Manual do Sistema SMARam. Módulo Cadastro de Bens Móveis

Manual do Sistema SMARam Módulo Cadastro de Bens Móveis

LISTA DE FIGURAS Figura 1-Acesso ao Cadastro de Bens Móveis... 4 Figura 2- Cadastro de Bens Móveis... 4 Figura 3- Cadastro de Bens Móveis Guia Patrimônio... 5 Figura 4- Autorização de Fornecimento... 6 Figura 5- Solicitação de Empenho... 6 Figura 6- Cadastro de Bens Móveis Guia Administrativo... 7 Figura 7- Guia Componentes... 7 Figura 8- Acesso ao Cadastro de Componentes... 8 Figura 9- Cadastro de Componentes... 8 Figura 10- Cadastro de Bens Móveis Guia Veículos... 9 Figura 11- Cadastro de Bens Móveis Guia Dotação... 9 Figura 12- Cadastro de Bens Móveis Guia Financeiro... 10 Figura 13- Cadastro de Bens Móveis Guia Movimentação... 11 Figura 14- Cadastro de Bens Móveis - Guia Arquivos... 12 Figura 15-Caminho do Arquivo... 12 Figura 16-Caminho do Arquivo... 13 Figura 17-Visualização do Arquivo... 13 Figura 18-Tela de Pesquisa de Bens Móveis... 14 Figura 19-Lista dos Bens na Pesquisa... 14 Figura 20-Tela de Incorporação de bens Móveis... 15 Figura 21-Seleção do Bem na Incorporação... 15 Figura 22-Quantidade da Incorporação... 16 Figura 23-Tipo de Vida Útil... 16 Figura 24-Localização do Bem... 16 Figura 25-Sugestão de Data pelo Sistema... 17 Figura 26-Classe Patrimonial... 17 Figura 27-Forma de Aquisição... 17 Figura 28-Seleção da Forma de Aquisição... 18 Figura 29-Estado de Conservação... 18 Figura 30-Número de Chapa... 18 Figura 31-Nro. De Chapa gerado pelo Sistema... 19 Figura 32-Confirmação da incorporação... 19 Figura 33-Log da incorporação... 20 Figura 34-Salvar incorporação... 20 Figura 35-Incorporação Iniciada... 21 Figura 36-Seleção do Bem na Consulta... 22 Figura 37-Cadastro do Bem Móvel... 23

SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 3 2. OBJETIVO 3 3. BENS MÓVEIS 4 3.1. Patrimônio 5 3.2. Administrativo 7 3.3. Componentes 7 3.4. Veículos 8 3.5. Dotação 9 3.6. Financeiro 10 3.7. Movimentação 11 3.8. Arquivos 12 4. CADASTRO 14 4.1. Consulta 14 4.2. Inclusão 15 4.2.1. Geração automática 19 4.2.2. Geração manual 19 4.2.3. Finalizar incorporação 19 4.2.4. Editar incorporação 20 4.3. Alteração 22 4.4. Exclusão 23 5. APÊNDICES 24

1. INTRODUÇÃO Segundo o art. 82 do Código Civil os bens móveis são os bens que podem mudar de lugar pela força do homem ou pela sua própria força, sem alteração da substância ou da destinação econômico-social. O art. 84 estabelece que os bens destinados a uma construção enquanto estiverem nessa situação são bens móveis, voltam a sê-lo se provenientes de uma demolição. Todavia, não perdem o caráter de imóveis se forem empregados na reconstrução do imóvel. No rol de bens móveis estão inseridos o gás, a energia elétrica e o vapor. O art. 83 trata dos móveis por determinação legal. Estes bens são bens imateriais que adquirem a qualidade de móveis, apesar de não o serem, por força de lei. Incluemse entre estes bens o fundo de comércio, as quotas, as ações de sociedades empresárias, direitos do autor, etc. Vejamos: Art. 82. São móveis os bens suscetíveis de movimento próprio, ou de remoção por força alheia, sem alteração da substância ou da destinação econômico-social. Art. 83. Consideram-se móveis para os efeitos legais: I - as energias que tenham valor econômico; II - os direitos reais sobre objetos móveis e as ações correspondentes; III - os direitos pessoais de caráter patrimonial e respectivas ações. Art. 84. Os materiais destinados a alguma construção, enquanto não forem empregados, conservam sua qualidade de móveis; readquirem essa qualidade os provenientes da demolição de algum prédio. 2. OBJETIVO O objetivo deste manual é demonstrar o Cadastro de Bens Móveis. Este manual demonstrará todo o processo de incorporação e manutenção no Cadastro de um bem Móvel. 3

