ETAPAS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL (ERP) Leandro Roberto Baran 1 1 Universidade Tecnológica Federal do Paraná UTFPR Ponta Grossa Brasil leandro.baran@pr.senai.br Ademir Stefano Piechnicki 2 2 Instituto Federal do Paraná IFPR Telêmaco Borba Brasil ademir.piechnicki@ifpr.edu.br Flávio Piechnicki 3 3 Pontifícia Universidade Católica do Paraná PUC-PR Curitiba Brasil flavio.piechnick@pr.senai.br Eduardo Michailu Mendes 4 4 Pontifícia Universidade Católica do Paraná PUC-PR Curitiba Brasil eduardo.mendes@pr.senai. Resumo O objetivo deste trabalho é apresentar todas as etapas de implantação de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) dentro de uma organização. O trabalho foi realizado por meio de pesquisas bibliográficas na área de Tecnologia da Informação, Sistemas de Informações, Sistemas ERP. É apresentada a evolução dos ERP a partir dos Sistemas de Informação. Apresenta-se o potencial de integração e otimização dos processos pelo Sistema. É descrito um modelo de implantação, identificando os fatores decisivos de cada etapa durante este processo, levantando os aspectos positivos e negativos durante esta implantação. Palavras-chave: Sistemas ERP, Tecnologia de Informação, Integração, Implantação. Abstract The aim of this paper is to present all stages of implementation of an Integrated Enterprise Management (ERP) within an organization. The work was conducted through literature searches in the area of Information Technology, Information Systems, ERP Systems. It shows the evolution of ERP from Information Systems. Presents the potential for integration and optimization of processes by the system. It described a deployment model, identifying the key factors of each stage during this process, raising the positives and negatives during this deployment. Keywords: ERP, Information Technology, Integration.
1. Introdução A descoberta de novas tecnologias, aliadas a um mercado altamente globalizado têm aumentando o nível de competição entre as organizações levando as mesmas a se reinventarem e descobrir um caminho para a diferenciação através de sistemas computacionais cada vez mais complexos e potentes para suportarem o crescente volume de atividades. Até então os sistemas eram desenvolvidos mediante a necessidade de cada departamento ou setor da organização, o que acarretava um acúmulo de informações segmentadas e divididas entre diferentes sistemas, causando atraso quando era necessária a integração dessas informações, problemas de integridade, disponibilidade e confiabilidade das informações, custos de manutenção, etc. Os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), ou Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, surgiram a partir dessa necessidade. Em um único sistema é realizada a integração das diversas atividades dos diferentes processos da empresa. Esses sistemas evoluíram de forma gradual, concomitantemente à evolução da tecnologia de hardware e software. Dependendo do porte da empresa (pequeno, m édio e grande) os sistemas ERP serão implantados de formas diferentes, podendo inclusive levar a resultados distintos entre uma e outra, porém há um fato comum entre elas: as dificuldades encontradas durante o processo de implantação desses sistemas. Com base em pesquisas acadêmicas e pesquisas em congressos e revistas especializadas, o foco deste trabalho é descrever o processo de implantação de um sistema ERP em todas suas etapas, apresentando fatores relacionados ao sucesso de cada etapa, benefícios e possíveis problemas gerados durante a implantação. 2. Fundamentação Teórica 2.1 Tecnologia de Informação (TI) A tecnologia de processamento de informação, ou tecnologia de informação, é tipo de tecnologia mais comum dentro de uma organização e inclui qualquer dispositivo que colete, manipule, armazene ou distribua informação (SLACK et al, 2009). 2
