcado o atributo correspondente. OBS: funciona apenas para quem tem acesso ao módulo CRM. 4
2. Minha Conta Atualizando dados da conta, nessa tela o administrador da conta poderá adicionar a logo da empresa, que será utilizada na impressão do pedido de inserção. 3. CADASTRO DE PEDIDO DE INSERÇÃO Filtros Lista Legenda s Ao clicar no botão adicionar, o sistema irá abrir uma tela solicitando 4 informações, somente após o preenchimento é que o sistema abrirá a tela para imput das informações correspondente ao anunciante, programação e formas de faturamento. 5
4. Incluindo um pedido de inserção Cancelar operação de inclusão Limpar dados já preenchidos abaixo. 1º Etapa Selecione se o tipo de veículo é TV ou Rádio, ou revista, etc.. Período de veiculação, na próxima etapa não será mais possível realizar alteração. Selecione neste campo o veículo de receberá o Pedido de inserção. Selecione a praça de veiculação que corresponde ao veículo Após o preenchimento dos campos acima, clique em continuar, os dados preenchidos nesta tela, serão os únicos que não poderão ser alterados na próxima etapa. 6
A B C D O botão aplicar já executa também o salvamento do PI A: Acionando este botão, o sistema salvar os dados cadastrados, porém sem fechar a tela. A: Acionando este botão, o sistema salvar os dados cadastrados, e fecha a tela de Pedido de inserção, retornando para tela de lista do cadastro. A: Acionando este botão, o sistema questiona se realmente deseja voltar para tela de lista do cadastro de pedido de inserção, é importante salvar os dados para que não perca informações cadastradas. A: Acionando este botão, o sistema irá gerar o pedido de inserção já cadastrado, em PDF, pronto para ser enviado por e-mail ao veículo. B: Cliente Neste campo o usuário poderá iniciar com a digitação do cliente desejado, o sistema já sugere caso o mesmo esteja cadastrado, pode-se usa a opção %, o sistema mostra a lista de todos os clientes cadastrados na conta do usuário, caso o cliente não esteja cadastrado, basta clicar no botão ao lado do campo, o 7
sistema irá abrir uma tela para cadastrar o cliente, conforme exemplo da tela a seguir: Criando novo cliente Incluindo pessoas de contato B: Agência Neste campo o usuário poderá iniciar com a digitação da agência desejada, o sistema já sugere caso a mesma esteja cadastrado, pode-se usa a opção %, o sistema mostra a lista de todas as agências cadastrados na conta do usuário, caso a agência não esteja cadastrada, basta clicar no botão ao lado do campo, o sistema irá abrir uma tela para cadastrar a agência, conforme exemplo da tela a seguir: Criando nova agência B: Executivo Este campo poderá ser preenchido com a seleção de um dos usuários da conta no sistema, todo usuário do sistema será considerado um executivo. B: Nº do PI O sistema gera um código, porém este campo poderá ser preenchido manualmente com nº do pedido de inserção pelo usuário. 8
B: Produto do Cliente Este campo destina-se a indicação do produto do ciente que será anunciado no veículo. B: Veículo Este campo não poderá ser alterado, é um dado preenchido na primeira etapa do cadastro do pedido de inserção. B: Praça de Exibição Este campo não poderá ser alterado, é um dado preenchido na primeira etapa do cadastro do pedido de inserção. B: Pagamento Este campo permite a indicação de que forma será realizado o pagamento, ou seja, pelo valor Bruto ou Líquido. B: Faturamento Este campo permite a indicação se o faturamento deverá ser realizado contra cliente ou agência. B: Período de Veiculação Este campo não poderá ser alterado, é um dado preenchido na primeira etapa do cadastro do pedido de inserção. C: Claquetes Nesta tela o sistema permite cadastrar as peças publicitárias que serão anunciadas. Digitando a programação Fundo vermelho = Período fora do pedido de inserção D: Linha Programação Para adicionar programação normal: formato + Programa + duração. D: Linha de Texto Para adicionar texto na linha inteira sem formatação D: Linha de Texto Formatado Para adicionar texto com formatação. D: Copiar linha O usuário poderá marcar as linhas desejas e acionar este botão para o sistema executar as cópias. Obs: as linhas a serem copiadas já devem estar salvas através do botão aplicar. D: Excluir linha O usuário poderá marcar as linhas desejas e acionar este botão para excluir. 9
