Veja abaixo como duplicar as informações da empresa modelo para as empresas.

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2 1. Duplicação das informações da empresa modelo Juntamente com a instalação da empresa modelo encaminhamos anexada a empresa modelo, que contem cadastros que podem ser utilizados nas empresas a serem cadastradas. Veja abaixo como duplicar as informações da empresa modelo para as empresas. - Dentro do módulo acesse o menu Utilitários / Duplicar informações. - No primeiro campo informe o numero da empresa que serão copiadas as informações. (EX: 9999) - Abaixo marque as empresas que receberão as informações - Ao lado marque as opções a serem duplicadas. - Posteriormente confirme a duplicação através do botão confirma. 2. Parâmetros da empresa Confira abaixo os principais campos dos parâmetros da empresa e qual a função de cada um deles. Índice para calculo de adiantamento: Cadastro do índice padrão a ser utilizado para calculo do Adiantamento. Porem ao realizar o calculo é possível informar o índice desejado. Fração de férias: Permite a padronização do índice a ser utilizado para calculo do Terço constitucional de férias, recomendamos o preenchimento deste campo com o numero 3. Dia fechamento Ponto: Permite informar o dia de fechamento do ponto, facilitando assim o controle do apontamento de cartão. Utiliza arredondamento: Permite o arredondamento automático do valor total da folha, apresentando um evento de desconto ou provento. Recomendado para quem utiliza remessa bancaria. Utiliza tomador de serviço: É o campo que libera ou bloqueia o preenchimento dos campos de unidade e setor dentro do cadastro de salários dos funcionários. Totaliza evento no holerite (Tomador de serviço): Após utilizar unidades e setores o sistema emite no contra cheque os eventos por tomadores, este campo questiona se esses tomadores serão totalizados na impressão deste holerite. Imprime total de PIS no resumo: Internamente em todos os cálculos realizados o sistema calcula o PIS, porem a impressão deste total no resumo da folha depende do preenchimento deste campo. Informando como SIM o sistema emite o total do final do resumo. Abrir pesquisa de funcionário de inicio: Ao acessar a tela de cadastro de funcionários a tela padrão é a de cadastro, porem informando SIM neste campo é possível abrir diretamente a tela de pesquisa. Imprime 2 vias de holerite p/ pro-labore: Permite o controle de vias a serem impressas para pro-labore. Holerites c/ período de referencia: Controla a impressão ou não do campo de Inf. Do período de referencia no holerite. Projetar calculo de 13º ate Novembro/proporcional: Ao realizar o calculo de 13º da primeira parcela ete 2

3 campo determina se o calculo deve ou não utilizar o mês de novembro como base para calculo dos meses proporcionais. Caso preenchido como NÃO o calculo Será realizado com um dia a menos. CONFIGURAÇÔES PARA RAIS: Campos que determinam as configurações a serem realizadas para geração do arquivo RAIS. Mais informações sobre a geração da RAIS, acesse o modulo Folha, clique em AJUDA / ROTEIROS e siga as instruções do Roteiro de geração da RAIS. CONFIGURAÇÕES PARA A DIRF: Campos que determinam a geração da DIRF, recomendado que todas as empresas sejam preenchidas como SIM, para que ao menos a geração de manutenção seja realizada e a emissão do informe de rendimento seja realizado. CONFIGURAÇÕES PARA A SEFIP: Campos para controle da geração do arquivo SEFIP, recomendado o preenchimento dos campos Empresa optante pelo simples e Categoria da empresa, pois a correta geração do arquivo depende destes campos. INFORMAÇÕES PARA REMESSA BANCARIA: Hoje o sistema Office possibilita a geração do arquivo de remessa bancaria para vários bancos, facilitando assim o pagamento mensal dos funcionários, porem para que essa remessa seja realizada é necessário a configuração dos dados do banco. Para preenchimento destes campos recomendamos que entre em contato com o gerente responsável pela conta. Para saber quais são os bancos atendidos pelo Office, acesse o menu arquivos magnéticos / Remessa bancaria e confira. CONFIGURAÇÕES PARA GPS: Tela gerencial de informações correspondentes a emissão da GPS, informações que podem ser impressas nas G.P.S como o código de Recolhimento ou influenciar diretamente na geração da SEFIP como por exemplo o campo Associação ao Salário Maternidade e Código de FPAS. % para emissão da GPS: A emissão da GPS utiliza como base valores calculados na folha de pagamento da data desejada, porem contem outras informações fora do calculo. Essa tela de configuração corresponde a percentuais que são adicionados ao Valor Total da GPS, como percentual da empresa, terceiros. Caso tenha problemas com relação ao calculo da GPS recomendamos a conferencia destes campos Informações para contabilização da GPS: A contabilização da GPS é controlada de forma diferente das demais informações, sendo essa a tela responsável por toda a configuração. Preencha normalmente as contas DEVEDORA e CREDORA e o Histórico padrão para transferência. Dentro da própria geração de Contabilização do sistema, as informações de G.P.S são adicionadas e transferidas. Configurações para o CAGED: Quadro destinado a configuração de geração do arquivo de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Ao acessar a tela de geração, o sistema rastreia os Parâmetros de todas as empresas, identificando quais geram o CAGED, isso permite que essas empresas já sejam automaticamente marcadas para geração. Não é possível gerar o arquivo sem que o campo de geração esteja como SIM. Os demais campos correspondem a configuração padrão de Tipo de geração e mudança de Endereço que gera um arquivo de forma diferente. Aba Integrações contábeis: Permite a contabilização de outros valores que não apurados diretamente do calculo de folha e rescisão como Multa de FGTS (10% e 40%). 3

