E-Business - White Paper Este documento ajuda-o a entender os benifícios do e-business. Tópicos: Uma ideia dos desafios e das oportunidades que o e-business implica Conselhos práticos sobre como desenvolver uma estratégia e-business Exemplos de clientes reais que utilizam diferentes soluções, de formas diferentes, para melhorar os seus resultados Resumo das propostas e-business da Microsoft Business Solution Índice O caminho para o lucro 1 Transformar desafios em oportunidades 2 Estratégia e-business 4 Aderir ao e-business 8 Microsoft Business Solutions 10 Histórias de sucesso 12 Novas oportunidades 12 Conclusão 13 Para mais informações 14 Glossário 15 O caminho para o lucro Ainda não há muito tempo, qualquer coisa que começasse com a letra E era considerado hot. E qualquer céptico durante a loucura do dot.com era imediatamente despedida. Hoje em dia, há diferentes visões quanto aos benefícios relativos do e-business. Mas mesmo assim, ninguém duvida da sua importância. Os especialistas mais optimistas garantem que o e- business é a chave para uma vantagem competitiva em qualquer empresa. Os mais pessimistas concordam que a aplicação do e-business na sua organização é um pré-requisito para a sobrevivência comercial. Este documento dá-nos a visão da Microsoft Business Solution sobre como marcar presença no e-business e como formular um plano de acção. White Paper, 01.01.2003 1
Transformar desafios em oportunidades serviços mais rápidos e personalizados. Tornaram-se mais exigentes porque conhecem mais e as suas expectativas são maiores. Prepare-se para lutar Não se pode falar de e-business 1 sem falar da Maior competição estrangeira. Internet. A Internet afirma-se como a força tecnológica central num clima empresarial dinâmico e complexo. Sempre que há alterações em modelos empresariais tradicionais, em processos ou infraestruturas, Internet está presente. A tecnologia relacionada com a Internet tem tido um papel essencial na intensificação da competição. Os clientes tornaram-se mais exigentes e, a competição, tanto local como global, mais renhida e a velocidade dos negócios vertiginosa. Estas alterações são um A relativa facilidade com que é possível fazer negócios no estrangeiro aumentou o número de concorrentes à distância. Como diria Allan Greenspan, Os modernos produtores de bens quer de alta ou baixa tecnologia têm à disposição mais meios para responder a exigências externas do que os nossos antecessores alguma vez imaginaram. 2 É mais simples para os clientes mudarem de fornecedor, porque existem mais empresas para escolher. desafio especial para as pequenas e médias empresas com recursos limitados. A Internet teve o seu papel na alteração e na expansão da competição local. A Internet abriu de várias maneiras as portas para uma maior competição. Primeiro, tornou os clientes mais exigentes. É mais fácil para os clientes comparar fornecedores e produtos de todo o mundo, uma vez que todas as empresas podem agora tornar-se conhecidas de um público online mundial e em rápido crescimento. Além disso, a redução nos custos administrativos, possível graças à tecnologia relacionada com a Internet, As grandes empresas que tentam reduzir custos frequentemente pressionam os parceiros de tamanho médio para implementar novas soluções para a troca electrónica de informações. E aparecem novas empresas no campo competitivo. Os mercados online, que ligam uma comunidade de fornecedores a uma comunidade de clientes, ameaçam os modelos comerciais existentes. Apesar de muitos destes centros comerciais na Web terem falhado, existem permitiu às empresas diminuir os preços. Os clientes habituaram-se a esperar preços mais baixos e 1 E-business abordagem à gestão empresarial que foca a obtenção de valores de um mercado global e cooperativo. 2 Greenspan, Alan, Discurso no Banco De Mexico, Política monetária e de estabilização: The International Experience, 14 de Novembro, 2000 White Paper, 01.01.2003 2
muitos a prosperar e a balançar-se para um crescimento impressionante. Além de agir como catalizador para uma crescente competição e novas formas de negociar, as novas tecnologias aumentaram também a velocidade das negociações. Por exemplo, estima-se que na indústria automóvel a taxa de concepção e produção de um automóvel tenha triplicado nos últimos anos. 3 ameaça de morte e fonte de juventude. 