IMPLANTAÇÃO DO PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO EM UMA MICROEMPRESA DE USINAGEM E FERRAMENTARIA DE MOLDE Liliane Dolores Fagundes (UNIFAL ) ldfagundes@yahoo.com.br Jaqueline Pires (UNIS ) jaque-pires@hotmail.com Nas atuais condições do mercado consumidor, a exigência por atuar dentro dos prazos pré-estabelecidos e possuir qualidade nos produtos, faz com que as empresas busquem implementar de forma correta novas ou tradicionais ferramentas que auxilliem o ambiente produtivo. Para que as empresas cumpram os prazos é de fundamental importância planejar, programar e controlar seus processos produtivos. O presente artigo tem por objetivo analisar e propor melhorias na implantação do Planejamento e Controle da Produção em uma microempresa. Para isso, o método de pesquisa utilizado foi o estudo de caso, realizando primeiramente uma revisão da literatura e identificando um modelo de implantação. Como resultado percebe-se que mesmo com um modelo há necessidade de se fazer adaptações, pois existem algumas etapas que não são aplicáveis e o estudo não chegou a ser implantado, mas seguindo essas etapas ganhará vantagens competitivas perante seus concorrentes. Palavras-chaves: Implantação, planejamento da produção; controle da produção.
1. Introdução Atualmente o mercado consumidor exige que as empresas possuam um sistema flexível de produção. Com a globalização, a competição é acirrada e aumenta a necessidade de atender bem aos clientes. Diversas mudanças são necessárias nos sistemas produtivos muitas vezes com necessidades de investimento de recursos. As empresas de bens e serviços que não estiverem buscando sempre melhorias para seus sistemas produtivos, não terão espaço nesse processo de globalização. Portanto, para se manterem vivas destaca-se a importância de planejar, programar e controlar seus sistemas produtivos de forma a otimizá-los garantindo sua eficiência. O objetivo do presente artigo será analisar e propor melhorias na implantação do Planejamento e Controle da Produção (PCP) em uma empresa do ramo de usinagem e ferramentaria. O método de pesquisa utilizado foi o estudo de caso. A metodologia apresentada consiste primeiramente de uma revisão da literatura sobre Planejamento e Controle da Produção para identificação de um modelo de implantação do PCP; em seguida será analisado este modelo e a empresa em estudo verificando como a mesma se encontra em cada etapa e propondo as melhorias que devem ser implantadas. 2. Referencial Teórico De acordo com Slack et al (1996) o propósito do planejamento e controle é garantir que a produção ocorra eficazmente e produza produtos e serviços como deve. Para que isso ocorra os recursos produtivos devem estar disponíveis na quantidade adequada; no momento certo e com a qualidade adequada. Para as empresas atingirem seus objetivos, elas precisam planejar antecipadamente e controlar de forma adequada sua produção. Para isso, existe o planejamento e controle da produção (PCP) que visa aumentar a eficiência e a eficácia da empresa (CHIAVENATO, 2008). Toledo Junior (1988) diz que, planejamento, programação e controle da produção é, entre todas as áreas da administração industrial, aquela que realmente dita as normas à produção, possibilitando um fluxo de fabricação ordenado e ritmado, com a coordenação dos meios utilizados: mão de obra, materiais e instalações, fazendo com que os objetivos determinados sejam alcançados dentro dos prazos previstos. 2
Segundo Chiavenato (2008) o planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais os objetivos a alcançar, o que fazer, como fazer e quando fazer, para atingi-los da melhor maneira possível. Ainda de acordo com Chiavenato (2008) o controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho fazendo com que os planos sejam executados da melhor maneira possível. A tarefa do controle é verificar se está sendo feito conforme o que foi planejado e organizado, para identificar os erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar repetição. De acordo com Toledo Junior (1988) os deveres e responsabilidades do PCP são: - Estabelecer os níveis de matérias primas, produtos em processos e acabados de acordo com os planos estabelecidos, assim como acionar a gestão de estoques, para a compra das