Portais corporativos: evolução, aplicação, tendências e casos de implantação Fernando Silva Parreiras
Fernando Silva Parreiras Mestrando em ciência da informação pela ECI UFMG Especialista em gestão financeira pela FACE UFMG Bacharel em ciência da computação pela FUMEC Membro fundador do NETIC Consultor da paradigma Coordenador do SPIN-BH
Agenda Portais corporativos e gestão do conhecimento Evolução histórica GED Gestão de conteúdo Demonstração Portais corporativos Caso de implantação Tendências Discussão
O conhecimento O conhecimento tornou-se o principal ingrediente que produzimos, compramos e vendemos. Resultado: administrá-lo encontrar e estimular o capital intelectual, armazená-lo, vendê-lo e compartilhá-lo tornou-se a tarefa econômica mais importante dos indivíduos, das empresas e dos países. (STEWART, 1998) Existe uma necessidade eminente de se organizar estoques de conhecimento que permitam evitar o re-trabalho na construção de soluções e viabilizar o uso e o re-uso deste conhecimento construído.
O Brasil da gestão do conhecimento Levantamento da FGV com as 500 maiores empresas brasileiras mostra a percepção dos executivos sobre o tema: ##### ##### ##### ##### 81% acham importante ##### ### 34% Estão investindo em sistemas #### 15% já possuem sistemas Fonte: FGV, 2004
Importância da tecnologia Tecnologia é fundamental; É provável que tenha sido o avanço e o surgimento de novas tecnologias que impulsionaram o movimento crescente da Gestão do Conhecimento. Entretanto, é preciso ter em mente as limitações de seu uso, uma vez que a tecnologia por si só não garante a consecução dos objetivos da Gestão do Conhecimento.
O que é GED É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. (CENADEM) O GED visa a gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem ser criadas em papel, revisadas no papel, processadas a partir de papel e arquivadas em papel (KOCH, 2002)
Tipos de GED BALDAM et al (2002) classifica os sistemas de GED em seis tecnologias: Processamento, arquivamento e recuperação de documentos (Document Imaging); Processamento de formulários (Forms Processing); Workflow Gerenciamento de Documentos (Document Management); RIM- Records and Information Management; ERM (Enterprise Report Management) / COLD (Computer Output to Laser Disk);
DI - Document Imaging Gerenciamento da Imagem dos Documentos. O grande número de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos. O DI utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens dos documentos. É importante diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.
Forms Processing ( OCR/ICR) Processamento de Formulários. A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados. Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por exemplo. Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character Recognition.
Workflow Fluxo de Trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança. O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: ERP, Enterprise Resource Planning, SCM, Supply Chain Management, CRM, Customer Relationship Management, ebusiness e outras.
DM - Document Management Gerenciamento de Documentos Digitais. Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM controla o acesso físico aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento. As grandes aplicações são na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. E, nos últimos anos, com a automação do escritório, o DM é perfeitamente viavél para todos os documentos da empresa.
RIM - Records and Information Management Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.
COLD/ERM Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos. A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.
Requisitos funcionais de um sistema de GED Digitalização de documentos e imagens; Armazenamento; Recuperação por meio de busca ou navegação na hierarquia de documentos; Uso de metadados; Workflow (dinâmico ou estático);
Áreas de aplicação Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações por exemplo Automação de cartórios Bibliotecas digitais Cartões de assinatura Desenhos de engenharia e relatórios técnicos Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000 por exemplo Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto
Gestão de conteúdo Gestão de conteúdo é o gerenciamento de informações focando a captação, ajustes, distribuição e gerenciamento dos conteúdos para apoio ao processo de negócios de toda a empresa. Esses conteúdos podem ser estruturados ou não, procedentes de sistemas de Imagem, COLD, Gerenciamento de Documentos, sistemas legados, bancos de dados, arquivos nos diretórios e de qualquer outro arquivo digital como som, vídeo etc. A característica básica de uma solução de gestão de conteúdo é a democratização do acesso a todos os conteúdos da empresa através de uma interface única baseada em browser.
Requisitos para um sistema de gestão de conteúdo Gestão de usuários e dos seus direitos (autenticação, autorização, auditoria); Criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc, pdf etc); Uso intensivo de metadados (ou propriedades que descrevem o conteúdo); Controle da qualidade de informação (com fluxo/trâmite de documentos ou workflow); Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com mecanismos de busca);
Requisitos para um sistema de gestão de conteúdo Gestão da interface com os usuários (atenção à usabilidade, arquitetura da informação); Sindicalização (syndication, disponibilização de informações em formatos XML visando seu agrupamento ou agregação de diferentes fontes); Gestão de configuração (gestão de versões); Gravação das ações executadas sobre o conteúdo para efeitos de auditoria e possibilidade de desfazê-las em caso de necessidade.
Áreas de aplicação Sítios editoriais; Comunidades (de prática) em linha; Portais corporativos;
benefícios da gestão de conteúdo problemas que se propõe a resolver: Gargalos diversos que estrangulam a produção de conteúdos para a Web; Falta de comprometimento ou implicação dos usuários, devido a dificuldades técnicas de publicação e uso. Excluindo-se questões motivacionais que a gestão de conteúdo, embora não tenha respostas diretas, pode apoiar com instrumentos; Falta de organização mais elaborada do conteúdo, que apresentem por exemplo os itens informacionais e suas relações na forma de links; Riscos de erros diversos e informação de baixa qualidade; Interfaces rígidas misturadas ao conteúdo, não personalizáveis ou não configuráveis.
