Gestão de drogarias Conheça um pouco sobre Gestão de drogarias e Identificação de uma crise financeira Majister Digital 1ª Edição
Gestão de Drogaria... 3 Como identificar uma crise financeira... 6
Gestão de Drogaria O que não é medido não é gerenciado! O erro mais comum nas drogarias é trabalhar às cegas, sem dados cofiáveis e em muitos casos mesmo tendo estes dados não os conseguem transformar em informações para tomar decisões. Não adianta ter números e dados se não estiverem fornecendo informações para solucionar problemas e/ ou melhorar o performance na gestão da drogaria; assim estas empresas acabam tendo um baixo desempenho por administrar de maneira ineficiente os seu recursos, o que eleva os custos e a perda de clientes. Toda empresa deve sempre melhorar a eficiência nas operações e promover ações a fim de aumentar o desempenho e lucratividade. Há uma diferença entre Gestão e Governança corporativa. A Governança garante as necessidades de todas as partes interessadas na empresa, a fim de proporcionar um consenso sobre os objetivos, direção a ser seguida e monitora o desempenho alinhado com os objetivos e direção definida. A governança corporativa proporciona condições para que líderes empreendedores exerçam a coordenação e a condução das organizações, possibilitando um aprimoramento dos negócios. Segundo a definição do IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa): "sistema pelo qual as organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre proprietários, conselho de administração, diretoria e órgãos de controle". Já a Gestão constrói atividades, processos e os monitora na direção definida pela Governança no sentido de atingir os objetivos por ela traçados, alinhados com a missão e visão da empresa. Qual é a sua função dentro da empresa Governança ou Gestão? Você tem profissionais capacitados para gestão financeira? Gestão financeira é muito mais do que um controle de contas a pagar e a receber, é um conjunto de ações e procedimentos administrativos que envolvem o planejamento, a análise e o controle das atividades financeiras da empresa. O objetivo da gestão financeira é melhorar os resultados apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração de lucro líquido proveniente das atividades operacionais.
Uma eficiente gestão financeira permite saber a atual situação econômica da empresa e fornece informações que permitem um planejamento com o objetivo de melhorar os resultados. Toda a empresa precisa de um planejamento financeiro para atingir os objetivos e metas; assim primeiro precisamos definir a onde queremos chegar e qual caminho devemos tomar. Como saber se alcançamos ou nos aproximamos dos nossos objetivos e metas? É ai que entram a elaboração e a gestão dos indicadores financeiros que devem servir de referência para a tomada de decisões e o desenvolvimento ou alteração das estratégias. Imagine que sua drogaria se preocupa em oferecer um atendimento de qualidade e excelência como ferramenta na fidelização de clientes. Como saber se esta estratégia esta trazendo resultados? Ou se na contramão se preocupa em oferecer preço baixo. Como saber se esta melhorando o resultado econômico da drogaria? São os indicadores que a empresa desenvolve e/ou elege que servem de referência para medir se o esforço dispensado atingiu os objetivos. Os indicadores financeiros são um dos itens do planejamento financeiro que quantifica, mede as ações ou investimentos realizados no âmbito da drogaria. Vejamos os mais importantes nas drogarias: LUCRO LIQUIDO, se trata do ganho que se tem depois de realizar todos os pagamentos da drogaria, inclusive impostos, ou seja, o lucro que realmente a drogaria recebe no período (Mensal, semestral, anual). BALANÇO PATRIMONIAL, representa uma foto da empresa em determinado momento especifico; organiza tudo que a empresa possui e tudo que ela deve. RENTABILIDADE, reflete a capacidade de gerar receitas. Indica o percentual de retorno obtido sobre o valor da empresa, sobre o capital que esta investido na drogaria. A remuneração sobre o patrimônio líquido que é a representação da riqueza efetiva da empresa; Neste grupo, são reunidas informações como o valor que foi investido no negócio, os lucros que foram gerados e estão aguardando a distribuição entre os sócios/acionistas e reservas de valores. Este índice é muito