Em suma, a TI é utilizada para designar o conjunto dos recursos tecnológicos e computacionais para o uso eficaz da informação. Os sistemas em que se fundamentam o TI são: hardware e dispositivos físicos: periféricos, softwares e seus recursos fornecidos, sistemas de telecomunicações e gestão dos dados e informações. A necessidade de um sistema de TI está fundamentada na capacidade que o mesmo tem de organizar, melhorar a qualidade e a disponibilidade das informações para toda cadeia de processos da empresa: usuários, clientes e fornecedores. As razões da disseminação do uso do TI ainda incluem (HENDERSON, et al, 2004): Relacionamento: ampliando e evoluindo as relações de parcerias da empresa, permitindo relações interorganizacionais, com clientes e fornecedores através de ferramentas eletrônicas que possibilitam o aumento do canal de comunicação da organização; Padronização dos processos operacionais da empresa; Customização e Inovação dos serviços e produtos: permitindo a criação de produtos customizados para atender a diferentes clientes, permitindo a participação dos mesmos nessa customização; Melhorias desses processos através de ferramentas de controles e gestão; Redução de custos; As ferramentas de TI são os alicerces na criação de sistemas de informação integrados e coordenados. Ao nível das TI s, é estabelecido o nível de contribuição para o processamento da informação e para a satisfação das necessidades informacionais e aplicacionais, bem como o desenvolvimento de sistemas e criação de vantagens competitivas para a empresa, tendo em conta as prioridades fixadas na estratégia global da mesma (BRAGA, 2000). As TI s são um recurso importante e geram resultados em todos os níveis de processo da empresa, seja no nível estratégico, quando da capacidade de uma ação comunicação da organização e o meio que a envolve e a nível operacional e administrativo, percebido no aumento da eficiência em termos de processos e estratégias (MATTOS et al, 2003). 3
2.2 Sistemas ERP Os sistemas ERP são definidos como sistemas de informação integrados, na forma de software comercial e tem como objetivo auxiliar o planejamento e execução das operações de uma empresa. São divididos em módulos que se comunicam entre si em tempo real, compartilhando uma mesma base de dados para arquivo das informações (Fig. 1). Esses sistemas possuem ferramentas de planejamento para análise das decisões de cada módulo. O objetivo dos ERP é a integração da gestão das diferentes funções e departamentos da empresa como um todo, de modo a aprimorar o desempenho de todos os processos inter-relacionados da empresa (SOUZA & ZWICKER, 2000). Suporte administrativo e manufatura Aplicativos financeiros Direção e acionistas Aplicativos de demonstrativos estratégicos Vendas e serviços aos consumidores Aplicativos de marketing e vendas Fornecedores Aplicativos operações Base de dados integrada Aplicativos de logística e de entrega Consumidores Aplicativos de compras e suprimentos Aplicativos de gestão de recursos humanos Aplicativos de serviços Funcionários Figura 1: Estrutura de um ERP Fonte: SLACK et al. 2009 2.2.1 Origens do Sistema ERP Planejamento de recursos da empresa (ERP) é o último estágio de desenvolvimento da filosofia do sistema MRP (Planejamento das necessidades de materiais). O MRP popularizou-se na durante a década de 70, através da capacidade de um computador realizar toda a lógica necessária de planejamento e controle dos materiais (SLACK et al. 2009) O MRPII (Planejamento de recursos de manufatura) é derivado do MRP. Sua 4
inovação foi possibilitada pelo inicio das redes locais (LANs) aliados a computadores com maior poder de processamento. Enquanto no MRP o foco era o planejamento, controle da produção e estoques em empresas de manufatura, no MRPII esse foco foi estendido a outros setores da empresa: marketing, finanças, engenharia. Tecnicamente, ele envolve o conceito de utilização do MRP em um ciclo para geração de números financeiros. O sistema ERP evoluiu a partir do MRPII e MRP, permitindo que as decisões e bases de dados de toda a empresa sejam integradas, possibilitando que uma tomada de decisão em um setor da empresa, seja refletida no planejamento e controle do restante da mesma. O próximo estágio da evolução do ERP é a interligação desses sistemas na rede ( internet), permitindo a comunicação desses sistemas entre si. Essa fase é denominada ERP integrado em rede (também conhecido como comércio colaborativo ou e-commerce). 