FOLHA PHOENIX
ÍNDICE Introdução a Folha de Pagamento... 7 Informações Técnicas... 7 Gerenciador de Banco de Dados... 7 Arquivos que compõe o Btrieve... 7 Tamanho do Arquivo executável... 7 Configuração Mínima requerida... 8 Recomendado... 8 Compartilhamento na Rede... 8 Compartilhamento no Windows 98... 8 Compartilhamento no Windows 2000... 9 Compartilhamento no Windows XP... 10 Compartilhamento no Windows Vista... 10 Mapeamento na Rede... 11 Instalação de Impressoras na Rede... 12 Como baixar os sistemas da internet... 13 Processo para Download:... 14 BACKUP PHOENIX (NOVO)... 15 Processos para "Backup"... 15 1 - Pasta Geral... 16 2 - Pasta Empresas... 17 3 - Pasta DefRel... 17 PROCESSOS PARA RESTAURAÇÃO... 17 DIVIDIR /JUNTAR ARQUIVOS DE DISQUETES... 18 REGRAS PARA NOMEAÇÃO DOS ARQUIVOS DE BACKUP... 19 SENHA DE SEGURANÇA... 20 MENU ARQUIVOS... 20 Empresas... 20 Janela Geral... 21 Janela Folha... 21 ATIVAR EMPRESA... 23 LOCAL DE TRABALHO... 24 DEPARTAMENTO /SEÇÃO / SETOR... 24 FUNCIONÁRIOS... 24 Janela Dados Cadastrais... 25 Janela Dados Contratuais... 25 Janela Dados Oficiais... 26 Janela Documentos / DocumentosCont.... 26 2
AFASTAMENTOS... 27 HISTÓRICO DE ACIDENTES DE TRABALHO... 27 Janela Dados do Acidente... 28 Janela Testemunhas... 28 HISTÓRICO DO PPP... 28 Janela CAT Registrado... 29 Janela Lotação e Atribuição... 29 Janela Exposição a Fatores de Riscos... 29 Janela Compl. Exposição a Fatores de Riscos... 29 Janela Exames Médicos... 29 Janela Dados Complementares... 30 Histórico de Atividades (Anexos)... 30 Explicações Gerais Anexos a partir de 01/2009... 30 TRANSFERÊNCIA... 31 SÓCIOS... 32 Janela Dados Cadastrais... 32 Janela Códigos Oficiais... 32 Histórico de Atividades (Anexos)... 33 AUTÔNOMOS... 33 Janela Dados Cadastrais... 33 Janela Documentos... 34 Histórico de Atividade (Anexos)... 34 COOPERADOS... 34 Janela Dados Cadastrais... 34 Janela Documentos... 35 DOMÉSTICOS... 35 Janela Dados Cadastrais... 35 Janela Códigos Oficiais... 35 Janela Dados FGTS... 36 Janela Documentos... 36 RESPONSÁVEIS... 37 EVENTOS CONTMATIC... 37 EVENTOS DO USUÁRIO... 37 Janela Script Phbasic... 39 3
SINDICATOS... 40 Sindicatos de Funcionários... 40 Categorias Pisos Normativos... 41 Categorias... 41 Pisos Normativos... 41 Cláusulas Convencionadas... 42 Histórico de Apuração de Médias... 43 Dias Não Considerados nas Férias... 43 Sindicato Patronal... 43 Tabela de Contribuição Sindical Patronal... 44 BANCOS... 44 VALE TRANSPORTE... 44 Composição Facial... 45 CONVENIOS- ASSISTÊNCIA A SAÚDE... 45 TABELAS... 46 Tabela IR/ INSS/ Salário Família... 46 Tabela de Contribuinte Individual... 47 Dados Mensais GFIP... 47 Cadastro de Compensações... 47 Lançamentos de Resíduos Anteriores... 48 Salário Aula... 49 Salário Tarefa... 49 Tabela de Cargos... 49 Descritivo de Advertência... 50 Descritivo de Suspensão... 50 Receitas Auferidas... 50 Receita Bruta Confirmada... 50 Receita Bruta Total Confirmada... 50 Receitas de Empresas TI/TIC e Outras Atividades... 51 Histórico Fator Acidentário de Prevenção... 51 PARÂMETROS POR EMPRESA... 51 PARÂMETROS PPP... 57 CALENDÁRIOS... 57 HORÁRIOS... 57 TABELA DE INTEGRAÇÃO CONTÁBIL... 58 CADASTRO DE USUÁRIOS... 59 4
MENU LANÇAMENTOS... 61 Lançamentos Automáticos Gerais do Usuário... 61 Lançamentos Automáticos Por Empresa... 61 Lançamentos Automáticos Por Sindicato... 62 Lançamentos Automáticos Por Funcionários, Sócios, Autônomos e Cooperados.... 62 Funcionário e Sócios:... 62 Autônomos e Cooperados:... 62 Lançamentos Automáticos Por Doméstico... 63 LANÇAMENTOS FUNCIONÁRIOS... 63 LANÇAMENTO SÓCIOS... 64 AUTÔNOMOS... 65 DOMÉSTICOS... 66 RATEIO POR LOCAL... 67 Processo para processar uma Folha de Pagamento Rateada... 67 Para efetuar o rateio do 13º Salário 2ª parcela, clique no campo Rateio de 13º Salário... 67 ESCALA DE REVEZAMENTO... 