GUIA PRÁTICO NOVO FOLHA DE PAGAMENTO

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1 GUIA PRÁTICO NOVO FOLHA DE PAGAMENTO Este manual visa facilitar a integração entre o sistema Folha de Pagamento antigo e a nova versão do sistema Folha de Pagamento. O sistema foi reformulado e agora compartilha dados e possui maior integração com os demais sistemas, ele possui mais opções e exige um cadastro mais completo da empresa e dos trabalhadores para atender ao e-social, quando o mesmo entrar em vigor. O novo programa Folha de Pagamento apresenta agora a seguinte estrutura: O menu ARQUIVO O menu ARQUIVO mostra, além das opções para acesso aos cadastros de EMPRESAS, TRABALHADORES, a CONFECÇÃO DA FOLHA e cadastro de códigos (RUBRICAS antiga opção TABELA PADRAO DE PROVENTOS E DESCONTOS), as opções de cadastro de Cargos e Horário de trabalho, além das Jornadas, Itinerário e Benefícios dos trabalhadores. Temos acesso também ao submenu TABELAS AUXILIARES para a realização de ajustes e configurações no sistema. - TRABALHADORES Opção onde serão cadastrados os Trabalhadores, Autônomos e os Sócios da empresa. - LOTAÇÕES Substitui a opção Locais de Trabalho do antigo sistema. Nesta nova versão é obrigatório que todos os trabalhadores tenham uma lotação (exigência do esocial), mesmo que todos trabalhem somente na administração. - CONFECCIONAR FOLHA Opção para a confecção da folha de pagamento. - RUBRICAS substitui a opção Tabela Padrão de Proventos e Descontos do antigo sistema, nela serão cadastrados os códigos de proventos e descontos a serem usados para a confecção das folhas. - CARGOS Nesta opção permite o cadastro dos Cargos dos empregados e vinculá-los seus respectivos CBO. - HORÁRIOS Nesta opção serão cadastrados os horários de trabalho do empregado. Ao fazer a conversão do sistema antigo, serão criados os horários de acordo com os horários definidos no cadastro de cada empregado na Guia Dados funcionais, campos: Entrada, Saída e Refeição da folha antiga. - JORNADAS Nesta opção serão cadastradas as jornadas (dias de trabalho da semana) do empregado e vincula-se o seu horário de trabalho. - ITINERÁRIOS Nesta opção serão cadastrados os itinerários (linhas de transporte utilizadas no caminho do empregado para o trabalho) e suas tarifas para emissão do recibo de entrega de vale-transporte. - BENEFICIOS Nesta opção será cadastrado o beneficio do vale refeição e seu valor, que será utilizado para emissão do recibo de entrega de vale-alimentação.

2 - CENTROS DE CUSTOS Nesta opção serão cadastrados os centros de custos das empresas. - SINDICATOS Nesta opção serão cadastrados os Sindicatos, suas definições de médias e convenções coletivas. Ao fazer a conversão do sistema antigo, todos os sindicados já serão convertidos. - EMPRESAS Esta opção permite fazer o cadastro das empresas no sistema. Vale lembrar que uma vez que o cadastro das empresas é único para os sistemas Folha, Contábil e Fiscal, deve-se fazer a conversão utilizando a numeração já existente no outros sistemas, para que não haja duplicidade de cadastro. - TABELAS AUXILIARES nesta opção teremos acesso ao menu com ajustes e configurações do sistema, ele será mostrado a seguir. - SELECIONAR EMPRESAS nesta opção será selecionada a empresa que será usada no sistema. CADASTRANDO UMA EMPRESA Para efetuar o cadastro de uma nova empresa no sistema, devemos acessar o Menu ARQUIVO EMPRESAS INCLUIR, será mostrada a tela: Guia Dados Gerais: Nesta guia serão informados os dados gerais da empresa, tais como CNPJ, endereço e inscrições, além do registro da empresa, se na junta, cartório ou OAB, como já é padrão nos sistemas novos. Guia Dados Complementares: Sub-Guia Complemento: Serão informados os dados de classificação e tributação da empresa, além do inicio de atividade.