necessidades; - Planejar e utilizar as instalações da fábrica, de acordo com a demanda do mercado e a capacidade dos equipamentos; - Programar e liberar a produção, coordenando para que as matérias primas estejam disponíveis quando necessárias; - Manter índices de controle atualizados, para cada seção de produção; - Confeccionar e distribuir registros de produção, conforme especificado nos objetivos da empresa; - Participar do planejamento global da empresa; - Identificar oportunidades e necessidades de treinamento do seu pessoal; - Elaborar relatórios periódicos de controle de produção, comparando o produzido com os padrões estabelecidos. O PCP atua, portanto antes, durante e depois do processo produtivo. Antes, planejando o processo produtivo, programando materiais, máquinas, pessoas e estoque. Durante e depois, controlando o funcionamento do processo produtivo para mantê-lo de acordo com o que foi planejado. Assim, o PCP assegura a obtenção da máxima eficiência e eficácia do processo de produção da empresa. O PCP está intimamente relacionado com o sistema de produção adotado pela empresa e dele depende para planejar e controlar a produção (CHIAVENATO, 2008). Considerando que existem três tipos de sistemas de produção, o sob encomenda, o em lotes e o contínuo, para cada um desses sistemas exige um sistema específico de PCP. 3
De acordo com Chiavenato (2008), o PCP em produção sob encomenda, que é o caso de empresas que apenas produzem após ter efetuado um contrato ou pedido de venda de seus produtos, é a encomenda ou o pedido efetuado que vai definir como a produção deverá ser planejada e controlada. O PCP somente vai funcionar após o recebimento da encomenda ou pedido feito pelo cliente. O PCP em produção em lotes, é o sistema utilizado por empresas que produzem uma quantidade de um tipo de produto de cada vez. Cada lote de produção exige um PCP específico, mas ao contrário da produção sob encomenda, o PCP é feito antecipadamente e a empresa pode aproveitar melhor os seus recursos, com maior grau de liberdade. E por último Chiavenato (2008) diz que em produção contínua, que também é chamada de produção em série ou em linha, que é o sistema utilizado por empresas que produzem um produto em ritmo acelerado, durante longo tempo e sem nenhuma interrupção ou mudança, o PCP coloca cada processo de produção em sequência linear ou em série, para que o material de produção se movimente de uma máquina para outra continuamente e para que, quando completado, seja transportado para o ponto em que ele é necessário para a montagem do produto final. O PCP é feito antecipadamente e pode cobrir maior extensão de tempo. De pouco vale um PCP que não defina adequadamente os objetivos a serem alcançados e que não possua um mínimo de flexibilidade para poder se adequar às mudanças que ocorrem no seu percurso. De pouco vale também um PCP cujo controle não defina adequadamente os objetivos a serem alcançados, não defina os padrões de avaliação e medição, não detecte as exceções e não permita uma ação corretiva adequada. (CHIAVENATO, 2008, p. 31). Para poder funcionar satisfatoriamente, o PCP exige um enorme volume de informações. Na realidade, ele recolhe dados e produz informações incessantemente. Trata-se de um centro de informações para a produção. 3. Etapas para implantação do PCP em pequenas empresas Segundo Barros Filho e Tubino (1999) existem diferença em planejar e controlar as atividades de uma empresa que produz produtos padronizados para estoque para empresas que produz produtos sob encomenda. Da mesma forma, o tipo de processo produtivo define a complexidade do planejamento e controle das atividades. E o fato de o produto ser um bem ou um serviço também tem seu reflexo na complexidade do sistema de planejamento e controle da produção. O aprendizado do que são as atividades de PCP, quais são suas características e os impactos na fábrica é de fundamental importância para qualquer empresa e que seja de conhecimento 4