2.2.2 Características de um sistema ERP Esses sistemas possuem várias características que os distinguem dos softwares desenvolvidos internamente nas empresas e de outros softwares de automação comercial, essas características estão ligadas aos benefícios de sua utilização e aspectos da sua implantação, sendo elas: a) Pacotes comerciais de softwares: Sendo os ERP softwares comerciais, eles não são desenvolvidos para clientes específicos, atendendo o maior número de usuários, explorando o ganho de escala com seu desenvolvimento, com isso o custo do software fica dividido entre os diversos usuários da ferramenta. b) Desenvolvidos de modelos padrões de processos: É disponibilizado um catálogo de processos aplicáveis para os diferentes setores da empresa, criados com base em um trabalho de pesquisa e experiência junto aos usuários. c) São integrados, possuindo um banco de dados corporativo: Os sistemas ERP podem ser utilizados paralelamente por diferentes departamentos dentro de uma organização, pois há um conjunto de módulos atendendo cada setor, porém compartilhando a mesa base de dados e trocando informações entre si. 5
d) Grande abrangência funcional: Diferentes dos pacotes tradicionais de softwares onde foca-se em apenas uma função empresarial, os ERP cobrem o maior número de atividades dentro da organização. e) Requerem procedimentos de ajustes: Possibilidade de adaptação do software para atender os requisitos da empresa, eliminando as discrepâncias entre o pacote ERP e usuário. Além das características apresentadas, outros aspectos podem ser citados como: funcionalidade, módulos, parametrização, configuração, customização, localização e atualização das versões. 2.2.3 Benefícios de um ERP Os softwares ERP possuem um significativo potencial de mudanças dentro das organizações, pelo aprimoramento de desempenho dos diferentes setores dentro da mesma. A causa disso é, em parte, pelo aumento da visualização que a integração dos processos e informações proporciona. Outro fator importante é a disciplina na gestão dos processos da empresa que o ERP impõe, permitindo que as operações sejam uniformes em todos os setores da organização. Os benefícios oriundos da implantação de um ERP são (SLACK et al, 2009): Visibilidades em todas as partes do negócio devido à comunicação dos softwares; O senso de controle que formarão a base da melhoria contínua; Capacidade de integração de toda a cadeia de suprimento, integrando fornecedores dos fornecedores e os clientes dos clientes; Arquitetura cliente/servidor, possibilitando o acesso ao sistema a todo usuário que esteja ligado aos computadores centrais; Inclusão de ferramentas de apoio à decisão; Possiblidade de interface com programas padrões já utilizados pela empresa (planilhas eletrônicas, arquivos de texto, etc.); Operabilidade em plataformas comuns como Windows, Linux ou UNIX; 2.3 Etapas no ciclo de implantação de um ERP 2.3.1 Decisão e Seleção 6
Esta etapa é única, onde através da decisão, a empresa decide pela utilização do sistema ERP como solução no âmbito de gestão empresarial e tecnológica, e através da seleção, avalia qual pacote irá adquirir com base em requisitos avaliados de cada fornecedor. O termo decisão também está relacionado entre fazer ou comprar um software de gerenciamento. A escolha pela compra de um pacote ERP pode ser apoiada no argumento de um menor tempo de desenvolvimento e em uma redução do custo de implantação. Na decisão por um pacote ERP os aspectos a seguir devem ser levados em consideração (CÔRREA et al, 2009): Definição dos objetivos empresariais com a implantação do pacote; Avaliação dos custos e retorno pretendido; Compatibilidade entre a empresa e o sistema (é importante a observação que no momento, estes sistemas têm sido implantados com sucessos em empresas industriais). Na seleção entre os softwares ERP faz-se necessário um comparativo entre as alternativas disponíveis no mercado. Uma das formas de se realizar esse comparativo é estabelecer critérios com pesos específicos, possibilitando assim mensurar o desempenho de cada fabricante de software. A seleção apresenta três classes de critérios: funcionais (compatibilidade entre o software e a organização), técnicos (alinhamento das características e ferramentas técnicas do software com a política de