3. BENS MÓVEIS O Cadastro de Bens Móveis engloba o cadastro de Móvel e Veículo. O cadastro está localizado no Módulo de Patrimônio. Para efetuar o acesso deve acessar o Módulo Patrimônio > Mobiliário > Móvel/Veículo > Cadastros > Cadastro de Bens Móveis. Figura 1-Acesso ao Cadastro de Bens Móveis Será exibida a tela de Cadastro de bens Móveis. Figura 2- Cadastro de Bens Móveis 4

O Cadastro está dividido em: Patrimônio. Administrativo. Componentes. Veículos. Dotação. Financeiro. Movimentação. Observações Gerais. Arquivos. 3.1. Patrimônio A guia Patrimônio contém as informações de identificação do bem no ato de seu tombamento, como seu número de registro (chapa), sua localização e descrição. Figura 3- Cadastro de Bens Móveis Guia Patrimônio 5

Na guia patrimônio é possível visualizar a Autorização de Fornecimento referente à aquisição do bem. Para visualizar basta clicar no botão Consulta AF. O Sistema irá exibir um resumo da Autorização de Fornecimento. Figura 4- Autorização de Fornecimento Além de consultar a AF também é possível ainda visualizar o empenho utilizado na aquisição do bem. Ao clicar no botão Empenho janela com as informações do empenho. será exibida uma Figura 5- Solicitação de Empenho 6

3.2. Administrativo Contêm as informações básicas do cadastro do bem, como sua data de aquisição, Classe, estado de conservação, etc... Figura 6- Cadastro de Bens Móveis Guia Administrativo 3.3. Componentes Na guia Componente é possível visualizar os componentes que fazem parte da composição do bem móvel. Figura 7- Guia Componentes 7

Para incluir um componente no bem o usuário deve acessar o cadastro de Componentes, localizado em: Patrimônio > Mobiliário > Móvel/Veículo > Cadastros > Componente. Figura 8- Acesso ao Cadastro de Componentes Figura 9- Cadastro de Componentes 3.4. Veículos Quando o Bem Móvel se tratar de um veículo suas informações deverão ser registradas na guia Veículos. 8

Figura 10- Cadastro de Bens Móveis Guia Veículos 3.5. Dotação A guia Dotação exibe as informações de qual BRM (Boletim de Recebimento de Material) foi efetuado a entrada do bem no almoxarifado e os dados da Nota Fiscal. Figura 11- Cadastro de Bens Móveis Guia Dotação 9

3.6. Financeiro Contêm as informações financeiras do bem. Figura 12- Cadastro de Bens Móveis Guia Financeiro Na Grid Posição Mensal são demonstrados os cálculos de Depreciação do bem, na Grid Movimentação Financeira são demonstradas as movimentações financeiras do bem. Ano Mês Dt. Cálculo Coluna Posição Mensal Ano de Referência do Cálculo Mês de referência do Cálculo Data em que foi realizado o Cálculo % Taxa Depr. Taxa do Percentual de Depreciação Vl. Cota Depr. Vl. Anterior Vl. Atualizado Valor da Cota de Depreciação do Bem Descrição Valor Anterior do bem ao lançamento da Depreciação Valor Atualizado do Bem após o lançamento da Depreciação Unidade Orçamentária Unidade Orçamentária do bem no momento do lançamento da Depreciação Tabela1 Posição Mensal 10