3 Sub-Guia Contribuição Previdenciária: Serão informados os dados utilizados para cálculo da contribuição. Sub-Guia PIS: Nesta guia deve ser informado se a empresa contribui para o pis sobre a folha de pagamento. Sub-Guia Sindicato: Nesta guia deve ser selecionado o sindicato patronal cadastrado anteriormente em ARQUIVO SINDICATOS, bem como o capital da empresa e do estabelecimento e o código do mesmo. Estas informações serão utilizadas para o cálculo da contribuição sindical patronal.

4 Sub-Guia Diversos: Na guia Contato, informe os dados referentes ao contato da empresa. Sub-Guia Diversos Na guia Matrícula será definido se o campo matrícula do trabalhador terá ou não máscara, exemplo, ao informar 1 no cadastro o sistema completa automaticamente para ou apenas seguirá a máscara padrão tendo que digitar o numero inteiro. Sub-Guia Diversos Na guia Compatibilidade, preencha as informações que serão utilizadas para geração do SEFIP, CAGED e RAIS.

5 Guia Definições e Processos: No campo Definições, serão definidos os tipos de tabelas que serão usados no exercício, estes tipos devem ser previamente cadastrados em ARQUIVO TABELAS AUXILIARES TIPOS, nesta tela existe ainda uma marcação para a geração das rubricas de IRRF e INSS separados por movimentação (13º, férias e mensal, além de PLR). Esta geração de IRRF e INSS separados por movimentação, deverá ser obrigatória a partir da competência em que o esocial entrar em vigor, porém, já é bom começar a utilizar estes códigos desta forma. No campo PROCESSOS, serão inclusos os processos usados, por exemplo, para a geração das rescisões complementares por reclamatória ou dissídio.

6 Guia Sócios e GPS: Nesta guia podem ser cadastrados os sócios e visualizar as GPS geradas pelo cálculo da folha, ou incluir alguma GPS que se faça necessário. Guia DARF e Compensações: Nesta guia, podem ser visualizados todos os DARF gerados pelo calculo da folha, incluir novos DARFs e incluir as Compensações a serem utilizadas. Guia DAR e GRCSU: Nesta guia podem ser visualizados os DAR gerados pelo cálculo da folha, bem como incluir algum, caso seja necessário. Também é possível visualizar todas as guias de Contribuição Sindical geradas.

7 Guia Serviços Prestados e Adquiridos: Nesta guia é possível lançar as notas de serviços prestados para as empresas e informar o valor da retenção de 11%, para que no momento do cálculo da folha, seja utilizado este valor para dedução na GPS e também levar para o SEFIP e será possível também gerar a guia de recolhimento referente a esta retenção para ser enviada ao cliente (tomador do serviço). Na opção Serviços Adquiridos serão lançadas as notas referentes aos serviços adquiridos pela empresa, com a função de aproveitar credito referente à retenção sofrida de INSS ou geração do débito da retenção efetuada. Guia Produção Rural: Nesta guia serão inclusas as aquisições de produtos oriundos de produção rural bem como a comercialização de produtos referentes a esta mesma operação (com produtor rural). Estas informações serão levadas para o SEFIP.

8 Guia Operações com Clubes de futebol: Nesta Guia serão registradas as operações com clubes de futebol, ou seja, os repasses de recursos para patrocínio, publicidade, etc. CADASTRANDO UM TRABALHADOR Para a realização do cadastro do trabalhador, selecione a empresa e acesse o Menu Arquivo, Trabalhador, Incluir. Será mostrada a seguinte tela: Guia Dados Cadastrais: Nesta tela serão informados os dados gerais do empregado, nome, CPF e NIS, dados do Nascimento, além do cadastro dos Dependentes e dos Beneficiários de pensão. Existe a possibilidade de usar os dados cadastrais de outro empregado (no caso de nova admissão do empregado, copiar os dados da matrícula anterior), no ícone de reciclagem no canto superior direito. É possível também inserir uma foto do empregado, para isto basta clicar com o botão direito do mouse sobre o campo foto e selecionar abrir foto.

9 No ícone Seta para a Direita ao lado do ícone de reciclagem, se tem acesso a um menu de atalhos para as guias do cadastro. Para acessar este Menu utilize as teclas ALT+K.