68 VALE TRANSPORTE... 68 Manuais... 68 Avulsos... 68 MENU CÁLCULOS... 69 Férias... 69 RESCISÕES MENSAIS... 70 RESCISÕES COMPLEMENTARES... 71 Parte Superior:... 72 Parte Inferior:... 73 Lançamento de Eventos Complementares... 73 Cálculo das Rescisões Complementares... 73 Lançamento de Médias Complementares:... 76 Lançamento de eventos complementares:... 76 IMPRESSÃO DO DARF... 78 IMPRESSÃO DA GPS EMPRESA... 79 INTEGRAÇÃO COM GRRF... 79 INTEGRAÇÃO DO SEFIP... 80 RPS... 80 Cálculo de Recibos... 80 ATUALIZAÇÃO DE SALÁRIOS... 81 Parâmetros do Reajuste:... 82 Janela Percentuais/Valores Aplicação... 82 PROCESSAMENTO (FOLHAS)... 83 5
ENCERRAMENTO DE MÊS... 83 VALE TRANSPORTE... 84 MENU GUIAS... 84 MENU RELATÓRIOS... 85 EMISSÃO DE ETIQUETAS... 85 CONFIGURAÇÃO DE LAYOUTS... 86 MENU PERSONALIZADOS... 86 MENU INTEGRAÇÕES... 87 SEFIP 8x... 87 GRRF... 88 CAGED... 88 INTEGRAÇÃO BANCÁRIA... 89 HOLERITE ELETRÔNICO... 89 INTEGRAÇÃO CONTÁBIL... 90 INTEGRAÇÃO ORION... 91 PONTO ELETRÔNICO... 91 Tela inicial da Integração... 91 INSTRUÇÕES NORMATIVAS... 94 Instrução Normativa R.F. 86/2001... 94 PORTARIA 58/2005 (IN 12/2006) MPAS/SRP... 95 LEI COMPLEMENTAR MPT 75/1993... 95 EXPORTAÇÃO VALE TRANSPORTE... 96 Recibo de Pagamento / Arquivo... 96 ANUAIS... 96 MENU UTILITÁRIOS... 96 Seleção Geral dos Relatórios... 96 Montar Fila... 97 Importação de Dados (Conversões)... 97 Exportação de Dados (Ponto Eletrônico)... 97 MENU CRM WEB CLOUD... 98 MENU AJUDA... 98 Assistente de Operação... 98 Suporte Interativo... 98 Novidades... 98 Sobre a Folha Phoenix... 98 6
Introdução a Folha de Pagamento O Sistema Folha Phoenix esta preparado para efetuar cálculos pertinentes a funcionários, sócios, autônomos, domésticos, cooperados, professores e tarefeiros. É um sistema integrado com os outros sistemas da linha Phoenix como a Contabilidade e Escrita Fiscal, sendo assim, é possível que o sistema alimente algumas rotinas pertencentes a estes sistemas. Hoje em dia também se faz necessário a integração com alguns sistemas do governo como SEFIP, CAGED. RAIS, GRRF, DIRF, DIPJ e algumas Instruções Normativas, integrações as quais, o nosso sistema se encontra preparado. Referente aos cálculos, basicamente calculamos, folha de pagamento, adiantamento, rescisão, férias individuais e coletivas, 13º Salário 1ª e 2ª parcelas, folha de participação nos lucros, folha de pró-labore e adiantamento para sócio, folha de doméstico, rescisão de doméstico, férias de doméstico, autônomo, cooperado, vale transporte, etc. Informações Técnicas Linguagem de Programação Delphi Gerenciador de Banco de Dados Btrieve Versão 6.15 Arquivos que compõe o Btrieve W32mkrc.dll Wbtrv32.dll W32mkde.exe Obs.: Esses arquivos se encontram na pasta \Windows\system no Windows 98, na pasta \Winnt\system32 no Windows 2000 e na pasta \Windows\system32 no XP, Vista e 2003. Tamanho do Arquivo executável Folha de Pagamento... 22.835Kb Gescon Gerenciamento de escritório... 18.382Kb G5 Escrita Fiscal... 17.893Kb Contábil... 13.959Kb JR Imposto de Renda... 11.603Kb ADM Administrador de Escritório... 6.364Kb ENFS Emissor de Notas Fiscais Serviço... 5.138Kb Visual Visualizador de relatórios... 3.059Kb STO Totalizador de lançamentos... 2.148Kb SRI Transmissão de Relatórios... 1.668Kb 7
Configuração Mínima requerida Processador......1.2Ghz Memória............... 256Mb Espaço em Disco...... 10Gb Recomendado Processador......1.5Ghz Memória.................. 512Mb Espaço em Disco......20Gb Compartilhamento na Redee Primeiramente vamos verificar como se compartilha pastas em alguns Sistemas Operacionais (Ex: Windows 98, Windows XP, etc.) ). SO Compartilhamento no Windows 98 Paraa compartilharmos uma pasta ou um disco no Windows 98, primeiramente devemos saber qual ou quais as pastas que serão compartilhadas. No nosso exemplo iremos compartilhar uma pasta chamada dados que está no C: da máquina C:\dados. Após clicar em Compartilhamento aparecerá esta tela Devemos selecionar Compartilhado como, colocar o Tipo de acesso como Completo. dar o nome do compartilhamento e 8
