CNS LEARNING MANUAL DO GERENCIADOR ESCOLAR WEB Versão Online 13
Índice ÍNDICE... 1 VISÃO GERAL... 2 CONCEITO E APRESENTAÇÃO VISUAL... 2 PRINCIPAIS MÓDULOS... 3 ESTRUTURAÇÃO... 3 CURSOS... 4 TURMAS... 4 ALUNOS... 5 CAIXA... 6 DESPESAS... 7 HOME E SAIR... 7 CADASTROS DO SISTEMA... 8 CADASTRAR UM USUÁRIO... 8 CADASTRAR OS LABORATÓRIOS... 9 CADASTRAR EQUIPAMENTOS... 9 CADASTRAR CURSOS... 10 CADASTRAR CRONOGRAMA DOS CURSOS... 10 Relatório de conteúdo programático... 11 CADASTRAR TURMAS... 11 Relatório de turmas por status... 13 CADASTRAR PACOTES DE CURSOS... 13 ASSOCIAR OS CURSOS AO PACOTE CRIADO... 13 FREQUÊNCIA DE ALUNOS... 14 FREQUÊNCIA DIÁRIA... 14 FREQUÊNCIA INTERATIVA... 15 GERENCIANDO ALUNOS... 15 NOVA MATRÍCULA DE ALUNO... 15 GERAR PARCELAS DO ALUNO... 16 GERAR CARNÊ DO ALUNO... 18 GERAR CONTRATO ALUNO... 18 Alterar cláusulas do contrato... 19 GERENCIADOR DE PARCELAS... 20 BAIXANDO EM PARCELAS DO ALUNO... 21 BAIXAR PARCELAS CRÉDITO... 22 MATRÍCULAS POR TURMA... 23 GRADE DE HORÁRIOS... 23 CONTROLE DE CAIXA... 24 CAIXA DIÁRIO DA ESCOLA... 24 RELATÓRIO DE FLUXO DE CAIXA... 24 TIPO DE DESPESAS... 25 CADASTRO DE DESPESAS... 25 RELATÓRIO DE DESPESAS POR PERÍODO... 26 1
VISÃO GERAL Conceito e apresentação visual O Sistema Gestão Escolar foi desenvolvido usando as mais atuais tecnologias do mercado: Microsoft Visual Studio e Microsoft SQL Server 2008. É um sistema multi-empresa com o conceito de Matriz e Filial. O usuário pode ter cadastrado, por exemplo, sua matriz e todas as filiais abaixo dela. Assim poderá obter qualquer dado de suas escolas via internet. Pode, por exemplo, filtrar quantas matrículas foram efetivadas no total das escolas ou em apenas uma, ou ainda num grupo determinado. Pode também ter acesso ao caixa de uma determinada filial ou de todas as escolas que pertencem à sua rede. O mesmo procedimento, obviamente, pode ser efetuado em todos os outros dados desejados. sem necessidade de intervenção do cliente. A atualização do sistema se dá automaticamente Os títulos podem ser recebidos no formato de crédito: cartão de crédito ou cheque pré-datado. Nesses casos o valor recebido não entra no fluxo de caixa até que o título seja devidamente baixado. A liberação do sistema para sua escola não depende do envio de senha ou arquivo de ativação. A versão atual, ilustrada abaixo, possui todas as funcionalidades do nosso antigo gerenciador e estas estão sendo aperfeiçoadas. 2
Outras funcionalidades foram e estão sendo gradativamente implantadas de acordo com as necessidades dos nossos clientes. Uma grande novidade desse gerenciador é sua Rede Social interna que integra alunos, professores e pais. Usando essa ferramenta inovadora, os mesmos podem interagir entre si gerando uma relação mais próxima entre os principais interessados no aprendizado do aluno. Figura 1 - Página do aluno na rede social PRINCIPAIS MÓDULOS Estruturação O menu Estruturação permite o cadastro de laboratórios, Instituições, Usuários e Equipamentos. É neste módulo que o usuário pode cadastrar sua instituição, ou seja, as filiais de sua empresa, se este for o caso. Todos os cadastros são simples e intuitivos. 3
Cursos No menu Cursos você pode cadastrar os Cursos utilizados em sua escola, Pacote de cursos e obter o Relatório de conteúdo programático para os mesmos. Neste módulo é possível apagar, editar ou vincular aos pacotes de cursos, aos cursos desejados. Turmas 4
As turmas em si, tanto interativas como normais (tradicionais) podem ser cadastradas através do menu Turmas. Nele também você pode criar a frequência do aluno e obter o Relatório de turmas e a Lista de presença. Alunos O menu Alunos permite o cadastro de alunos, ou seja, a geração de Matrícula, Parcelas, Relatórios e Grade de horários. 5
Além disso, é possível neste menu Consultar, Trancar ou Cancelar matrículas feitas, Gerenciar parcelas, Baixar parcelas pagas com cheque ou cartão de crédito, relacionar Matrículas por turma, acessar a Grade de horários, etc. Caixa Através do menu Caixa você tem acesso ao Caixa diário da escola, ao Relatório de Fluxo de caixa e pode também Lançar créditos, ou seja, seus recebimentos diversos. 6
Despesas Neste menu o usuário pode cadastrar, editar, apagar e pesquisar as Despesas e seus Tipos. É também possível emitir um Relatório de despesas por período. Home e Sair O menu Home fecha os formulários abertos e volta para a página inicial do sistema e o menu Sair fecha o sistema completamente retornando para a área de Login. 7
CADASTROS DO SISTEMA Cadastrar um usuário Os usuários podem ter um perfil diferente, como um Aluno, Atendente, Coordenador, Gerente, Instrutor, Secretária, etc. Basta selecionar a opção desejada no campo Perfil no cadastro de usuário. Veja a seguir como proceder. 1- Clique no menu Estruturação > Usuários e, em seguida, clique em Inserir Usuário. 2- Preencha os campos corretamente conforme o exemplo da ilustração abaixo e clique no botão Salvar localizado no final da página. Preste atenção nos destaques. Por exemplo: o campo Perfil deve ser definido de acordo com o tipo de usuário que está cadastrando e para que o mesmo consiga acessar o sistema com seu login e senha, o campo Ativo deve estar marcado. Se precisar modificar alguma informação do usuário cadastrado, basta pesquisar por algum dos termos disponíveis (Nome, Email, Login ou Inativos) e clicar em Editar. Faça as alterações necessárias e finalize clicando no botão Salvar. 8
Cadastrar os laboratórios 1- Clique no menu Estruturação > Laboratórios, em seguida preencha os campos conforme mostra a imagem de exemplo, e clique no botão Salvar. Para editar ou apagar um laboratório utilize os botões à esquerda na lista que exibe todos os cadastros. Cadastrar equipamentos 1- Clique no menu Estruturação > Equipamento, em seguida preencha os campos conforme mostra a imagem de exemplo, e clique no botão Salvar. Obs: lembre-se de definir a que laboratório o equipamento pertence. Para editar, apagar ou mesmo definir os pacotes de cursos que vão estar disponíveis no equipamento utilize os botões à esquerda na lista que exibe todos os cadastros. 9
Cadastrar cursos 1- Clique no menu Cursos > Cursos, em seguida preencha os campos conforme mostra a imagem de exemplo e clique no botão Salvar. Cadastrar cronograma dos cursos Essa função permite cadastrar todo o cronograma do curso escolhido. Por exemplo, você pode cadastrar as aulas e a descrição de cada uma delas. Dessa forma quando tirar um relatório programático do curso, você veria algo como: Curso CorelDraw - Conceitos básicos - Descrição detalhada aqui... - Conheça suas ferramentas - Descrição detalhada aqui... 1- Para fazer isso, acesse o menu Cursos > Cursos e, em seguida, clique no ícone de cadastro de cronograma localizado a esquerda no grid. 2- Preencha os campos corretamente conforme mostra a imagem de exemplo e clique em Salvar. 10
Relatório de conteúdo programático Esta opção exibe o cronograma cadastrado para cada curso. 1- Clique no menu Cursos > Relatório de Conteúdo Programático, selecione o curso para o qual deseja ver o cronograma e clique em Pesquisar. Veja o exemplo na imagem abaixo. Cadastrar turmas 1- Clique no menu Turmas > Turmas e depois em Inserir Turma. Este cadastro possui 2 modalidades, a saber: 11
- TURMA INTERATIVA: esta será utilizada para o sistema interativo CNS (sem formação de turmas), cujo formato utiliza a grade de horários para determinar os dias que os alunos vão ter aulas. - TURMA NORMAL: esta será utilizada para salas com formação de turmas. Os dias e horários de aulas dos alunos são apontados já no cadastro da turma. Veja abaixo um exemplo de cadastro de uma turma Normal, ou seja, com formação de turma. Repare que a grade de dias da semana e horários pré-definidos são exibidos abaixo do cadastro, sendo necessário seu preenchimento. Terminando o preenchimento das informações necessárias clique em Salvar. Veja abaixo um exemplo de cadastro de uma turma Interativa, ou seja, sem formação de turma. Após preencher corretamente os campos clique em Salvar. 12
Relatório de turmas por status 1- Acesse o menu Turmas > Relatório de Turmas por Status, no campo Status da turma selecione um status e clique em Pesquisar. Cadastrar pacotes de cursos 1- Acesse o menu Cursos > Pacotes de Cursos e preencha os campos como mostra a imagem de exemplo a seguir. Nesse momento serão preenchidos apenas os campos Pacote e Observação. Para finalizar clique em Salvar. Obs: os campos restantes serão preenchidos após salvar o curso, no momento de associar os cursos ao pacote, conforme veremos a seguir. Associar os cursos ao pacote criado 1- Acesse o menu Cursos > Pacotes de Cursos e clique no ícone Cursos referente ao pacote que deseja associar o curso. 2- No campo Cursos escolha o curso que deseja associar ao pacote e no campo Ordem defina através de numeração a ordem em que o curso irá aparecer no pacote. Para finalizar clique em Salvar. 13
Obs: Repita esta operação até ter associado todos os cursos referentes ao pacote. FREQUÊNCIA DE ALUNOS Frequência diária É utilizada para marcar a frequência dos alunos vinculados a uma turma normal. 1- Acesse o menu Turmas > Frequência Diária. 2- Escolha a turma e a data da aula e clique em Pesquisar. 3- Após localizar os alunos, modifique o status do aluno desejado, conforme o exemplo da figura abaixo. 4- Preencha os campos do Cronograma do curso e clique em Salvar. Veja o exemplo abaixo. 14
Frequência interativa É utilizada para marcar a frequência dos alunos vinculados a uma turma interativa. 1- Acesse o menu Turmas > Frequência Interativa, escolha a turma e a data e clique em Pesquisar. Obs: para controlar a frequência devem existir alunos cadastrados nessa turma e data. 2- Clique no ícone Editar do aluno desejado. 3- Preencha as informações de acordo com sua necessidade e clique em Salvar. Veja o exemplo na imagem abaixo: GERENCIANDO ALUNOS Nova matrícula de aluno 1- Acesse o menu Alunos > Matrícula > Nova Matrícula e clique no botão Fazer Matrícula. 15
2- Preencha os campos corretamente, inclusive o login, senha e e-mail que poderão ser usados futuramente para o aluno acessar a rede social do sistema. 3- Mais abaixo, há outras guias com informações a serem preenchidas, tais como: Matrícula, Endereços, Telefones, Turmas/Aulas e Anexos. Preencha de acordo com a necessidade. 4- Na guia Turmas/Aulas deve-se escolher a turma que o aluno irá fazer parte e sua situação. Após definir isso, clique em Adicionar Turma. Gerar parcelas do aluno Atenção: o ícone de parcelas que conhecerá adiante funciona da seguinte forma: Quando as parcelas ainda não foram geradas o mesmo aponta para a página de geração de parcelas. Depois que as parcelas estiverem geradas, ao clicar no ícone você será direcionado para a página de pagamento de parcelas. 1- Acesse o menu Alunos > Matrícula > Nova Matrícula, localize o cadastro do aluno utilizando o sistema de pesquisa do programa. 2- Após ter localizado o cadastro do aluno clique no ícone Parcelas localizado no grid. 3- Modifique os campos de acordo com sua necessidade, de acordo com os seguintes critérios. 16
Se houver uma taxa de matrícula, especifique a data e o valor nos campos Data Entrada e Valor Entrada. Senão, especifique apenas o vencimento nos campos Data 1ª parcela e Valor 1ª parcela. 4- Clique no botão Gerar Parcelas e note que elas serão exibidas abaixo do cadastro. 5- Finalize clicando em Salvar. 6- Se a data do pagamento da entrada ou da 1ª parcela coincidir com o dia da matrícula, uma confirmação será solicitada quando clicar em Salvar. Sendo assim, confirme, defina a forma de pagamento e clique em Adicionar. 7- Finalize clicando em Pagar. O sistema confirmará a entrada no caixa e dará a baixa na parcela paga. Repare que a parcela paga aparece com a cor cinza e com a data do pagamento e valor. 17
Gerar carnê do aluno 1- Acesse o menu Alunos > Matrícula > Nova Matrícula, localize o cadastro do aluno utilizando o sistema de pesquisa do programa. 2- Após ter localizado o cadastro do aluno clique no ícone Carnê localizado no grid. 3- O carnê será gerado e você pode exportá-lo para o Excel, Word ou PDF. Após isso é só imprimir. Gerar contrato aluno 1- Acesse o menu Alunos > Matrícula > Nova Matrícula e localize o cadastro do aluno utilizando o sistema de pesquisa do programa. 2- Após ter localizado o cadastro do aluno clique no ícone Contrato localizado no grid. 3- O contrato será gerado e você pode também exportá-lo para o Excel, Word ou PDF. Após exportar é só imprimir. 18