10 No canto inferior esquerdo da tela, existe uma opção que, quando marcada, mostra em vermelho quais informações cadastrais do empregado são obrigatórias para o e-social. Sub-Guia Documentos: Ainda na guia DADOS CADASTRAIS, existe uma sub-guia especifica para o lançamento dos dados de documentos. Sub-Guia Endereço: Também da guia DADOS CADASTRAIS existe uma sub-guia para a informação dos dados de endereço dos trabalhadores.

11 Sub-Guia Admissão: Na guia DADOS CONTRATUAIS, sub-guia ADMISSÃO serão definidos os dados classificatórios do empregado, é nesta tela que definiremos a categoria, se ele é empregado, pró-labore ou autônomo, os dados do regime trabalhista e previdenciário e o vinculo trabalhista. Sub-Guia Outros: Na sub-guia OUTROS serão definidos cargos, salário, totais de horas de trabalho, bem como o sindicato. Temos ainda um histórico de reajustes salariais que pode ser editado ou criado automaticamente pelo sistema quando os reajustes são efetuados.

12 Sub-Guia Desligamento: Nesta sub-guia serão salvos os dados do desligamento do empregado, após a confecção da rescisão. Guia Eventos Trabalhistas, Sub-Guia Diversos: Na guia EVENTOS TRABALHISTAS, sub-guia DIVERSOS está disponível a guia FOLHAS DE PAGAMENTO com o registro de todas as folhas do empregado. Sub-Guia Lotações: Na sub-guia LOTAÇÕES será informado onde o empregado estará designado para trabalhar, esta guia é de informação obrigatória pois, para o e-social, todos os empregados devem estar lotados em algum local da empresa, nesta guia também será selecionada a jornada de trabalho do funcionário, seu horário de trabalho, o itinerário e o vale alimentação e refeição quando houver. Sub-Guia Férias: Na sub-guia FÉRIAS estarão disponíveis todos os registros de férias tiradas pelo empregado, ao informar o campo Previsão o sistema poderá emitir o relatório de previsão de férias.

13 Sub-Guia Múltiplos Vínculos: Nesta sub-guia serão informados os múltiplos vínculos do empregado, este evento será informado quando o empregado trabalha em mais de uma empresa e recolhe o INSS em ambas. Sub-Guia Atestados Médicos: Nesta guia estarão presentes os atestados médicos apresentados pelo empregado. Sub-Guia Empréstimos: Nesta guia serão cadastrados os empréstimos efetuados para o empregado, o valor e a sua quantidade de parcelas. Sub-Guia Treinamentos: Nesta guia serão cadastrados os treinamentos efetuados pelo empregado. Sub-Guia Rubricas: Esta guia substitui a antiga opção CODIGOS BÁSICOS no cadastro do empregado, aqui serão informados os códigos de eventos diferentes dos padrões, será possível ainda definir em que meses esse evento será gerado para o empregado em questão.

14 Guia Afastamentos: Na guia AFASTAMENTOS, sub-guia AFASTAMENTOS TEMPORÁRIOS, serão cadastrados os afastamentos do empregado. Sub-Guia Estabilidade: Nesta guia são informados os cadastros de Estabilidade do funcionário, em geral quando ele sofre acidente de trabalho ou participa de CIPA. Sub-Guia CAT: Nesta tela serão cadastrados os acidentes de trabalho do funcionário, são dados como endereço, data, testemunhas e demais dados pertinentes a situação. Sub-Guia Comunicação de Fatos Relevantes: Nesta tela serão inclusas anotações de fatos relevantes, são advertências, aposentadoria entre outros. Eles ainda podem ser impressos através do ícone de impressão presente abaixo da exclusão.

15 Sub-Guia Avisos Prévios: Na guia AVISOS PRÉVIOS estarão presentes os avisos e motivos dos avisos prévios do empregado, Estes avisos devem ser inclusos nesta tela antes da emissão do relatório especifico. Guia Perfil Profissiográfico Previdenciário: Na guia do Perfil Profissiográfico Previdenciário, seguimos o mesmo padrão do sistema antigo, existe a guia para a inclusão dos Atestados de Saúde Ocupacional. Sub-Guia Atividades Desempenhadas: Uma guia para a inclusão das atividades desempenhadas. Sub-Guia Condições Diferenciadas de Trabalho: E nesta guia serão informadas as Condições Diferenciadas de Trabalho do empregado, com seus Fatores de Risco, Equipamentos de Proteção Individual e Requisitos.

