WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II Mapeamento de Processos

WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 03 de junho de 2009

Objetivos do Workshop II 1) Feedback da Avaliação 2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a experiência 3) Base conceitual 4) Exercício 5) Prática.

1) Feedback da Avaliação Qualitativa Apresentação em letras maiores Antecipar o término em 10 min. Mais tempo para reflexão/discussão

1) Feedback da Avaliação Organização 51% 3% 7% Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Não opinaram 38%

1) Feedback da Avaliação Desempenho do Expositor 46% 1% 4% Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Não opinaram 49%

1) Feedback da Avaliação Material 53% 6% Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Não opinaram 32% 9%

1) Feedback da Avaliação Auto-Avaliação 41% 29% Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Não opinaram 29%

1) Feedback da Avaliação Avaliação Geral 24% Superaram as expectativas Atenderam as expectativas Não atenderam as expectativas 76%

2) Apresentação, pelas unidades: Expectativas com o trabalho Processo priorizado Experiência (1ª semana) Impacto do processo escolhido na área-fim 3 min para cada área

Planejamento Pré-requisitos MACROFLUXO DAS 4 FASES Formação e capacitação EPO Definição de Atribuições EPO e Unidades Mapeamento dos processos Mapeamento de Processos Priorização do processo a ser melhorado Levantamento das atividades e normas Identificação dos elementos e do objetivo Desenho do fluxograma atual Análise e melhoria dos processos Análise e melhoria de processos Identificação dos problemas, causas e soluções Priorização dos problemas Desenvolvimento das soluções Implementação das melhorias Implementação das melhorias Desenho do novo fluxograma Definição dos indicadores e metas Monitoramento e avaliação do processo Documentação do processo FIM

FASE 2 MAPEAMENTO DE PROCESSOS Pág. 14 Manual de Apoio

3) Base conceitual 3.1) Mapeamento de processos: É o levantamento da situação atual (As Is) do processo; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos existentes. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) É o conhecimento e a análise dos processos e seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top down (do topo da organização para a sua base), até um nível que permita sua perfeita compreensão. (Fonte: O Processo Nosso de Cada Dia Mauriti Maranhão).

ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS E1 - Informações sobre a incidência ou não de norma legal sobre o processo priorizado E2 - Lista dos 03 processos críticos da área Priorizar o processo Levantar as atividades S1 - Processos identificados com suas atividades ordenadas. S2 - Relação das normas legais aplicáveis ao processo de trabalho. S3 - Relação das sugestões de melhoria identificadas durante esse passo. FASE 2 Mapeamento de processos - Detalhamento (pág.15) Ordenar as atividades Levantar as normas Identificar os elementos e o objetivo Desenhar o fluxograma atual S4 - Processo fluxogramado. FIM Legenda: 1. Enº: Entrada, número da entrada. 2.Snº: Saída, número da Saída

3) Base conceitual 3.2) Atores - Quem executa alguma atividade no processo. É o responsável pela atividade. (Fonte: Guia de simplificação GESPÚBLICA).

3) Base conceitual 3.3) Entrada/Insumo - É a informação/documento/material necessários para que se desenvolva a atividade, sem o qual não é possíve realizá-la.

3) Base conceitual Organização ou pessoa que fornece um produto (Fonte: ISO 9000:2005) 3.4) Fornecedor - É a organização/ pessoa/área, que envia/ fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada atividade. Aquele que fornece insumos para os processos da organização, seja um produto, seja um serviço, seja informação ou orientação. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação GESPÚBLICA)

3) Base conceitual 3.5) Saída (produto) - É a informação/documento/material produzido pelo executor da atividade. É o resultado do trabalho. É o resultado de um processo (ISO 9000:2005).

3) Base conceitual 3.6) Cliente - Organização ou pessoa que recebe um produto ou serviço. (Fonte: ISO 9000:2005) Cidadão-usuário pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza serviços ou produtos fornecidos por organizações públicas. É também denominado usuário. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação GESPÚBLICA).

3) Base conceitual 3.7) Requisitos do cliente são NECESSIDADES ou expectativas que são expressas, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. De forma implícita significa que é uma prática costumeira ou usual para a organização, seus clientes e outras partes interessadas, e que a necessidade ou expectativa sob consideração está implícita (ISO 9000:2005).

ENTRADA GESTÃO ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas) RECURSOS SAÍDA = SATISFAÇÃO DE CLIENTES

Versão 01

ETAPAS DO PROCESSO Versão 01

Versão 01 Copa Preparar o café Chefe da copa Preparar café dentro dos padrões estabelecidos Copeira Receita da Dona Benta Manual garrafa térmica Nro 10 2009 Estadual Estabelece as regras para o preparo do café Nro 5 2008 Federal Estabelece as regras de utilização e manutenção da garrafa térmica Consultores internos, Superintendentes Promotores Visitantes Quente Forte Doce

Versão 01 ETAPAS DO PROCESSO Gás, fogão, fósforo, Serviços Gerais Ferver água Água fervida garrafa, etc Copeira Água Preparar a garrafa Garrafa Copeira Copeira Copeira Garrafa, colher, filtro de papel e café Água fervida e açúcar Garrafa, água fervida e adoçada Colocar café no filtro Adoçar a água Coar o café preparada Filtro com café Água fervida e adoçada Café coado Copeira Copeira Copeira Copeira Colaboradores Produto do processo FINAL Cliente do Processo FINAL

3) Base conceitual 3.8) Fluxograma É um desenho gráfico feito com símbolos padronizados, que mostra a sequência lógica das etapas de realização de um processo de trabalho. (Fonte: Guia de simplificação GESPÚBLICA). Representam, graficamente e de forma detalhada, a sequência lógica dos processos, permitindo a representação de ações e desvios. (Fonte: Gestão por processos Saulo Barbará)

3) Base conceitual Normas de referência para fluxogramas: BPMN (Business Processes Modeling Notation) EPC (Event-driven Processes Chains) IDEF0 (Integration Definition for Functio Modeling) ISO 1028 (Processamento de informação símbolos para fluxogramas)

Fluxograma - Simbologia: Início/Fim Atividade Decisão Conexão entre páginas Conector

Macroprocesso Relembrando a hierarquia entre os processos: Processo Sudprocesso As atividades serão representadas no fluxograma Atividade As tarefas serão descritas nas instruções de trabalho ou procedimentos Tarefa

Gestão de pessoas Hierarquia de processos Macroprocesso Provimento de cargos Processo Nomeação Subprocesso Publicar a lista dos nomeados no DO Atividade Encaminhar documento para órgão responsável pelo DO Tarefa

MODELO DE FLUXOGRAMA Revisão 01 - Página 01 de 01 Exercício do Café Nome do Processo: PREPARAR O CAFÉ Objetivo do Processo: PREPARAR O CAFÉ DE DENTRO DOS PADRÕES ESTABELECIDOS PELA INSTITUIÇÃO COPA Início Ferver a água Preparar a garrafa A água está na temperatura ideal? Sim Colocar o café no filtro Com açúcar? Não Coar o café Colocar o café na garrafa Café pronto na garrafa Não Sim Colocar açúcar na água

IMPORTANTE - O fluxograma deve representar o processo exatamente como ele acontece (AS IS), e as sugestões de melhorias levantadas nesse passo deverão ser ANOTADAS,, para posterior utilização e desenho da situação desejada (TO BE) - A SUPLAN realizará a diagramação dos fluxogramas na ferramenta adequada BizAgi no padrão BPMN.

Experiência da SINFO BPMN Bussines Process Modeling Notation Provê uma notação gráfica para representar processos de negócios em um diagrama. Seu objetivo é servir de apoio ao uso do BPM por não-especialistas, fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva que, no entanto, permite representar processos de negócio complexos. (Livro Gerenciamento de Processos de Negócio)

5) Prática Encaminhar para SUPLAN até 10/06 - Levantamento dos elementos do processo - Formulário EPO 03 - Fluxograma do processo (situação atual As Is) - Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar alguma ferramenta informatizada, não há necessidade de utilizar o formulário EPO 04. Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/suplan/epo/formulariosepo)

Dia 10/06 - período da manhã Entrega dos formulários pelas unidades WORKSHOP III 17/06 Se você continuar a fazer sempre o que fez, continuará obtendo sempre o que obteve. Para conseguir um resultado diferente você terá de fazer algo diferente... Autor desconhecido. Agradecemos a presença. Bom trabalho!!!