Projeto Churrasco dos Sonhos

www.gerentedeprojeto.net.br Projeto Churrasco dos Sonhos Definindo atividades Alexandre Paiva de Lacerda Costa, PMP, MCTS, ITIL

Sumário Introdução... 4 Definição de Atividades... 6 Marcos ou Milestones... 7 A importância do Dicionário da EAP na definição das atividades... 7 Estrutura das Atividades no MS Project 2007... 9 Tipos de Atividades no MS Project 2007... 10 Atividades Dirigidas ao Esforço (Controlada pelo empenho)... 11 Criando a tabela e o modo de exibição... 11 Formatação de Estilos de Texto... 18 Criação de Filtros... 21 Filtro de atividades do projeto EF 01 F Atividades... 21 Filtro de entregas e pacotes de trabalho do projeto EP 02 F EAP... 23 Inserindo atividades no modo de exibição EP 02 M EAP+Atividades... 26 Inserindo marcos (tarefas de etapa) no modo de exibição EP 02 M EAP+Atividades... 27 Inserindo Atividades recorrentes... 27 Alterando atividades recorrentes... 29 Editando os atributos de uma atividade... 31 Editando os atributos de várias atividades simultaneamente... 36 Excluindo uma atividade... 37 Inserindo atividades do tipo overhead... 38 Indentando atividades (Recuo)... 40 Transferir tabelas, filtros e modos de exibição criados para o Global.mpt... 42 2

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Introdução Nos dois últimos guias (02 Criando a EAP Analítica do Projeto e 03 Gerando a EAP Gráfica a partir da EAP Analítica) entendemos o processo de criação das EAP Analítica e Gráfica, definindo assim as entregas e pacotes de trabalho do projeto em seu último nível. Agora é preciso identificar as atividades que são necessárias para produzir essas entregas e pacotes de trabalho. Sendo assim, este guia tem por objetivo analisar o processo 6.1 do PMBoK 4ª Edição (definir atividades), realizar um nivelamento teórico abordando nomenclatura e conceitos e aplicar esta teoria na prática, utilizando modos de exibição, filtros e melhores práticas na definição de atividades necessárias para a realização das entregas e pacotes de trabalho, com base na utilização da ferramenta MS Project. 4

Estamos aqui no projeto 5

Definição de Atividades Atividades são ações ou esforço necessário para produzir as entregas e pacotes de trabalho previstos para o projeto. Desta forma, definir atividades (processo 6.1 do PMBoK 4ª Edição) é o processo responsável por gerar uma lista contendo todas essas ações que serão realizadas durante o projeto e que produzirão os pacotes de trabalho definidos no processo de criação da EAP. Sendo assim, é importante observar que uma entrada relevante para o processo de definição das atividades é a linha de base do escopo, que pode ser representada pela EAP com todos os pacotes de trabalho do projeto mapeados. A partir da linha de base do escopo (leia se EAP) e através de decomposições e opinião técnica especializada, é que definiremos todo o esforço necessário para produzi los (leia se lista de atividades). 6

Além da lista de atividades, precisaremos definir seus atributos como outra saída importante do processo de definição das atividades. Mas o que são atributos de atividades? Basicamente, atributos de atividades incluem: Código da EAP ou Nível da EAP; Nome da atividade (em verbo); Principais atividades predecessoras e sucessoras; Relações lógicas; Antecipações e esperas; Requisitos de recursos; Datas impostas, restrições e premissas. Estes atributos deverão fazer parte do modo de exibição a ser criado no MS Project neste guia. De forma prática, assim como fizemos em outros guias, o modo de exibição deverá possuir essas colunas para suportar este momento do projeto. Marcos ou Milestones Marcos são atividades com duração zero e que, conseqüentemente, não possuem esforço ou trabalho associados. Servem para caracterizar eventos significativos que necessitam ser monitorados, pois sua execução é importante para o projeto. Em alguns casos, estamos falando de exigências contratuais. Sendo assim, uma lista de marcos nada mais é do que uma lista de atividades com duração zero sem consumo de tempo e esforço/recurso com eventos relevantes para o projeto cuja entrega precisa ser monitorada (ex: instalação realizada, migração concluída, projeto finalizado, etc.) A importância do Dicionário da EAP na definição das atividades Um importante documento que pode auxiliar o gerente de projeto no processo de definição das atividades é o Dicionário da EAP. Explico. O Dicionário da EAP traz com ele informações do trabalho envolvido para a produção de um determinado pacote de trabalho, bem como recursos previstos, identificação preliminar de algumas predecessoras e sucessoras para cada pacote e alguns riscos preliminares mapeados. Utilizando o exemplo do projeto Churrasco dos Sonhos, considere o pacote de trabalho Bebidas > Alcoólicas > Cerveja. 7