Ano Mês Coluna Dt. Movimento Vl. Movimento Movimentação Financeira Ano de Referência da Movimentação Mês de referência da Movimentação Descrição Data em que foi realizada a Movimentação Valor Financeiro do Movimento do Bem Tipo Movimento Contábil Identifica qual o Tipo de Movimento Contábil Vl. Depr. Acumulado Unidade Orçamentária Valor Acumulado de Depreciação do Bem Unidade Orçamentária do bem no momento do lançamento da Movimentação Tabela2 Movimentação Financeira 3.7. Movimentação Exibe todo o histórico da localização do bem. Sempre que for efetuada a troca da Unidade Orçamentária será incluído um registro da troca da movimentação do bem. Figura 13- Cadastro de Bens Móveis Guia Movimentação 11

3.8. Arquivos Podem ser anexados vários arquivos ao cadastro do bem, como fotos, documentos, manuais etc... Figura 14- Cadastro de Bens Móveis - Guia Arquivos Para efetuar o cadastro de um arquivo basta clicar no botão incluir. Será liberado o botão de pesquisa arquivo. para selecionar o caminho onde está localizado o Figura 15-Caminho do Arquivo 12

Ao selecionar o arquivo desejado, deve-se clicar no botão salvar efetuar a gravação do arquivo. para Figura 16-Caminho do Arquivo Para visualizar os arquivos salvos deve-se clicar no botão Executar Arquivo Selecionado. De acordo com o formato do arquivo o sistema abrirá o arquivo com o programa adequado a sua visualização. Figura 17-Visualização do Arquivo 13

4. CADASTRO 4.1. Consulta Para efetuar a Consulta de um bem Móvel deve-se clicar no botão de Pesquisa.. Será exibida a tela de Pesquisa de bens Móveis. Figura 18-Tela de Pesquisa de Bens Móveis Para efetuar a consulta de um bem específico devem ser preenchidos os campos de filtro do Relatório. Caso nenhum filtro seja preenchido a lista de bens retornará todos os bens Móveis cadastrados no Sistema. Figura 19-Lista dos Bens na Pesquisa 14

4.2. Inclusão Para incluir um bem Móvel o usuário deverá clicar no botão Inserir. Será apresentada a janela de Incorporação de Bens Patrimoniais. Figura 20-Tela de Incorporação de bens Móveis Todo bem móvel somente será cadastrado no sistema através da Incorporação. Para incorporar o bem, primeiro deve ser selecionado na lista de bens a incorporar qual o bem será incorporado. Figura 21-Seleção do Bem na Incorporação Em seguida deve ser informada a quantidade de bens a incorporar. 15

Figura 22-Quantidade da Incorporação Após informar a Quantidade deve clicar no botão Incorporar. Será liberada a Guia Dados do Bem para o usuário informar os dados necessários à incorporação. O Campo Valor do bem ser refere ao valor de aquisição do bem e vem preenchido com o valor informado no BRM. No Campo Tipo de Vida Útil deve ser informada com os valores Indefinida ou Definida. Figura 23-Tipo de Vida Útil Indefinida: Nos casos em que a vida útil do bem é Indefinida, o Bem Patrimonial não deverá sofrer Depreciação ou Amortização. Nesse caso o Prazo de Vida Útil não será informado. Definida: Quando a vida útil pode ser definida significa que, de alguma forma, deverá ser calculada a Depreciação ou Amortização ou Exaustão do Bem Patrimonial, devendo obrigatoriamente ser informado o Valor Residual e a Vida Útil Econômica a fim de obter a cota de depreciação fixa. Valor Residual: É o valor estimado que uma entidade espere obter por um bem no fim de sua vida útil econômica deduzida as despesas estimadas de sua venda. Vida Útil Econômica: É o período de tempo definido ou estimado tecnicamente, durante o qual se espera obter fluxos de benefícios futuros de um bem. Em seguida deve ser informado a Localização do Bem. Figura 24-Localização do Bem 16