4 As novas tecnologias podem ter intensificado a competição de diversas maneiras, mas o outro lado do desafio é sempre a oportunidade. Pode utilizar a tecnologia para aumentar a eficiência operacional, automatizando processos de rotina. E pode utilizá-la para aumentar a rentabilidade a longo prazo, investindo nas forças competitivas e singulares da sua relação de valores 5. O e-business elevou as expectativas dos clientes, aumentou a competição e a velocidade das negociações. Mas se estiver preparado, pode fazer com que estas alterações também joguem a seu favor. Segundo Michael Porter, que formulou a ideia da relação de valores, a Internet permite novas e melhores maneiras de aumentar o vigor. Uma vez que a Internet é por natureza uma plataforma aberta e cooperativa, é mais fácil utilizá-la para fortalecer em Prepare-se para ganhar Na sequência da tendência dot.com, os analistas debatem o grau de impacto das novas tecnologias nos negócios. Podemos deixar o debate sobre o grau relações comerciais do que a outras gerações de TI. Pode utilizar a flexibilidade da Internet para melhorar a eficiência, a capacidade de resposta e as relações comerciais da sua empresa. de alterações na economia para académicos. Mas mesmo os peritos mais conservadores concordam que para se manter competitivo, tem de ter uma estratégia e-business. Eficiência. Pode reduzir custos, utilizando soluções da Internet para automatizar processos e oferecendo serviços self-service em tempo real a funcionários, clientes e parceiros. Os utilizadores podem servir-se Rosabeth Moss Kanter descreve a teoria lâminas através de um portal 6 Web, que lhes dará acesso a gémeas da Internet: Dependendo do ponto de vista é, ao mesmo tempo, ferramenta e controlador, 3 Ghosn, Carlos, President e CEO da Nissan Motor Company: Japão, Encontro Anual do Fórum Económico Mundial 2001, The Shape of the 21 st Century Corporation: Thriving with Change, 2 de Janeiro, de 2001 4 Kanter, Rosabeth Moss: Evolve: Succeeding in the Digital Culture of Tomorrow, 2001 5 A relação de valores é o conjunto de actividades através do qual um produto ou serviço é criado e entregue aos clientes. 6 Portais são soluções cooperativas que utilizam a Internet para oferecer interacção self-service e acesso a informação a parceiros comerciais e clientes através da Internet. White Paper, 01.01.2003 3
informações e funcionalidades personalizadas adequadas às necessidades das suas tarefas específicas. O self-service e a automatização de processos rotineiros diminuem os custos e libertam as pessoas permitindo-lhes que se concentrem em objectivos mais estratégicos e tarefas mais rentáveis. Estratégia e-business Derrubar barreiras É necessária uma estratégia e-business para responder a novos desafios e transformá-los em oportunidades. Para sobreviver, tem de ser capaz de responder rapidamente a ameaças e, para ser bem Capacidade de resposta Pode capitalizar novas oportunidades, aproveitando vantagens de padrões comuns e da plataforma aberta da Internet para abranger novos mercados geográficos ou demográficos, ou novas áreas de produção. Relações comerciais. Pode estreitar laços com clientes e fornecedores, cooperando electronicamente. Por exemplo, com um sistema adequado, pode criar catálogos de produtos sucedido tem de ser pro-activo. Mas independentemente do modo como aplicar o e- business na sua empresa, uma coisa é certa: O e- business é, por natureza, um sistema de colaboração. É necessário centrar as atenções em processos que envolvam clientes e parceiros. Para uma maior centralização de esforços dentro das quatro paredes da sua empresa, a solução informática comercial tem também de poder acompanhar a mudança. electrónicos personalizados para as diversas necessidades dos clientes, ou colaborar on-line com fornecedores na concepção dos produtos. Uma empresa e-business fortalece o relacionamento empresarial As empresas começam agora a procurar soluções Se utilizar o e-business, verá as alterações do mercado como oportunidades. A crescente velocidade nos negócios promove maneiras mais eficientes de os realizar. A alteração de modelos comerciais oferece a possibilidade de penetração em novos mercados. Para além disso, clientes e parceiros mais exigentes representam uma que integrem processos internos e externos e a Internet tornou-se cada vez mais importante nesse aspecto. Mas rapidamente se percebeu que marcar presença na Web não é suficiente para ganhar vantagem. Hoje em dia há necessidade de repensar o conceito ERP 7 e o modo como se relaciona com a Internet. Se desejar utilizar a Internet de um modo oportunidade para investir na personalização das suas relações comerciais. 7 Enterprise Resource Planning (ERP) refere-se a uma solução de software empresarial que sustenta o planeamento e a gestão de todos os recursos dentro da empresa. White Paper, 01.01.2003 4
