Manual de Procedimentos - SISPREV WEB CONFIGURAÇÃO DE WORKFLOW Revisado em: 25/05/2010 1/15
O treinamento com o Manual de Procedimentos É com muita satisfação que a Agenda Assessoria prepara este manual para você que trabalha com um dos nossos produtos SISPREV WEB. A Agenda Assessoria, Planejamento e Informática, Ltda. empresa com especialização técnica na criação, organização, estruturação, regulamentação e funcionamento do Regime Próprio de Previdência Social RPPS, dedica-se desde 1994 ao desenvolvimento de soluções tecnológicas inteligentes e modernas, que primam pela qualidade e personalização, as quais se encontram presente em mais de 160 (cento e sessenta) clientes, estando entre eles 5 (cinco) Estados e 6 (seis) capitais, distribuídos em 25 (vinte e cinco) Unidades Federativas, das 27 (vinte e sete) existentes. Focada no objetivo de oferecer ferramentas e assessorias capazes de aprimorar a gestão do RPPS, respeitando e preservando a capacidade administrativa e financeira de cada ente, a Agenda Assessoria é hoje reconhecida nacionalmente por ser facilitadora do ganho de maior praticidade, agilidade, transparência, segurança, confiabilidade e profissionalismo por parte dos Regimes Próprios. Uma prova disso é esta visão da empresa de acreditar na qualidade obtida não somente nos seus produtos e serviços, mas também no treinamento daqueles que os utilizam. Em caso de dúvida, favor contatar nossos Serviços de Atendimento ao Cliente SISPREV WEB pelo telefone (65 3322-3400) ou enviando email para o endereço (atendimentosisprevweb@agendaassessoria.com.br). Teremos a satisfação de direcionar toda nossa atenção àqueles que depositam confiança e credibilidade em nossos trabalhos. Guia para Uso do Manual de Procedimentos Os símbolos aqui serão encontrados no texto para guiá-lo nas instruções: ❶ A Instruções para manter segurança nos dados Informações importantes Dicas e conselhos Símbolo que enfatiza o clique com mouse Numerações para enfatizar seqüência de passos e cliques Letras para indicar seqüência de Telas Setas para apontar e relacionar telas às ações de botões e/ou sistema 2/15
Sumário 1.0 Workflow... 5 2.0 Situação... 6 3.0 Despacho... 7 4.0 Setor... 7 5.0 Grupos... 8 6.0 Setor/Grupo de Usuários... 10 7.0 Fluxo de Processos... 11 8.0 Cadastro de Usuário SISPREV WEB... 12 3/15
Índice de Figuras Figura 1 Acesso ao Workflow... 5 Figura 2.1 - Situação... 6 Figura 3.1 - Despacho... 7 Figura 4.1 - Setor... 8 Figura 5.1 - Grupos... 9 Figura 5.2 Edição de Permissões de Grupos... 9 Figura 6.1 Setor/Grupo de Usuários... 10 Figura 7.1 Fluxo de Processos... 11 Figura 7.2 Configuração de Fluxo de Processos... 12 Figura 8.1 Acesso ao Cadastro de usuário SISPREV WEB... 12 Figura 8.2 Consulta de usuários... 13 Figura 8.3 Cadastro de usuários... 14 4/15
1.0 Workflow DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO Workflow é o processo no qual a informação propaga-se por toda organização, de maneira rápida e organizada, seguindo a seqüência pré-estabelecida de tramitação. O SISPREVWEB possui um sistema de Workflow específico para gerenciamento de RPPS que integra tramitação de processos, interações de usuários e grupos níveis de permissões. Para acessar o módulo de Workflow do sistema, percorra o caminho (figura 1): Apoio > Tabelas Auxiliares > Workflow. Em seguida aparecerá a figura 2.1. Figura 1 Acesso ao Workflow Neste manual será explicada toda a configuração do módulo de Workflow abordando os seguintes tópicos: Situação (tópico 2.0); Despacho (tópico 3.0); Setor (tópico 4.0); Grupos (tópico 5.0); Setor/Grupo de Usuários (tópico 6.0); Dias/Processos (tópico 7.0); Dias Concessão de Benefícios/Setor (tópico 8.0); Dias Processo Administrativo/Setor (tópico 9.0); Cadastro de Usuário SISPREV WEB (tópico 10.0). 5/15