16 Guia Contabilidade: Na guia COMPATIBILIDADE devem ser informados os dados classificatórios dos empregados para as fiscalizações referentes. Sub-Guia SEFIP: Na sub-guia SEFIP, informe a categoria e ocorrência do empregado. Sub-Guia CAGED: Nesta guia será informada a movimentação do CAGED bem como o tipo de declaração de admissão. Sub-Guia RAIS: Nesta guia serão informados os dados necessários para a geração da RAIS deste empregado, seu Nome completo, nacionalidade, tipo de admissão, vinculo, entre outros.

17 Sub-Guia PPP: Na sub-guia PPP, serão registrados a Profissiografia. Sub-Guia Registros Ambientais: Nesta tela serão inclusos os dados de Exposição a Fatores de Risco e do responsável pelos Registros Ambientais. Sub-Guia Monitoração Biológica: Nesta tela serão informados os dados de Exames Médicos Clínicos e Complementares e seus respectivos responsáveis. Sub-Guia Outros: Na guia OUTROS existem as marcações da NR-06 e 09 do TEM e as Observações.

18 Sub-Guia Fichas Financeiras: Nesta guia ficarão os registros gerados pelo calculo das folhas para a Ficha Financeira dos Empregados, é possível editá-la com as informações desejadas. Sub-Guia Conversão: Na guia CONVERSÃO estarão disponíveis os dados excluídos no processo de conversão das empresas do sistema antigo para o novo. Menu Arquivo, Tabelas Auxiliares: Ao selecionar esta opção, aparecerá este Menu, que apresenta itens de ajustes e configurações do sistema, tais como informações do Escritório Contábil e do Contador, histórico de usuários, cadastros dos tipos de rubricas, jornadas, cargos, horários, etc e o cadastro dos feriados. As tabelas do INSS, IRRF, Contribuição Sindical Patronal, de taxas do SELIC e o valor do salário mínimo estão agrupados no submenu TABELAS, mostrado abaixo.

19 Menu RELATORIOS: O novo menu Relatórios traz, além das guias de recolhimento, a visualização e emissão da folha de pagamento e dos Recibos de Pagamento (Antigos contra cheques) e os comprovantes de rendimentos. Os agrupamentos dos relatórios serão citados a seguir: ADMISSÃO Nesta opção estão disponíveis os relatórios usados na admissão dos trabalhadores, são os contratos e relações, bem como itens relacionados à CTPS e também declarações, pedidos de abertura de conta e autorização para credito em conta e o documento de cadastramento no NIS. A opção DIA A DIA foi subdividida e agora contém as seguintes categorias: FREQUÊNCIA E BENEFICIOS FÉRIAS Nesta opção estão disponíveis as gerações e a emissão das folhas de ponto e recibos de vale transporte e alimentação, bem como relatórios do horário de trabalho, escalas de revezamento e etiquetas para o cartão de ponto. Foi criada a Planilha para Confeccionar a Folha, um relatório que auxilia na confecção da folha de pagamento. Nesta guia estão presentes os relatórios relacionados a Férias, desde a solicitação de abono, ao aviso e recibo, além das relações de férias vencidas, a vencer, previsão de férias, férias gozadas, pagas e provisões de férias e 13º