de todos da empresa, principalmente quando essa empresa é pequena e não possui pessoal dedicado para essas atividades. A figura 1 apresenta o fluxograma com os passos propostos por Barros Filho e Tubino (1999) a serem seguidos por pequenas e médias empresas (que geralmente não tem nada) durante a implantação das rotinas de PCP. Os três primeiros passos são a base para implantação de inovação, primeiramente será definido a equipe responsável, buscando-se o apoio de toda a empresa (sensibilização), Após isto, ocorrerá o treinamento das pessoas, para se obter o nivelamento das mesmas. Os quatro passos seguintes estão relacionados ao aprendizado e treinamento. Aprendizado da empresa com relação suas características, com seu tipo de produto e com seu tipo de processo, para escolher quais as práticas que se encaixam melhor em sua estrutura produtiva. Decidindo também se vai continuar o processo de mudança (melhoria) ou não. Os últimos passos são os passos para implantação de melhoria do sistema atual. Mudanças de layout, treinamento da mão de obra, terceirização etc., podem ser algumas das alternativas viáveis de serem implantadas. Após essa etapa, a empresa pode optar por uma nova melhoria do sistema produtivo como um todo, ou partir para um sistema computacional. Figura 1 Fluxograma do processo de implantação de PCP para pequenas e médias empresas 5
Fonte: Barros Filho e Tubino (1999). 3.1. Definição da equipe Para Barros Filho e Tubino (1999) a escolha adequada do grupo que vai implementar o processo de mudança é fundamental para o sucesso do projeto. A presença dos diretores da empresa no grupo é muito importante, pois se o processo não tiver o apoio das pessoas que detêm a autoridade maior na empresa, o fracasso será iminente. 3.2. Sensibilização De acordo com Barros Filho e Tubino (1999) a alta administração tem que se comprometer não somente apoiando o projeto, mas também entendendo as necessidades da implantação e 6
dos recursos necessários. Uma das melhores maneiras para sensibilizá-la, ou quem sabe a única, é a velha história da sobrevivência da empresa, ou seja, o ganhar dinheiro para manter-se no mercado. Para isso, a melhoria na forma que a empresa transforma seus esforços em produtos para o mercado é fundamental. 3.3. Nivelamento do conhecimento Todas as pessoas envolvidas no processo, direta e indiretamente, devem conhecer bem o assunto planejamento e controle da produção. Para todos deve ficar claro onde se pretende chegar com esse processo (BARROS FILHO e TUBINO, 1999). Nessa fase deve-se fazer um treinamento, apresentando uma visão geral dos sistemas de produção, suas características e sua classificação. Conhecer a classificação dos sistemas é importante para facilitar o entendimento das características e de sua relação com as atividades exigidas para o planejamento e controle desses sistemas. Segundo Tubino (2000) os sistemas de produção podem ser classificados de três formas: 1. Pelo grau de padronização dos produtos (padronizados ou sob encomenda); 2. Pelo tipo de operações (processos contínuos, repetitivos em massa, em lotes ou por projeto); 3. Pela natureza do produto (bem ou serviço). Conhecido o sistema produtivo, é o momento de se conhecer quais as técnicas mais utilizadas para o planejamento e controle da produção e a lógica por trás de seus respectivos pacotes computacionais (BARROS FILHO e TUBINO, 1999). As técnicas mais conhecidas e utilizadas são: 1. MRP (material requirements planning): o planejamento das necessidades de materiais; 2. MRP II (manufacturing resources planning): o planejamento dos recursos de manufatura; 3. JIT (just in time): a produção no momento da necessidade; 4. TOC (theory of constraints): a teoria das restrições. Essas técnicas devem ser de conhecimento de todos que serão envolvidos no processo de mudança. 3.4. Caracterização do tipo de sistema produtivo 7
Segundo Barros Filho e Tubino (1999) neste ponto é o momento de conhecer realmente a empresa e através da classificação dos sistemas produtivos ajuda a entender o nível de complexidade necessário para a execução do planejamento e controle das atividades produtivas. O grau de padronização dos produtos, o tipo de operações necessárias e a natureza dos produtos são fatores determinantes para a definição das atividades do PCP. 3.5. Condições especiais do sistema produtivo De acordo com Barros Filho e Tubino (1999) neste momento precisa-se analisar a empresa olhando o ambiente em que ela está inserida (visão externa). É a fase em que as pessoas envolvidas no processo trocam experiências, é preciso unir a visão da manufatura com a visão do mercado. Todos devem saber quem são e onde querem chegar. 