Figura: trecho da EAP do Projeto Churrasco dos Sonhos Pelo dicionário da EAP, identificamos o trabalho a ser realizado para a entrega do pacote CERVEJA: 1. Pesquisar preços no mercado 2. Realizar compra da bebida 3. Entregar no local do evento 4. Armazenar no local do evento Com esta visão preliminar do trabalho envolvido neste pacote, podemos iniciar a decomposição dos pacotes em atividades. As ações citadas acima são indícios das atividades que deverão ser executadas dentro do pacote de trabalho. Desta forma, o dicionário da EAP funciona como uma base de dados de apoio para a definição das atividades, encurtando o trabalho do gerente de projeto uma vez que a descrição do pacote e o esforço para produzi lo estão previamente listados neste documento. 8

Estrutura das Atividades no MS Project 2007 O gerente de projeto poderá incluir atividades na EAP que representarão as ações necessárias para entregar os pacotes de trabalho previstos. Essas atividades podem ter a seguinte estrutura: Estrutura das atividades Atividade sumária do projeto Atividades sumárias Atividades Marcos Atividades recorrentes Descrição Cada projeto possui uma única atividade sumária do projeto e ela é automaticamente gerada pelo MS Project. Ela sumariza todo o conteúdo do projeto. Trata se da linha 0 do cronograma. É qualquer atividade que possui atividades de nível mais baixo. São conhecidas como entregas e pacotes de trabalho. É qualquer atividade que não possui outras atividades em seu nível mais baixo. Ou seja, não é uma atividade sumária. Representa o esforço necessário para produzir as entregas e pacotes de trabalho. É onde alocamos e estimamos recursos e durações para a execução. O marco é uma atividade que representa um evento significativo para o projeto e possui duração zero. É um ponto no tempo. É a atividade que possui um caráter de repetição em intervalos definidos (exemplo: medir projeto podemos fazer isto toda terça e sexta de cada semana). 9

Tipos de Atividades no MS Project 2007 O MS Project 2007 trabalha com três tipos de atividades. São elas: Tipos de Atividade Duração Fixa (Fixed Duration) Unidade Fixa (Fixed Units) Trabalho Fixo (Fixed Work) Descrição Atividades de duração fixa possuem a duração com valor fixo, que não será afetado por nenhuma alteração feita no trabalho ou nas unidades atribuídas. Atividades de unidade fixa possuem unidades atribuídas (recursos) fixas, que não será afetada por nenhuma alteração feita na quantidade de trabalho ou na duração da tarefa. Uma tarefa na qual o volume de trabalho é um valor fixo, que não será afetado por nenhuma alteração feita na duração da atividade ou no número de unidades (ou recursos) atribuídas. Para que este entendimento fique claro, é importante ter a visão da regra básica utilizada pela ferramenta. h () = çã () () Cada um dos tipos de atividade afeta o agendamento quando você edita um dos três elementos a seguir: Em uma Se você revisar unidades Se você revisar a duração Se você revisar o trabalho Atividade do tipo unidade fixa A duração será recalculada O trabalho será recalculado A duração será recalculada Atividade do tipo trabalho fixo A duração será recalculada As unidades serão recalculadas A duração será recalculada Atividade do tipo duração fixa O trabalho será recalculado O trabalho será recalculado As unidades serão recalculadas Dica: assista aos vídeos explicando cada tipo de atividade. Eles podem ser vistos em: Atividades de duração fixa: http://www.vimeo.com/11209854 Atividades de trabalho fixo: http://www.vimeo.com/11209549 Atividades de unidade fixa: http://www.vimeo.com/10630872 10

Dica: Este conceito será melhor explorado no Guia 07 Estimando a duração das atividades. Por hora, basta termos o conceito do que representa cada tipo de atividade, pois deveremos definir este atributo no momento em que as atividades forem inseridas. Atividades Dirigidas ao Esforço (Controlada pelo empenho) Atividades dirigidas ao esforço classificam a atividade de tal forma que, ao adicionarmos recursos extras a uma determinada atividade, teremos uma redução de tempo na duração da mesma por conta do maior esforço alocado para a realização do mesmo trabalho. Por isso dizemos que o tempo de duração da atividade é dirigido pelo esforço dos recursos alocados. Criando a tabela e o modo de exibição 1º Passo: Abra o arquivo gerado Projeto Churrasco dos Sonhos guia 02.mpp gerado no Exercício do Guia 02 e verifique a configuração de Ferramentas e Opções. Veja se tudo está configurado conforme orientação. http://gerentedeprojeto.net.br/wp content/uploads/2010/10/projeto Churrasco dos Sonhos guia 02.mpp Importante verificar novamente os dois pontos principais neste momento: Guia Cronograma: Tipo de tarefa padrão: Duração fixa Guia Cronograma: Verificar se a opção As novas tarefas são controladas ao empenho está desmarcada 2º Passo: Construir a tabela EP 02 T EAP+Atividades Esta tabela deverá conter os seguintes campos (atributos): ID Indicadores EDT (Nível da EAP) Nome (Atividades) Tipo (Duração fixa, unidade fixa ou trabalho fixo) Controlada pelo empenho (Flag apontando se é dirigida ao esforço ou não) Contato (Referência de contato ainda não é o responsável pela execução) Etapa (Marcos ou Milestones) Resumo (Produtos ou Entregáveis) 1. Acesse a Barra de Menu e selecione a opção Exibir Figura: Criando uma nova tabela 11

2. Selecione a opção Tabela Figura: Criando uma nova tabela E em seguida selecione Mais tabelas... Figura: Criando uma nova tabela 3. Na janela Mais tabelas... Clique no botão Nova para criar uma nova tabela. 12

Figura: Criando uma nova tabela 4. Forneça os campos necessários para compor a tabela EP 02 T EAP+Atividades Figura: Tabela EP 02 T EAP+Atividades. Escolha dos campos que serão utilizados para compor esta tabela. Clique em OK para terminar. 13

Figura: Tabela EP 02 T EAP+Atividades. Escolha dos campos que serão utilizados para compor esta tabela. A caixa de diálogo Mais tabelas aparecerá. Clique em Fechar para encerrar a etapa de criação da tabela EP 02 T EAP+Atividades. Dica: Se optarmos por Aplicar descaracterizará o modo de exibição atual substituindo a tabela que está sendo usada por este modo e aplicando esta nova tabela. Não é isso que queremos. A partir de agora esta tabela estará disponível na barra de menu Exibir > Tabelas > Mais tabelas... 14

Com base nesta tabela criada, montaremos o modo de exibição equivalente. Ele fará uso desta tabela criada. 3º Passo: Construir o modo de exibição EP 02 M EAP+Atividades 1. Acesse a Barra de Menu e selecione a opção Exibir 2. Selecione a opção Mais modos de exibição Figura: Escolha da opção Exibir na barra de menu. 3. Clique no botão Novo Figura: Mais modos de exibição... Figura: Criação de um novo modo de exibição 15

4. Definir Novo Modo de Exibição através da opção Modo de exibição único Figura: Definição de novo modo de exibição. Escolhendo modo de exibição único. Lembrando que Modo de exibição combinado utiliza dois modos de exibição únicos existentes para criar um terceiro modo de exibição. Figura: Modo de exibição combinado. Utilização de dois modos de exibição únicos para formar um terceiro modo de exibição (combinado). Ao escolhermos o modo de exibição único, a seguinte tela aparecerá. É preciso preencher cada campo de definição do modo de exibição único que desejamos criar. Figura: Definição do Modo de Exibição. Escolha do nome, das telas, da tabela, do grupo e do filtro que serão utilizados no modo de exibição. 16

O preenchimento deve ser feito com base nas informações da tela acima; ou seja: Nome: Tela: Tabela: Grupo: Filtro EP 02 M EAP+Atividades Planilha de Tarefas EP 02 T EAP+Atividades Nenhum grupo Todas as tarefas Clicar em Mostrar no menu para que este modo de exibição fique disponível em Menu > Exibir > Mais modos de exibição. Figura: Habilitando a opção Mostrar no menu para que o modo de exibição apareça como opção em [Mais modos de exibição] Figura: Modo de exibição exibido em Mais modos de exibição Ao aplicar este modo de exibição, o MS Project deverá ser exibido desta forma: 17

Figura: Modo de exibição EP 01 M EAP. Agora é possível inserir as atividades e seus atributos utilizando o modo de exibição EP 02 M EAP+Atividades do MS Project para suportar a etapa de definição das atividades (processo 6.1 do PMBoK) Formatação de Estilos de Texto Para auxiliar na identificação e diferenciação entre entregas, pacotes de trabalho, atividades e marcos podemos utilizar o recurso de formatação de estilos de texto. Ao aplicarmos estilos de texto, o modo de exibição retém esta configuração e poderá aplicar estes ajustes em futuros projetos. Vamos propor as seguintes alterações: Atividades críticas e não críticas: escolheremos a cor azul escuro Atividades de etapa (marcos) Para aplicarmos os estilos de textos nos três elementos acima, vamos seguir o procedimento abaixo: 1. Selecione a opção Formatar na barra de menu. Figura: Opção Formatar na barra de menu 18

2. Selecione a opção Estilos de texto... na barra de menu. 3. Observar a caixa de diálogo Estilos de Texto Figura: Formatar Estilos de texto... Figura: Caixa de diálogo Estilos de texto 19

4. Promover os ajustes para as atividades críticas e não críticas (cor azul escuro). Pressione OK ao terminar 5. Marcos. Promover os ajustes para as atividades de etapa (tarefas da etapa). Pressione OK ao terminar 20

Criação de Filtros Os filtros especificam quais informações sobre as atividades ou os recursos devem ser apresentadas ou realçadas em um modo de exibição. O processo de criação de filtros é muito simples como veremos a seguir. Filtros de atividades (tarefas) não podem ser aplicados a modos de exibição de recursos e vice versa. Filtro de atividades do projeto EF-01-F-Atividades O filtro de atividades do projeto exibirá apenas as atividades do projeto, desconsiderando as entregas e pacotes de trabalho. Este será um filtro de tarefa (e não de recurso) 1. No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Mais Filtros. 21

2. Para criar filtro de tarefa, clique em Tarefa. Em seguida clique no botão Novo... 3. Definir os elementos do filtro. Para filtrarmos apenas atividades, aplicaremos a condição lógica (Resumo=Não) E (Etapa=Não). Com isto, traremos apenas atividades, pois estas não são pacotes de trabalho e nem marcos. Faça os ajustes acima e, no final, clique no botão OK. Em seguida, selecione Fechar 22

Filtro de entregas e pacotes de trabalho do projeto EP-02-F-EAP Este filtro trará apenas as entregas e pacotes de trabalho serão carregados no modo de exibição, não exibindo atividades. Para isto, aplicaremos a seguinte condição lógica: (PRODUTO=Sim) Importante: Este filtro deverá ser aplicado ao Modo de Exibição EP 01 M EAP após definida as atividades. Desta forma, garantiremos que apenas as entregas e pacotes de trabalho serão exibidos neste modo, deixando de fora as atividades. Repetindo o processo anterior, teremos a seguinte configuração: 23

Aplicar filtro EP-02-F-EAP ao modo de exibição EP-01-M-EAP Uma vez inseridas as atividades no planejamento do projeto, é necessário promover um ajuste no modo de exibição EP 01 M EAP de tal forma que apenas as entregas e pacotes de trabalho sejam exibidos. Para isto aplicaremos o filtro EP 02 F EAP a este modo de exibição. Para isto, siga os procedimentos abaixo: 1. Acesse a Barra de Menu e selecione a opção Exibir 2. Selecione a opção Mais modos de exibição Figura: Escolha da opção Exibir na barra de menu. Figura: Mais modos de exibição... 3. A caixa de diálogo Mais modos de exibição aparecerá. Selecione o modo de exibição EP 01 M EAP e clique em Editar 24

Figura: Mais modos de exibição... 4. Altere o filtro existente do modo de exibição EP 01 M EAP para EP 02 F EAP. Em seguida clique em OK 5. Em seguida, escolha Aplicar caso queira observar a mudança no modo de exibição ajustado ou então, clique em fechar apenar para promover o ajuste e não alterar o modo de exibição atual. 25

Inserindo atividades no modo de exibição EP-02-M-EAP+Atividades 1º Passo: Abra a EAP analítica do projeto criada no guia anterior. A idéia é decompor os pacotes de trabalho gerados em atividades necessárias para produzi las. 2º Passo: Selecione o modo de exibição EP 02 M EAP+Atividades que acabamos de criar. É com base neste modo de exibição que faremos a inserção das atividades. 3º Passo: Certifique se de que a atividade sumária do projeto ou atividade zero está sendo exibida. Caso não esteja, verifique as configurações de ferramentas e opções (consulte o Guia 01) Selecione Ferramentas, Opções Na caixa de diálogo Opções, selecione a guia Exibir Selecione a caixa Exibir atividade sumária do projeto, e clique em OK. Se você seguiu todos os guias, esta configuração deverá estar marcada. 4º Passo: Abra o Dicionário da EAP. Nele teremos uma idéia do que é cada pacote de trabalho e das atividades necessárias para produzi los. 5º Passo: Insira as atividades para cada pacote. Se você deseja inserir uma nova linha para incluir uma atividade, clique em qualquer linha ou célula na linha imediatamente anterior onde desejamos inserir a nova atividade; Clique em Inserir na barra de Menu, clique em Nova tarefa. Você pode também pressionar a tecla Insert somente; Faça uso da endentação a direita e esquerda, caso necessário; Forneça o nome da atividade e seus atributos definidos pelas colunas que inserimos neste modo de exibição; Lembrando que os atributos são: tipo da tarefa, dirigida ao esforço, responsável e marco Dica: Toda vez que o Project inserir uma nova atividade entre uma seqüência de atividades já existentes, a atividade é inserida acima da tarefa selecionada, então, posicione seu cursor na posição desejada. 6º Passo: Verifique os atributos para as atividades que estão sendo inseridas; ou seja, classifique o tipo de atividade, defina se estamos falando de uma atividade dirigida pelo esforço, etc. Melhores práticas: Atividades devem estar representadas por atividades em verbo no infinitivo (ex: realizar procedimento, instalar equipamento, etc) 26

Inserindo marcos (tarefas de etapa) no modo de exibição EP-02-M-EAP+Atividades Melhores práticas: A última atividade listada dentro de um pacote de trabalho deve ser um marco ou milestone, que representará a conclusão de tudo que foi feito dentro da atividade sumária ou pacote de trabalho. Desta forma será possível verificar a conclusão da atividade sumária 1º Passo: repita o passo anterior N 5 e defina o atributo ETAPA para SIM nas atividades que deseja marcar como Marco. Este procedimento não define a duração zero do marco, que é base do conceito de marco. No guia Estimando duração para as atividades será necessário rever a duração dos marcos e atribuir zero para todas elas. Dica: o MS Project define marco como tarefa de etapa. Dica: Verifique o vídeo de apoio Definindo marcos (milestones) em http://vimeo.com/15904783 Inserindo Atividades recorrentes 1º Passo: Coloque o cursor na linha onde a atividade recorrente deve ser inserida. Ao definir as opções da atividade recorrente, tem que se especificar a data inicial da série de eventos. 2º Passo: Na barra de menu, selecione a opção Inserir e, em seguida, escolha a opção Tarefa recorrente. Figura: Barra de menu. Opção Inserir Figura: Opção Tarefa recorrente... 27

3º Passo: Observe a caixa de diálogo que será exibida. Figura: Caixa de diálogo Informações sobre Tarefas Recorrentes. Campos para atividades recorrentes Nome da tarefa Duração Padrão de recorrência Intervalo de recorrência Calendário de agendamento desta tarefa Descrição Descrição da atividade (verbo no infinitivo). Duração da atividade. A duração aqui é a quantidade de dias, semanas, horas de um evento ou atividade da série de atividades que existirão. Determinar o padrão de recorrência da série de atividades: Diariamente, Semanalmente, Mensalmente e Anualmente e tipo de repetição Determinar a data de início da ocorrência e quantas vezes a ocorrência se repete. Determinar o calendário que deverá ser utilizado nas atividades do evento. 28

4º Passo: Selecione as opções desejas e pressione o botão OK. Figura: Atividade recorrente Realizar Medição inserida no planejamento Dica: Ao criar uma tarefa recorrente, o MS Project cria uma Atividade Sumária que agrupa todas as atividades recorrentes: Alterando atividades recorrentes 1º Passo: Selecione a atividade Sumária das atividades que se repetem. Para isto, coloque o mouse sobre a atividade sumária e dê um clique simples. 29

2º Passo: Através da barra de menu, selecione a opção Projeto e o item Informações sobre tarefas recorrentes, ou ícone. Figura: Barra de menu, opção Projeto Figura: Opção Informações sobre tarefas recorrentes... Figura: Editar propriedades da atividade recorrente através do ícone na barra de ferramentas. 3º Passo: Efetue as alterações e pressione o botão OK. 30

Importante: Se você alterar uma das atividades do evento manualmente, a atividade alterada manualmente não sofrerá a modificação, pois será considerada diferente das demais atividades do evento. Editando os atributos de uma atividade 1º Passo: Realizar um duplo clique na atividade cujos atributos desejamos atualizar ou acessar as informações da atividade clicando no ícone na barra de ferramenta. 2º Passo: Observar a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa que aparecerá. A caixa possui seis guias de ajustes. Vamos entender cada uma delas. Guia Geral Nome: Nome da atividade (em verbo); Duração: Apresenta a duração da atividade; Porcentagem concluída: Determina o percentual de conclusão da atividade; Prioridade: Prioridade de execução da atividade; Datas de Início e Término: Mostra as datas de início e término da atividade; Ocultar a barra de tarefas: Se estiver marcada, a atividade não será exibida no Gráfico de Gantt 31

Mostrar a barra de atividade na fase: Se uma determinada atividade fizer parte de uma atividade sumária, quando ativo, essa configuração refletirá a barra da tarefa na representação da atividade sumária. Guia Predecessoras Esta guia permite a definição de dependência desta atividade com outra no projeto, através da definição da atividade que precede a execução da atividade que estamos editando. Veremos este guia com mais detalhe no momento em que estivermos falando de Sequenciamento de atividades (Guia 06 Seqüenciando atividades). Id: Id da atividade predecessora; Nome da tarefa: Apresenta o nome da atividade predecessora; Tipo: Determina o tipo de dependência entre atividades; Latência: Determina a folga existente entre as duas atividades; Importante: Estas informações serão vistas com mais detalhe quando estivermos falando de seqüenciamento de atividades, assunto do Guia 06. 32

Guia Recursos Nome do recurso: recurso definido para executar a atividade; Proprietário da atribuição: Quem atribuiu o recurso; Unidade: Unidade do recurso alocado (percentual ou decimal); Custo: Custo do recurso. Guia Avançado 33

Restringir tarefa e prazo final: A data de restrição da atividade, caso exista uma data imposta; Tipo e data da restrição: Define a data e o tipo de restrição que queremos para a atividade. Os tipos são: O Mais Tarde Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possível sem atrasar as atividades subseqüentes. Não insira uma data de restrição com essa restrição. O Mais Breve Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa é a restrição padrão para tarefas. Não insira uma data de restrição com essa restrição. Não Terminar Antes De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data específica ou após essa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não terminará antes de uma data específica. Não Terminar Depois De: Agenda a atividade para que ela termine em uma data específica, ou antes, dessa data. Use essa restrição para se certificar de que uma atividade não terminará após uma data específica. Deve Terminar Em: Agenda a atividade para que ela termine em uma data específica. Define as datas de término antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a atividade na agenda. Deve Iniciar Em: Agenda a atividade para que ela inicie em uma data específica. Define as datas de início antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a atividade na agenda. Não Iniciar Antes De: Agenda a atividade para que ela inicie em uma data específica ou após essa data. Use essa restrição para se certificar de que uma atividade não iniciará antes de uma data específica. Não Iniciar Depois De: Agenda a atividade para que ela inicie em uma data específica ou antes dessa data. Use essa restrição para se certificar de que uma atividade não iniciará após uma data específica. Tipo de tarefa: Define o tipo de atividade; ou seja, duração fixa, trabalho fixo e unidades fixas. O conceito e a diferença entre elas podem ser revisto na página 10 deste documento. 34

Controlada pelo empenho: Atividade que pode ter sua duração reduzida colocando mais recursos para a execução; Calendário: A atividade pode utilizar um calendário diferente daquele utilizado pelo projeto; O agendamento ignora calendários do recurso: Com esta opção marcada, o calendário do projeto sobrepõe o calendário do recurso; Código de EDT: Nível da EAP; Método do valor acumulado: método utilizado pela atividade para realizar o cálculo de valor agregado; Marcar a tarefa como etapa: define a atividade como marco/milestones. Guia Anotações Permite anotações para a atividade. Guia campos personalizados 35

Define campos personalizados para a atividade e seus valores. Editando os atributos de várias atividades simultaneamente Este recurso permite alteramos o atributo de várias atividades ao mesmo tempo. Para tal, repita o procedimento abaixo: 1º Passo: Selecionar todas as atividades que terão seus atributos alterados. 2º Passo: Através da barra de menu, selecione a opção Projeto e o item Informações sobre a tarefa, ou simplesmente clicando no ícone 36

3º Passo: Observar a caixa de diálogo Informações sobre tarefas múltiplas. Promova as alterações nos atributos desejados e, em seguida, pressione o botão OK. Desta forma, todas as alterações efetuadas serão aplicadas em todas as atividades selecionadas. Excluindo uma atividade 1º Passo: Para excluir uma atividade, basta selecionar a atividade que deseja remover clicando em qualquer parte da linha da atividade que deseja remover. 2º Passo: Selecione a opção Editar na barra de menu e clique em Excluir tarefa. 37

Outra opção é simplesmente pressionar a tecla DEL ao selecionar a atividade desejada. Inserindo atividades do tipo overhead Atividades do tipo overhead são atividades que duram o projeto inteiro como, por exemplo, gerenciamento de projeto, suporte técnico e monitoramento e controle do projeto. O usuário poderá fornecer atividades do tipo overhead inserindo atividades de longa duração que acompanham a duração do projeto. Ou seja, se o projeto dura 100 dias, basta inserir uma atividade de 100 dias em paralelo com as atividades do projeto ou então inserir atividades recorrentes, como já vimos anteriormente. Entretanto, é recomendável inserirmos atividades do tipo overhead através de atividades de longa duração ao invés de atividades recorrentes. O problema que fica é: sempre que a duração do projeto for alterada, será preciso alterar a duração desta atividade overhead. Certo? Errado. 38

Existe um recurso simples no MS Project que permite uma atualização automática da duração da atividade overhead na medida em que a duração do projeto for alterada. 1º Passo: Inserir a atividade overhead no primeiro nível 2º Passo: Inserir uma atividade sumária que contemplará todas as demais atividades do projeto. 3º Passo: Copiar a duração da atividade sumária, selecionando a célula de duração desta atividade e combinando as teclas CTRL + C 4º Passo: Com a duração da atividade sumária copiada, faremos a colagem na duração da atividade overhead de tal forma a criar um link entre as durações. Para isto, com a célula selecionada da atividade overhead, clique a opção Editar na barra de menu. Selecione a opção Colar especial... Selecione a opção 39

Pronto! Desta forma, toda vez que a duração da atividade sumária for alterada pela dinâmica do projeto, a duração da atividade overhead acompanhará esta mudança, evitando com que o gerente de projeto tenha que proceder constantemente com a atualização manual. Importante: Falaremos mais de duração de atividades no Guia 07 Estimando duração para as atividades. Indentando atividades (Recuo) Nos procedimentos acima, inserimos todas as atividades necessárias para entregar os pacotes de trabalho previstos na EAP do projeto. Graficamente, queremos colocar as atividades dentro dos pacotes. Veja a figura abaixo. Com isto, queremos ajustar a estrutura hierárquica do projeto (outline structure) promovendo o recuo para direita ou para a esquerda, das atividades para dentro dos pacotes de trabalho na EAP do projeto, ilustrando assim todo o esforço necessário e que precisa ser produzido. 40

Para promovermos o recuo das atividades, basta seguir o procedimento abaixo: 1º Passo: Selecione a atividade que deseja promover o recuo para a direita. Neste exemplo, queremos que a atividade Pesquisar preços de mercado fique dentro do pacote CERVEJA 2º Passo: Na barra de ferramenta Formatação, selecione a opção de recuo para a direita representada pela seta 3º Passo: Observar as alterações A atividade Pesquisar preços no mercado foi recuada para a direita; O nível da EAP foi alterado de 1.1.2 para 1.1.1.1, definindo assim a hierarquia da estrutura; Foi criado o símbolo para expandir ou recolher o pacote de trabalho CERVEJA, mostrando assim as atividades que estão contidas neste pacote. 41

Importante: para efetuar o recuo para a esquerda, repetir o procedimento acima utilizando a seta para a esquerda Dica: Para promover o recuo, o usuário pode utilizar as teclas de atalho. Para promover o recuo para a direita, pressione as teclas ALT + SHIFT e pressione a tecla Para promover o recuo para a esquerda, pressione as teclas ALT + SHIFT e pressione a tecla Dica: Para promover a expansão ou recolhimento das atividades no nível do pacote de trabalho, o usuário pode utilizar as teclas de atalho. Para promover a expansão, pressione as teclas ALT + SHIFT e pressione a tecla + Para promover o recolhimento, pressione as teclas ALT + SHIFT e pressione a tecla Transferir tabelas, filtros e modos de exibição criados para o Global.mpt Este procedimento é realizado para permitir que o modo de exibição e a tabela que foram criadas fiquem disponíveis para cada novo projeto, sem que haja a necessidade de repetir o processo de criação da tabela e do modo de exibição. 1. Clique em Ferramentas na barra de menus e escolha a opção Organizador Figura: Barra de Menus > Ferramentas 42

Figura: Barra de Menus > Ferramentas > Organizador 2. Clique em Ferramentas na barra de menu e escolha a opção Organizador. Como criamos Modo de Exibição e Tabela, precisamos copiá los para o arquivo Global.mpt para que fique disponível como opção para os futuros projetos. Figura: Organizador. Copiar os modos de exibição disponíveis no projeto para o Global.MPT 43

Figura: Organizador. Copiar as Tabelas disponíveis no projeto para o Global.MPT 44

Sobre o autor Alexandre Paiva de Lacerda Costa é graduado em Engenharia Eletrônica para Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), pós graduado em Tecnologia da Informação em Análise e Gestão de Negócios pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), certificado PMP Project Management Professional pelo Project Management Institute (PMI) em 2005, certificado ITIL v2 Foundation pela Exin em 2010, certificado MCTS 70 632 Microsoft Certified Technology Specialist (Microsoft Office Project 2007, Managing Projects) em 2010 e possui experiência em Planejamento, Execução e Controle de Projetos adquirida em grandes empresas como IBM Brasil, Oi/Telemar, Petrobras e Eletrobrás Termonuclear. 45