Microsoft Project 2007

Transcrição

1 Microsoft Project 2007 Trabalhando com Templates Alexandre Paiva de Lacerda Costa, PMP, MCTS, ITIL

2 Sumário Trabalhando com Templates no MS Project Por que templates são tão importantes?... 3 Como trabalhamos com templates dentro do MS Project 2007?... 3 Criando um novo projeto a partir de um template existente Criando um novo template

3 Trabalhando com Templates no MS Project 2007 Mesmo sabendo que projetos são únicos por definição, freqüentemente é possível observar a existência de atividades e seqüenciamentos, recursos e ciclos de vida semelhantes entre projetos. Não é por que projetos são únicos que não seja possível observar que atividades similares se repetem entre projetos. É o velho sentimento de déjà vu que toma parte do gerente de projeto. Então é exatamente aí que a figura do template (ou modelo) aparece para facilitar a vida do gerente de projeto. Por que templates são tão importantes? Na medida em que gerenciamos mais e mais projetos, descobrimos que várias atividades e ciclos se repetem. A beleza por trás do uso de templates é que o gerente de projeto, com o uso deste recurso, economiza um tempo precioso de planejamento do projeto iniciando um novo plano já com algumas definições estabelecidas. Além disso, existe a possibilidade de compartilhar o modelo com outros gerentes de projeto em sua organização, disseminando o conhecimento e as melhores práticas. Como trabalhamos com templates dentro do MS Project 2007? Na prática, temos duas situações possíveis: 1 Criar um novo projeto a partir de um template existente ou; 2 Criar um novo template Criando um novo projeto a partir de um template existente. A idéia aqui é utilizar um modelo existente, onde o gerente de projeto saiba que é possível aproveitar grande parte do planejamento já estabelecido e, a partir de algumas modificações necessárias para refletir a especificidade do projeto que se deseja planejar, aplicar alguns ajustes e salvar o novo projeto como um arquivo do tipo mpp. Importante ressaltar aqui é que planos de projeto no MSP possuem a extensão.mpp, enquanto templates possuem a extensão.mpt. 3

4 Para planejarmos um novo plano de projeto a partir do uso de um template, siga os seguintes passos 1) Na opção [Arquivo] na barra de menu, clique em [Novo] Figura 01: Arquivo > Novo plano 4

5 2) Na barra de novo projeto, selecione [Modelos] e a opção [no computador]. Aqui é possível definir um diretório na rede ou um pool de templates de projetos de um escritório que auxilie o gerente de projeto a pesquisar o modelo que melhor se adapte às suas necessidades. Figura 02: Guia Novo Projeto abrindo templates do computador 3) Na janela de guias que aparecerá, temos duas abas: Geral, com projetos existentes na máquina do usuário e modelos do Project, com templates previamente instalados do MSP. Figura 03: Guia de Modelos (Geral e Modelos do Project) 5

6 4) Escolha o modelo que melhor o auxilie no novo plano, promova os ajustes necessários e, finalmente, salve o novo plano de projeto como um arquivo com extensão.mpp. Figura 04: Modelos do Project Dica 01: aqui o gerente de projeto pode fazer uso da opção [Informações sobre o projeto] para promover os ajustes necessários tais como data de início do projeto, data de status, data atual, calendário e prioridade. Figura 05: Barra de menu Projeto 6

7 Figura 06: Acessando informações sobre o projeto Figura 07: Opções de informações sobre o projeto Dica 02: É possível ajustar as datas de um plano existente através da barra de ferramentas Análise. Nela existe uma opção para ajustar datas. Para ter acesso a esta barra de ferramentas: 1) Clique em [Exibir] na barra de menus 2) Selecione a opção [Barra de Ferramentas] 3) Escolha a barra de ferramentas [Análise] 4) Clique na opção [Ajustar datas] na barra de ferramenta Análise 5) Forneça a nova data de início do projeto 7

8 Figura 08: Acessando a barra de ferramentas Análise Figura 09: Ajustar datas através da barra de ferramentas Análise Figura 10: Inserir nova data de início do projeto através do ajuste de datas da barra Análise Dica 03: Para promover os ajustes necessários, inserindo novas atividades, ajustando o calendário e outros, o gerente de projeto também poderá fazer uso da Guia de Projeto (Project Guide). Para habilitar o uso da Guia, o gerente de projeto precisa ajustar as configurações de opções em Interface. 8

9 Figura 11: Habilitando a exibição da Guia do Projeto (Project Guide) Figura 12: Através do ícone assinalado, é possível exibir a Guia do Projeto 9

10 Figura 13: Guia do projeto com as opções de Tarefas. A partir dela é possível alterar o modelo existente definindo novos parâmetros para o projeto Criando um novo template Criar novos templates pode economizar tempo durante a fase de planejamento de um projeto e pode auxiliar na definição de padrões em sua organização. Um template é um arquivo de projeto que já foi criado e que contém informações que podem auxiliar o gerente de projeto a iniciá lo mais rapidamente. Cada template pode conter atividades, marcos, durações e dependências. Os templates são salvos com extensão.mpt (Microsoft Project templates) e geralmente armazenados na pasta de templates do Microsoft Office. Isto garante uma facilidade em termos de acesso aos templates. O procedimento para criar novos templates é muito simples. Basicamente repetem se os procedimentos anteriores, sendo que agora o arquivo será salvo sob a extensão.mpt. 10

11 1) Abrir um projeto existe ou criar um novo projeto e inserir as informações necessárias (faça uso do Guia do projeto para a 2ª opção) 2) Após terminar todo o procedimento, escolha [Arquivo] na barra de menu e, em seguida a opção [Salvar como] Figura 14: Barra de menu Arquivo Figura 15: Opção Salvar como 11

12 3) Escolha o lugar para salvar o novo Template. Digite o nome do template desejado e defina o tipo de extensão do arquivo para.mpt Figura 16: Fornecer o nome do novo template e escolher a extensão tipo Modelo (template) Figura 17: Escolher a extensão tipo Modelo (template) 12

13 4) Ao salvar o arquivo como mpt, a janela de opções [Salvar como modelo] aparecerá. Esta janela serve para que o gerente de projeto salve o template livre de informações como linha de base, valores reais, taxas, custos, etc. Serve para garantir que o template será armazenado livre de qualquer informação do projeto anterior. Figura 18: Janela Salvar como modelo. Limpar o template removendo todos os eventuais registros do projeto anterior. 13

14 Sobre o autor Alexandre Paiva de Lacerda Costa é pós graduado em Tecnologia da Informação em Análise e Gestão de Negócios pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), certificado PMP Project Management Professional pelo Project Management Institute (PMI), certificado ITIL v2 Foundation pela Exin, certificado MCTS Microsoft Certified Technology Specialist (Microsoft Office Project 2007, Managing Projects) e possui experiência em Planejamento, Execução e Controle de Projetos adquirida em grandes empresas como IBM Brasil, Oi/Telemar, Petrobras e Eletrobrás Termonuclear. 14