3.6. Levantamento de informações e análise do sistema atual Uma vez realizada a classificação e análise do tipo de sistema produtivo deve se elaborar um tipo de check-list para a análise do sistema de produção atual. O ideal é usar como referência para a elaboração do check-list o fluxo de informações da empresa (BARROS FILHO e TUBINO, 1999). Deve-se realizar um fluxograma de atividades e discutido com todas as pessoas envolvidas para garantir que o mesmo ocorra na empresa e a partir dele sugere-se a realização de um brainstorming para o levantamento de problemas gerais. Após a realização do brainstorming é interessante elaborar um check-list para verificar como está a empresa. Com os problemas levantados, esses devem ser classificados em dois tipos: aqueles que se relacionam com o PCP e os que não se relacionam com o PCP. E devidamente encaminhado para o setor responsável devendo ser bem analisados. Através da análise dessas informações os problemas da empresa ficam mais claros e pode-se fazer uma lista com as diferentes classes de problemas levantados. 3.7. Simplificação e sistematização das atividades Barros Filho e Tubino (1999) dizem que nesta etapa é necessário definir o que será priorizado. Respondendo as seguintes questões: Onde devo melhorar e o que devo fazer? Plenert (1997 apud BARROS FILHO e TUBINO, 1999) dá uma sugestão: a simplicidade. 8
Destacam-se três tipos de simplificação: a simplificação no fluxo de atividades, nesse caso as atividades do planejamento e controle da produção; simplificação no produto, que refletirá na fábrica; e simplificação na fábrica propriamente dita ou no sistema de produção. 3.8. Definição e especificação dos requisitos para um sistema de PCP Nesse momento é necessário a empresa saber por que quer optar por um sistema de gerenciamento da produção. Do estudo de Hansall et al (1994 apud BARROS FILHO e TUBINO, 1999) saíram algumas importantes conclusões com relação ao impacto da utilização de sistemas de PCP, as respostas mais frequentes foram: 1. Auxilia a empresa a obter vantagens competitivas; 2. Auxilia a empresa a obter vantagens em custos; 3. Melhora a imagem da empresa; 4. Auxilia a empresa frente às ameaças competitivas. Se a empresa estiver convencida da importância e disposta a partir para a adoção de sistemas de apoio, a primeira questão a ser trabalhada é a seguinte: que técnica adapta-se melhor ao sistema produtivo da empresa? O sistema deverá ajudar a empresa a controlar aquilo que para ela é fundamental sob o ponto de vista de sua estratégia de negócio. Nesse momento é definida a abrangência do sistema no ambiente da empresa, suas características e prioridades (confiabilidade nas entregas, controle de estoques, desempenho global, liderança de custo, etc.). 3.9. Seleção ou desenvolvimento do sistema De acordo com Barros Filho e Tubino (1999) neste momento verifica-se a necessidade de se utilizar ou não utilizar pacotes computacionais, comprar ou desenvolver? Se a opção for desenvolver, internamente ou externamente? Para Lozinski (1996 apud BARROS FILHO e TUBINO, 1999), é razoável pensar atualmente que a decisão de adquirir um pacote computacional é apenas uma questão de tempo. A necessidade vai surgir e será notada quando a empresa estiver perdendo competitividade por não utilizar pacotes computacionais ou ainda por usar pacotes antigos, de cara manutenção e próximos da obsolescência. 9
Avaliando se a empresa precisa de uma solução completa ou de uma solução light (mais leve e de baixo custo). Como está se falando de pequenas e médias empresas, a princípio com poucos recursos, a questão é saber a que custo as soluções atenderão as necessidades da empresa. O caminho mais comum nas médias e pequenas empresas para a escolha de um sistema é o de saber o que os concorrentes estão usando, ou então de verificar se existe alguma outra solução na região que funcione bem e se adapte as necessidades da empresa. 