lucrativo para o seu negócio, necessita de uma solução ERP avançada. Uma solução ERP tradicional suporta o planeamento e a gestão de todos os recursos no back office de uma empresa. Uma solução ERP avançada reúne o back office e o front office 8. Coloca as funcionalidades nucleares do back-office no centro de um sistema integrado que conduz o front office. Embora o centro do ERP seja ainda a funcionalidade financeira básica do back-office, a arquitectura é aberta e baseada na Web. As soluções ERP tradicionais ajudam-no a gerir processos internos (e, na melhor das hipóteses, permitem transportá-los para a Web) com o objectivo de optimizar operações internas. As soluções ERP avançadas, por outro lado, ajudam-no a ser mais abrangente, incluindo tanto processos internos como externos, com o objectivo de optimizar todo o negócio. O e-business desloca o foco da gestão interna de dados para as relações externas com parceiros comerciais e clientes e, este novo foco necessita de uma solução ERP avançada. A lógica da integração permite-lhe ligar-se ao mercado em tempo real. A Youcan oferece informações actualizadas e funções self-service através de gateways, portais Web personalizados e dispositivos portáteis, 24 horas por dia, sete dias por semana. Melhorar as relações com parceiros comerciais Uma das formas em que as soluções ERP o podem ajudar a concentrar-se nas relações externas é considerando os relacionamentos interdependentes entre empresas na cadeia de fornecimento 9. Uma solução ERP avançada suporta a natureza cooperativa da cadeia de fornecimento, permitindo interacção automática e sistemas de self-service. 8 As funcionalidades do Back-office incluem contabilidade, compras, processamento de encomendas e avaliação de custos. As funcionalidades do Front-office incluem vendas, marketing, soluções de colaboração e serviços para troca de informações e documentos entre funcionários, fornecedores e clientes. 9 Cadeia de fornecimento é a rede de entidades ligadas numa relação oferta/procura que contribui para o movimento de materiais, desde o fornecedor, passando pela produção, até ao cliente. White Paper, 01.01.2003 5
Automatização e Interacção Existem dois tipos de solução base para a colaboração na cadeia de fornecimento (SCC) 10 : a solução gateway e a solução portal. Um gateway automatiza as transacções, permitindo que diferentes sistemas empresariais comuniquem sem intervenção humana. Um portal alarga o alcance do sistema aos seus parceiros comerciais utilizando a Internet para permitir a interacção pessoal. É uma extensão natural da solução nuclear. Os gateways oferecem um modo directo de colaboração com parceiros comerciais, através de troca electrónica de documentos. Algumas empresas têm vindo a trocar dados, há já muitos anos, com o EDI 11 em redes privadas. Mas o EDI tradicional é caro de implementar, é difícil de manter e requer que as empresas alterem os seus sistemas. As novas soluções baseadas em XML 12 permitem maior flexibilidade e soluções baseadas na Internet mais eficientes e compatíveis com uma grande variedade de formatos. Os portais tornam mais fácil aos clientes, fornecedores e outros parceiros servirem-se, a partir de um browser personalizado. Os utilizadores podem aceder a informações fornecidas através de um portal, um telefone WAP, um Pocket PC ou qualquer outro dispositivo on-line. Definindo diferentes autorizações para diferentes papéis, os utilizadores obtêm um portal adequado às suas necessidades, através do qual podem enviar e receber informação. Podem trabalhar através de ecrãs personalizados com funcionalidades relevantes, numa base de a qualquer hora, em qualquer lugar. E uma vez que Poupar tempo e dinheiro As soluções gateway e portal aumentaram a eficiência de relacionamentos em cadeias de fornecimento, através da optimização das interacções. Por exemplo, o e-procurement 13 pode ajudar as partes a conseguir um planeamento mais eficiente de uma relação business-to-business (B2B). O comprador pode autorizar fornecedores, em tempo real, a aceder à sua planificação de compras, permitindo-lhe distribuição mais eficiente de recursos. O fornecedor, em troca, fornece níveis de inventário uma solução baseada em e-business esteja totalmente integrada, as informações a que o utilizador acede estarão sempre actualizadas. 10 A colaboração na cadeia de fornecimento (Supply Chain Collaboration - SCC) optimiza o fluxo de informação e as capacidades de self-service, através da automatização e da interacção. 11 O intercâmbio de dados electrónicos (Electronic Data Interchange -EDI) é uma transferência de dados entre sistemas que utilizam diferentes formatos. As novas soluções baseadas em XML tornam o EDI mais acessível. 12 O XML (extended Markup Language) é um formato de ficheiro que utiliza etiquetas descritivas para identificar o conteúdo de cada elemento de informação (por exemplo, IVA, factura ou número de produto). 13 O e-procurement (aquisição electrónica) é a utilização de uma rede de computadores para optimizar os custos de aquisições. Implica uma ligação aos fornecedores através de um portal ou gateway electrónico. White Paper, 01.01.2003 6