Os Campos Número do Processo, Mês e Ano do Processo não são obrigatórios no momento da incorporação. A Data de Aquisição vem preenchida com a data da Nota Fiscal, não sendo permitida sua alteração. A Data de incorporação, por Padrão vem preenchida com a Data Corrente, podendo ser alterada. Sempre que a Data de incorporação for alterada, o Sistema irá verificar se a Data é uma Data válida para realizar o movimento de incorporação. Caso não for uma data válida, o sistema irá sugerir uma data válida para o usuário. Figura 25-Sugestão de Data pelo Sistema O Próximo passo será definir a Classe Patrimonial do Bem. Figura 26-Classe Patrimonial Quando a aquisição do bem for proveniente de uma compra através de Nota Fiscal, será atribuído ao campo forma de Aquisição o valor Compra. Caso a entrada não seja efetuada através de uma Nota Fiscal, o campo de Forma de Aquisição será liberado para o preenchimento. Figura 27-Forma de Aquisição 17

Ao efetuar a busca da Forma de Aquisição será exibida uma janela listando as Formas de Aquisição possíveis de acordo com a Classe selecionada. Figura 28-Seleção da Forma de Aquisição Em seguida deve ser informado o Estado de Conservação do bem. Por Padrão virá como Excelente. Figura 29-Estado de Conservação Todo bem componente do acervo patrimonial deve ser identificado individualmente no momento do seu tombamento. Essa identificação consiste na atribuição de um número patrimonial exclusivo (chapa). Para finalizar a incorporação deve ser informado o tipo de geração das Chapas, que pode ser automático ou manual. Figura 30-Número de Chapa 18

4.2.1. Geração automática Por Padrão irá vir selecionado a opção automática. Isso quer dizer que o sistema irá gerar o número de chapa a partir do último número gerado. Nos campos Chapa Inicial e Final é possível verificar qual o número de chapa que o sistema irá atribuir ao bem no momento da incorporação. Figura 31-Nro. De Chapa gerado pelo Sistema 4.2.2. Geração manual Caso o usuário deseje informar o número de chapa deve selecionar a opção A partir de. Será liberado o campo Chapa Inicial para informar qual número se deseje atribuir ao bem no momento de sua incorporação. Caso o número já esteja em uso por outro bem, o sistema irá atribuir o próximo número que esteja disponível, a partir do número informado. 4.2.3. Finalizar incorporação Para finalizar a incorporação deve clicar no botão Confirma. Será exibida uma mensagem para usuário confirmar a incorporação. Figura 32-Confirmação da incorporação Em seguida será exibido o Log com o resultado da incorporação. 19

Figura 33-Log da incorporação 4.2.4. Editar incorporação A qualquer momento em que a Incorporação estiver sendo realizada é possível salvar os dados digitados e continuar a incorporação posteriormente. Caso o usuário selecione outro bem na Grid de bens a incorporar ou tente fechar a janela de incorporação, o sistema irá exibir uma pergunta questionando se o usuário deseja salvar a incorporação. Para gravar a incorporação, todos os dados obrigatórios deverão estar preenchidos. Figura 34-Salvar incorporação 20

Na confirmação da Incorporação, caso apresente algum erro, as informações da incorporação também serão salvas, para que o usuário possa corrigir o erro de acordo com o log apresentado e efetivar a incorporação posteriormente. Ao entrar na tela de incorporação, os registros em que já se iniciou o processo de incorporação estrão em destaque na Grid de bens a incorporar de acordo com a legenda Incorporação Iniciada. Figura 35-Incorporação Iniciada Edição. Para efetuar alguma alteração nos dados digitados deve clicar no botão Liberar Os campos da incorporação serão desbloqueados para a manutenção. 21

4.3. Alteração Para efetuar a manutenção das informações referente ao Cadastro de um Bem Móvel deve-se primeiramente selecionar qual o bem se deseja alterar, através da tela de consulta. Ao efetuar a consulta dos Bens Móveis, deve-se efetuar um duplo click com o mouse no registro que se deseja efetuar a alteração. Figura 36-Seleção do Bem na Consulta O registro então será carregado na tela de cadastro de Bens Móveis, onde poderá ser realizada a alteração das informações desejadas. 22