3.10. Implantação do sistema Segundo Barros Filho e Tubino (1999) uma vez definida a solução, o passo seguinte é o de implantação do sistema. Deve-se montar uma estratégia de implantação se a empresa não possui nada, ou de migração se a empresa já possui algum sistema em uso. O processo de implantação de qualquer mudança requer muito cuidado, pois uma nova sistemática de trabalho estará sendo implantada. A questão da resistência às mudanças deve ser trabalhada. Como a empresa já vem num processo longo de maturação, essa resistência não deverá se tornar um problema. A última e principal etapa de todo esse processo é a inserção da atividade Planejamento e Controle da Produção em um ciclo de melhoria contínua. Atividades, rotinas, sistemas, recursos, ou seja, todos os componentes do sistema devem ser periodicamente revistos e melhorados. 4. Estudo de caso Abaixo é apresentado a implantação do modelo escolhido de PCP em uma pequena empresa. 4.1. Empresa A empresa em estudo é a Palmeira Ferramentaria, uma empresa prestadora de serviços de usinagem em geral e fabricante de moldes de injeção plástico. Vêm trabalhando sem nenhum documento de processo e de planejamento e controle de produção. Todas as etapas são definidas e seguidas de acordo com a experiência de seus empreendedores. Baseado nas etapas descritas por Barros Filho e Tubino (1999) será analisado como a empresa se encontra e proposto implantar as melhorias. 10
4.2. Propostas e análise da empresa para implantação do PCP Segue a implantação na empresa alvo de estudo. 4.2.1. Definição da equipe Esta etapa já está definida, pois já se tem a equipe que irá trabalhar com o PCP, sendo composta por funcionários e pessoas da direção, todos com experiências teóricas e práticas para fazerem a implantação do PCP e continuar com as melhorias. 4.2.2. Sensibilização Na empresa a alta administração tem consciência da necessidade de se controlar o processo e a produção e ela fará parte da equipe de implantação. 4.2.3. Nivelamento do conhecimento As pessoas que estarão envolvidas diretamente já têm conhecimento sobre planejamento e controle da produção, sendo assim será definido como será o controle, quais documentos deverão ser adotados. Após, serão realizados treinamentos com todas as pessoas da empresa envolvidas direta ou indiretamente com o processo PCP/Produção para apresentar o novo projeto, demonstrar a necessidade, os objetivos e os ganhos para a empresa, colaboradores e clientes. Treinar todos da empresa como utilizar os documentos, colaborar e seguir o novo processo a ser implantado. 4.2.4. Caracterização do tipo de sistema produtivo O sistema produtivo da empresa está classificado da seguinte forma: - Pelo grau de padronização dos produtos: sob encomenda; - Pelo tipo de operações: em lotes e por projeto; - Pela natureza do produto: serviço. O sistema é sob encomenda, pois depende do pedido do cliente para a produção; em lotes, por prestar serviços de usinagem em geral e por projetos, por fabricar molde de injeção plástica, que cada um tem o seu projeto e; é uma empresa prestadora de serviços. 4.2.5. Condições especiais do sistema produtivo 11
A empresa em estudo está inserida na cidade de Varginha-MG, uma cidade caracterizada por empresas prestadoras de serviços diversos, inclusive no ramo metalúrgico, em especial o segmento de usinagem e ferramentaria, sendo estes, concorrentes diretos. Sendo recente o surgimento dessas empresas de ferramentarias, criadas por idealizadores locais e não empresas tradicionais, já estabelecidas e organizadas vindas de outras regiões, as mesmas não tem a visão de sistema de gestão da empresa estudada. Com a implantação de um sistema de planejamento, programação e controle do processo produtivo será a oportunidade de sair na frente aos concorrentes principalmente no mercado local e alcançar projeção regional. 4.2.6. Levantamento de informações e análise do sistema atual A empresa está dividida em quatro setores conforme segue a figura 2. Figura 2 Setores da empresa Fonte: O autor (2012) Cada setor envolvendo as seguintes áreas: - Administrativo (contábil, financeiro, RH, administrativo); - Produção; - PCP (compras, recebimento, qualidade, expedição); - Engenharia (projeto, desenvolvimento, processo). Porém há uma falha na troca de informações e principalmente seu gerenciamento, pois não há centralização das informações referente aos processos, recebimento e distribuição para os demais setores. Por exemplo, tem informação que chega pela engenharia e vai direto para a produção. Outro problema encontrado é com relação à programação, pois algumas vezes ocorrem mudanças de produção sem ser avaliado se podem ocorrer essas mudanças, se não irá influenciar as prioridades. Outro fator que influencia muito nessas mudanças de produção é a 12
