Gerenciamento do Escopo
Projeto - Ciclo de Vida Fases 3 EXECUÇÃO / CONTROLE 4 FECHAMENTO NÍVEL DE ATIVIDADE 1 CONCEPÇÃO / INICIAÇÃO 2 PLANEJAMENTO TEMPO
Gestão de Projetos Concepção / Iniciação 1 - Termo de Abertura do Projeto Planejamento 2 - Declaração de Escopo 3 - Plano de Gestão do Projeto 4 - Solicitação de Mudanças no Projeto 5 - Matriz de Envolvidos 6 - Cronograma 7 - Avaliação de Riscos Execução / Controle 8 - Relatório de Acompanhamento de Atividades 9 - Termo de Aceite Fechamento 10 - Termo de Encerramento
Objetivos Apresentar os processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto
Escopo do Projeto x Escopo do Produto Escopo do Produto são características e funcionalidades que caracterizam o produto ou serviço Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá que ser realizado para produzir o produto ou serviço
O que é Gerência de Escopo do Projeto? Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho necessário para o seu sucesso
Características Define e controla o que será incluído ou não no projeto Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e não do produto Verificação constante para ter certeza que todo o trabalho necessário está sendo realizado Impedir a realização de trabalho extra que não faça parte do projeto.
Processos da Gerência do Escopo Iniciação Controle de Modificação de Escopo Planejamento de Escopo Verificação de Escopo Definição de Escopo
Fluxo do Controle do Escopo
Controle do escopo :: Entradas Declaração do escopo do projeto Define, em conjunto com a EAP e o dicionário da EAP associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o escopo do produto. Estrutura analítica do projeto O principal documento gerado pelo processo Criar EAP, a própria EAP. Dicionário da EAP Documento complementar da EAP contendo o conteúdo detalhado dos componentes contidos em uma EAP Plano de gerenciamento do escopo do projeto Fornece orientação sobre como o escopo do projeto será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos
Controle do escopo :: Entradas Relatórios de desempenho Fornecem informações sobre o desempenho do trabalho do projeto, como as entregas provisórias que foram terminadas; Solicitações de mudança aprovadas Qualquer modificação feita na linha de base do escopo do projeto acordada; Informações sobre o desempenho do trabalho Informações sobre o andamento das atividades do projeto que estão sendo executadas para realizar o trabalho do projeto.
Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudanças Define os procedimentos para efetuar mudanças no escopo do projeto e no escopo do produto. inclui a documentação, os sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o sistema de controle de mudanças também fica de acordo com todas as cláusulas contratuais relevantes
Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas Análise da variação Determinar a causa da variação em relação à linha de base do escopo e decidir se são necessárias ações corretivas As medições de desempenho do projeto são usadas para avaliar a extensão da variação.
Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas Replanejamento Solicitações de mudança aprovadas que afetam o escopo do projeto podem exigir modificações na EAP e no dicionário da EAP, na declaração do escopo do projeto e no plano de gerenciamento do escopo do projeto. Sistema de gerenciamento de configuração Garante que as mudanças solicitadas no escopo do projeto e no escopo do produto serão cuidadosamente consideradas e documentadas, antes de serem processadas pelo processo Controle integrado de mudanças.
Controle do escopo : Saídas Declaração do escopo do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a declaração do escopo do projeto será revisada e refeita. Estrutura analítica do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a EAP é revisada e refeita para refletir as mudanças aprovadas. Dicionário da EAP (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então o dicionário da EAP é revisado e refeito para refletir as mudanças aprovadas.
Controle do escopo :: Saídas Linha de base do escopo (atualizações) A declaração do escopo detalhada do projeto, a EAP e o dicionário da EAP associados a ela. Mudanças solicitadas Os resultados do controle do escopo do projeto podem gerar mudanças solicitadas, que são processadas para revisão e destinação de acordo com o processo Controle integrado de mudanças do projeto.
Controle do escopo :: Saídas Ações corretivas recomendadas Qualquer passo recomendado para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto e com a declaração do escopo do projeto. Ativos de processos organizacionais (atualizações) As causas das variações, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas do controle de mudanças do escopo do projeto são documentados e atualizados no banco de dados histórico dos ativos de processos organizacionais.
Controle do escopo :: Saídas Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a linha de base dos custos e os documentos dos componentes correspondentes, e as linhas de base do cronograma do plano de gerenciamento do projeto, são revisados e refeitos para refletir as mudanças aprovadas.