4 3. Cadastros Diversos Os cadastros realizados no menu CADASTRO / DIVERSOS utilizam uma única tabela para todas as empresas, ou seja, o cadastro ou alteração realizada em uma empresa terá efeito direto nas demais empresas. Os principais cadastros desta tela são a Tabela de parâmetros e a configuração de eventos, pois interferem diretamente nos cálculos realizados, as demais opções representam cadastros que podem ser editados para todas as empresas ao mesmo tempo, como CBOS, categorias e outras opções utilizadas no cadastro de funcionários Tabela de parâmetros e DSR. A tabela de parâmetros é o cadastro dos valores e alíquotas para calculo do IRRF, INSS, Salário família Esta tabela é controlada mês a mês, pois as mudanças realizadas pelos órgão de governo ocorrem de um mês para outro. Neste caso antes de realizar um calculo é necessário duplicar a tabela de parâmetros. Os valores desta tabela não são atualizados automaticamente quando a lei é alterada, sendo assim, é recomendado uma analise mensal a fim de identificar se os valores estão corretos e dentro da lei Configuração de Eventos Tela para configuração dos códigos a serem calculados automaticamente na Folha de pagamento, Rescisão e Férias. Ao instalar o sistema, já à no banco de dados da empresa modelo os códigos de operação, sendo assim, há também uma configuração completa dessa tabela. Vale lembrar que esta tabela de configurações é única para todas as empresas, ou seja, qualquer alteração realizada em uma empresa será valida para as demais. 4. Departamentos e Sub-departamentos Os departamentos e sub-departamentos são utilizados principalmente para cadastro dos funcionários, aonde é possível vincular cada funcionário a ser departamento, facilitando posteriormente a impressão de relatórios. O cadastro de departamento pode ser utilizado também para geração da Contabilização, sendo possível, informar a conta por departamento. Mais informações acesse a opção roteiros no menu Ajuda e confira as intruções para contabilização. 4

5 5. Sindicatos Cadastro dos sindicatos que representam os funcionários, permitindo uma vinculação ao cadastro de cada funcionário e o desconto automático de valores referente a mensalidades, contribuições e outros. Campos importantes no cadastro do sindicato: Mensalidade: Informe o percentual a se descontado mensalmente de cada funcionário associado ao sindicato. Meses para calculo de média: Determina a quantidade de meses utilizados para calculo de média na rescisão, férias e 13º. É recomendado o preenchimento deste campo com 12 meses. Código Sindical: Informe o código sindical a ser impresso no campo 31 da rescisão. Calcula férias proporcionais para funcionários com menos de 1 ano de trabalho: Este campo determina como será realizado o calculo de férias proporcionais na rescisão. Atualmente o pagamento de férias deve ser realizado para todos os funcionários, independente do sindicato. Reversão nos meses: Campos numéricos para cada um dos meses, informe as porcentagens de reversão nos meses desejados para os Associados e Não Associados Reajustes salarias: Para efetuar esse reajuste, informe a data desejada, o percentual a ser aplicado e caso deseje adicione um complemento e observação adicional. Clique no botão Salvar para confirmar o reajuste. Operações fixas: Tela para controle dos códigos que irão sofrer o Reajuste sindical informado. 6. Códigos de operação Cadastros dos eventos a serem utilizados para calculo da folha. È recomendada a utilização dos cadastros da empresa modelo, porem posteriormente o cadastro pode ser alterado. Este cadastro é uma tabela para cada empresa. Campos importantes: Operação a realizar: Opção para informar se o código é desconto, provento ou não. A seleção como Não faz com que o código seja calculado porem não afete o valor liquido, é o caso do FGTS. Ocorrência: Opção para selecionar se o evento é Mensal ou Fixo. No momento de realizar o calculo o sistema questiona se utiliza os eventos fixos de calculo antigo, informando como sim e a data de calculo o sistema vai utilizar os eventos que estão cadastrados como SIM. Correção: Permite informar se o evento deve sofrer correção em caso de reajuste salarial. Se informado como Não, ao realizar o reajuste o valor permanece o mesmo. Calcula média: Campo de seleção para informar se o código de operação cadastrado poderá calcular Media dentro dos cálculos de férias, 13º e Rescisão. Processa média por: Campo de seleção para informar qual será o calculo de media realizado pelo código de operação cadastrado (Calculo ou valor). Compõe salário fixo: Campo de seleção para informar se o código cadastrado será correspondente ao salário Fixo, influenciando diretamente nos cálculos. Propriedades de Influencia: Campos de seleção para informar quais serão as influencias de cada código cadastrado com relação a IRRF, INSS, FGTS, Salário Família, Desconto Sindical, RAIS e PIS. Integração contabil: Campo para informar o código Contábil a ser utilizado para integração contabil e a 5

6 natureza da operação dentro da integração. Integração Homolognet: Campo para seleção do evento de homolognet vinculado ao evento. A homolognet possui um controle próprio de eventos que deve ser vinculado com os eventos cadastrados em cada empresa. Rubrica nova rescisão: Campo para seleção do código de rubrica a ser impressa na rescisão. O modelo novo de rescisão utilizado desde 2011 obriga o preenchimento destas rubricas, pois como a homolognet esta nova rescisão possui eventos próprios para rescisão, facilitando a interpretação de quem vai analisar a rescisão (EX: Sindicato, CINE, CEF) 6.1. Formulas Tela para cadastro de formula para calculo de Folha. Alguns códigos devem conter um formula para que possa ser calculado automaticamente o valor desejado, sendo assim, é necessário o cadastro dessa formula ou a duplicação de uma formula já cadastrada anteriormente. Formula para calculo: Campo para informar a formula para o valor. Formula para quantidade: Campo alfanumérico para informar a formula para quantidade Base de calculo para formula: Os campos dessa opção devem conter os códigos que iram fazer parte da base de calculo da formula. Exemplos de formulas: Vale transporte: iif(not empty(nvlrbase),(nvlrbase* 0.06),0 Hora extra 50%: iif(not empty(nvlrbase),(((nvlrbase / funciona.hormes) * quant) * 1.5),0) DSR: iif(not empty(nvlrbase),((nvlrbase /tabela.diasuteis)*tabela.diasdescan),0) Não recomendamos o cadastro manual de formulas, pois é possível realizar a copia de formula de outro evento, veja abaixo: - Cadastre o novo evento que vai conter a formula. - Clique em Formulas - Clique em Copiar formula de outro evento - Informe o código do evento que já contem a formula desejada. - Confira a formula do evento e confirme. - Caso deseje, altere o percentual da formula. - Adicione os eventos que serão base de calculo para formula. - Salve o cadastro. 6

7 7. Centro de Custos (Unidades e setores) Telas para cadastros e/ou manutenção dos tomadores de serviços, para controle de pagamentos da folha de pagamento. Este cadastro deve ser utilizado para empresas prestadoras de mão de Obra (Construtoras) Obs: Para Utilização do Tomador nos calculos, acesse os Parâmetros da Empresa e no campo Utiliza tomador de Serviço informe como SIM. Para mais informações sobre como utilizar os tomadores, acesse o menu AJUDA / ROTEIROS e clique sobre o roteiro para calculo com tomadores. 8. Funcionários Tela para cadastro e manutenção dos funcionários, confira abaixo os principais campos deste cadastro e as informações importantes para realização correta dos cálculos. 8.1 Aba Funcionários: Contem os campos básicos para o cadastro de um funcionários (Nome, endereço, datas) e as informações importantes para geração dos arquivos magnéticos de CAGED e RAIS (Nacionalidade, raça/cor, indicador de deficiência) que são campos obrigatórios Aba Documentos: Contem os campos para preenchimento das numerações de documentos (CPF, PIS, CTPS, CNH) 8.3. Aba informações obrigatórias: Contem os campos importantes para calculo da folha de pagamento e outros cálculos. Confira abaixo os principais e suas funções: Data de admissão: Controla a data inicial de calculo da folha. Situação: O campo Situação permite o controle interno dos funcionários cadastrados na empresa, informando se o mesmo esta Trabalhando, Auxílio Doença, Acidente de Trabalho, Auxílio Maternidade, Serviço Militar, Licença não remunerada, Licença Enfermidade, Demitido, Aposentado, Falecido e Transferido. Divide pelo mês: Campo de seleção para informar qual a divisão a ser realizada no calculo do funcionário, podendo optar por (Mês Referente: Sempre a quantidade de dias referente ao mês; Mês Comercial: Divisão realizada por 30 dias em todos os meses) Tipo de pagamento: Campo de seleção do Tipo de Pagamento do funcionário, com as seguintes opções: Mensalista, Quinzenal, Semanal, Diário, Horário, Tarefa / Doméstica, Outros (comissionado), Pró-Labore, Autônomo e Menor Aprendiz. Cont. Sindical: O campo Cont. Sindical, se refere a situação do funcionário em relação à contribuição sindical, A Contribuir, Já Contribuiu ou Não Contribui. F.G.T.S: O campo FGTS, se refere à situação do funcionário em relação ao FGTS, se é Optante ou Não Optante. Ao informar como não optante o calculo de folha não ira apresentar o valor de FGTS. 7

8 Salário contratual: Campo numérico para preenchimento do salário contratual do funcionário cadastrado. Horas mensais: Campo numérico para ser informado a quantidade de horas que o funcionário trabalha no mês. Utilizado para calculo do DSR. Horas semanais: Campo numérico para ser informado a quantidade de horas semanais que o funcionário trabalha no mês. CBOS: Campo para seleção da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) do funcionário cadastrado Categoria: Campo para seleção da categoria para o funcionário cadastrado. Ocorrência: Campo para seleção da Ocorrência referente ao funcionário cadastrado. Caso o funcionário possua outros vínculos e seu calculo não deve ser descontado o INSS, selecione a opção 5 neste campo e posteriormente informe o vinculo e seu valor no menu Cálculos / Retenção vários vínculos Tipo de contrato: Campo para seleção do tipo de contrato do funcionário. Informação a ser impresso no campo 21 do termo de rescisão Causa de demissão: Campo para seleção da causa da demissão do funcionário cadastrado, (quando demitido). C.A.D Inicial: Campo de seleção para o controle do tipo de admissão do funcionário, podendo selecionar as opções: Admissão 1º Emprego, Admissão com emprego anterior, Admissão de empregado por prazo determinado, reintegração e transferência de Entrada. C.A.D. Final: Campo de seleção para o controle do tipo de demissão do funcionário, caso não saiba o código para o tipo de demissão, clique no botão pesquisa e selecione a opção desejada. Vinculo da RAIS: Campo de seleção para o controle do vinculo da rais do funionário cadastrado Tipo de Admissão / Transferência: Campo de seleção para o controle do tipo de admissão ou transferência do funcionário cadastrado. Participa do PAT: Campo para informar se o funcionário participa ou não do Programa de Alimentação do Trabalhador Aba Informações Complementares Esta aba possui também campos importantes para realização dos calculos. Confira. Demissão: Campo numérico para controle da data de demissão do funcionário cadastrado, preenchido automaticamente após o cálculo de Rescisão. Data do exame: Campo numérico para controle da data de exame admicional do funcionário cadastrado. Data da transferência: Campo numérico para informar a data de entrada, caso o funcionário cadastro esteja sendo transferido de uma outra empresa. 8

9 Ultimas férias: Campo numérico para controle da data de últimas férias do funcionário cadastrado, no caso de um novo cadastro preencha com a mesma data de Admissão, após novos cálculos de Ferias este campo será automaticamente preenchido. Ao calcular uma rescisão e verificar que os dados de férias proporcionais estão incorretos verifique o preenchimento deste campo. Dias Gozados: Campo numérico que será informado automaticamente a quantidade de dias gozados que o funcionário teve em sua última férias. Este campo também afeta diretamente a quantidade de meses pagos em férias proporcionais na rescisão, pois quando preenchido com menos que trinta o sistema o reconhece os dias restantes como saldo para férias. Opção pelo FGTS: Campo numérico para informar a data de opção pelo FGTS do funcionário cadastrado. Contrato de experiência: Campo numérico para controle da quantidade de dias que o funcionário cadastrado estará em período de experiência. Prorrogação do contrato de experiência: Campo numérico para controle da quantidade de dias que o funcionário cadastrado terá de prorrogação do contrato de experiência. Função: Campo Alfanumérico para controle da função do funcionário cadastrado. Departamento: Campo para ser informado o departamento em que o funcionário cadastrado esta alocado na empresa. Sub-departamento: Campo alfanumérico para ser informado o sub-departamento em que o funcionário cadastrado esta alocado na empresa. Assoc. Sindicato: Campo de seleção para ser informado se o funcionário cadastrado é associado ao sindicato, ou não, no caso se ele contribuí ou não com a mensalidade do sindicato. Em caso de funcionário filiado que não paga mensalidade informar como NÃO. Sindicato: Campo alfanumérico para ser informado o sindicato no qual o funcionário cadastrado é filiado. Mesmo que o funcionário não seja associado é recomendado o preenchimento deste campo. Entrada / Intervalo de / Saída / Repouso: Campos para preenchimento dos horários de entrada e saída. Não tem ligação direta com o módulo Apontamento de cartão. Nº do Relogio ponto: Campo numérico para preenchimento do numero de relógio ponto utilizado. Ex: 1 Vale transporte: Campo para seleção da opção ao desconto de Vale transporte. Importante para cálculos. Indicador de alvará: Campo para seleção do alvará de permissão de trabalho. 9

10 8.5. Aba Outros dados Cadastro de informações importantes para controle do cadastro, emissão de relatórios e geração da remessa bancaria Pai: Campo alfanumérico destinado ao preenchimento completo do nome do PAI. Mãe: Campo alfanumérico destinado ao preenchimento completo do nome do PAI. Nacionalidades: Destinado a seleção de nacionalidade do pai/mãe cadastrado anteriormente. Conjuge: Nome do(a) esposo(a) do funcionário a ser cadastrado. Brasileira (o): Corresponde a situação legal do cônjuge com relação a nacionalidade. Banco / Agencia / Conta: Campo para seleção e preenchimento das informações bancarias para geração da remessa. Cesta básica: Campo para o preenchimento da opção de cesta básica, utilizado para posterior controle interno. Recolheu FGTS na rescisão: Campo preenchido automaticamente na rescisão, tendo como utilidade o controle posterior da Sefip e GRRF. Processa vale adiantamento: Campo para liberação ou não do calculo de vale para o funcionário. Índice para calculo do adiantamento: Campo para preenchimento do índice de adiantamento a ser aplicado no calculo do Vale. Ao preencher este campo o sistema ignora a informação preenchida no calculo e utiliza esta do cadastro Botão Dependentes Cadastro dos dependentes para calculo do salário família e para dedução do valor de IR Para iniciar o cadastro, selecione o Funcionário desejado, clique sobre o botão Dependentes na tela de cadastro e preencha as informações conforme o dependente a ser cadastrado. Campos importantes: Data de nascimento: A data de nascimento é importante para que os cálculos de Salário família possam ser realizados corretamente. Caso tenha problemas com o calculo, confira o preenchimento deste campo. Baixa: Campo que só deve ser preenchido com a baixa do dependente. Salário família: Para que seja apurado salário família sobre o dependente a primeira analise é realizada sobre esse campo, sendo assim, em caso de calculo de salário família selecione a opção SIM. Imposto de renda: A dedução do Imposto de Renda é realizada a partir dos dependentes que tem influência sobre esse calculo isso é determinado por esse campo. 10

11 8.7. Botão Salários Tela destinada ao preenchimento do salário base a ser calculado mensalmente nas folhas e demais cálculos realizados, sem informar esse salário mensalmente, não ha possibilidade de realizar nenhum tipo de calculo. Recomendamos que informe dentro dessa tela, apenas códigos que são considerados fixos, ou seja, códigos que serão calculados todos os meses e sem variação de valores. Esse controle é realizado mensalmente, sendo assim, ha possibilidade de duplicação entre os meses, porem é necessário informar em um mês para poder duplicar para os demais. Para cadastrar o salário mensal, clique no botão salários e informe os campos conforme a explicação abaixo: Obs: Para Utilização do Tomador nos calculos, acesse os Parametros da Empresa e no campo Utiliza tomador de Serviço informe como SIM Botão Históricos A tela de lançamento de Históricos é destinada ao preenchimento de movimentações de afastamento, reajustes, Férias, desligamento, entre outros. Cada histórico nessa tela lançado tem sua função dentro do sistema, em alguns casos com na rescisão esse movimento será realizado automaticamente, já em outros como o Auxílio Doença, o cadastro deverá ser realizado manualmente, para isso, basta acessar a tela e informar cada campo conforme a explicação abaixo. O preenchimento da data de retorno deve ocorrer somente após o retorno. Para saber como cadastrar afastamentos como Auxilio doença, acidente de trabalho e auxilio maternidade clique no menu AJUDA / ROTEIROS Botão Atestados Tela para registro de atestados com relação a falta, permitindo apenas o registro, não sendo abonado diretamente na folha os dias registrados nela. Para realizar o registro de um atestado, informe a data de registro, selecione a opção do tipo de abono a ser realizado, informe motivo da falta no campo observações, posteriormente clique em SALVAR para confirma r registro desse atestado Botão advertência Tela para registro e emissão de advertências, acesse essa tela, preencha a data do fato e a ocorrência relacionada, caso tenha alguma observações, informe diretamente no campo correspondente a ela, preenchendo os campos, clique sobre o botão Salvar para registrar o movimento. Para imprimir o registro, selecione o movimento salvo e clique sobre a impressora Botão PPP Tela para registro de informações ligadas ao Perfil profissiografico Previdenciario do funcionário, possibilitando o registro de informações como exposição de fatores de risco, exames médicos,entre outros. 11

12 8.12. Botão CAT Tela para registro e impressão da CAT (Comunicação Acidente de Trabalho). Para registrar a CAT, acesse essa janela, clique sobre o botão NOVO e preencha os campos conforme o registro de acidente realizado. Todos os campos são importantes, pois posteriormente serão utilizados na impressão da CAT para registro na previdência Social. A impressão só poderá ser realizada após todos os campos serem preenchidos e o registro estiver devidamente salvo, para isso, selecione a CAT a ser impressa e clique na impressora na barra de botões Botão Impressões Tela de atalho para relatórios utilizados no registro do funcionário Botão Vale transporte A janela de configuração do Vale tranporte é disponibilizada exclusivamente para o gerenciamento das linhas a serem utilizadas pelo funcinário. Essas linhas devem ser cadastradas anteriormente pelo menu Cadastro / Diversos / Linhas para Vale Tranporte, depois dentro dessa tela de configurações elas devem ser selecionadas, para que possa ser preenchido a quantidade de passes a ser utilizada diariamente Botão Observações Tela destinada ao registro e impressão de observações importantes para o funcionário em questão. Cadastre o Tipo de Observação pelo botão de atalho e posterior efetue o registro dessa observação Botão Qualificações Tela para o registro das qualificações profissionais realizadas pelo funcionário. Utilizando o Botão CURSOS no rodapé da pagina cadastre os cursos a serem realizado pelo funcionários, pois em qualquer registro acessado esses cursos estarão a disposição. Após cadastrar os cursos, retorne a essa tela e registre a qualificação preenchendo a data, o curso e caso deseje uma observação detalhando essa qualificação. 9. Calculo do Vale (Adiantamento Salarial) Tela para cálculo do Adiantamento salarial, siga as instruções abaixo para efetuar corretamente o cálculo. Todo cálculo de adiantamento depende de uma base de calculo que é composta pela Composição, sendo assim, antes de calcular, clique nesse botão e repasse da primeira para a segunda janela apenas aqueles códigos que serão bases para cálculo do Adiantamento. (Ex: Salário base) Após confirmar as bases é necessário verificar o salário, clique nesse botão e verifique se para o mês desejado ha o devido salário informado com código, quantidade e valor. Confirmadas todas as configurações, clique no botão CALCULAR TODOS, informe o mês/ano e a porcentagem a ser aplicada e confirme o calculo. 12

13 10. Folha de pagamento Para iniciar os cálculos de folha de pagamento é necessária uma configuração básica dos cadastros, abaixo listamos as configurações a serem realizadas para iniciar o calculo de Folha. Tabela de Parâmetros: Acesse o menu CADASTRO / DIVERSOS / TABELA DE PARÂMETROS, atualize essa tabela para o mês desejado e verifique se todas as informações estão corretas conforme a legislação vigente. Salários: Dentro da própria tela de cálculos, clique no botão SALÁRIO e verifique se para o mês desejado ha o devido salário informado com código, quantidade e valor. Depois de confirmadas as configurações, informe a data de calculo e o funcionário desejado, em seguida clique no botão Calcular, selecione a opção desejada: Calcular Todos: Calculo automático de todos os funcionários Funcionário Selecionado: Calculo apenas do funcionário informado anteriormente. Verifique as demais informações da tela e confirme o cálculo. Novos cálculos - Após concluir o calculo do mês, clique no botão FECHAR informe a data de calculo. - Clique no botão Duplicar informações, selecione SALÁRIOS e TABELA DE PARÂMETROS. - Informe os meses pedidos e confirme o inicio da duplicação. - Confirmada a duplicação realize normalmente o calculo seguinte. 11. Décimo Terceiro salário Para iniciar os cálculos é necessária uma configuração básica dos cadastros, abaixo listamos as configurações a serem realizadas para iniciar o calculo do décimo Terceiro. Tabela de Parâmetros: Acesse o menu CADASTRO / DIVERSOS / TABELA DE PARÂMETROS, atualize essa tabela para o mês desejado e verifique se todas as informações estão corretas conforme a legislação vigente. Salários: Dentro da própria tela de cálculos, clique no botão SALÁRIO e verifique se para o mês desejado ha o devido salário informado com código, quantidade e valor. Depois de confirmadas as configurações, informe a data de calculo e o funcionário desejado, em seguida clique no botão Calcular, selecione a opção desejada: Calcular Todos: Calculo automático de todos os funcionários Funcionário Selecionado: Calculo apenas do funcionário informado anteriormente. Confirme as datas, selecione o tipo de cálculo (1º Parcela / 2º parcela), avence sobre os campos e confirme o calculo. - Médias: O calculo de médias deve ser confirmado no momento de calcular o 13º, após calculada, clique no botão ao lado para confirmar os valores que fazem parte desse calculo. - Atualizar Salários: Caso o salário seja duplicado de outro mês será solicitada a atualização, clique sobre esse botão e informe o mês de cálculo. Mais informações sobre o calculo de décimo terceiro, acesse o menu Ajuda / Roteiros; 13

14 12. Férias Assim como nos demais cálculos disponíveis no sistema, o calculo de Férias depende de uma configuração básica dos cadastros: Tabela de Parâmetros: Acesse o menu CADASTRO / DIVERSOS / TABELA DE PARÂMETROS, atualize essa tabela para o mês desejado e verifique se todas as informações estão corretas conforme a legislação vigente. Salários: Dentro da própria tela de cálculos, clique no botão SALÁRIO e verifique se para o mês desejado ha o devido salário informado com código, quantidade e valor. Depois de confirmadas as configurações, retorne a tela de calculo, informe a data de calculo, o funcionário, Período de Gozo e avance sobre os demais campos para preenchimento automático. Em seguida clique no botão Calcular e confirme o calculo. Para calculo de férias com abono pecuniário, informe o período de gozo das férias (EX: 01/01 a 20/01) e no campo Tipo informe Abono pecuniário. - Médias: O calculo de médias deve ser confirmado no momento de calcular as Férias, após calculada, clique no botão ao lado para confirmar os valores que fazem parte desse calculo. - Impressões de Aviso e Recibo de Férias: Para impressão do RECIBO e do AVISO DE FÉRIAS clique sobre o símbolo de impressora ao lado da tela, confirme as datas e a impressão desejada. 13. Rescisão Tela para calculo e controle das rescisões. Para realizar o calculo, informe a data de calculo, o funcionário, Ação do Aviso Prévio, Tipo de Rescisão, Causa da Demissão, Código de Saque, código do homolognet, porcentagem de Pensão e o saldo de FGTS depositado. Clique no botão CALCULAR e confirme o calculo. Caso os valores de férias e 13º sejam calculados incorretamente recomendamos que revise o cadastro de funcionário e as demais configurações. Para calculo de rescisão complementar acesse a tela de calculo, informe uma data diferente da data da rescisão, informe o funcionário, tipo de rescisão e no campo Tipo de rescisão informe como Complementar, confirme o calculo. Recomendamos que confira os valores, pois serão necessários ajustes manuais. 14. Rescisão Parcial A rescisão Parcial é utilizada apenas para calculo e emissão de relatórios, não contando nenhum registro dentro do cadastro do funcionário, registros que serão feitos somente após a Rescisão completa. É recomendada quando o funcionário deixa de cumprir na empresa uma determinada função, devendo haver uma rescisão destes valores. 14

15 15. Vale Transporte O controle de vale transporte corresponde a geração de passes para emissão de Recibo de Vale de Transporte. Para gerar os passes dentro de cada mês, siga os passos abaixo: - Cadastre as Linhas de Vale Transporte - Vincule cada Funcionário a sua linha - Dentro dessa tela de controle, clique sobre o botão GERAR, informe mês/ano e o funcionário desejado. - Após a primeira geração, nos demais meses basta DUPLICAR as informações. 16. Retenção vários vínculos Tela utilizada para lançamento de funcionários em Vários Vínculos, para que o INSS não seja descontado na folha de pagamento devido a já ter ultrapassado o limite em outras empresas. Siga os passos abaixo: - Dentro do cadastro de Funcionários, na aba Informações Obrigatórias, no campo OCORRÊNCIA selecione o código 5. - Retornando a tela de lançamento, informe o mês/ano, selecione o funcionário, informe o código de recebimento (Ex: 56- Autônomo) e o valor total já recebido nas outras empresas. - Clique em SALVAR para registrar o lançamento. Automaticamente os cálculos de Folha serão realizadas sem o calculo de INSS. 17. Retenção Obras Tela para lançamento de Retenções de INSS por OBRAS / COOPERATIVAS. Veja abaixo como lançar essas retenções: - Cadastre as UNIDADES e SETORES para a empresa. - Dentro dessa tela de lançamento, informe mês/ano, Unidade, setor, o valor de retenção a ser apurado e o valor total da fatura. -clique em Salvar para registrar o lançamento. Automaticamente na emissão da GPS e geração da SEFIP por tomadores essa valor será automaticamente descontado. Obs.: Utilizando os tomadores é recomendado que os calculos também sejam vinculados a eles. 18. Lançamento Rápido de eventos e integrações Tela destinada ao registro rápido de eventos e integração de eventos para calculo automático na Folha de pagamento. LANÇAMENTO RÁPIDO: Preencha os campos para cada funcionário registrado e clique em Salvar. Ao realizar o calculo, o sistema utiliza automaticamente os eventos desta tela. 15

16 IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO: É necessária a geração desse arquivo por um sistema de registro de ponto, arquivo que deve seguir um layout repassado por nossos atendentes. Normalmente este arquivo contem as quantidades de horas e faltas, sendo assim, depois de importado o sistema calcula os valores automaticamente. 19. GPS A emissão da GPS possui algumas configurações que precisam ser analisadas antes da emissão: COMPOSIÇÃO G.P.S: Clique sobre esse botão e veja se todos os códigos de recolhimento e dedução estão corretamente preenchidos (Vide Empresa modelo) PARAMETROS G.P.S: Acesse a tela de Parâmetros, clique aba G.P.S e confira cada informação preenchida com relação a empresa. TIPO DE SELEÇÃO: Verifique a forma de calculo (Departamento ou Setores) para que a impressão contenha os valores corretos. 20. Multi- empresa Este menu disponibiliza algumas funções que podem ser executadas em varias empresas ao mesmo tempo, facilitando a realização de calculo e impressão de relatórios 21. Arquivos magnéticos Sefip A geração da SEFIP realizada pelo sistema segue o padrão estabelecido pela Caixa Econômica federal, utilizando assim os calculo de folha de pagamento realizados. Na há segredos para geração, porem erros no processo são comuns, veja abaixo como evita-los - Confira se há calculo realizado na data informada e este calculo esta correto e contem FGTS - Informe o código de recolhimento correto na tela de geração - O campo Sefip tomador de serviço só deve ser preenchido como SIM quando os cálculos de folha forem realizados com Unidades e setores. - Acesse o menu utilitários / parâmetros da empresa e confira as informações da aba Sefip e GPS; 16

17 18.2. Caged Geração do arquivo magnético com os funcionários demitidos e admitidos no mês Ao acessar a tela o sistema analisa os parâmetros da empresa e seleciona as empresas informadas como SIM para geração, isso não significa que a empresa vai para o arquivo, pois so devem ser geradas as empresas com movimentação. Antes de gerar confira se há realmente movimentação de admissão e demissão no período e se esses movimentos estão corretos. Devido a problemas no sistema ACI do MTE recomendamos que a validação e importação do arquivo gerado pelo office seja realizado diretamente o site RAIS A geração da RAIS ocorre apenas uma vez por ano, porem utilizando todos os cálculos e cadastros realizados durante o ano, sendo assim, mais importante do que saber como gerar o arquivo, é ter cuidado durante o decorrer do ano, sempre conferindo os valores e cálculos DIRF Para saber como gerar a RAIS acesse o menu Ajuda / Roteiros no módulo Folha. A DIRF também é anual, porem diferente da RAIS pois só possui informações referentes ao Imposto de renda. Também recomendamos um monitoramento mensal dos cálculos e cadastros para que a geração do arquivo no ano seguinte não apresente falhas. Para saber como gerar a DIRF acesse o menu Ajuda / Roteiros no módulo Folha. Para emitir a carta de retenção / Informe de rendimento é necessária a geração de manutenção da DIRF, depois disso é so clicar em Carta de retenção dentro da tela da DIRF. 19. Utilitários Copiar registro de funcionário Possibilita a copia do funcionário de uma empresa para outra, recomendado em caso de transferência de funcionário de uma empresa para outra. - Acesse a empresa que contem o cadastro - Informe o código do funcionário que deseja copia - Informe o código da empresa para aonde será destinado o cadastro - Informe o código que o funcionário terá na nova empresa ou clique em Sugestão para verificar o código. - Confirme a duplicação 17

18 19.2. Troca código dos eventos Possibilita a troca do código dos eventos, já alterando o código em todos os cálculos realizados. - Acesse a tela, selecione o evento que deseja trocar e informe o código novo abaixo - Esta alteração também pode ser realizadas em varias empresas ao mesmo tempo, porem recomendamos uma analise antes da realização Duplicar Eventos Ferramenta que possibilita a duplicação de um determinado evento de uma empresa para outras - Dentro desta tela de duplicação, informe o código desejado, preencha abaixo o código que ele terá na nova empresa e marque abaixo as empresas de destino Gerador de parcelas O gerador de parcelas possibilita ao usuário gerar automaticamente descontos ou proventos aos funcionários. Recomendado em caso de empréstimos. - Acesse o menu UTILITARIOS / Gerador de parcelas - Informe o mês e ano inicial para o calculo - Informe a quantidade de parcelas a serem geradas - Informe o funcionário - Selecione o evento a ser utilizado para calculo. - No campo lançar informe Valor da parcela se deseja já informar o valor a ser descontado ou Valor total caso deseje que o sistema calcule o valor de cada parcela. - Informe o valor - Confirme a geração das parcelas. 18

19 Novidades sistema Office 2012 Nas ultimas versões foram realizadas algumas melhorias no sistema Office visando otimizar a utilização e facilitar alguns processos do dia-a-dia. Confira abaixo o que foi alterado e em cada módulo e como utilizar essas ferramentas: ** Para ter acesso a todas estas novidades atualize o sistema para versão disponível em nosso site. Novo layout de tela inicial Sistema em Geral Função: Alem de renovar o visual gráfico do programa, facilitamos o acesso as ferramentas disponíveis nesta tela, alem de novas opções. No momento a tela esta apenas no Azul, porem nas próximas versões as demais cores serão disponibilizadas. Como usar: Atualize o sistema para versão e confira. Novo módulo Ajuda c/ perguntas e respostas (FAQ) Função: Sistema de ajuda com roteiros e perguntas e respostas de todos os módulos do sistema Office. ** Alguns módulos ainda estão em construção, porem em breve já estarão disponíveis. Como usar: Clique em AJUDA / FAQ na tela inicial do Office, escolha o módulo desejado, clique em Perguntas Frequentes, pressione Ctrl + F e digite a palavra desejada. Este ajuda esta disponível em nosso site e com isso é atualizado diariamente com novas perguntas e novos roteiros. Módulo Folha Integração contabil multi-empresas Função: Possibilita a contabilização de varias empresas ao mesmo tempo, sem a necessidade de acessar cada empresa e gerar a integração. Como usar: Acesse o módulo Fiscal, clique no menu Arquivos magnéticos / Integração contabil, preencha os campos da forma desejada e ao lado direito marque as empresas que deseja gerar a integração. ** Em breve novas alterações no módulo Folha para facilitar o calculo, emissão de relatórios e geração de arquivos. 19