Retornando a tela principal de Pedido de inserção, o usuário poderá executar alguns controles dos registros já cadastrados, segue: Botão: Adicionar Já detalhado no item anterior. Botão: Alterar deve ser acionado sempre que for necessário alterar um pedido de inserção já cadastrado. Botão: excluir Permite excluir vários registros selecionados. Botão: Aprovar Deve ser acionado sempre que o cliente aprovar o pedido de inserção, dessa forma permite controlar os registros aprovados e não aprovados. Obs.: somente PI s aprovados podem gerar os arquivos para veículos como: Rede Record e Rede Globo. Botão: Cancelar Deve ser acionar sempre que desejar cancelar um PI. Obs.: mesmo pedidos de inserção cancelados ou excluídos, são contabilizados para o saldo da conta no sistema PI Fácil. Botão: Restaurar Permite que o usuário possa restaurar um Pedido de Inserção cancelado. Botão: Imprimir Permite imprimir o Pedido de Inserção em formato PDF, possibilitando que seja salvo na máquina do usuário. 10
Botão: Gerar Arquivo O sistema já identifica o veículo correspondente ao Pedido de inserção já cadastrado, gerando o arquivo em formato TXT, para que seja enviado ao veículo. Obs.: Atualmente apenas a Rede Record e a Rede Globo estão integradas ao PI Fácil. Somente PI s já aprovados, podem gerar os arquivos. Botão: Copiar Pedido de Inserção O sistema abre uma tela para p usuário indicar qual é a nova praça de exibição, após confirmação, o sistema copia todo o pedido de inserção já valorando conforme praça indicada. 11
5. TABELA DE PREÇOS Nesse módulo, o usuário poderá ter visibilidade dos preços dos mais variados veículos de comunicação, a fontes das informações são importadas do próprio veículo. Os filtros para criterizar algumas informações, poderá ser realizadas por: Formato, Programa, Praça de Exibição, Segundos e valor aproximado. 6. VISITAS/REUNIÕES Objetivo: Neste módulo o usuário poderá organizar suas visitas/reuniões a clientes e prospecções de vendas. De forma organizada, o usuário poderá fazer previsões de vendas e confrontar com o que foi realmente efetivado. 12
Tela principal do Cadastro de Visitas. Para cadastrar produtos a serem ofertados. Principais Operações: Botão Adicionar: O sistema abrirá uma tela onde o usuário poderá sinalizar o tipo de visita realizada, o anunciante, agência, descrever observações e indicar os produtos ofertados e seus respectivos valores. Aba Visita: Aqui são descritos as características da visita, anunciante, agência, data, tipo e observação. 13
Aba Produto: Aqui o usuário adiciona o produto que será ofertado. 14
Adicionando um produto: Principais Operações: Botão Fecha 100%: O sistema irá considerar que todos os valores ofertados na visita selecionada, foram fechados com o mesmo valor, deixando automaticamente os valores iguais. Botão Ficha de Visita: O sistema irá gerar em PDF, a impressão da visita selecionada. 15
Principais Operações: Botão Relatórios: O sistema possibilitará visões em relatórios PDF, de todos os produtos ofertados em um determinado período e por anunciante. 16
Segue o modelo de relatório disponível. 17
7. CRM Objetivo: Controlar aniversários das pessoas de contatos ligadas aos anunciantes e agências, Cadastrar e controlar estoques de brindes, cadastrar e controlar envio de brindes para datas comemorativas e emissão de relatórios. Para acesso ao módulo, basta acionar o botão: Tela principal Lista dos aniversariantes do mês. Neste cadastro é realizado o imput do estoque de brindes, consulta do saldo e histórico das saídas. Neste cadastro realizado o imput dos envios de brindes para aniversariantes, datas comemorativas, etc... Acionado esta função, o sistema permite consultar os aniversariantes por período desejado. OBS: O sistema emite avisos diários por e-mail, dos aniversariantes da semana. 18
Acionando esta função, o sistema possibilita a emissão de relatórios de estoque: sintético e analítico. 19