Figura 37-Cadastro do Bem Móvel Para efetuar a alteração dos dados do bem deve clicar no botão Alterar. Serão liberados os campos para se efetuar a alteração. 4.4. Exclusão Somente será permitido excluir um Bem Móvel caso não houver nenhum registro de movimentação para o bem. Ao efetuar a exclusão o bem irá retornar para a lista de incorporação para poder ser incorporado novamente. Exemplo: Caso houver cálculo efetuado para o bem não será permitido sua exclusão. Para excluir um bem móvel deve entrar em seu cadastro e clicar no botão Excluir. 23

5. APÊNDICES APÊNDICE A Tipos de Movimento Contábil Tipo de Movimento Contábil Movimento Estorno Incorporação de Patrimônio por Compra [+] Estorno de Incorporação de Patrimônio por Compra [-] Outras Incorporações de Patrimônio [+] Estorno de Outras Incorporações de Patrimônio [-] Incorporação de Ativos por Nascimento [+] Estorno de Incorporação de Ativos por Nascimento [-] Incorporação de Ativos Apreendidos [+] Estorno Incorporação de Ativos Apreendidos [-] Alienação por Venda[-] Estorno de Alienação por Venda [+] Baixa por Perdas Involuntárias [-] Estorno de Baixa por Perdas Involuntárias [+] Reavaliação [+] Estorno de Reavaliação [-] Redução ao Valor Recuperável [-] Estorno de Redução ao Valor Recuperável [+] Depreciação [-] Estorno de Depreciação [+] APÊNDICE B Classes Patrimoniais Classes Patrimoniais - Bens Móveis Código Descrição 1 Aparelhos de Medição e Orientação 2 Aparelhos e Equipamentos de Comunicação 3 Aparelhos, Equipamentos e Utensílios Médicos, Odontológicos, Laboratoriais e Hospitalares. 4 Aparelhos e Equipamentos de Esportes e Diversões 5 Equipamento de Proteção, Segurança e Socorro. 6 Máquinas e Equipamentos Industriais 7 Máquinas e Equipamentos Energéticos 8 Máquinas e Equipamentos Gráficos 9 Máquinas, Ferramentas e Utensílios de Oficina. 10 Equipamentos de Montaria 24

11 Equipamentos e Material Sigiloso e Reservado 12 Equipamentos, Peças e Acessórios de Automóveis 13 Equipamentos, Peças e Acessórios Marítimos. 14 Equipamentos, Peças e Acessórios Aeronáuticos. 15 Equipamentos, Peças e Acessórios de Proteção ao Voo. 16 Equipamentos de Mergulho e Salvamento 17 Equipamentos de Manobras e Patrulhamento 18 Equipamentos de Proteção e Vigilância Ambiental 19 Máquinas, Equipamentos e Utensílios Agropecuários. 20 Máquinas, Equipamentos e Utensílios Rodoviários. 21 Equipamentos Hidráulicos e Elétricos 22 Outras Máquinas, Aparelhos, Equipamentos e Ferramentas. 23 Equipamentos de Processamento de Dados 24 Equipamentos de Tecnologia da Informação 25 Sistemas Aplicativos - Softwares 26 Aparelhos e Utensílios Domésticos 27 Máquinas e Utensílios de Escritório 28 Mobiliário em Geral 29 Utensílios em Geral 30 Bandeiras, Flâmulas e Insígnias. 32 Discotecas e Filmotecas 33 Instrumentos Musicais e Artísticos 34 Equipamentos de Áudio, Vídeo e Foto 36 Outros Materiais Culturais, Educacionais e de Comunicação. 37 Veículos em Geral 38 Veículos Ferroviários 39 Veículos de Tração Mecânica 40 Carros de Combate 41 Aeronaves 42 Embarcações 43 Peças e Conjuntos de Reposição 44 Armamentos 45 Semoventes 98 Bens Móveis a Classificar 99 Outros Bens Móveis 25