UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ OSM - PROCESSOS ORGANIZACIONAIS (60 horas) Prof. Dr. Cláudio Márcio Mendonça cmarcio@gmail.com 1 1 FORMAÇÃO Pós-Graduação: Graduação: Processamento de Dados e Administração Especialização: MBA em Gestão da Tecnologia da Informação Especialização: Gestão Universitária Mestrado: Administração Doutorado: Administração (UFRN) - Computação em Nuvem e Governança de TI Atividade Exercida no momento: - Professor UNIFAP do Curso de Administração 2
Algumas atividades já exercidas Consultor Empresarial; Diretor de Qualidade Acadêmica da UnP; Pró-Reitor de Graduação da UnP; Gerente de Tecnologia da UnP; Professor Universitário desde 1997 Membro do Comitê da Rede GigaNatal; Analista de Sistemas; Consultor em Banco de Dados no Projeto Renavan Detran-RN; Professor de Cursos de Extensão; Diretor Adjunto de Curso de Computação; Programador; Digitador. Currículo Lattes: http://lattes.cnpq.br/0548149279978063 3 4
CONTRATO DE CONVIVÊNCIA OSM - PROCESSOS ORGANIZACIONAIS 5 CONTRATO DE CONVIVÊNCIA PONTUALIDADE; FAÇO CHAMADA DIARIAMENTE E REPROVO POR FALTAS; PARTICIPAÇÃO; SE PRECISAR SAIR AO FINAL DA AULA, DEIXAR NOME ESCRITO EM PAPEL, NÃO PRECISA DIZER PROFESSOR MEU ÔNIBUS"; QUANDO EU SOLICITAR LEITURA DE TEXTO, LEIAM; QUALIDADE NAS APRESENTAÇÕES E NA ATIVIDADE FINAL DA DISCIPLINA; MATERIAL DO PROFESSOR COLOCADO COM ANTECEDÊNCIA; SE QUER PASSAR, ESTUDE, NÃO DOU PONTUAÇÃO PARA COMPLETAR NOTA. 6
- Pirâmides do Egito - Foram erguidas 2700 a.c. - 2,3 milhões de blocos de rocha, cada um pesando em média 2,5 toneladas - O número de pessoas utilizadas pode ter chegado a 150.000 7 - Muralha da China - Segundo anunciaram cientistas chineses em abril de 2009, o comprimento total da muralha é de 8.850 km - Acredita-se que os trabalhos na muralha ocuparam a mão-de-obra de cerca de um milhão de homens 8
- Torre Burj Dubai, considerada o novo prédio mais alto do mundo. - A estrutura tem mais de 800 metros de altura e 160 andares - Aproximadamente 12 mil homens trabalharam na sua construção 9 Maior cadeia mundial de restaurantes de fast food de Hamburguer (35 mil pontos de vendas em 119 países) 10 10
Tudo isso seria possível: - sem processos ou procedimentos? - sem divisão de tarefas? - sem produtividade? - sem controle mínimo de qualidade? - sem planejamento? - sem liderança? Negócios... 11 12 12
O que essas empresas querem? Aumentar o faturamento; Aumentar a participação no mercado (mais clientes); Mais produtividade; Maior lucratividade; Menos custos; Alcançar a sustentabilidade; 13 13 O que essas empresas querem? Menos desperdício e retrabalho; Menos riscos; Menos problemas; Lançar novos produtos/serviços em curto espaço de tempo; Clientes satisfeitos; Clientes fiéis. 14 14
Produtividade... Custos Margem de Lucro Preço praticado pelo mercado (concorrência) O que são esses custos? Como diminuir os custos? 15 15 O QUE SÃO PROCESSOS? 16
PROCESSOS... todo trabalho importante realizado nas empresas, faz parte de algum processo (GRAHAM; LEBARON, 1994) 17 PROCESSOS... O p r o c e s s o d e negócio (empresarial) é formado por etapas de produção ou atividades a serem executadas. (DI SORDI, 2008) Processos... 18
O que é Sistema? Segundo Oliveira (2009) Sistema é um conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, f o r m a m u m t o d o u n i t á r i o c o m determinado objetivo e efetuam função específica. 19 O que é Sistema? Objetivos Entradas Processo de Transformação Saídas Controle e Avaliação Retroalimentação (FeedBack) 20
O que é Ambiente de um Sistema? Fornecedores Governo Mercado de mão-de-obra Concorrência Sistema Financeiro EMPRESA Consumidores Sindicatos Tecnologia Comunidade 21 O que são processos? Segundo Davenport (1994) Processos é uma ordenação específica de atividades de trabalho no tempo e no espaço, portanto, devem ter começo, fim, insumos e resultados claramente identificados 22
O que são processos? Segundo Gonçalves (2000) Processos é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico 23 O que são processos? Segundo Cruz (2008) Processo é a forma pela qual um conjunto de ATIVIDADES cria, trabalha, ou transforma insumos (entradas), agregando-lhes VALOR, com a finalidade de produzir BENS e SERVIÇOS, com qualidade, para serem entregues a clientes (saídas) sejam eles internos ou externos. 24