TI da empresa) e mercadológicos (aspectos comerciais referentes ao fornecedor e seu produto). Outros critérios poderão ser observados em conjunto, tais como: arquitetura técnica, custo, serviço pós-venda (suporte e manutenção do software), desempenho, documentação, condição financeira e visão tecnológica do fornecedor. (OLIVEIRA & RAMOS, 2002) Ao final da etapa de seleção, devem-se ser avaliados aspectos como: contratação ou não de uma consultoria externa, estabelecimento do projeto de implementação e a equipe responsável por esse projeto. De maneira geral, os fatores que contribuem para uma implantação são: Comprometimento da gerência e todos os usuários do sistema com o 7
processo desde sua inicialização; Alinhamento entre o software, politica e objetivos da empresa; Conhecimento claro de todos os benefícios e possíveis dificuldades com a implantação do software; Seleção do sistema mais adequado com as necessidades da empresa; Escolha do líder do projeto de implantação; Formação de uma equipe de projetos com conhecimento do software e processos da empresa; Presença de consultoria externa; Previsão dos impactos com a implantação; 2.3.2 Implantação A implantação pode ser associada ao processo completo do software ERP na organização, porém ela é um das etapas, geralmente a mais crítica, do ciclo de vida do software. Nessa fase o funcionamento de todos os módulos do sistema ERP é iniciado dentro da empresa. Os problemas relacionados a essa etapa do processo podem ter início de duas formas (SOUZA et al. 2005): a) A empresa não realizar a configuração do ERP de maneira correta. Por configuração do software entende-se a parametrização e customização do software a necessidade dos diferentes usuários da empresa, a migração dos dados utilizados para o software, adaptação dos processos de negócios para o ERP, configuração de toda a estrutura de hardware necessário (servidores, microcomputadores, sistemas operacionais, redes e bancos de dados) e treinamento especifico para todos os usuários que irão interagir com o sistema em seus mais diferentes níveis. b) O processo de implantação escapa ao controle da empresa. Faz-se necessário o conhecimento dos processos de negócios e empresarias da empresa, devendo-se focalizar nos objetivos empresariais e de processo e não somente no software. Pode-se fazer necessária uma adequação dos processos do software escolhido aos processos já existentes na empresa, que pode ser realizado ajustando os processos da empresa ao software, os processos do software aos da empresa ou uma combinação das duas soluções. 8
Os pontos críticos para uma implantação eficaz de um ERP são listados a seguir: Intensa participação da gerência e alta direção, devido a grande complexidade e números de mudanças organizacionais; Definição distinta das atribuições do gerente de negócios; Análise dos processos da empresa e possibilidade de modificação; Processos de tomada de decisão a fim de eliminar diferenças entre processos do sistema e da empresa, e sua informação para todos os envolvidos nestes processos; Comprometimento com a mudança; Capacitação dos usuários; Observar a implantação como uma mudança estratégica e organizacional da empresa, e não somente como a implantação de um sistema de informação; 2.3.3 Utilização Nesta etapa o uso do software ERP já faz parte do cotidiano dos processos da empresa, sendo sistêmica a utilização do software. É importante salientar que o processo do ERP não acaba aqui, pois ainda podem ser encontradas novas possibilidades para o uso de ferramentas e processos ainda não explorados no software. Isto só será possível através do uso contínuo da tecnologia, com utilização de ideias e desafios que surgem durante esse processo de utilização. Esta etapa serve como um feedback para alimentar o processo anterior, com essas novas necessidades e recursos, que poderão ser resolvidos através da implementação de novos módulos, parametrização ou pela customização. Os pontos para sucesso nessa etapa do processo são: Apoio da alta administração; Gerenciamento e atualização do sistema com novas versões; Manutenção do sistema; Manter o foco nos resultados; Consciência que o sistema só será eficiente após auditoria de todos os 9