em tempo real e planos de produção, permitindo ao comprador uma planificação ainda mais eficiente. o sistema CRM front-office tem de ser parte de uma solução completa. Isto permite a toda a organização concentrar-se na melhoria das relações com os Estes intercâmbios podem ser totalmente automáticos através de um gateway ou contar com alguma interacção humana, através de portais. Um cenário provável é a utilização de soluções gateway para clientes. Eis alguns exemplos de como diferentes áreas do seu negócio podem utilizar tecnologias relacionadas com a Internet para melhorar as relações com os clientes: realizar negócios com parceiros maiores e soluções portal para parceiros que representem um menor volume de transacções. Os Clientes de lojas on-line sabem que o que estão a encomendar se encontra em stock e que lhes está a ser cobrado o preço mais actual. A automatização electrónica de processos inter e intra-empresas, tais como o envio e recebimento de documentos de compra e venda, poupa tempo e dinheiro. Elimina a introdução manual de dados e todos os custos, erros e atrasos daí resultantes. Um benefício oculto, mas igualmente importante, é a liberação de funcionários para se concentrarem em Os funcionários podem trocar informações com os seus colegas através dos portais, de modo a tornar mais eficientes os processos comerciais orientados para o mercado. Podem também aumentar a fidelidade dos clientes, oferecendo melhores níveis de serviço. actividades mais interessantes e mais rentáveis. Os vendedores podem verificar se um produto está Melhorar o relacionamento com os clientes As soluções front-office para a gestão da relação com os clientes (CRM) centralizam todas as informações disponível através de um dispositivo móvel, para assegurar que os produtos podem ser entregues de modo a satisfazer as necessidades do cliente. sobre clientes e potenciais clientes de uma empresa e respectivas interacções, para ajudar os funcionários do front-office a oferecer melhores serviços. Além disto, uma solução ERP completa permite que o pessoal do marketing veja o que os clientes compraram antes os aliciar com novos produtos ou No entanto, no e-business, não é suficiente que apenas o front-office se concentre no cliente. Toda a organização partilha informações vitais do mercado, e toda a organização se concentra no mercado. Assim, produtos complementares. E o pessoal dos serviços pode ver se um cliente foi facturado ou se pagou o contrato de manutenção, antes de responder a pedidos de apoio. O CRM complementa as funções White Paper, 01.01.2003 7
do back-office e depende da integração no sistema de back-office para fornecer a toda a empresa uma visão completa das actividades dos clientes. Isto ajuda a obter o máximo da relação com cada cliente. melhora a resposta às exigências de fornecedores e clientes. Além disso, ajuda a criar melhores relações, investindo na vantagem competitiva inerente à sua relação de valores. Ao fim e ao cabo, tudo pode ser copiado pela concorrência, menos o relacionamento. Como é que uma estratégia e-business pode beneficiar o seu negócio? As empresas com uma estratégia e-business são mais abertas. Toda a empresa se concentra no mercado e tem uma maior visibilidade, uma colaboração mais eficiente e relações mais fortes. Abrir um negócio, no entanto, requer uma solução ERP avançada que integre os sistemas de front e back-office. Com uma solução ERP completa 14, é possível aumentar os lucros, reduzindo o custo das transacções e incentivando clientes e fornecedores a negociar consigo. Reduz o custo geral de reabastecimento, promovendo a automatização e o self-service. A automatização e o self-service aceleram o fluxo do trabalho e reduzem probabilidades de erro humano. Também libertam as pessoas para a construção da fidelidade do mercado, A gestão de relação com o cliente (CRM) e a colaboração na cadeia de fornecimento (SCC) complementam as funções do back-office. O CRM ajuda toda a organização a obter o máximo da relação com cada cliente. O SCC optimiza o fluxo de informação e as capacidades de self-service através da automatização e da interacção. Tais soluções permitem aos clientes, parceiros e funcionários aceder a funções e informações do sistema através da Internet. Utilizam as informações comerciais e financeiras na sua solução ERP para promover novas maneiras lucrativas de trabalhar com clientes e permitindo-lhes trabalhar mais próximo dos parceiros e conseguir novos clientes e parceiros. Aderir ao e-business O e-business é um modo de pensar focado no aproveitamento de um mercado global, cooperativo e acelerado. É uma estratégia para optimizar relações externas. Esta estratégia é melhor conseguida com a combinação do fortalecimento das competências existentes com a capitalização de novos tipos de oportunidades. Devido à natureza imprevisível do e- business, estes dois caminhos devem ser alcançados fornecedores. Esta abertura reduz custos, pois automatiza as operações internas e as interacções externas, e 14 Um ERP avançado muda o centro das atenções da gestão interna de dados de modo a contemplar relações externas com clientes, fornecedores e outros parceiros comerciais. White Paper, 01.01.2003 8
através da implementação progressiva na nova tecnologia orientada para a Internet. 4. Investigue a rapidez e a flexibilidade da plataforma tecnológica do potencial Dez dicas para uma estratégia e-business eficaz fornecedor de software. Descubra se a plataforma tem funcionalidades multi-idioma, multi-divisa e multi-legislação 15, se 1. Atribua a responsabilidade dos projectos a equipas que incluam membros do departamento de TI e de outros a sua arquitectura é multi-nível 16 e se aproveita a sua lógica empresarial em soluções baseadas na Internet. departamentos. Cada equipa deve ser dividida em papéis com responsabilidades e tarefas específicas. Pode designar uma pessoa para supervisionar, coordenar e ser o responsável por todos os projectos e-business. 5. Certifique-se de que os potenciais fornecedores de software e os seus revendedores têm experiência na implementação de novas tecnologias em aplicações existentes. Certifique-se de que a plataforma tecnológica do 2. Envolva parceiros e, em alguns casos, clientes, no planeamento e desenvolvimento. Por exemplo, um cliente pode querer dar a sua opinião sobre a versão de testes ou mesmo participar como membro virtual de uma equipa de desenvolvimento. fornecedor de software é actualizável, adaptável e baseada nos padrões industriais. Uma ampla base de clientes e um canal revendedor maduro podem ser indicadores da experiência, que se reflecte na solução e no conhecimento e experiência dos consultores. 3. Para além de investigar a tecnologia de um fornecedor, deve também espreitar a sua 6. Procure um consultor com as qualificações necessárias para o ajudar, tanto no empresa. Certifique-se de que os potenciais fornecedores de software comercial possuem uma estrutura de confiança. Devem ter uma posição financeira sólida e uma ampla base de clientes para as suas ofertas a longo prazo. 15 As funcionalidades multi-idioma, multi-divisa e multilegislação permitem alterar rapidamente o idioma, a divisa e o método contabilístico numa solução. 16 A arquitectura multi-nível reúne os vários componentes de um sistema de software de comercial, partilhando a mesma lógica empresarial e tornando-o assim mais simples de manter, actualizar e ligar a outros sistemas. White Paper, 01.01.2003 9
planeamento como na implementação dos projectos. Procure consultores com especialização em negócios e tecnologia, e conhecimento das necessidades locais. Peça aos potenciais consultores case studies e a apresentação da sua metodologia e áreas de especialização. O seu plano e-business deve incluir uma mistura de projectos de alto risco/alta recompensa e de baixo risco/baixa recompensa. Deve pensar duas vezes acerca de projectos com prolongado tempo de implementação considerando as rápidas alterações que se verificam no e- business. 7. Identifique o centro das competências da sua empresa e estude a forma de utilizar a Internet para as melhorar. Avalie as possibilidades de investir nas relações com os seus melhores clientes, fornecedores e parceiros comerciais. Isto requer o apoio da administração, mas é uma boa ideia envolver departamentos e pessoas que nas suas funções diárias contactam mais directamente com clientes e parceiros. 8. Identifique e avalie oportunidades oferecidas pela tecnologia Tais oportunidades podem incluir a automatização de processos de encomenda e compras, o lançamento de novas linhas de produtos, ou a aposta em novos mercados geográficos ou demográficos. 10. Faça um plano dos projectos que vai começar e daqueles que irá reavaliar posteriormente. Por exemplo, pode querer começar com um portal comercial interactivo e posteriormente mudar para um gateway comercial automatizado. Um consultor pode ajudá-lo a estabelecer os projectos sequencialmente. Microsoft Business Solutions A Microsoft Business Solutions desenvolve software de gestão comercial e serviços para pequenas e médias empresas. As áreas de aplicação de gestão financeira, produção, distribuição, gestão de relações comerciais, e-business e integração de informações são todas centralizadas. O que torna mais fácil o acesso a informação actualizada e a administração e adaptação da solução. A lógica empresarial integrada comum no software empresarial permite: 9. Dê prioridade a projectos de acordo com o risco, recompensa e extensão da implementação Optimização das interacções pela automatização das aquisições e vendas a fornecedores e clientes chave sem ter de implementar um White Paper, 01.01.2003 10