2.0 Situação A aba Situação no Workflow tem como objetivo cadastrar Status para descrever a situação de um processo em um determinado setor. O cadastro de uma Situação no Workflow tem como objetivo possibilitar que o usuário acesse e modifique o Status de determinado processo de acordo com as suas interações no mesmo. Esta situação é usada em Processos de Benefícios e Processos Administrativos. Para cadastrar uma Situação que caracterize o Status de algum processo no sistema, digite o nome para a Situação no campo Descrição (figura 2). Em seguida, clique em Inserir. Perceba a diferença do campo Descrição (na frente há o botão Procurar) com intuito de consultar e cadastrar (na frente há o botão Inserir). Existem parâmetros de consultas nos outros tópicos deste manual usando a mesma forma: Descrição para consultar e para cadastrar. Figura 2.1 - Situação Em seguida será possível visualizar a Situação cadastrada na tabela abaixo do campo descrição conforme figura 2.1. Nesta aba também é possível consultar/editar as Situações já cadastradas. 6/15
3.0 Despacho O Despacho no Workflow tem o objetivo de cadastrar uma descrição de tramitação do processo para outro setor, ou seja, no momento da tramitação. Na aba Despacho (figura 3.1) é possível excluir, consultar/editar e cadastrar nova descrição de Despacho. Figura 3.1 - Despacho Para cadastrar nova descrição de Despacho digite a descrição no campo Descrição e clique no botão Inserir conforme figura 3.1. Posteriormente será possível visualizar a descrição do Despacho abaixo do campo Descrição. 4.0 Setor A aba Setor tem como objetivo cadastrar setores para que usuários possam fazer parte destes e interagir em processos através dos mesmos. Usuários pertencerão aos Grupos e estes terão acessos aos setores. Os setores no sistema são muito utilizados para tramitação de processos. 7/15
Figura 4.1 - Setor Na aba Setor é possível consultar/editar e cadastrar novo Setor. Para cadastrar novo Setor, preencha os seguintes campos: Inserir: o Descrição: digite a descrição para o setor; o SIGLA: digite a sigla para o setor; o Rec.Automático: selecione a opção Sim para que o setor receba os processos automaticamente ou Não caso contrário; o Conta Prazo ISO: selecione a opção Sim para ter Conta Prazo ISSO ou Não caso contrário; o Órgão: selecione o Órgão ao qual o setor está vinculado. Em seguida, clique em Inserir para confirmar cadastro do novo setor. Em seguida será possível visualizar o novo setor no quadro abaixo dos campo de cadastro, conforme figura 4.1. 5.0 Grupos O Workflow organiza as permissões e acessos aos módulos através dos Grupos. Na aba Grupos do Workflow é possível consultar/editar e cadastrar novos Grupos no sistema. Para cadastrar novo Grupo no sistema digite o nome do Grupo no campo Nome do Grupo. Em seguida, é possível marca a seguintes opção: Visível: marque esta opção para tornar visível o Grupo. 8/15
Figura 5.1 - Grupos Em seguida, clique em Inserir para confirmar o cadastro do novo Grupo. Após o cadastro do Grupo é necessário configurar as permissões para o Grupo. Para configurar permissões para o Grupo, clique no botão. Em seguida, aparecerá ao lado da listagem dos Grupos cadastrados a tela que possibilitará a configuração de permissões do Grupo (figura 5.2). Figura 5.2 Edição de Permissões de Grupos 9/15
Para incluir/editar permissões para o Grupo existem dois quadros: Menu de Acesso: neste quadro é possível selecionar os módulos que o Grupo de usuário terá (permissão de acesso) no sistema. Após selecionado os módulos para o Grupo, clique em Salvar Menu. Permissões de uso: neste quadro é possível selecionar as permissões de alguns procedimentos importantes realizados no sistema. Após selecionada as permissões, para confirmar, clique em Inserir Permissão. O usuário também pode Excluir permissões. Para que usuário tenha acesso aos módulos e permissões do Grupo, o mesmo deve estar vinculado ao Grupo no módulo Cadastro de Usuário. 6.0 Setor/Grupo de Usuários A aba Setor/Grupo de Usuários tem o objetivo de vincular os setores com os grupos de usuários cadastrados. A relação das tabelas de Grupos e Setores é de muitos para muitos. Isso porque muitos setores podem pertencer a muitos grupos e muitos grupos pode constituir muitos setores. Figura 6.1 Setor/Grupo de Usuários Nesta tela (figura 6.1) é possível excluir, consultar/editar e cadastrar novo relacionamento entre os setores e 10/15
grupos de usuários. Para que um Grupo tenha acesso aos procedimentos de um determinado setor basta preencher o quadro Inserir (figura 6.1): Setor: selecione o setor para que o mesmo esteja acessível ao grupo; Grupo: selecione o grupo para que o mesmo possa acessar o setor selecionado. Realizado este vínculo, basta clicar no botão Inserir para confirmar o relacionamento. Para Inserir relações entre Grupos e Setores os mesmos devem estar cadastrados no sistema. Vide tópicos 4.0 e 5.0 deste manual. 7.0 Fluxo de Processos Na aba Fluxo de Processos é possível configurar no sistema a quanditdade de dias que o processos (Processos de Concessão do Benefício ou Administrativos) ficam nos Setores. Figura 7.1 Fluxo de Processos Para inserir quantidades de dias no fluxo dos benefícios preencha os seguinte campos: Benefício: selecione o benefício que será configurada quantidade de dias; Qtd. Dias: digite a quantidade de dias para o benefício. Dessa forma, os benefícios que forem configurados e ultrapassarem a quantidade de dias inserida, estará em atraso no setor. Na consulta dos processos é possível visualizar o contador de dias em que os processos ficam em 11/15
atraso, conforme figura 7.2. Figura 7.2 Configuração de Fluxo de Processos Observe o quadro em destaque na figura 7.2 o total da quantidade de dias que o processo está em atraso no setor. A configuração dos dias dos Processos Administrativos é realizada de forma análoga à configuração mostrada acima sobre os benefícios. A única diferença é que a mesma é realizada no quadro Processo Administrativo da figura 7.1. 8.0 Cadastro de Usuário SISPREV WEB Para cadastrar um usuário do SISPREV WEB, percorra o caminho (figura 10.1): Apoio > Admnistrativo > Cadastro de Usuário. Em seguida, aparecerá a figura 10.2. Figura 10.1 Acesso ao Cadastro de usuário SISPREV WEB 12/15
Figura 10.2 Consulta de usuários Nesta tela é possível consultar/editar e cadastrar novo usuário. Para cadastrar novo usuário, marque o campo Somente Instituto e clique em Novo. Certifique-se qual o tipo de segurado irá cadastrar: Se for usuário para operação do sistema deixe o campo marcado: Somente Instituto. Se for cadastrar segurado para acessar o portal do segurado deixe o campo marcado: Somente Segurados. Neste Manual está sendo explicado como cadastrar usuários do sistema para completar a explicação do Workflow. Em seguida, aparecerá a figura 10.3. 13/15
Figura 10.3 Cadastro de usuários Para realizar cadastro de um usuáro do sistema basta preencher os seguintes campos: Dados do usuário: o Login: digite o login para usuário acessar o sistema; o Grupo: selecione o grupo para o usuário (nesse momento o usuário acessa as configurações cadastradas para o grupo, conforme tópico 5.0); o Senha: digite a senha do usuário; o Confirmar Senha: digite a senha novamente para confirmar cadastro; Configurações: o Ativo: marque esta opção para ativar o cadastro; o A senha Expira: marque este campo para informar ao sistema que a senha expira. Em seguida, informe o Tipo de Expiração (mensal, semanal ou bimestral); o Master: marque esta opção para atribuir ao usuário permissões master; o Enviar email ao receber mensagem: o Perm. Agendar Perícia: marque esse campo para que o usuário possa agendar perícia; o Mostrar Nome Perito: marque esta mensagem para mostrar nome do perito; o Verifica Coockie: marque essa opção para o sistema realizar verificação de coockie; o Email: digite o endereço de email do usuário; o Data de validade: digite a data de validade do cadastro de usuário; Dados do Órgão: o Órgão: selecione o Órgão do usuário; o Fonte Pagadora: selecione a fonte pagadora do usuário; 14/15
Categoria: o Ativo: selecione esta opção para que o usuário acesse dados de segurados ativos (efetivos) no sistema; o Inativo: selecione esta opção para que o usuário acesse dados de segurados inativos no sistema; o Pensionista: selecione esta opção para que o usuário acesse dados de segurados pensionistas no sistema; Segurado: selecione o segurado; Nome do Usuário: digite o nome para usuário; Cargo: selecione o cargo. Preenchidos estes campos, clique em Salvar para confirmar cadastro. 15/15