REVISÃO QUESTÕES ATUAIS CESPE IPHAN Analista A abordagem clássica da administração é marcada pelo foco na estratégia organizacional, que é

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1 REVISÃO QUESTÕES ATUAIS CESPE IPHAN Analista A abordagem clássica da administração é marcada pelo foco na estratégia organizacional, que é admitida como catalisadora do desempenho. 2 A administração científica elege uma única forma de se executar uma tarefa, com o intuito de que a especificação seja o meio ideal para maximização de eficiência. 3 Divisão do trabalho, autoridade, unidade de direção e de comando são princípios típicos da teoria neoclássica da administração. 4 Descentralização administrativa e competição entre as unidades administrativas são dois princípios da nova administração pública (NAP).

2 REVISÃO QUESTÕES ATUAIS CESPE IPHAN Analista A nova administração pública (NAP) rompeu com as práticas patrimonialistas e o autoritarismo na gestão pública brasileira. 6 Denomina-se organização a função administrativa que envolve avaliação de desempenho e monitoramento. 7 A matriz SWOT, ferramenta utilizada em planejamentos estratégicos, mapeia tanto oportunidades quanto ameaças, as quais são tipicamente associadas à dimensão interna da organização. 8 O planejamento tático é aquele que ocorre no nível institucional e que prevê um mapeamento ambiental.

3 REVISÃO QUESTÕES ATUAIS CESPE IPHAN Analista São exemplos de planos operacionais: os regulamentos, que disciplinam o comportamento das pessoas; os programas, que regem o tempo; e os procedimentos, que regem os métodos de trabalho. 10 A cultura organizacional inclui tanto elementos visíveis, como padrões de comportamento, quanto elementos invisíveis, como os valores organizacionais, por exemplo. 11 Ética, transparência e responsabilidade social são os princípios que sustentam o conceito de governança na gestão pública. 12 A governança pública é um mecanismo para evitar conflitos de agência entre cidadãos (principais) e servidores públicos (agentes).

4 Gestão de Processos O que é processo? Tipos Hierarquia Gestão por Funções X Gestão por Processos Ciclo de vida BPM Transformação de Processos

5 Processos Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Inputs podem ser materiais, informações, conhecimento, etc. Um processo inclui eventos, regras, atores e tarefas. Entrada Insumos Inputs Processamento Atividades Agregar Valor Troughput* Saída Produtos Serviços Outputs Feedback * Troughput: quantidade total de alguma coisa, como dados ou matéria-prima, que é processada num período de tempo. 5

6 Gestão de Processos Sordi: a abordagem da Gestão por Processos é também conhecida como abordagem sistêmica das organizações. Sistema é um conjunto de elementos interconectados cuja transformação em uma de suas partes influencia todas as demais. Visão moderna: sistemas abertos, que interagem com o meio ambiente, fazem trocas, incorporando alterações benéficas e neutralizando as maléficas. Busca a integração e conexão dos sistemas de informação já existentes à camada de gestão por processos de negócios. Fluxos de trabalhos que atendem a um ou mais objetivos da organização e que proporcionam agregação de valor sob a ótica do cliente final.

7 Processos CBOK É uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados. o Essas atividades inter-relacionadas solucionam uma questão específica e são governadas por regras de negócio. É um trabalho que entrega valor ao cliente ou apoia/gerencia outros processos. o Esse trabalho pode ser ponta a ponta, interfuncional e interorganizacional. 7

8 Processos Características gerais: Fronteiras e objetivos claros; Utilizam insumos/recursos para a transformação; Atividades interdependentes; Exigem gerenciamento: planejamento, controle, sincronização, responsáveis; Resultados específicos e previsíveis; Compromisso de satisfazer as necessidades dos clientes; Melhoria: mecanismos de feedback para a evolução contínua - PDCA. 8

9 Tipos de Processos Processos Primários (de clientes): principais, essenciais, fim, finalísticos, de negócio. Têm natureza interfuncional e compõem a cadeia que entrega valor diretamente para o cliente, cumprem a missão. Confecção do produto, geração de pedidos, execução dos pedidos e atendimento ao cliente. Processos de Suporte: apoio, meio, administrativos. Alguns invisíveis aos clientes, mas essenciais ao negócio: entregam valor a outros processos. 4 grupos principais: suprimento; tecnologia; recursos humanos; e infraestrutura. Processos de gerenciamento: gerenciais, decisão, controle. Decisões que os gerentes tomam para apoiar os negócios. Servem para medir, monitorar, controlar e administrar. Fazem a organização operar de acordo com seus objetivos. 9