Compartilhamento no Windows 2000 Neste caso compartilharemos o C: da máquina no Windows 2000, porém funciona normalmente para compartilhamento de pastas. Primeiramente clicaremos com o botão direito do mouse no C: da máquina e vamos em propriedades, aparecerá à seguinte tela: Clique no botão novo compartilhamentoo será aberto uma novaa tela para compartilhamento Após definir o nome do novoo compartilhamento clique em permissões para definir que tipo terá. Aqui será definido que tipoo de permissão os usuários terãoo neste compartilhamento: "Controle Total" "Alteração" e "Somente Leitura". No caso acima todos os usuárioss terão acesso ao C: da máquina.. 9
Compartilhamento no Windows XP Agora no Windows XP, iremos compartilhar a pasta Dados que se encontra dentro do C: da máquina. Da mesma forma entramos no \Meu Computador\ C: encontraremos a pasta Dados. Nesta tela devemos marca as seguintes opções: O item Compartilhar esta pasta na rede", o sistema o nome automaticamente ira trazer do compartilhamento com o nome da pasta que está sendo compartilhac ada. E a opção Permitir que usuários daa rede alterem meus marcada sem ela o programa Phoenixx não irá funcionar. arquivos também deve ser Compartilhamento no Windows Vistaa No Windows Vista, iremos compartilhar a pasta da máquina. Dados que se encontra dentro do C: Desta vez entraremos o item Computador encontrado quando clicamoss na bandeira do Windows, antigo iniciarr nas versões anteriores, lá encontraremos o C: da máquina e dentroo dela a pasta Dados. Clicaremos com o botão direito do mouse na pastaa Dados e depois em compartilhamento: Aqui devemos adicionar os usuários que possuem permissão paraa acessar caso o usuário não esteja na lista esta pasta deveremos adicioná-lo. O usuário administrador do Windowss Vista será o Proprietário, os demais usuários deverão ter permissão de Parceiros, conforme demonstrado abaixo. 10
Mapeamento na Rede O mapeamento é semelhante em todos os SO s, (Sistemas Operacionais) da Microsoft, no nosso caso faremos o mapeamento de um Windows Vista. Devemos clicar na bandeira do Windows, antigo iniciar nas versões anteriores, e acessar o item Rede, no Windows XPP a rede é acessadaa pelo ícone Meus Locais de Rede, já no Windows 98, o ícone é o Ambiente de Rede. Serão exibidos os computadores que pertencem aoo mesmo grupo de trabalho que esta máquina, após isso, localizaremoss a máquinaa desejada. Agora clicaremos duas vezes com o botão esquerdo do mouse no Computador VISTA-PC e aparecerão computador. as pastas compartilhadas deste Após isso clicaremos com o botão direito do mouse na pasta que desejamos mapear, no nosso caso é a pasta C, depois selecionamos Mapear Unidade de Rede, será apresentada esta tela. Nesta tela selecionaremos a letra que representará nosso n mapeamento e marcaremos a opção Reconectar-se durante o logon. 11
Instalação de Impressorass na Rede Para impressoras matriciais, o G5, JRR e o Contábil imprimem via MSDOS, portanto devemos também capturar a portaa de impressora após a instalação, seria como direcionar o local onde o se encontra a LPT1 que a porta na quall iremos imprimir. Para instalarmoss a impressora primeiramente devemos saber qual o nome da máquina onde estáá esta impressora, então acessaremos a rede clicando na bandeira do Windows, antigo iniciar nas versões anteriores, e acessar o item Rede, no Windows XP a rede é acessada peloo ícone Meus Locaiss de Rede, já no Windows 98, o ícone é o Ambientee de Rede. Agora clicaremos no computador que possui a impressora desejada e clicamos duas vezes com o botãoo