complexo sistema EDI (Intercâmbio de dados electrónicos). Dê aos seus clientes, fornecedores, funcionários Responda facilmente às exigências de colaboração através de e-commerce de clientes e fornecedores importantes. e parceiros acesso ao self-service 24 horas por dia de qualquer parte do mundo. O diagrama acima mostra algumas das áreas abrangidas pelas Soluções Empresariais Microsoft. A lógica de integração das Soluções Empresariais Microsoft permitem-lhe ligar-se a clientes, consumidores, fornecedores e a outros parceiros comerciais, em tempo real. A Youcan oferece informações actualizadas e funções self-service através de gateways, portais Web personalizados e dispositivos portáteis, 24 horas por dia, sete dias por semana. Funções e informação inclui, por exemplo, encomendas e acompanhamento de encomendas, fóruns de discussão, relatórios e estatísticas. White Paper, 01.01.2003 11
Histórias de sucesso Milhares de empresas em todo o mundo utilizaram as soluções Microsoft Business Solutions para implementar as suas estratégias de e-business. Eis exemplos de desafios, soluções e benefícios vividos por alguns dos nossos clientes: O DESAFIO EMPRESARIAL CBE Technologies, Inc., uma empresa de integração de sistemas TI personalizados, com base nos E.U.A., necessitava de uma solução que oferecesse acesso remoto a informações, incluindo centenas de gráficos, tabelas, esquemas e diagramas para revisão, actualização e estudo para os mais de 100 funcionários. Telecom Erhverv A/S, parte da TDC Tele Danmark, o maior fornecedor de serviços de comunicações na Dinamarca, necessitava de um modo eficiente de responder às exigências de certos clientes que queriam efectuar encomendas através da Internet. NSi Industries, Inc., um fornecedor de produtos eléctricos, localizado nos E.U.A., necessitava de um modo mais rápido e menos oneroso de adicionar parceiros comerciais e aumentar o volume de negócios. X18, um produtor de sapatos com base na Islândia, queria utilizar a Internet para optimizar as interacções com os seus parceiros internacionais. Basilica Computing, um revendedor de TI líder no Reino Unido, precisava de uma solução de e-commerce que reduzisse o tempo que os funcionários demoram a processar as encomendas. COMO A SOLUÇÃO NAVISION PODE AJUDAR Oferece a flexibilidade necessária para criar os campos exactos no programa que os representantes de vendas necessitam para aceder a documentos essenciais 24 horas por dia, 7 dias por semana. Oferece aos clientes acesso a informações actualizadas e à compra de milhares de produtos e serviços. É simples corresponder às necessidades de parceiros existentes com uma troca de informações electrónica baseada em XML, independentemente da aplicação, sistema de software ou padrões. Permite aos clientes, agentes e distribuidores efectuar transacções on-line. O X18 pode disponibilizar os seus produtos a partir da fase da concepção. Torna possível a criação de portais com diversas autorizações e definições de utilizador personalizadas. Por exemplo, clientes B2B podem efectuar o seguimento de encomendas, verificar a disponibilidade em stock e aceder às notas de remessa, facturas e notas de crédito. COMO BENEFICIA O CLIENTE A CBE optimizou as operações, melhorando a eficiência do seu fluxo de trabalho entre 20 e 30 porcento. A implementação foi rápida, simples e sem custos de manutenção escondidos uma vez que a solução está totalmente integrada com o back-office. Novos parceiros são implementado sem poucas horas, em vez de semanas, tornando mais fácil atingir novos objectivos. Ao satisfazer mais de 95% dos pedidos dos clientes on-line, eliminou os custos de edição, o que resultou numa considerável poupança. O self-service on-line permite aos clientes efectuar 70% do trabalho anteriormente realizado pelos funcionários, permitindolhes concentrarem-se em actividades mais lucrativas. Novas oportunidades A capacidade da Internet de fornecer meios para fazer negócios mais lucrativos depende de um certo utilizar automatização e interacção on-line para reduzir custos, estreitar relações e atingir novos mercados. número de factores. Muitas empresas estão já a White Paper, 01.01.2003 12
Os Web services são uma área que se espera venha a aumentar drasticamente o potencial da Internet. Embora a utilização de aplicações empresariais integradas não tenha sido um enorme sucesso muito útil ter um serviço que aceitasse relatórios de várias empresas subsidiárias, executasse a consolidação e entregasse os resultados dessa consolidação à empresa mãe. (principalmente devido a limitadas opções de personalização), espera-se que a contratação de Web Services aplicações de software mais pequenas que integram aplicações empresariais venha a ter bastante êxito. Existem quatro tipos de Web services que podem ter impacto nos negócios. 4. Web Service de alertas Envio de mensagens para telefones móveis ou outros dispositivos portáteis. Quando o seu inventário atinge um nível em que necessita de encomendar ou quando acaba o stock, a maior parte dos sistemas ERP produzem um relatório desses produtos ou criam 1. Web services Data-centric Em vez de actualizar manualmente dados que se alteram frequentemente (tais como taxas de câmbio e códigos de produtos), tem mais sentido ligar a um serviço a partir da sua aplicação empresarial e um alerta que pode ser enviado a toda a gente por e- mail. Seria muito mais útil comunicar imediatamente esse aviso ao gestor responsável, onde quer que se encontre e através de qualquer dispositivo que esteja a utilizar. actualizar automaticamente esses dados. Estes serviços parecem bastante triviais mas fazem poupar tempo e dinheiro consideráveis. 2. Web Services de colaboração Muito do software que permita a parceiros comerciais colaborar existirá provavelmente na Internet como um Web service. Por exemplo, emitir uma factura para um Web service, que o envia ao seu cliente, que o paga. O Web service ajuda-o na gestão de todo o processo. Conclusão O e-business é uma abordagem à gestão empresarial que foca a obtenção de mais-valias num mercado global e cooperativo. É necessário adoptar esta abordagem se quer continuar a ser competitivo. Tem de saber lidar com o desafio imediato do custo e complexidade da implementação das novas tecnologias, para poder beneficiar com ele. E se deseja que o e-business seja lucrativo para o seu negócio a longo prazo, tem de integrar uma estratégia 3. Web Services para análises Muitos dados têm de passar por várias as empresas e-business nos objectivos estratégicos gerais da sua empresa. para criar, por exemplo, relatórios consolidados. Seria White Paper, 01.01.2003 13
Uma estratégia e-business obriga a que toda a organização se concentre na obtenção de mais valias no mercado. A tecnologia é uma parte importante de qualquer estratégia e-business. Não pode, no entanto, pensar nela apenas em termos de tecnologia. A tecnologia que serve apenas para tornar mais eficientes as operações empresariais internas está a tornar-se obsoleta. A empresa do futuro utiliza a tecnologia para obter mais das suas relações com clientes e parceiros, melhorando assim os negócios. Acerca da Microsoft Business Solutions A Microsoft Business Solutions, que é composta por Great Plains, Microsoft bcentral e Navision, oferece um vasto leque de aplicações comerciais concebidas para ajudar pequenas e médias empresas a ficar mais próximas dos seus clientes, funcionários, parceiros e fornecedores. As aplicações Microsoft Business Solutions automatizam processos comerciais end-to-end nas áreas financeira, de distribuição, contabilidade de projectos, comércio electrónico, recursos humanos e salários, produção, Não é possível, no entanto, implementar uma estratégia de e-business de um dia para o outro. Tal requer uma planificação cuidada, para estudar quais as áreas em que se deve concentrar. Esta planificação deve envolver representantes de toda a sua organização. Irá precisar da ajuda de parceiros, clientes e consultores especializados. Além disso, deve conseguir-se com uma abordagem progressiva e equilibrada, que fortaleça as competências existentes ao mesmo tempo que capitaliza novas oportunidades. cadeia de fornecimento, integração de dado, vendas, e gestão de marketing, e ainda serviços e apoio ao cliente. Pode obter mais informações acerca da Microsoft Business Solutions em http://www.microsoft.com/businesssolutions Copyright 2002 Microsoft Business Solutions ApS, Dinamarca. Microsoft e Great Plains são marcas registadas da Microsoft Corporation ou Great Plains, Inc. nos Estados Unidos e noutros países. A Great Plains, Inc. é uma subsidiária exclusiva da Microsoft Corporation. Navision é uma marca registada da Microsoft Business Solutions ApS nos Estados Unidos e noutros países. A Microsoft Business Solutions ApS é uma subsidiária da Microsoft Corporation. Quaisquer nomes de empresas e produtos mencionados neste documento podem ser marcas registadas pelos seus proprietários. Nenhuma parte nem a totalidade deste documento pode ser reproduzida ou transmitida, sob qualquer forma ou através de quaisquer meios, sem prévia autorização da Microsoft Business Solutions ApS. A informação contida neste documento pode ser alterada sem necessidade de aviso prévio. Quaisquer direitos não explícitos neste documento são direitos reservados. Para mais informações Se desejar mais informações acerca de Microsoft Business Solutions ou se preferir ser contactado por um parceiro local, telefone para o número 214407760 ou visite o nosso website em www.microsoft.com/portugal/mbs. Endereço Microsoft Business Solutions Portugal Edifício Plaza I, Quinta da Fonte 2780-730 Paço de Arcos Portugal Tel +351 21 440 7760 Fax +351 441 6054 www.microsoft.com/businesssolutions www.navision.com/pt White Paper, 01.01.2003 14
Glossário As funcionalidades de Back-office e Front-office incluem vendas, marketing, soluções de cooperação e serviços para troca de informações e documentos entre funcionários, fornecedores e clientes, além de contabilidade, aquisições, processamento de encomendas e avaliação de custos. Gestão da relação com o cliente (Customer Relationship Management - CRM) A gestão da relação com o cliente refere-se à gestão da informação obtida das relações com o cliente. Também pode ser encarado como uma estratégia que se concentra em obter o máximo dessas relações, para uma maior competitividade. Intercâmbio de dados electrónicos (Electronic Data Interchange - EDI) é a transferência de dados entre sistemas com diferentes formatos de dados. As novas soluções baseadas em XML tornam o EDI mais acessível. Enterprise Resource Planning (ERP) refere-se a uma solução de software empresarial que sustenta o planeamento e a gestão de todos os recursos dentro da empresa. O e-procurement (aquisição electrónica) é a utilização de uma rede de computadores para optimizar os custos de aquisições. Implica uma ligação aos fornecedores através de um portal ou gateway electrónico. Um ERP avançado desloca a concentração de esforços da gestão interna de dados para as relações externas com clientes, fornecedores e outros parceiros comerciais. As soluções gateway automatizam transacções, permitindo que diferentes sistemas empresariais comuniquem sem intervenção humana. Independent Trading Exchange (ITE), por vezes referido como um hub de negócios ou mercado online, consiste em Web sites que ligam uma comunidade de fornecedores a uma comunidade de clientes, com o fim de gerir uma relação comercial electrónica entre eles. Os hubs podem ser orientados horizontal ou verticalmente e podem ser utilizados por um fornecedor, um vendor de software ou terceiros. Funcionalidades multi-idioma, multi-divisa e multilegislação permitem-lhe alterar rapidamente o idioma, a divisa e o método contabilístico numa solução. A arquitectura multi-nível reúne os vários componentes de um sistema de software de negócios, partilhando a mesma lógica empresarial tornando-o assim mais simples de manter, actualizar e ligar a outros sistemas. Portais são soluções cooperativas que utilizam a Internet para oferecer interacção self-service e acesso a informação a parceiros comerciais e clientes através da Internet. A cadeia de fornecimento é a rede de entidades ligadas numa relação oferta/procura que contribui para o movimento dos materiais, desde o fornecedor, passando pela produção, até ao cliente. A colaboração na cadeia de fornecimento (Supply Chain Collaboration - SCC) optimiza o fluxo de White Paper, 01.01.2003 15
informação e as capacidades de self-service, através da automatização e da interacção. Fluxo da cadeia de fornecimento (Supply Chain Flow) refere-se ao movimento de materiais do fornecedor para o consumidor, passando pela produção. A cadeia de valores é o conjunto de actividades através do qual um produto ou serviço é criado e entregue aos clientes. O Wireless Application Protocol (WAP) é um padrão global para o desenvolvimento de aplicações para redes de comunicação sem fios. extended Markup Language (XML) é uma linguagem utilizada para descrever outras linguagens. Utiliza etiquetas descritivas (tags) para identificar o que representam os dados numa determinada informação (por exemplo, imposto de venda, factura ou número de produto). Ao contrário do HTML, estas etiquetas (tags) são teoricamente ilimitados em termos do que descrevem e como. O XML tem vindo rapidamente a tornar-se o alicerce de um padrão de baixo custo e amplamente difundido para trocas de dados electrónicos entre empresas. White Paper, 01.01.2003 16