O que são processos? As atividades ou tarefas são unidades lógicas que são executadas dentro de um processo; Processos... Podem ser totalmente manuais ou automatizadas São o último nível de divisão de um processo, não havendo mais necessidade de subdivisões (DI SORDI, 2008). 25 O que são processos? O PROCESSO é u m c o n c e i t o fundamental no projeto dos meios pelos quais uma empresa pretende PRODUZIR e ENTREGAR seus produtos e serviços aos seus clientes. Muitos dos processos nas empresas são repetitivos e envolvem, no seu conjunto, a maioria das pessoas da organização. (GONÇALVES, 2000 b, p. 9, grifo nosso) 26
O que são processos? Processos... 27 Espectro dos principais modelos de processos 28 Gonçalves (2000)
Exemplos de Processos 29 Categorias básicas de processos 30 30
Processos... PROCESSOS PRODUTIVOS de um determinado produto industrial, pode chegar a 10% do valor do produto final. E os PROCESSOS QUE DÃO APOIO aos processos produtivos da organização, tais como: processos de compra de matériaprima, de comercialização, de logística de distribuição, de divulgação do produto, dentre outros, são responsáveis por 50% dos custos dos produtos. 31 31 Processos... Veja que é uma conta bem simples: + 10% processos produtivos 50% outros processos de apoio -------------------------------------------- 60% do valor final do produto tem relação com PROCESSOS 32 32
Processos... Processos Produtivos Margem de Lucro e Insumos Outros Processos 60% Processos 33 33 CATEGORIAS DE PROCESSOS PROCESSOS DE NEGÓCIO PROCESSOS ORGANIZACIONAIS PROCESSOS GERENCIAIS 34
CATEGORIAS DE PROCESSOS PROCESSOS DE NEGÓCIO 35 CATEGORIAS DE PROCESSOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS 36
CATEGORIAS DE PROCESSOS PROCESSOS GERENCIAIS 37 CATEGORIAS DE PROCESSOS 38
Exemplo de Processo Produtivo 39 40 40
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Estudo de Caso para Análise. 43 Episódio 01 - Temporada 01 - Cd 1 Car Cash Processo de Serviço 44
PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATÉRIA-PRIMA Atividades do Processo 1 2 3 4 Ambiente Interno Interno Externo Interno Setor Produção Compras Fornecedor Almoxarifado Ação Solicita matéria-prima para fabricação Faz solicitação da matéria-prima com o fornecedor Recebe o pedido do setor de compras e fornece a matéria-prima Recebe a matériaprima do fornecedor e compara com o pedido de compra. Encaminha para o setor de produção, contabilidade e contas a pagar 45 PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATÉRIA-PRIMA Atividades do Processo 5 6 7 8 Ambiente Interno Interno Interno Externo Setor Produção Contabilidade Contas a pagar Banco Ação Recebe a matériaprima. Faz a contabilização da nota-fiscal O setor de contas a pagar recebe o boleto de pagamento da matéria prima e providencia o pagamento Recebe o pagamento do boleto bancário referente a aquisição da matéria-prima 46
47 PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATÉRIA-PRIMA DA LANCHONETE DO ZÉ Atividades do Processo 1 2 3 4 Ambiente Interno Interno Externo Interno Setor Zé da Chapa Compras / João Sanduba Ação Solicita matéria-prima para poder fazer os sanduíches João Sanduba dono da lanchonete vai ao supermercado da esquina Fornecedor Supermercado fornece os produtos Zé da Chapa Recebe a matériaprima que João Sanhuda trouxe do supermercado e compara com o pedido de compra que ele havia feito 48
PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATÉRIA-PRIMA DA LANCHONETE DO ZÉ Atividades do Processo 5 6 Ambiente Interno Interno Setor Ação Zé da Chapa João Sanduba / Contabilidade Recebe a matériaprima. João Sanduba guarda a notafiscal do supermercado na pasta azul de plástico 49 50
Cláudio, entendi o que são processos, agora o que é Gestão de Processos e Gestão por Processos? 51 51 GESTÃO DE PROCESSOS 52
Gestão de Processos... Gerir os processos é uma forma de gestão dos negócios que, hoje, é uma alternativa de solução para os problemas atuais da gestão globalizada (DAVENPORT, 1994; DI SORDI, 2008; GONÇALVES, 2000) 53 Gestão de Processos... GESTÃO DE PROCESSOS é uma preocupação na melhoria da forma como o trabalho é executado, e não somente com o produto ou serviço final que será entregue para o cliente. Maranhão e Macieira (2004) 54