interrupção no fluxo da informação como citado anteriormente, pois quando repassadas, os prazos já estão comprometidos. Para melhorar esses problemas é necessário à criação de documentos de controle, pois assim qualquer informação que entrar deverá ser registrada e repassada. Atualização diária das programações de produção e suas alterações com base nas prioridades das necessidades para melhor atender os prazos combinados com os clientes. 4.2.7. Simplificação e sistematização das atividades Baseado no que é proposto para essa etapa, o sistema de fabricação da empresa já é simples, o que precisa ser feito é organizar as sequências do processo, fazer um roteiro de fabricação e criar os documentos para controlar o processo. 4.2.8. Definição e especificação dos requisitos para um sistema de PCP Com a implantação de um sistema de gerenciamento da produção contribuirá para a empresa obter vantagens perante seus concorrentes; obter vantagem em custos, pois hoje não se tem um controle para saber realmente quanto foi gasto em um projeto, se foi gasto o que foi previsto ou se ultrapassou muito o orçamento, pois não é controlado; a empresa espera também obter vantagem em relação aos prazos de entrega, pois se tem o controle da situação terá como cumprir os prazos estabelecidos, sendo um diferencial perante aos concorrentes. 4.2.9. Seleção ou desenvolvimento do sistema Num primeiro momento não seria viável utilizar de pacotes computacionais, pois gerar os documentos em planilhas Excel já atende as necessidades da empresa. Será controlado, por exemplo, o estoque dos materiais como óleos consumidos controlando a quantidade de entrada e saída e para qual destino; controle das ordens de produção abertas; controle dos prazos. E para um segundo momento que a empresa deverá adquirir um pacote computacional não tão incorporado, mas que integre todas as áreas facilitando ainda mais o controle. 4.2.10. Implantação do sistema Já foram discutidos quais os documentos que deverão ser criados e o que irão controlar, como por exemplo, controlar o pedido desde o momento que foi passado pelo cliente, qual foi o 13
prazo combinado, controlar os estoques entre outros. Mas ainda não foi implantado, portanto de imediato depois de implantar o processo, pode-se não atender as expectativas desejadas, então se entra em um ciclo de adaptações, correções e melhorias contínuas. 5. Conclusão Para se manter e crescer num mercado competitivo de usinagem e ferramentaria, o processo de melhoria na produtividade tem que ser constante. E para que esse crescimento não seja desordenado é fundamental se ter uma boa programação e controle da produção. Portanto, o objetivo deste artigo foi apresentar um modelo de implantação e melhorias que devem ser feitas com relação ao setor de PCP em uma empresa que vem crescendo e que poderá perder o foco se não começar a planejar e controlar sua produção, não se chegou a implantar todas as etapas descritas, mas já servirá como base para ter sucesso este setor da empresa. Com este estudo, pode-se perceber que mesmo se tendo um modelo, um roteiro, sempre há necessidade de se fazer adaptações, pois cada empresa tem suas particularidades e tem coisas que não tem como ser implantadas. Para que essa implantação tenha sucesso dependerá da colaboração de todos desde os colaboradores até a alta administração. Com a implantação do processo de gestão a empresa sairá na frente no mercado perante seus concorrentes. REFERÊNCIAS BARROS FILHO, José Roberto de; TUBINO, Dalvio Ferrari. Implantação do planejamento e controle da produção em pequenas e médias empresas. Anais ENEGEP, 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento e controle da produção. 2. ed. Barueri,SP: Manole,2008. SLACK, Nigel et al. Administração da Produção. São Paulo: Atlas, 1996. TOLEDO JUNIOR, Itys-Fides Bueno de. Planejamento, programação e controle da produção. 5. ed. Mogi das Cruzes: O&M, 1988. TUBINO, Dalvio Ferrari. Manual de planejamento e controle da produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000. 14