10 Tipos de Processos - Hierarquia Macroprocessos Processos Subprocessos (?) Atividades Tarefas/operações Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Produto/ Serviço Final 10

11 Gestão por Funções X Gestão por Processos Modelo tradicional = Estrutura Funcional (vertical) Embora existam processos realizados inteiramente em uma unidade funcional, os principais processos de uma instituição atravessam as fronteiras das áreas e são executados por colaboradores de diversos setores ou cargos (processos transversais interfuncionais). 11

12 Gestão de Processos Gestão DE ou POR Processos? Gestão de processos é simplesmente administrar os processos existentes na organização; Gestão por processos implica estruturar toda organização em função dos processos. Sordi: ao contrário das empresas convencionais, centradas em si mesmas, as empresas organizadas e gerenciadas por meio de processos de negócios priorizam o cliente final, por meio da valorização do trabalho em equipe, da cooperação e da responsabilidade individual. A "visão horizontal" ou "visão sistêmica" de uma organização retrata o novo enfoque exigido pela sociedade atual, forçando as organizações a melhorar seu desempenho para atender a um mercado competitivo e globalizado: inclui o cliente, o produto e o fluxo de trabalho; permite ver a forma como o trabalho é realmente feito, por meio de processos que cortam fronteiras organizacionais; mostra os relacionamentos internos entre clientes e fornecedores. 12

13 Estrutura por processos A gestão com base em organogramas e manuais cedeu lugar à análise do diaa-dia, da movimentação, do melhor uso da informação e ao conhecimento de processos, em especial os processos críticos. As atividades meramente orientadas para tarefas estão obsoletas, em seu lugar é necessário organizar o trabalho em torno de processos. A visão funcional focaliza a especialização, sustentada por forte estrutura hierárquica; a visão de processo enfoca o trabalho, a fim de gerenciá-lo. Para tornar a organização mais flexível, devem-se derrubar as barreiras departamentais e focar os processos, pois assim o trabalho é sequenciado em termos de uma cadeia de relações entre as diversas unidades da organização. Os departamentos não são concorrentes, eles são sócios, por isso a gestão deve ser orientada para identificar, desenhar (modelar), executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio.

14 Gestão por Funções X Gestão por Processos 14

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16 CESPE - EBSERH - Assistente Administrativo 2018 O modelo genérico de um processo qualquer, mas que seja controlado, pode ser descrito por entradas planejadas, transformações controladas e resultados previstos. CESPE - SEDF - Técnico de Gestão Educacional 2017 Processos de gestão e processos de apoio são dois dos três tipos em que se classificam os processos de negócios. CESPE - SEDF - Técnico de Gestão Educacional 2017 Um processo de negócios inclui eventos, regras, atores e tarefas. CESPE - FUNPRESP-JUD - Assistente - Administrativa 2016 Objetivos, regras, eventos e atores são alguns dos elementos formadores dos processos de negócios.

17 CESPE - SEDF - Técnico de Gestão Educacional 2017 De acordo com o guia BPM CBOK, a agregação de atividades e comportamentos executados por seres humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados é um conceito que se refere à cadeia de valor. CESPE - TRE-GO - Técnico Judiciário - Área Administrativa 2015 Na administração pública, os processos podem ser caracterizados por sua abrangência. Nesse aspecto, são denominados horizontais os processos realizados inteiramente em uma unidade funcional. CESPE - ANTAQ - Técnico Administrativo 2014 Qualquer atividade que utilize recursos para transformar entradas em saídas pode ser caracterizada como processo. CESPE - ANTAQ - Técnico Administrativo 2014 Em processos pautados no atendimento a cidadãos, as entradas são determinadas pelas necessidades da organização que realiza o processo.

18 CESPE - CADE - Agente Administrativo A gestão por processos compreende a seguinte hierarquia decrescente de estágios: macroprocessos, processos, operações e atividades. CESPE - ANTAQ - Técnico Administrativo 2014 De acordo com a hierarquia organizacional, as atividades desdobram-se em processos, que, por sua vez, geram tarefas ou operações. CESPE - ANTAQ - Técnico Administrativo 2014 A gestão por processos é utilizada nas organizações públicas como uma solução de integração organizacional capaz de melhorar a qualidade dos serviços públicos prestados. CESPE - DPU - Agente Administrativo 2016 O gestor de processos, no âmbito da administração pública, deve dar atenção especial àqueles que ultrapassam as fronteiras da instituição, como ocorre geralmente na execução de políticas públicas.