dados da empresa e usuários treinados na ferramenta; Mudança de processos; Esforço contínuo através da reciclagem no treinamento de usuários; 3. Conclusão Utilizar a Tecnologia de Informação aliada a ferramentas de gestão têm se mostrado uma estratégia eficaz para as organizações manterem-se competitivas e desenvolverem-se ainda mais nos seus negócios (ALBERTIN, 2006). Nesse âmbito os sistemas ERP têm sido a solução, mas antes de decidir pela implantação desse pacote as empresas precisam estar atentas que não estarão somente frente a uma mudança tecnológica, e sim um complexo processo de mudança organizacional. A implantação do ERP terá mudanças mais efetivas nos processos internos da empresa do que em seu ambiente externo com clientes parceiros e fornecedores. O presente trabalho apresentou os principais fatores que podem influenciar durante a implantação de um ERP na organização. Pode-se concluir com base no estudo: É de suma importância o envolvimento da alta administração e da gerência durante todo o processo de implantação do sistema, norteando e orientado todo o processo, além disso, é necessário formar de uma equipe de projeto com representantes dos diferentes processos da organização, preferencialmente com alto nível de conhecimento nos processos em que estão envolvidos. Um dos fatores que podem prejudicar o processo é a alta resistência à mudança por parte operacional, devido à falta de comunicação e insegurança sobre a implantação. Desse modo faz-se necessário treinamentos paralelamente a fase de implantação como uma estratégia de sucesso. O investimento em tecnologias e ferramentas que possibilitem a implantação é outro ponto a ser observado: contratação de consultoria externa, com a finalidade de não estar dependendo unicamente do fornecedor do software, capacidade de fornecer a infraestrutura física necessária para sustentar o crescimento da empresa com a implantação do software. A necessidade de realizar um levantamento com todos os processos da 10
empresa e informações que serão integrados, para que estas possam ser corretamente inseridas e alinhadas junto aos processos do sistema. Análise dos resultados obtidos com a implantação do sistema, observando os benéficos e aspectos negativos e alimentando novamente o sistema de implantação afim da correção das possíveis discrepâncias do sistema. 4. Referências ALBERTIN, A. L. Valor Estratégico dos Projetos de Tecnologia de Informação. Revista de Administração de Empresas ERA: Fundação Getúlio Vargas. Vol. 41, número 3, p. 42-50, 2006. ALBERTINI, A. L. Aumentando as Chances de Sucesso no Desenvolvimento e Implementação de Sistemas de Informações. Revista de Administração de Empresas ERA: Fundação Getúlio Vargas. Vol. 36, número 3, p. 61-69. BRAGA, A. A Gestão da Informação. Revista Millenium. Vol. 19, p. 2000. CÔRREA, H. L.; GIANESI, I. & CAON, M. Planejamento, Programação e Controle da Produção. São Paulo, 2009. Atlas. HENDERSON, J.C.; VENKATRAMAN, N. Strategic Alignment: Leveraging Information Technology for transforming Organizations. IBM Systems Journal. Vol. 32, número 1, p. 4-16. 2004. MATTOS, C. A.; L, F. J. B. & CARVALHO, M. M. Papel da Tecnologia da Informação Estratégica do Negócio: um estudo de caso em uma Empresa de Logística. In: Anais do X Simpósio de Engenharia de Produção, SIMPEP, São Paulo- SP, 10 a 12 de novembro de 2003. OLIVEIRA, M. A & RAMOS A. S. M. Fatores de Sucesso na Implementação de Sistema Integrados de Gestão Empresarial (ERP): Estudo de Caso de uma Média Empresa. In: Anais do XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção, ENEGEP, Curitiba-PR, 23 a 25 de dezembro de 2002. SLACK, N.; CHAMBERS, S. & JOHNSTON, R. Administração da Produção. São Paulo, 2009. Atlas. SOUZA, C. A & ZWICKER, R. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial: Estudos de casos de Implementação de Sistemas ERP. Tese de Mestrado. USP, São Paulo, 11
2000a. SOUZA, C. D.; RIBEIRO, G. M.; COSTA, R. L. & IACK, C. B. Implantação do Sistema Integrado de Gestão Enterprise Resource (ERP): Estudo de caso em um Empresa de Auto-adesivos. In: Anais do II Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, SEGeT, Rezende-RJ, 2005. Área Temática: Gestão da Produção. 12