G5 PHOENIX INTEGRAÇÃO CONTÁBIL

G5 PHOENIX INTEGRAÇÃO CONTÁBIL

G5 PHOENIX - COMO FAZER INTEGRAÇÃO DOS LANÇAMENTOS FISCAIS PARA A CONTABILIDADE 1º passo Através do menu Cadastro/ das Empresas, ficha Escrita, determinar se o plano de contas é Geral ou Individual (campo: Pl.Contas Intg) e se o método de contabilização é sintético ou analítico (campo: Met.de Contab.) 2º passo Caso utilize o sistema Contábil Phoenix, informar o nº do plano de contas utilizado na contabilidade para a empresa selecionada, através do menu Cadastro/ das Empresas, ficha Cont.. 3º passo - Através do menu Cadastro/ Plano de Contas Intg., cadastrar o plano de contas integráveis. 4º passo - Através do menu Cadastro/ Parâmetros Integração Contábil, cadastrar os parâmetros de integração contábil. 5º passo - Caso não utilize o sistema Contábil Phoenix, cadastrar o layout de exportação contábil através do menu Cadastro/Layout Exp. Contábil. 6º passo - Escriturar as notas fiscais através do menu Escrituração/Notas ICMS/IPI ou Notas ISS. 7º passo Através do menu Mensal, imprimir ou visualizar a Planilha Contábil, para conferir se os lançamentos estão corretos, antes de efetuar a integração. 8º passo - Caso não utilize o Contábil Phoenix, exportar planilha contábil para terceiros através do menu Mensal/Exporta Planilha Contábil p/ Terceiros. 9º passo Caso utilize o sistema Contábil Phoenix, acessar o mesmo, ativar a empresa e efetuar a integração através do menu Auxiliar/Integrações. E X P L I C A Ç Õ E S: PLANO DE CONTAS DE INTEGRAÇÃO CONTÁBIL (menu Cadastro/Plano de Contas Intg/Novo CFOP - Geral ou Individual ) As contas contábeis poderão ser informadas da seguinte maneira: Reduzida Ex. 265 Analítica Ex. 1.1.2.004.00006 (com pontos separadores) 1

FICHA CÓDIGOS FISCAIS Nesta tela (veja modelos no final da explicação) preencheremos os campos abaixo: Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, clicaremos neste botão para informar o nº do plano utilizado, no caso de termos cadastrado a empresa com a opção de Pl.Contas Intg = Geral Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, e tivermos cadastrado a empresa com a opção de Pl.Contas Intg = Individual o nº do plano utilizado aparecerá automaticamente, se estiver informado no cadastro da empresa. Assinalaremos a opção desejada antes de iniciar o cadastro Assinalaremos este campo para que o sistema efetue a contabilização do lançamento. Caso estivermos utilizando este cadastro apenas para efeito do controle de duplicatas ou da observação automática para os livros (ver explicação mais adiante), não marcaremos esta opção. Cadastraremos todas as centenas dos CFOPs utilizados na escrituração das notas, ou apenas aqueles que desejarmos integrar com a contabilidade, ou utilizar no controle das duplicatas (Conta Corrente). Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitado na tela de escrituração das notas, no campo C/C. Para facilitar o trabalho de quem lança as notas, sugerimos que o nº seja sempre 1, pois assim, no momento do lançamento, podemos deixar o campo C/C em branco, que o sistema entenderá como se estivesse preenchido com o nº 1. Exemplo: CENTENA CFOP (Correspondente C/C (Correspondente a...) a...) 101 (p/entradas) 1.101 1 Matéria Prima 101 (p/entradas) 1.101 2 Material de Embalagem (neste caso será necessário digitar 2 no campo C/C ao escriturar a nota) 102 (p/entradas) 1.102 1 Revenda de Mercadorias 101 (p/saídas) 5.101 1 Venda de Produtos Industrializados Nas entradas, informaremos neste campo o nº da conta contábil (débito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar no plano de contas. Nas saídas informaremos neste campo a palavra CLIENTE. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta do cliente cadastrada na ficha Automáticas deste menu. 2

Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta do cliente informada no cadastro do cliente. Obs.Não desejando contabilizar o valor da nota, informaremos um asterisco neste campo. Nas entradas informaremos neste campo a palavra "FORNECEDOR. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta do fornecedor cadastrada na ficha Automáticas deste menu. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta do fornecedor informada no cadastro do cliente. Nas saídas informaremos neste o nº da conta contábil (crédito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar no plano de contas. Obs.Não desejando contabilizar o valor da nota, informaremos um asterisco neste campo Informaremos o nº do histórico utilizado na contabilidade. Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar ou cadastrar o histórico utilizado na contabilidade. Exemplo : Histórico nº 1 = Compra de mercadorias ou apenas: onde: Neste campo, poderemos informar o seguinte: 999999 A999999 - Integrará o nº inicial e o nº final da nota fiscal (no caso de agrupamento de notas) 999999 - Integrará o nº da nota fiscal SER - Integrará a série da NF DD/MM/AAAA Integrará o dia/mês/ano do lançamento da nota FFF - Integrará o nome do fornecedor ou do cliente. ICMS Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do histórico ref. Obs.Não desejando contabilizar o valor do ICMS, informaremos um asterisco neste campo 3

Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do histórico ref. IPI. Obs.Não desejando contabilizar o valor do IPI, informaremos um asterisco neste campo Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do histórico ref. Pis não cumulativo (só para Lucro Real). Obs. Não desejando contabilizar o valor do Pis, informaremos um asterisco neste campo Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do histórico ref. Cofins não cumulativo (só para Lucro Real). Obs.Não desejando contabilizar o valor da Cofins, informaremos um asterisco neste campo Estes campos poderão ser utilizados para cadastrarmos observações automáticas para os registros de entradas e de saídas. No primeiro campo informaremos a frase que deverá aparecer no livro (8 dígitos) e no campo Frase por Extenso informaremos a frase sem abreviação que aparecerá no relatório são do plano de contas de integração (menu Relat.Div./Plano de Contas Intg.) Exemplo: CENTENA CFOP (Correspondente a...) C/C Frase p/obs.do Livro Frase por Extenso 915 1.915 1 Conserto - Remessa para Conserto 556 1.556 1 Mt.Escr. - Material de Escritório 556 1.556 2 Mt.Limp. - Material de Limpeza Assinalaremos este campo no caso de utilizarmos a rotina do Conta Corrente (Controle de duplicatas) para o CFOP selecionado. 4

MODELO ENTRADAS MODELO SAÍDAS 5

FICHA SERVIÇOS Nesta tela (veja modelos no final da explicação) preencheremos os campos abaixo: Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, clicaremos neste botão para informar o nº do plano utilizado, no caso de termos cadastrado a empresa com a opção de Pl.Contas Intg = Geral Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, e tivermos cadastrado a empresa com a opção de Pl.Contas Intg = Individual o nº do plano utilizado aparecerá automaticamente, se estiver informado no cadastro da empresa. Assinalaremos a opção desejada antes de iniciar o cadastro Assinalaremos este campo para que o sistema efetue a contabilização do lançamento. Caso estivermos utilizando este cadastro apenas para efeito do controle de duplicatas ou da observação automática para os livros (ver explicação mais adiante), não marcaremos esta opção. Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitado na tela de escrituração das notas, no campo C/C. Para facilitar o trabalho de quem lança as notas, sugerimos que o nº seja sempre 1, pois assim, no momento do lançamento, podemos deixar o campo C/C em branco, que o sistema entenderá como se estivesse preenchido com o nº 1. o seguinte: Informaremos nestes campos No caso dos serviços tomados, informaremos neste campo o nº da conta contábil (débito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar no plano de contas. Nos serviços prestados informaremos neste campo a palavra CLIENTE. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta do cliente cadastrada na ficha Automáticas deste menu. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta do cliente informada no cadastro do cliente. Obs. Não desejando contabilizar o valor do serviço, informaremos um asterisco neste campo. Nos serviços tomados informaremos neste campo a palavra "FORNECEDOR. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta do fornecedor cadastrada na ficha Automáticas deste menu. 6

Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta do fornecedor informada no cadastro do cliente. Nos serviços prestados informaremos neste o nº da conta contábil (crédito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar no plano de contas. Obs. Não desejando contabilizar o valor do serviço, informaremos um asterisco neste campo. Informaremos nestes campos as contas débito, crédito, o histórico contábil e o complemento do histórico. Não será necessário o preenchimento dos campos relativos ao Pis, Cofins e CSLL, uma vez que essas retenções ocorrem no momento do pagamento ou recebimento da duplicata. Dessa forma, para a correta contabilização desses valores, deverá ser utilizada a rotina do Conta Corrente. Assinalaremos este campo no caso de utilizarmos a rotina do Conta Corrente (Controle de duplicatas). MODELO SERVIÇOS TOMADOS MODELO SERVIÇOS PRESTADOS FICHA AUTOMÁTICAS Os campos Fornecedores e Clientes desta ficha só deverão ser preenchidos com as respectivas contas contábeis quando o método de contabilização for sintético, ou seja, quando existir uma única conta contábil para todos os fornecedores e uma única conta contábil para todos os clientes. 7

Quando a empresa estiver cadastrada com o método de contabilização analíticom ou seja, se existir no plano de contas contábil uma conta específica para cada fornecedor ou cliente, deixaremos estes campos em branco No campo Caixa deverá ser informada a conta caixa ou conta banco. Nos demais campos informaremos as contas contábeis (débito e crédito) correspondentes a cada tributo. MODELO FICHA AUTOMÁTICAS PARÂMETROS DE INTEGRAÇÃO CONTÁBIL (menu Cadastro/Parâmetros de Integração Contábil ) Nesta tela podemos configurar por empresa diferentes formas de contabilização: Integrar (planilhar) lançamentos nota a nota ou por totais. Integrar ICMS/IPI/ISS nota a nota ou por totais. Considerar tudo a vista. Considerar tudo a prazo. Separar a vista e a prazo Não contabilizar determinados impostos (ICMS, IPI,...) 8

VISUALIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS ATRAVÉS DA PLANILHA CONTÁBIL NO G5 Antes de efetuar a integração podemos imprimir através do menu Mensal, o relatório Planilha Contábil/Escrituração de Notas/Modelo 1 ou Modelo 2. Através desta planilha poderemos visualizar os lançamentos que serão integrados para a contabilidade. INTEGRAÇÃO COM O SISTEMA CONTÁBIL PHOENIX Acessaremos o sistema contábil, ativando a empresa no mês desejado e efetuaremos a integração através do menu Auxiliar/Integrações. INTEGRAÇÃO COM OUTRO SISTEMA CONTÁBIL Para integrar com outro sistema contábil, cadastraremos o layout através do menu Cadastro/Layout Exp.Contábil. Após termos cadastrado o layout e efetuarmos todos os lançamentos do mês, iremos ao menu Mensal/Exporta Planilha Contábil p/terceiros. O sistema irá gerar um arquivo (Apelido.mês) no diretório Contint. Esse arquivo deverá ser importado pelo sistema contábil de terceiros. 9