19 CESPE - ICMBIO - Técnico Administrativo 2014 A gestão de processos surgiu como alternativa às práticas tradicionais de gestão, que mantinham o foco na definição das tarefas associadas a cada área funcional da organização. CESPE - ICMBIO - Técnico Administrativo 2014 A estrutura utilizada na gestão de processos é a verticalizada, ao contrário da gestão tradicional, que trabalha com estruturas horizontalizadas. CESPE - ICMBIO - Técnico Administrativo 2014 Nas organizações públicas, os processos de atendimento ao cidadão são considerados de apoio. CESPE - ICMBIO - Técnico Administrativo 2014 Em uma organização, os processos centrais são aqueles relacionados à gestão de pessoas, que compõem o núcleo estrutural da organização.

20 2014 CESPE - TJ-CE - Técnico Judiciário Assinale a opção correta. a) Geração de pedidos e atendimento a clientes são exemplos de processos periféricos em uma organização. b) Em uma secretaria de educação, as áreas de contabilidade e compras executam processos de apoio ao funcionamento da secretaria. c) As áreas de desenvolvimento de projetos de uma organização da construção civil são consideradas áreas de apoio. d) Na área de atendimento ao cliente, não se desenvolvem processos centrais das organizações. e) A gestão de um processo deve ser executada por especialistas de uma área específica da organização.

21 CESPE - STM - Analista Judiciário - Área Administrativa 2018 Um processo corresponde a uma sequência de tarefas, planejadas ou não, executadas em uma organização sob a condução de um gestor. CESPE - STM - Analista Judiciário - Área Administrativa 2018 Caracterizada por ser uma estrutura de gestão verticalizada, a gestão por processos foca as funções específicas de cada departamento de uma organização e sua participação nas tarefas. CESPE - STM - Analista Judiciário - Área Administrativa 2018 Em uma organização pública, os processos que transformam o conhecimento técnico de servidores em serviços públicos prestados aos clientes são conhecidos como processos centrais à organização.

22 CESPE - ABIN - Oficial Técnico de Inteligência 2018 A gestão por processos é tipicamente empregada nas organizações que adotam o desenho horizontalizado, com múltiplos departamentos. CESPE - EBSERH - Analista Administrativo - Administração 2018 A adoção da gestão por processos é típica de organizações com estrutura preponderantemente horizontalizada, com muitos departamentos sob o mesmo nível hierárquico. CESPE - EMAP - Analista Portuário - Área Administrativa 2018 A teoria geral dos sistemas (TGS), que fundamenta a abordagem da gestão por processos, se caracteriza pela falta de interação com o meio ambiente. CESPE - TRF - 1ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Administrativa 2017 Na gestão por processos, o conhecimento múltiplo prevalece ao especializado, o trabalho em equipe prevalece ao individual e as competências pessoais prevalecem às habilidades.

23 CESPE - TCE-PE - Analista de Gestão - Administração 2017 Processos de suporte são aqueles que têm o objetivo de medir, monitorar, controlar atividades e administrar o presente e o futuro do negócio, não agregando valor diretamente para o cliente. CESPE - TCE-PA - Auditor de Controle Externo - Área Administrativa 2016 Na gestão de processos, a menor divisão do trabalho é a tarefa. CESPE - TRT - 7ª Região (CE) - Analista Judiciário - Área Administrativa 2017 Nas organizações, a gestão de processos deve considerar tanto os processos centrais quanto os de apoio e os periféricos. Na gestão de processos, os processos considerados centrais incluem a) a aquisição de insumos para a produção. b) o processamento de pedidos de produtos. c) a elaboração do balanço patrimonial e financeiro. d) o recrutamento e a seleção de empregados.

24 Glossário BPM - Business Process Management - disciplina de gerenciamento e um conjunto de tecnologias habilitadoras. BPMS - BPM Systems/Suite BPMN - Business Process Modeling Notation Fluxograma: técnica para se registrar um processo de maneira compacta, por meio de alguns símbolos padronizados; Gargalo: restrição na capacidade que cria uma fila. Handoff: qualquer ponto em um processo no qual o trabalho ou seu controle passam de um sistema, pessoa ou grupo para outro. Requisitos do Processo: é a tradução das necessidades e expectativas dos clientes e das demais partes interessadas (stakeholders). Não Conformidades: não atendimento a um requisito - Devem ser tratadas. Capacidade: teste dos limites inferior e superior - determina se fatores do processo podem apropriadamente diminuir ou aumentar em escala para atender a demanda. 24