Alterar cláusulas do contrato É possível trocar as cláusulas do contrato padrão facilmente seguindo o procedimento abaixo: 1- Acesse o menu Alunos > Matrículas > Nova Matrícula. 2- Clique sobre o ícone de contrato que destacamos na imagem abaixo. (Nota: você deve ter pelo menos 1 (um) aluno cadastrado para poder alterar o contrato padrão). 3- Clique no botão Exibir o contrato: 4- Faça todas as alterações necessárias e clique em Salvar o contrato. (Dica: você pode copiar as cláusulas do seu contrato atual e colar no espaço destinado à edição conforme ilustramos abaixo:). 19
Gerenciador de parcelas Esta função permite alterar o vencimento, valor e criar novas parcelas. 5- Acesse o menu Alunos > Parcelas > Gerenciador de Parcelas, Informe o RM (código) do aluno para o qual deseja gerar uma nova parcela e clique em Pesquisar. 6- Após ter localizado o aluno para o qual deseja gerenciar as parcelas, clique em Avançar. 7- Se desejar criar uma ou mais parcelas, basta preencher os campos referentes à parcela e clicar em Salvar. 20
8- Se sua necessidade for de alterar ou apagar alguma parcela, utilize os ícones Editar ou Apagar referente à parcela. Baixando em parcelas do aluno Nesse momento, com certeza as parcelas já foram geradas. Sendo assim, o ícone de parcelas irá direcionálo para a página de pagamento. 1- Acesse o menu Alunos > Matrícula > Nova Matrícula e localize o cadastro do aluno utilizando o sistema de pesquisa do programa. 2- Após ter localizado o cadastro do aluno clique no ícone Parcelas localizado no grid. 3- Clique no ícone Pagar referente à parcela que deseja baixar para abrir a tela de pagamento. As parcelas pagas aparecerão desabilitadas. 4- Escolha a forma de pagamento, clique em Adicionar e finalize clicando em Pagar. O sistema confirmará a entrada no caixa e dará baixa na parcela paga 21
A parcela paga aparece com a cor cinza, desabilitada e com a data do pagamento e valor. Baixar parcelas crédito Essa função serve para dar baixa em parcelas que foram recebidas com cheque pré-datado ou cartão de crédito. Todas as contas recebidas com cheque pré-datado e cartão de crédito não entram no relatório de fluxo de caixa até que você efetue a baixa das mesmas nessa tela. 1- Acesse o menu Alunos > Parcelas > Baixar Parcelas Crédito, digite as datas inicial e final e clique em Pesquisar. 2- Localizada a parcela, clique no ícone Baixar. 22
Matrículas por turma Permite a visualização dos alunos matriculados por turma. 1- Acesse o menu Alunos > Relatórios > Matrículas por Turma, escolha a turma que deseja visualizar e clique em Pesquisar. Grade de horários Essa etapa deve ser realizada logo após efetuar a matrícula do aluno. Permite configurar o dia e o horário que o aluno vai ter aula. 1- Acesse o menu Alunos > Grade de Horários, escolha a Turma e o Laboratório. 2- Escolha o dia da semana e clique em Adicionar aluno no horário desejado. Faça o agendamento da aula de acordo com sua necessidade. 23
CONTROLE DE CAIXA Caixa diário da escola Permite visualizar as entradas e saídas do dia. 1- Acesse o menu Caixa > Caixa da Escola, escolha a data que deseja visualizar e clique em Pesquisar. Relatório de fluxo de caixa 1- Acesse o menu Caixa > Relatório de Fluxo de Caixa, escolha a Data Inicial e Data Final que deseja visualizar o fluxo de caixa e clique em Pesquisar. 24
Tipo de despesas Permite cadastrar tipos de despesas para a escola. 1- Acesse o menu Despesas > Tipo de Despesas, nesta tela você pode cadastrar, alterar ou apagar tipos de despesas. Cadastro de despesas Permite pesquisar ou cadastrar as despesas da escola. Elas serão exibidas no caixa da escola e no relatório de fluxo de caixa. 1- Acesse o menu Despesas > Cadastro de Despesas, para pesquisar uma despesa escolha os filtros desejados e clique em Pesquisar. 2- Para cadastrar uma nova despesa clique em Inserir Despesa e preencha os campos de acordo com sua despesa. Veja a imagem de exemplo abaixo. 25
Relatório de despesas por período 1- Acesse o menu Despesas > Relatório Despesas por Período, escolha a Data Inicial e Data Final que deseja visualizar as despesas, e clique em Pesquisar. 26