Fluxograma de Processo do gerenciamento do escopo do projeto
Iniciação
Qual a finalidade do processo de Iniciação? É o processo responsável por formalizar a existência de um projeto ou que o mesmo deva continuar na próxima fase
Elementos do Processo de Iniciação
Iniciação :: Entradas Product Description Documento extremamente importante contendo a descrição do produto ou serviço que será gerado pelo projeto Deve conter o relacionamento claro com o negócio que será beneficiado com a sua criação Esta descrição deverá ser detalhada à medida que o projeto for evoluindo A forma e conteúdo variam, mas deve prover informação suficiente para suportar o planejamento do projeto
Iniciação :: Entradas Strategic Plan (Planejamento Estratégico) O projeto a ser desenvolvido deve estar alinhado com o plano estratégico da empresa Project Selection Criteria (Critérios para Selação de Projetos). Critérios definidos para escolha de projetos (financeiro, mercado, etc) Historical Information (Informações Históricas) Sobre resultados de seleções anteriores de projetos Sobre desempenho de projetos anteriores Sobre os resultados de fases anteriores do projeto
Iniciação :: Ferramentas e Técnicas Project selection methods (Métodos de Seleção de Projeto) Visa a mensuração do projeto para efeitos de comparação durante a seleção. Duas categorias: Benefit measurement (abordagem comparativa) Murder Board Peer review Modelos de pontuação (scoring models) Modelos econômicos Benefícios comparados a custos Constrained optimization (abordagem matemática) Programação linear Programação inteira Programação dinâmica Programação multi-objetivo
Iniciação :: Ferramentas e Técnicas Expert judgment (Avaliações Especializadas) Julgamento de especialistas e consultores pode ajudar na decisão de fazer ou não o projeto Experts: Colegas ou outras unidades da empresa Consultores Stakeholders, incluindo os clientes Associações técnicas
Iniciação :: Resultado Principal
Resultado :: O que é Project Charter? Documento que formaliza a existência de um projeto e estabelece a autoridade e responsabilidade do gerente de projeto para a realização das atividades
Resultado :: Conteúdo do Project Charter (Abertura do Projeto) Identificação da autoridade do gerente sobre o projeto para alocação de recursos Incluir ou ter referências para outros documentos contendo: A necessidade e relacionamento com o negócio que o produto/serviço pretende atender Resumo do produto Descrição do produto ou serviço Motivação para o seu desenvolvimento
Resultado :: Project Charter nas Empresas O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter
Resultado :: Project Charter é... Criado por um gerente externo ou de um nível alto na empresa e não pelo gerente de projetos ou pela equipe Criado durante a fase inicial Não é evolutivo Não necessita de mudança quando ocorrem mudanças no projeto
Planejamento do Escopo
Qual a finalidade do processo Planejamento do Escopo? Processo responsável por planejar, elaborar e documentar progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto
Elementos do Processo Planejamento do Escopo
Planejamento do Escopo :: Entradas Descrição do Produto (Product description) Características do produto ou serviço que o projeto está incumbido de criar. Project charter Documento que reconhece formalmente a existência do projeto. Restrições (Constraints) Fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Premissas (Assumptions) Fatores que para os propósitos de planejamento são considerados verdadeiros.
Planejamento do Escopo :: Ferramentas e Técnicas Análise do Produto (Product Analysis) Visa obter conhecimento sobre o produto a ser desenvolvido Análise do custo/benefício (Benefit/cost analysis) Estimativa dos custos e benefícios tangíveis e intangíveis e análise de ROI e payback period. Identificação de alternativas Brainstorming Lateral thinking Avaliação especializada
Planejamento do Escopo :: Resultado Principal Declaração do Escopo (Scope Statement) Documento base para delinear um entendimento comum sobre o escopo do projeto entre todos os stakeholders.
Conteúdo do Scope Statement Deve incluir ou conter referências para: Justificativa para o projeto (project justification) Sumário sobre o produto ou serviço (project s product) Lista do que será disponibilizado ao término do projeto, incluindo os sub-produtos (project deliverables) Objetivos do projeto de forma quantitativa para que possa ser avaliado o sucesso do projeto (project objectives)
Planejamento do Escopo :: Outros Resultados Plano de gerência do Escopo (Scope Management Plan) Documento que descreve como o escopo do projeto será gerenciado e como mudanças serão integradas ao projeto Deverá indicar como as mudanças serão identificadas e classificadas Pode ser formal ou informal, muito ou pouco detalhado É um componente do Project Plan Detalhamento do Suporte (Supporting detail)
Definição do Escopo
Qual a finalidade do processo Definição do Escopo? Detalhamento do que será disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciáveis, com a finalidade de: Ter um visão melhor para avaliação de cronograma, custos e recursos Padrões para medição de performance e controle (baselines) Atribuição de responsabilidades
Definição do Escopo A definição apropriada do escopo é um ponto crítico para sucesso do projeto Quando existe uma definição pobre do escopo, pode ser esperado um custo final do projeto mais alto por causa de inevitáveis mudanças que rompem com o ritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral da força de trabalho
Elementos do Processo Definição do Escopo
Definição do Escopo :: Entradas Declaração do Escopo Documentação que servirá de base para tomada de decisões futuras no projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo entre as partes envolvidas Restrições fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto Premissas fatores que, para os propósitos do planejamento, são consideradas verdadeiros, reais, ou certos
Definição do Escopo :: Entradas Saídas de outros planejamentos As saídas dos processos de outras áreas de conhecimento devem ser revisadas para previsão de possíveis impactos no detalhamento do escopo do projeto Informações Históricas As informações históricas sobre projetos anteriores devem ser consideradas durante o detalhamento do escopo
Definição do Escopo :: Ferramentas e Técnicas Modelos de estrutura analítica do projeto (work breakdown structure templates) é um agrupamento orientado ao subproduto (deliverableoriented) dos elementos do projeto que organiza e define o escopo total do projeto é freqüentemente usada para elaborar ou confirmar um entendimento comum do escopo do projeto Decomposição Técnica para dividir os produtos que serão disponibilizados (deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que possam ser gerenciadas Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras etapas (planejamento, execução, controle e finalização)
Definição do Escopo :: Resultado Principal Estrutura Analítica de Projetos (EAP). Work breakdown structure (WBS).
Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS O que é uma WBS? Agrupamento e decomposição de todas as tarefas que serão realizadas no projeto definindo o seu escopo O que não está na WBS está fora do escopo do projeto Tem a mesma estrutura de índice para um livro Existem padrões/templates que podem servir de base para a sua elaboração
Exemplo WBS 1. Software Release 1.0 Code of Activity 1.1 Levantar Requisitos Especificação Técnica Implementação Manuais... 1.2 Manuais 1.1.1Fazer apresentações Elaborar casos De uso Protótipo Parte Geral 1.1.2 Fazer reuniões Elaborar Modelo dados Módulo AAA Módulo AAA Especificação telas Módulo BBB Módulo BBB
Montando uma WBS Deve ser montada a partir do escopo do produto e do projeto O primeiro nível é montado a partir de Fases do projeto Cada atividade incluída deve contribuir para geração do produto ou subproduto
Montando uma WBS (cont.) Cada nível é um detalhamento da atividade superior Cada atividade pode receber um identificador único (code of activity) que pode ser estabelecido de forma hierárquica, ajudando na sumarização de custos e recursos A WBS deve ser detalhada até chegar em atividades que o gerente de projetos consiga gerenciar (work packages)
Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS Benefícios da WBS Fornece uma visão gráfica do escopo do projeto Previne o esquecimento e a falta de entendimento sobre as atividades Facilita comunicação entre todos os stakeholders Fornece ao time uma visão do todo Fornece uma base segura para estimativas de custo, tempo e recursos Forma de PROVAR necessidade de recursos, custo e tempo
WBS é a informação básica para todo o projeto Estimativas RH WBS Riscos Diagramas
Definição do Escopo:: Resultado Principal :: WBS Outros tipos de Estruturas CWBS (contractual WBS): define o nível de relato do fornecedor OBS (Organizational Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com as unidades organizacionais RBS (Resource Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com os recursos BOM (Bill of Materials): visão hierárquica da composição de um produto para a sua fabricação PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, é utilizado quando se usa incorretamente WBS com o significado de BOM 54
Verificação do Escopo
Qual a finalidade do processo Verificação do Escopo Obter a aceitação formal do escopo do projeto pelos stakeholders Processo contínuo visando garantir que todas as atividades sejam realizadas corretamente e satisfatoriamente
Elementos do Processo Verificação do Escopo
Verificação do Escopo :: Entradas Work results Produtos ou subprodutos completados Padrões de qualidade Custos Product documentation Especificações Documentos Técnicos Desenhos
Verificação do Escopo :: Entradas Estrutura Analítica do Projeto (WBS)
Verificação do Escopo :: Entradas Scope Statement (Declaração do Escopo) Tomada de deisões futuras Entendimento comum entre Stakeholders Necessita de revisões e refinamentos Project Plan (Plano do Projeto) Documento para gerenciar a execução do projeto
Verificação do Escopo :: Ferramentas e Técnicas Inspeção Atividades como medição, exames e testes, verificando se tudo está realizado conforme os requisitos Também chamadas de revisões, auditorias e walkthroughs (Orientações), embora esses termos tenham significados diferentes em algumas áreas.
Verificação do Escopo :: Resultado Documento formal que o cliente aceitou o produto ou subprodutos de uma fase ou do final do projeto
Controle da Mudança de Escopo
Qual a finalidade do processo Controle da Mudança de Escopo Garantir que mudanças sejam acordadas por todos Determinar quando uma mudança ocorreu Gerenciamento de uma mudança quando/se ela ocorrer
Elementos do Processo de Controle da Mudança de Escopo
Atividade! Aplicação em Prática Projeto já Existente
Elementos do Processo de Iniciação
Elementos do Processo Planejamento do Escopo
Elementos do Processo Definição do Escopo
Elementos do Processo Verificação do Escopo
Elementos do Processo de Controle da Mudança de Escopo