importante pois demonstra o retorno sobre o investimento e permite comparar com o de outras empresas do setor e/ou outras formas de remuneração de rendimento do mercado. LUCRATIVIDADE, indica o percentual de retorno sobre as vendas efetuadas pela drogaria. É importante observar que uma empresa pode ser LUCRATIVA e não ser rentável devido a altas despesas administrativas, juros e má gestão de recursos. A DRE (Demostrativo de Resultados) de um determinado período (mensal, semestral, anual) que organiza e resume tudo que a drogaria recebeu dos clientes e tudo que pagou neste período. Definidas as metas para o lucro liquido desejado, alinhado com a missão e visão da empresa, devemos estabelecer objetivos para outros índices que fazem parte da gestão financeira e que vão definir o lucro liquido, rentabilidade e lucratividade são eles: VENDAS, de produtos ou serviços constitui a base das operações das empresa, ou seja, neste caso especifico o dinheiro recebido, nestas operações. As quais devem também ter uma meta. CMV (custo da mercadoria vendida), que igualmente exige uma meta; Um percentual das vendas. DESCONTO médio praticado pela drogaria; Estabelecer um desconto médio máximo. DESPESAS que também devem ser estimadas e planejadas, alias falando de despesas estas devem ser revisadas constantemente pois são como unhas estão sempre crescendo, não podemos deixar que fujam da meta estabelecida, que deve ser rigorosamente cumprida. São esses indicadores que no final das contas, vão servir como referencial para avaliar se os esforços e ações realizados na empresa estão dando resultado. Uma drogaria que não possui uma gestão financeira adequada baseada em indicadores financeiros confiáveis e verdadeiros me lembra um avião em pleno voo sem nenhum instrumento de navegação. A qualquer momento pode sofrer um acidente, geralmente fatal Pense nisso.
Como identificar uma crise financeira A importância da gestão administrativa nas farmácias e drogarias Farmácias e drogarias principalmente as independentes, fecham suas portas essencialmente por uma deficiente gestão administrativa. Capacitação só não basta é preciso dedicar tempo a esta tarefa ou delegar a um profissional qualificado; é claro que estas informações servem para tomar decisões e fazer acontecer sem isso de nada adiantam, a farmácia poderá a qualquer momento passar por uma crise financeira que poderá não ter solução. Antes de tudo é preciso definir um objetivo factível e um cronograma para chegar lá. É no mínimo insano um colaborador imaginar que se a farmácia na qual ele trabalha, vai mal ele terá aumento de salário, benefícios e um futuro profissional promissor nesta empresa, assim todos os colaboradores devem estar comprometidos com a lucratividade da empresa. Tenho visto que a principal dificuldade, que leva a crises e falências, é justamente a gestão dos recursos financeiros, alias, no mercado as farmácias que estão ganhando dinheiro têm como proprietários empresários, administradores, ou seja, profissionais que sabem gerenciar muito bem a parte administrativa e tomam decisões usando indicadores financeiros, buscando uma melhor lucratividade, afinal o objetivo pode não ser ganhar dinheiro, mas sem ele a empresa não cumprirá seu propósito. Excelência no atendimento não é suficiente para manter uma empresa, a gestão administrativa deverá ocupar um lugar de honra no dia-dia de trabalho. As empresas costumam quebrar e ter dificuldades do balcão para dentro. Tendências indicam que o mercado farmacêutico vai continuar a crescer pelos próximos 20 anos;