esquerdoo do mouse, no nosso caso a impressora está na máquina Eder. Ao acessar a a máquina Eder encontramos as pastas e impressoras compartilhadas destee computador. Clicando duas vezess com o botão esquerdo do mouse encima impressora desejada, que neste caso é a EpsonLX. Para capturar uma porta de impressora na REDE deve-se usar um comando no Prompt de Comando, peloo fato de não existir mais o DOS no Windows 2000, XP, 2003 Server, Vista. Para acessar o Prompt de Comando, clicamos em /Iniciar /executar e digitamos o comando command para Windows 98, cmd para Windows XP e 2003 Server. No Windows Vista temos que clicar na bandeira do Windows, antigo iniciar nas versões anteriores, e digitar no campo Iniciar Pesquisa o comando cmd. Após entrar no Prompt digitar: net use lpt1: \\ Nome doo Computador\nome compartilhamento /persistent: yes y do Paraa desfazer o comando: net use LPT1: /delete 12
Nome do Computador = Nome do computador que a impressora esta conectada Impressora = Nome da impressora compartilhada Obs.: Este comando serve apenas para impressoras Matriciais, as Jatoo de Tinta e Laser não precisam deste comando para imprimir via rede, e os campos Nome do Computador e Impressora não devem possuir caracteres especiais, e espaço. Comoo baixar os sistemas da internett Entrarr em www.contmatic.com.br e na área de clientes após digitar o código de clientee e senha, irá mostrar as versões disponíveis para seu código. Os arquivos na internet são compactados para diminuirr o tamanho, agilizandoo o Download. 13
Processo para Download: 1- Entre na área de clientes e digitee o código sem o dígito. 2- Selecione o sistema o qual deseja efetuar o download. (Ao clicar no arquivo será aberta uma tela conforme abaixo) 3- Ao clicar em salvar será aberta uma tela para indicar o local onde seráá salvo o arquivo. 4- Fazer o processo para todos os arquivos do programa selecionado, salvando todos no mesmo local. 5- Após concluir o download, entre no local onde foi salvos oss arquivos e clique duas vezes sobre cada arquivo salvo. 6- Será aberta uma tela com algumas instruções, ondee será mostrado a versão do sistema e local onde será descompactado a instalação, como a tela abaixo. 7- Clique em OK 8- Após este processo será criada dentro da pasta Phoenix uma pasta de acordo com o sistema que foi efetuado o Download, por exemplo, a Folha, será criada uma pasta Folha onde dentroo desta pasta estará os arquivos de instalação, instalar.exe, instalar. W02, etc. Estes arquivos podem se copiadoss para disquete ou instalados diretamente. 14
BACKUP PHOENIX (NOVO) Para acessar o backup Phoenix, clique no ícone de Backup na área de Trabalho do computador. Através desta ferramentaa será efetuar o backup ou restaurá-lo. possível A fim de garantirr o sucesso nos processos de backup e restauração e a integridadee dos arquivos de dados copiados e restaurados, será necessário fechar todos os sistemass da linha Phoenix. Tipo de Ação: Primeiro item encontrado na tela inicial do Backup, é através dessa opção que define-se o que deseja fazer f no sistema. Para fazer o backup (gerar cópia de segurança) de arquivos dos sistemas Phoenix, mantenha selecionada a opção "Backup". Já para restaurar um backup feito anteriormente através do Backup Phoenix, selecione a opção "Restauração". De acordo com a opção selecionada, a tela sofrerá algumas alterações, portanto, as explicações serão divididas em duas etapas: "Processoss para Backup" e "Processoss para Restauração". Processos para "Backup" Local onde o arquivo de backup será gravado: Informe o local onde deseja que o arquivo gerado pelo Backup seja gravado. Somente após a definiçãoo do local onde o arquivo será gravado é que os outros itens serão disponibiliza ados. Local de origem dos dados: Exibirá o local onde o sistemaa está