Gestão de Processos... GESTÃO DE PROCESSOS... 55 56
Conceitos de Gestão de Processos A gestão de processos busca compreender melhor o funcionamento da organização, para então buscar formas de aperfeiçoar os processos internos da empresa. Oliveira (apud ARAÚJO, 2007) 57 Conceitos de Gestão de Processos A Gestão de Processos é a maneira pela qual se busca a melhoria contínua dos processos organizacionais, através de análise e planejamento, sempre pensando na melhor forma de gerenciar a utilização dos recursos. 58
Conceitos de Gestão de Processos A Gestão de Processos deve ser um procedimento contínuo e acumulativo de repensar e de redesenho do negócio e de todas as suas partes ou atividades integrantes (OLIVEIRA, 2006) 59 Conceitos de Gestão de Processos A gestão de processos implica uma ênfase grande na melhoria da forma pela qual o trabalho é realizado, em contraste com o enfoque apenas no próprio produto ou serviço oferecidos aos clientes (MARANHÃO e MACIEIRA, 2004) 60
Conceitos de Gestão de Processos Algumas atividades desenvolvidas pela gestão de processos: a) desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos; b) desenho, formalização e mudança na estrutura organizacional; c) desenho, racionalização e normatização de formulários; 61 Conceitos de Gestão de Processos Algumas atividades desenvolvidas pela gestão de processos: d) normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa; e) elaboração de projetos de estudo; f) utilização de ferramentas de medição de desempenho. 62
Gestão por processos 63 Gestão por Processos... Ao procurar estruturar-se por processos, as empresas acabam descobrindo que é impossível sobrepor um processo integrado a uma organização fragmentada pelo desenho funcional tradicional (Hammer e Stanton, 1999). 64
Gestão por Processos... Os organogramas não se prestam para a análise dos processos de negócio, pois não mostram como eles funcionam na prática nem como ocorrem na empresa. Os processos de negócio estão relacionados com o funcionamento da organização e geralmente não respeitam os limites estabelecidos pelos organogramas. 65 Gestão por Processos... A organização orientada por processos pressupõe que as pessoas trabalhem de forma diferente. Em lugar do trabalho individual e voltado a tarefas, a organização por processos valoriza o trabalho em equipe, a cooperação, a responsabilidade individual e a vontade de fazer um trabalho melhor. 66
Estrutura Hierarquica Tradicional 67 Gestão por Processos 68
Objetivos do Estudo dos Processos Identificar a utilidade de cada etapa do processo; Verificar as vantagens em alterar a sequência das operações; Procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam; e Identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico de processo 69 Estratégia para o Estudo do Processo Escolha do Processo a Estudar: Um processo percorre certo número de unidades ou pessoas dentro da organização, e a identificação por um chefe ou funcionário qualquer não é indicação de urgência ou prioridade do estudo desse processo; 70
Estratégia para o Estudo do Processo Coleta dos passos e sua representação gráfica: Esse passo é o mais exaustivo, e deve buscar, passo a passo, o que faz cada um, aonde faz e como faz. Nessa etapa é feita a "fluxogramação"; 71 Estratégia para o Estudo do Processo Análise dos métodos empregados no processamento atual: Essa é uma etapa que inclui no esforço de análise de todo o processo as pessoas, o que é feito, como que é feito e a visão que essas pessoas têm da sua parte de todo o processo. É a análise de tudo o que contribui para a realização do processo; 72
Estratégia para o Estudo do Processo Implantação do novo processo: É importante a presença do responsável pelo estudo durante o período de implantação e de adaptação do pessoal ao novo processamento; 73 Estratégia para o Estudo do Processo Manualização do Processo: Após o cumprimento dos ajustes e adaptações sempre necessárias, compete ao gerente (ou gestor) desenvolver esforços com o intuito de manter os movimentos que compõem o processo, de forma que seja possível a sua rápida internalização, ou de forma que outros possam dela tomar conhecimento, à medida que isso lhes seja relevante; 74