20 RELAÇÕES Neste menu foram agrupadas todas as relações disponíveis no sistema, são as relações de salário, de proventos e descontos, de adiantamentos, médias e faltas, algumas não existiam no sistema antigo, como a relação de admitidos e demitidos, que podem ser visualizadas por período, as demais já são conhecidas. OUTROS Neste menu foram agrupados os relatórios como Registro de empregados e fichas de anotação e atualização da CTPS, de salário maternidade e família, a ficha financeira do empregado, acordos de compensação e prorrogação de horário de trabalho, advertência e suspensão do empregado, declaração de múltiplos vínculos e extrato de empréstimo, o PPP e a análise de tempo de uso do sistema, que serve para mostrar quanto tempo cada usuário gastou trabalhando com esta determinada empresa. Menu ADICIONAIS O Menu ADICIONAIS substitui o antigo ATUALIZAÇÕES e traz as gerações para as fiscalizações responsáveis, bem como arquivos para o banco, contábil e vale transporte. As opções de calculo da folha e transferência de empregados estão presentes também neste menu, bem como as opções de geração e importação de arquivo para o NIS. Menu UTILITARIOS O menu UTILITARIOS traz as opções de geração e retorno de cópia de segurança, acesso ao calendário e a calculadora e as opções de Verificar de Integridade e Otimizador de Performance, estas ultimas só podem ser utilizadas com o acompanhamento de um Consultor Dexion, recomendamos que sejam feitas cópias de segurança com uma freqüência regular, garantindo assim a integridade dos dados.

21 CONFECCIONANDO UMA FOLHA Para efetuar a confecção da folha, acesse ARQUIVO CONFECCIONAR FOLHA O sistema solicitará a confirmação do Tipo de Folha bem como a Competência e a Data de Pagamento, após confirmação dos dados, clique em Continuar. Nesta tela é possível efetuar a inclusão, alteração ou deleção das rubricas, bem como listar, filtrar gerar importar ou eliminar as mesmas. Para a confecção da folha, geraremos os códigos básicos dos empregados. Na tela de geração é possível efetuar a geração apenas das rubricas do trabalhador (corresponde ao antigo códigos básicos ), gerar rubricas específicas.

22 Onde será possível incluir na geração algumas rubricas de eventos específicos, e ainda será possível copiar as rubricas geradas para uma folha anterior. Nesta tela ainda é possível efetuar a geração para todos os empregados, ou apenas para os que foram agrupados no filtro: Antes da confecção é importante efetuar a configuração das rubricas, logo depois da configuração do filtro, existe um ícone para efetuar esta configuração, a tela será mostrada da seguinte forma:

23 Devem ser configurados os Proventos, Descontos e o código Neutro. Após esta configuração, confeccione a folha mandando gerar as rubricas de acordo com a necessidade, caso necessário altere a confecção para visualizar os códigos ou incluir novos. No caso da importação dos eventos do relógio de ponto, basta acessar a opção correspondente: Selecione o layout e aponte para o arquivo correspondente, sem seguida efetue a importação.

24 Depois de gerados os códigos, vamos calcular a folha: Nesta tela será possível efetuar o calculo da folha, basta confirmar os campos de data, que, em geral, virão informados de acordo com a competência informada na seleção da empresa e na confecção da folha, será possível ainda, através do ícone de tesoura, efetuar a exclusão do calculo ou das rubricas ou de ambos. Nesta tela basta confirmar o tipo de folha, a competência e as datas, o tipo de eliminação a ser efetuada e confirmar. Depois de calculada a folha, agora a visualizaremos, acessando, no menu relatórios, a opção correspondente. Nesta tela, deverão ser definidos os dados da folha a ser visualizada, de modo geral o sistema carregará os dados da folha confeccionada e calculada na competência informada na seleção da empresa, será possível marcar as opções de Férias ou Rescisões na folha, assim como era possível no sistema antigo, será possível ainda imprimir assinaturas na folha de pagamento. Da mesma forma que na tela de confecção, será possível usar filtros para visualizar apenas a folha dos empregados selecionados com a aplicação do filtro em questão.

25 Após o calculo e a visualização da folha, é necessário emitir os Recibos de Pagamento (Antigos Contra- Cheques) Esta opção está logo abaixo da opção de visualização da folha no menu RELATÓRIOS: Da mesma forma que na confecção e na visualização, para a emissão dos recibos de pagamento, será possível efetuar filtros no cadastro dos empregados para emitir somente os recibos desejados. Nesta tela será possível ainda efetuar ajustes como seleção de modelos e mensagens a serem exibidas no recibo. CORRESPONDENCIAS ENTRE OPÇÕES DO SISTEMA ANTIGO E O NOVO FOLHA ANTIGO CORRESPONDÊNCIA NOVO FOLHA Menu ARQUIVO

26 Menu ATUALIZAÇÕES: Menu RELATÓRIOS: Admissão:

27 Dia a dia: Demissão: