Planeamento como Ferramenta para a Sustentabilidade Paulo Teixeira
Pensar Estratégicamente a Organização Há várias razões para uma organização apostar em pensarse estratégicamente mas a principal é
Para além da sobrevivência Se uma organização quer melhorar a sua performance; Se uma organização quer melhorar o(s) serviço(s) que presta aos seus clientes; Se uma organização quer ter uma política de qualidade; Se uma organização pretende melhorar a capacidade dos seus Recursos Humanos; Se uma organização quer crescer. Tem obrigatoriamente que pensar estratégicamente!!!
Pensar estrategicamente O Processo de criar um pensamento estratégico organizacional implica ter: Clareza Estratégica Definir prioridades estratégicas Definir implicações ao nível dos recursos Criar sistemas de gestão da performance
Clareza estratégica Desenvolver uma descrição concreta do impacto para o qual a organização trabalha e pelo qual aceita que seja medida a sua actuação; Implica dizer claramente: nós assumimos a responsabilidade de no espaço de tempo x provocar o impacto y ; No fundo temos que definir para que impacto trabalham e explicar como o pensam atingir (teoria da mudança)
Prioridades estratégicas Definir claramente que acções e actividades específicas devem acontecer, e em que sequência, para o impacto pretendido ser alcançado; Definir claramente o que tem que ser feito e em que sequência mas também e, talvez mais importante, o que não vai ser feito!
Recursos Definir que recursos financeiros, humanos e organizacionais são necessários para concretizar as prioridades definidas e Estabelecer um plano que garanta que estes recursos são efectivamente garantidos! Não estamos a falar de retórica! Estamos a pensar para agir!
Performance Criar metas quantitativas e qualitativas no percurso estratégico definido; Estas metas devem ser integradas num sistema de monitorização e avaliação organizacional que potencie a reflexão e a melhoria contínua; Este sistema visa potenciar as hipóteses de sucesso da organização na prossecução do(s) impacto(s) a que se propôs.
Questões!!!!! Como uma série de questões nos pode ajudar a desenvolver um pensamento estratégico organizacional
Clareza estratégica Quem ou o quê em ultima instância serve a nossa organização? Quais são os resultados específicos porque queremos ser avaliados e responsabilizados? Que actividades temos que realizar para atingir resultados concretos e mensuráveis? Como é que o nosso portfólio de produtos e serviços leva às mudanças e impactos a que nos propomos?
Prioridades estratégicas As nossas actividades, projectos ou programas estão alinhadas com a nossa missão e os impactos que pretendemos atingir? Quais são os custos totais, directos e indirectos, para operacionalizar cada uma das nossas actividades? Qual é o nosso custo por resultado/mudança? Como está a nossa performance por comparação aos nossos pares? Há serviços que devamos modificar ou acrescentar ao nosso portfólio para maximizar os nossos impactos?
Planeamento Estratégico Sistematizar o pensamento estratégico
O que é o Planeamento Estratégico Processo para estabelecer prioridades a atingir no futuro; Obriga a fazer escolhas sobre o que vamos e não vamos fazer; Procura colocar toda a organização focada nos mesmos objectivos e forma(s) de os atingir; Define onde serão alocados os recursos da organização.
Porque fazer P.E? Se não faz planeamento então planeia o fracasso - sejam pró-activos face ao futuro das vossas organizações! O Planeamento Estratégico (PE) potencia a melhoria da performance organizacional; Contraria a tendência para o fechamento da organização e pensamentos imediatistas, evita o agir apenas por reacção; Soluciona, ou ajuda a solucionar, problemas de nível macro; Clarifica para todos o que é mais importante!
Questões-Chave Onde estamos neste momento? (Diagnóstico) Onte temos que estar? - Gap (diferencial) / Estado Futuro Como vamos diminuir o diferencial? (Plano Estratégico) Como vamos monitorizar/avaliar o nosso progresso?
Um bom P.E. deve Ir de encontro a problemas de performance organizacional Criar um balanço entre o que a organização é capaz de fazer vs o que esta gostaria de fazer Ter uma temporalidade que permita o fechar do diferencial de performance Visionário dizer claramente qual a situação futura desejável Flexível deve dar espaço para a mudança Guiar a tomada de decisão a todos os níveis (mesmo os mais baixos!) operacional, táctico e individual
Pré-condição fundamental
Um modelo possível de P.E.
Estrutura de Planeamento Missão Porque existimos Visão Obj. Estratégicos Obj. Operacionais Acções/Iniciativas Medidas/Indicadores Targets/Metas O que queremos ser O que temos que conseguir para ter sucesso Resultados específicos expressos de forma mensurável(não actividades) Acções planeadas para atingir os objectivos Indicadores e monitorização do sucesso Nível desejado de performance e timings
Pistas para um Modelo de Planeamento Estratégico mais Eficaz... Plano Estratégico não é o documento; Procurar desenhar um modelo de planeamento mais continuado e flexível; Planeamento Adaptativo, com a aposta em processos dinâmicos, interactivos, interligados e flexíveis; Enfâse na criação de sistemas mais eficazes de comunicação e na circulação e produção da informação e conhecimento; Por último, mas não menos importante, há a necessidade de garantir recursos que sustentem os processos de planeamento.
Planeamento Estratégico Um exercício
1º Escreva 3 frases que digam o que justifica a existência da sua organização. A minha organização existe para 2º Escreva qual seria na sua opinião a situação ideal em que a sua organização deveria estar daqui a 3 anos. 3º Registe quais são para si os 3 principais princípios/valores de actuação porque se rege a sua organização e que a distinguem de outras Acabou de criar uma boa base para definir: missão, Visão e Princípios/Valores!
4º Liste as actividades que a sua organização desenvolve (máx. 15) Leia a sua lista e seleccione as 5 que considera serem as chave para a organização 5º Defina para cada uma dessas actividades um objectivo que a sua organização deveria procurar atingir 6º Para cada um dos objectivos escreva a forma como, na sua opinião ele poderia ser atingido (que estratégia e/ou actividades) Neste momento acabaram de pensar estrategicamente a Vossa organização. Peguem nestes dados e dicutam-os com as Vossas equipas.
Paulo Teixeira 913705462 paulo.teixeira@logframe.pt Logframe 2008