precisamos estar preparados, pois isto não significa que iremos ganhar mais dinheiro, ao contrário, podemos ganhar apenas mais trabalho, pois as margens continuarão a diminuir e a concorrência se intensificará. A farmácia pode gerar riqueza para seus proprietário, mas com certeza é o caminho mais rápido para perder tudo o que se ganhou na vida, se não for bem administrada. A conta é simples: tem que entrar mais dinheiro do que sair, mas simples não é sinônimo de fácil. Temos que aprender a lidar com o orçamento empresarial, que antecipa projeções do comportamento econômico financeiro da farmácia. São as informações desta ferramenta que devemos usar para tomar decisões e criar estratégias de negócio a fim de incrementar o lucro e afastar uma crise financeira. Precisamos saber exatamente onde estamos e onde queremos chegar, isto só é possível com uma gestão baseada em indicadores que nos permita acompanhar o desempenho financeiro sabendo e quantificando o real resultado, para que se possa responder com precisão as perguntas: Estamos ganhando? Quanto? Estamos perdendo? Quanto? Chega da frase: Eu acho que.... O que não é medido não existe! Antes de fechar e perder tudo na vida, um empresário tem alternativas como: Conseguir recursos e investir, fazer parte de grupos ou associações, conseguir um sócio capitalizado ou mesmo vendê-la. Mas o que normalmente acontece em mais de 75% dos casos é que não existe alternativa, já quebraram, só falta alguém fechar a porta. Devemos definir e classificar as despesas, custos e receitas, conceitos que cada empresa pode chamar da maneira que quiser, porém, deve-se ter em mente que o dinheiro que sai (gastos) tem dois caminhos: um chamado de custos, e o outro despesas. O primeiro está ligado diretamente à reposição de produtos (fornecedores), geração de produtos (fórmulas manipuladas) ou prestação de serviços (aplicação de injetáveis, verificação de pressão, por exemplo); Já o segundo são os recursos necessários para vender o produto/serviço, ou seja, manter a empresa funcionando, mas não esta relacionado à produção ou reposição de produtos. Saber na ponta do lápis cada um deles é imprescindível. As principais deficiências da gestão administrativa incluem: não conhecer o custo da mercadoria vendida (CMV) e nem uma meta para este indicador, não ter uma política de descontos os quais na maioria das vezes são arbitrados pelo atendente, não ter uma estratégia e estudo de composição de preços (arbitram as margens de contribuição dos produtos e serviços), não possuir um mix adequado de produtos e serviços à região e publico que atendem, estoques desproporcionais as
vendas e de baixa rentabilidade e giro, desconhecem a margem de contribuição dos medicamentos e a carga tributária embutida neles, desconhecem as taxas cobradas pelas operadoras de cartões e não controlam o deposito dos valores correspondentes, não tem uma política e meta de compras. Não quantificam perdas devidas a erros administrativos, produtos vencidos e inventários, prólabores incompatíveis com a lucratividade da empresa, não sabem com precisão quanto custa cada funcionário e qual é a lucratividade dele para a empresa. Não têm metas e objetivos, não medem resultados de esforços e, portanto como não sabem a onde estão e muito menos onde devem chegar não saem do lugar! O "ciclo vicioso" é: a empresa primeiramente perde o capital de giro, depois deixa de pagar impostos, a seguir sacrifica o salário dos funcionários e por último, deixa de pagar os fornecedores, aí então... É importante que o PROPRIETÁRIO, SÓCIO, GESTOR, tenha conhecimentos básicos na gestão administrativa de uma farmácia ou drogaria e dedique tempo às tarefas operacionais da gestão financeira. Tenho percebido no P.R.E, programa de recuperação empresarial através do qual atendemos empresas que querem uma consultoria individualizada, que a maioria dos profissionais responsáveis por gerenciar administrativamente uma farmácia ou drogaria, incluindo a área de compras/estoques, das pequenas e médias empresas, não possui qualificação adequada. Não basta só entender de números, é preciso saber como chegar a eles e o que fazer com eles, ou seja, transformar dados confiáveis em informação para tomada de decisões. Atender envolve: ENTENDER e SATISFAZER as NECESSIDADES, DESEJOS e EXPECTATIVAS do cliente, SOLUCIONAR OS PROBLEMAS, de maneira lucrativa para a empresa. Sem educação, capacitação e gestão profissional às empresas não sobreviverão!
Autor: Juan Carlos Becerra Ligos Conheça nosso trabalho! Acesse: www.majister.com.br Siga-nos nas redes sociais: MajisterConsultoria Majister - Consultoria Farmacêutica