instalado que, por sua vez, é onde buscará as pastas "Geral",, "Empresas" e "DefRel" para seleção dos arquivos de dados a serem selecionados para o backup. Sistemas Phoenix: Nesta opção selecione o sistema o qual deseja d efetuar o backup. Obs.: Pode-se selecionar quantos sistemas desejar. Tipo de Cópia: Neste item defini-se quais pastas deseja efetuar o backup, ou seja, se os arquivos se encontram na pasta Geral ou na pastaa Empresas. Seleção de Empresas: Este item será habilitado se selecionado a opção "Pasta Empresas" no "Tipo de Cópia". Selecione se desejar quee os arquivos de todas as 15
empresas sejam backupeados, selecionando a opção "todas", ou se desejar selecionar a(s) empresa(s) que necessita, optandoo por "Empresa(s) Específica(s)". Caso selecione a segunda opção, um botão para seleçãoo de empresas será habilitado. Ano Base: Este item será habilitado quando marcado a opção "Pasta Empresas" no "Tipo de Cópia". Se selecionar a opção "Todos" estará informandoo que desejaa fazer backup da movimentação de todos os anos da(s) empresa(s) selecionada(s). Casoo precise somente de um único ano, opte pelo item "Ano Específico" e selecione o ano desejado. Botãoo "Atualizar Lista": Montado o filtro dos arquivos a serem listados, ou a cada alteração, clique no botão "Atualizar Lista" para que sejamm listados todos os arquivos encontrados no computadorr (no local indicado no item "Local de Origem dos Dados" - canto superior direito da tela inicial) quee satisfaçam à seleção. Botãoo "Processar": Concluída a seleção dos arquivos paraa cópia de segurança, basta clicar no botão processar para que o sistema inicie o processoo de Backup. Ao lado aparece a tela de backup, a todas qual as serão dadas informações necessárias sobre o processo, tais como: nome e local do arquivo gerado, sendo que o nome do arquivo de backup será automaticamentee atribuído pelo sistema. Ao finalizar o processo, será possível mprimir a lista de arquivos de dados copiados, através do botãoo "Imprimir Lista". Também será possível refazer o processo (através do botão "Processar"), caso tenha havido algum problema ou voltando à tela inicial do sistema (clicar no botão "Voltar") para fazer outro backup ou alguma restauração. Veja relação de regras para nomeação dos arquivos de backup no final deste manual. Pasta que contém os arquivos dos Sistemas Phoenix 1 Pasta Geral Nesta pasta ficam os arquivos de cadastros gerais, ou seja, os arquivos que são comuns a várias empresas, e ainda os cadastros de todas as empresas. Ex: Eventos, Tabela de INSS, Cargos, Sindicatos, etc... 16
2- Pasta Empresas Nesta pasta ficam os cadastros individuais de cada empresaa tais como: Ex: Cadastro de Funcionários, Salários dos Funcionários s, Dependentes, etc... 3 - Pasta DefRel Nesta pasta ficam todos os relatórios r criados no Menu Personalizados, através do Gerador de Formulários. PROCESSOS PARA RESTAURAÇÃOO Quando o tipo de ação selecionada naa tela inicial do backup for "Restauração" deve-se seguir as explicações abaixo: Local onde se encontra o arquivo dee backup: Deverá serr selecionado o local onde o Backup Phoenix deverá buscar o arquivo a ser restaurado. Após A a seleção do local onde se encontra o arquivo, será disponibilizado o botão "Carregar Arquivo". Este item é fundamental paraa iniciar à seleção doss arquivos a serem restaurados. Somente após sua definição é que os outros itens i serãoo disponibilizados, de acordo comm os arquivos de dados encontrados no arquivo de backup escolhido. Local de destino dos dados: Exibe o local onde o sistema está instalado e que, por sua vez, receberá os arquivos a serem restaurados. Caso as pastas onde os arquivos forem restaurados não sejam encontradas e haja a necessidade, serão automaticamentee criadas durante o processo de restauração. Botãoo "Carregar Arquivo": Disponibilizará a lista contendo somente os arquivos de backup encontrados no local definido, "Local onde se encontra o arquivo de backup".. Ao selecionar o arquivo de backup desejado, todos os arquivos de dados nele contidos serão listados na tela principal e as opções de filtro serão habilitadas de acordo com os arquivos de dados encontrados. Acima da lista de arquivos,, será exibido o nome do arquivo de backup escolhido. Sistemas Phoenix: Marcando ou desmarcando qualquer sistema, s automaticamente a lista de arquivos de dados será atualizada, disponibilizando, para restauração, apenas os arquivos utilizados pelos sistemas selecionados. Tipo de Restauração: Assim comoo para o backup, neste n item pode-se definir quais pastas são os arquivos que deseja restaurar. Casoo não haja, no arquivo de backup, arquivos de dados de uso geral, a opção "Pasta Geral" será desabilitada, e o mesmo acontecerá com a opção "Pasta Empresas", caso não sejam encontrados arquivos de movimentação de empresas. Seleção de Empresas: Caso a opção "Pasta esteja habilitada, será disponibilizadaa a opção Empresas" do "Tipo de Restauração" "Empresa(s) Específica(s)", para que possam ser filtrados somente os arquivos das empresas desejadas. E, se forem localizados arquivos de mais de umaa empresa, será também disponibilizada a opção 17
"Todas" para que sejam listados todos os arquivos de empresass localizados no arquivo de backup a ser restaurado. r Para a seleção de empresas específicas, deve-see clicar no botão b "selecionar" e, marcar somente as empresas desejadas. Ano Base: Assim como para o item "Seleção de Empresas a opção "Todos" os anos será habilitada quando encontrarr arquivos de dados eferente a movimentação de empresas de mais de um ano. Será habilitado o itemm "Ano Específico" quando encontrar, pelo menos um arquivo dee movimentação de empresa de um determinado ano. Optando por todos os anos, todoss os arquivos de movimentação encontrados serão listados, caso contrário, participarão da lista somente os arquivos de movimentação do ano selecionado. Botãoo "Processar": Concluída a seleção dos arquivos a serem restaurados, bastaa clicar no botão processar para que o sistema inicie o processo de RestauraçãoR o. Na tela ao la do aparecerá durante o processo, a qual serão dadas todas as informações necessáriass sobree a restauração, tais como: nome e local onde foi gravado cadaa arquivo restaurador e erro encontrado, caso haja algum. Ao finalizar o processo, será possível imprimir a lista dos arquivos de dados restaurados, através do botão "Imprimir Lista". Também será possível refazer o processo (através do botão "Processar"), caso tenha havido algum problema ouu voltar à tela inicial do sistema (clicando no botão "Voltar") para outra restauração ou algum backup. DIVIDIR /JUNTAR ARQUIVOS DE DISQUETES Quando a seleção de d arquivoss de dados para backup envolver uma grandee quantidade de arquivos, o arquivo de backupp não poderá ser diretamente gravadoo em disquetes. Para tanto, será disponibilizada, no Backup Phoenix, a opção de se dividir um arquivo de backup, já gerado, em quantos disquetes forem necessários e juntá-lnecessidade de restaurá-los. Para que se divida um arquivoo de backup, um novamente quando houver a outro arquivo para armazená-lo será criado, o que será feito através do botãoo "Dividir Arquivo em Disquetes", disponível quando o tipo de ação selecionado for "Backup". Ao clicar no "Dividir Arquivo em Disquetes", a seguinte tela aparecerá: Nesta tela deverão ser definidos, respectivamente, o arquivo a ser divido, o drive onde se encontra o disquete e o nome que será dado ao arquivo gerado. 18
Exemplo: Supondo que tenha sido feitoo um backup de todos os arquivoss da pasta geral e pasta empresa completa (todas( as empresas e todos os o anos). Devido a grande abrangência de arquivos selecionados, não poderá ser feito diretamente em disquetes. Por esse motivo, o local selecionado para gravação do arquivo de backup será, por exemplo, C:\Phoenix\ArquivosBackup.. Depois de processado o backup, o arquivo GERALEMP.BK (que receberá esse nome devido às opções de filtro - conforme demonstrado no tópico "Regras para nomeação de arquivos dee Backup") ) será encontrado na pasta citada. Para quee este backup possa então ser armazenado em disquete, o recurso de se dividir o arquivo em disquetes deverá ser utilizado e, na tela t de divisão de arquivos, mostrada acima, serão informados: - no item "Arquivo a ser dividido em disquetes": C:\Phoenix\ArquivosBackup\ GeralEmp.BK; - em "drive onde o arquivo será gravado", selecione o drive ondee se encontra o disquete. (A:, por exemplo) e para o "Nome do arquivo divido" ", qualquer nome que se julgue conveniente, com no máximo 8 caracteres (por exemplo, GEMPBK). Confirmados os dados, o arquivo GERALEMP.BK será divido em quantos disquetes forem necessários e neles será encontrado com o nome GEMPBK.BKP. Para que possa restaurarr o conteúdo de um arquivo de backup dividido, faz-se necessário juntá-lo primeiramente, através do botão "Juntar Arquivo de Disquetes" após ter selecionado a opçãoo "Restauração" no item "Tipo de Ação". Deverá ser informado o arquivo a ser juntado e o local onde deseja gravá-lo. Exemplo: Caso seja necessário restaurar, por exemplo, a pasta geral do arquivo GERALEMP.BK dividido em disquetes conforme exemplo acima, devemm ser informados: Na opção "Arquivo a ser juntado", A:\GEMPBK.BKP e, como c "Local para gravação do arquivo", qualquer pastaa a qual deseje que o arquivo GERALEMPG P.BK seja juntado (C:\TempBK, por exemplo). REGRAS PARA NOMEAÇÃO DOS ARQUIVOS DE BACKUPP Os arquivos de backup são automaticamente nomeados pelo Backup Phoenix obedecendo a algumas regras que facilitam o conhecimento dos arquivos de dados nele contidos, conforme tabela a seguir: PASTA Geral x x x x SELEÇÃO DE EMPRESAS Todas Específica x x 1 ANO BASEE Todos Específico E x 1 x ARQUIVO Nome GERAL.BK GERALEMP.BK GERALEMP.03 APELIDO.GBK 19
x x x >1 1 >1 x x 1 >1 1 >1 Obs: As extensões que contém "03" são meramente exemplos. Este número representará o ano selecionado, ou seja, 03 para 2003, 04 para 2004, 99 para p 1999 e assim por diante. E, para o caso dos exemplos que contém o texto " APELIDO", serão atribuídos os apelidos cadastrados paraa a empresa específica no seu cadastro de empresas.. Todos os outros textos dos exemplos representam exatamente o que será atribuído ao nome do arquivo de backup. x x x x x x x x x EMPRESAS.GBK APELIDO.G03 EMPRESAS.G03 EMPRESAS.TBK EMPRESAS.T03 APELIDO.BK EMPRESAS.BK APELIDO.03 EMPRESAS.03 SENHA DE SEGURANÇA O programa Folha Phoenix possui senha de segurança por módulo de trabalho. Ao iniciarmos o sistema Folha Phoenix, será solicitado o Usuário e a Senha, onde informaremoss inicialmente a sigla SUPER para o campo Usuário e 123 para o campo SENHA, pois estee é o usuário administrativo do sistema que acompanha a instalação. Recomendamos que a primeira providência a ser tomada seja alterar a senha do usuário SUPER no menu ARQUIVOS / CONTROLE DE ACESSOS (Usuários( e Senhas) / ALTERAÇÃO DE SENHA, assim, estaremoss garantindo que somente o responsável terá controle sobre o acesso total do sistema. O passo seguintee é cadastrar para os usuários que terão acesso a folha de pagamento, suas senhas, definindo os módulos que cada usuário terá acesso. Acessando o menu ARQUIVOS / CONTROLE DE ACESSOS (Usuários e Senhas). MENU ARQUIVOS Para efetuar os cadastros necessários para elaborarr uma Folha de Pagamento acessee o Menu Arquivos. Empresas 20
Para cadastrar as empresas, acesse o Menu ARQUIVOS/ EMPRESAS/ EMPRESAS. Obs.: Devido o cadastro da empresa ser integrado com outros sistemas da linha Phoenix, (Contábil, G5, IRPJ, GESCON e o ADM), existem campos que não são pertinentes a Folha de Pagamento, neste caso, não irão interferir nos cadastros referentes à Folha de Pagamento. Janelaa Geral Apelido: Apelido Será criado um empresa. É oportuno lembrar que uma vez definido o apelido da empresa este não poderá ser alterado, pois, o sistema gera os arquivos de banco de dados pelo apelido. Em seguida cadastre a Razão Social, Rua, Bairro, etc. apelido numérico ou o alfanumérico para cada Tipo de IRPJ: Esta informação se faz necessária para o cálculo do INSS patronal. (GPS) As empresas Optantes do Simples que pertencer às atividades dos Anexos I a IIII e V recolhem apenas o INSS descontado dos funcionários. Devido alteração referente ao SIMPLES NACIONAL, a empresa que pertencer às atividades dos Anexos IV ou Atividadess Concomitantes deverá marcar a opção: CONTR. PATRONAL INSS, para que o sistema calcule a parte patronal. Para selecionar a opção desejada tecle CTRL+ENTER simultaneamente. Data de Desativação: Esse campo deverá ser preenchido quando o a empresa não estiver mais ativaa no escritório evitandoo a exclusão da mesmaa no cadastro. Janelaa Folha Código FPAS: Selecione o código FPAS correspondente atividade a da empresa. Se o cadastro for de um Empregador Doméstico obrigatoriamente o FPAS deve ser 868. Código Uma Terceiros: vez 21
selecionado o código FPAS, a listagem de Terceiros que aparecerá será correspondente ao FPAS anteriormente indicado. Neste caso selecione o código de Terceiros correspondente ao FPAS da empresa. % RAT: Informe o percentual do RAT correspondente ao Grau de Risco da empresa (1 2 ou 3). O Grau de Risco é definido conforme a atividade da empresa. Código CEI: Caso a empresa possua CEI, informe o no. do CEI, o campo CNPJ deverá estar em branco. Código FGTS: Informe o código do FGTS da empresa. Este código encontra-se na GR pré-emitida que a CEF envia a sua empresa, porém, está informação não é mais utilizada para fins de recolhimento no SEFIP. Redução INSS Patronal e Terceiros- Empresa TI e TIC: Esse campo dever ser selecionado quando a empresa estiver enquadrada no Decreto 6.945/06 - Lei 12.546/2011 Redução INSS Patronal: Esse campo dever ser selecionado quando a empresa estiver enquadrada Lei 12.546/2011 Art.8º TIPI- Decreto 6.006/06 Código de Centralização: Selecione o código de centralização conforme o recolhimento do FGTS. 0- Estabelecimento que não Centralizam, (É quando o recolhimento do FGTS é efetuado na própria empresa) 1- Estabelecimento Centralizador do Recolhimento, (É quando a empresa é uma matriz e o recolhimento do FGTS das filiais é efetuado pela matriz.) 2- Estabelecimento Centralizado, (É quando a empresa é uma filial e o recolhimento do FGTS é efetuado pela matriz). Classe da Empresa: Selecione a classe da empresa (Única, Matriz/Filiais, Múltiplas). Categoria do Empregador: Selecione a categoria do Empregador conforme o tipo da empresa. C/C para integração / emissão de cheques: Selecione o banco, informe a conta corrente da empresa e o código para transferência bancária. Obs. O código de transferência bancária é utilizado pelas empresas que geram arquivo texto dos depósitos de salários dos funcionários. Este código é fornecido pelo banco. PAT: Caso a empresa seja participante do PAT selecione este item e em seguida tecle CTRL+ENTER e informe os percentuais do PAT. Esta informação será utilizada na RAIS. Código do Município: Informe o código do município onde a empresa está localizada. Este código será utilizado na RAIS e se encontra no Manual da RAIS. 1a. Declaração CAGED: Informe a data caso seja a 1a. vez que a empresa está entregando o CAGED. Caso já tenha sido entregue pelo menos uma vez, deixar este campo em branco. 22