Gestão de conteúdo na gestão do conhecimento Socialização Indivíduo Indivíduo Externalização Internalização Combinação Gestão de conteúdos Fonte: PARREIRAS, 2003
Gestão de conteúdo com software livre Alinhamento entre a tecnologia e a necessidade de uso; Baixo custo de implementação; Abolição do formato proprietário de representação do conhecimento; Modularização e escalabilidade; Personalização; Apoio governamental; Universalização da plataforma.
A abordagem Zope Zope é uma plataforma de desenvolvimento de aplicações web baseada em python. Integra ferramentas e funcionalidades como uma base de objetos, um módulo de publicação de objetos web e uma linguagem de geração de páginas dinâmicas. Sua finalidade não é publicar páginas HTML mas sim objetos que podem ser montados automaticamente a partir de componentes cujo comportamento, dados e a aparência são configuráveis pelo projetista do sítio.
CMF e plone O Content Management Framework é uma estrutura que permite ao usuário ferramentas para construção e manutenção de sítios na plataforma zope. O plone é um produto para a plataforma zope, que complementa as funcionalidades do CMF e fornece uma interface mais amigável para o usuário final.
Demonstração /demo
Portais corporativos Os portais corporativos, também chamados de intranets de terceira geração, podem ser entendidos como uma evolução natural, porém radical, das intranets ou redes internas corporativas para armazenamento e distribuição de informações os portais corporativos se constituem como uma plataforma emergente para melhorar o alinhamento, os processos centrais de negócios, a disseminação de informações e a colaboração ampla em empresas baseadas em conhecimento
os portais corporativos representam a convergência entre ferramentas de colaboração, mantenedoras de informações de caráter não estruturado (os sistemas de gerenciamento de documentos e de fluxos de processos, as ferramentas de comunicação e discussão baseadas na web e os sistemas de gerenciamento de conteúdo de sistemas de informações gerenciais), e mantenedoras de informações de caráter estruturado (CRM s (Customer Relationship Management), os ERP s (Enterprise Resources Planning), os sistemas financeiros e de recursos humanos, os sistemas de BI (Business Intelligence), os Data warehouses e os sistemas legados)
Requisitos de um portal 1) organização e gerenciamento centralizados; 2) personalização de interface; 3) mecanismos de busca avançados; 4) categorização e organização de diretórios em múltiplos níveis; 5) ferramentas de colaboração integradas; 6) sistemas de gerenciamento de conteúdo; 7) ferramentas de medição integradas;
8) integração com aplicações internas (ERP, CRM, etc); 9) integração com aplicações e fontes de dados externas; 10) ambiente de desenvolvimento com suporte a padrões de alto nível; 11) arquitetura multicamadas com escalabilidade e elevado desempenho; 12) suporte a protocolos padronizados e de alto nível de segurança.
Aplicação de portais Empresas de serviço, que trabalham com projetos Empresas desenvolvedoras de software Escritórios de indústrias Resumindo: empresas onde o capital intelectual tem grande valor.
Caso Unisys Atuação em mais de 100 países. Integração de sistemas, outsourcing, infra-estrutura, tecnologia e consultoria. 2067 funcionários, com faturamento em 2002 de 562 milhões de dólares. 1040 funcionários pertencem à divisão de outsourcing que faturou em 2002, 256 milhões de dólares. Unisys Global Outsourcing (UGO) está localizada no Rio de Janeiro e suas unidades regionais nas cidades de São Paulo, Brasília, Belo Horizonte, Porto Alegre e Salvador.
Motivação Presença de equipes geograficamente distribuídas, assim como a necessidade de consolidação de processos únicos e de um repositório centralizado. O ruído na comunicação entre membros de uma mesma equipe em regiões diferentes comprometia o andamento dos projetos, causando re-trabalho e falta de estímulo, dado que equipes em regiões diferentes utilizavam métodos diferentes na condução de projetos de software.
Desafios SOCIAIS GERENCIAIS TECNOLÓGICOS FINANCEIROS - Necessidade de formalização dos processos. - Resistência em seguir processos. - Resistência em gerar documentação. - Falta de indicadores de projeto. - Dificuldade em convencer outros gerentes do projeto. - Identificar as reais necessidades dos usuários. - Baixa integração entre as ferramentas existentes. - Dificuldade em encontrar uma ferramenta que atenda a todas as necessidades. - Desenvolvimento interno de parte da solução. - A DPS não possui orçamento próprio, o que reforça a necessidade de consistência no projeto de implementação do portal.
Impactos SOCIAIS GERENCIAIS FINANCEIROS - Fim do prazo político. - Uso de métricas para estimativa dos prazos. - Linguagem unificada para comunicação entre as equipes. - Fim do estilo gerencial, imposto por cada gerente. - Identificação de pontos fracos e fortes nas equipes. - Aumento da precisão no planejamento. - Aumento da produtividade através da adoção de padrões, evitando o re-trabalho. - Diminuição no número de licenças de software. - Criação de séries históricas, aumentando a previsibilidade.
Considerações É imprescindível a existência de processos e padrões estáveis, pois estes serão a base do conteúdo do portal A adoção de uma solução de portal permite reunir toda a memória do projeto em um único repositório A mineração de dados neste repositório permite a criação de indicadores que ajudaram a compor as séries históricas. A partir delas é possível a criação de métricas que diminuam o hiato entre o prazo de projeto e o prazo real. É possível mensurar impactos tangíveis para a alta direção, como a redução no número de licenças de software. Embora impactos sociais sejam difíceis de serem mensurados no curto prazo, no médio e longo prazo, com a mudança da cultura organizacional, são facilmente perceptíveis os reflexos desta nova abordagem.
Considerações Implantações de portais corporativos devem estar alinhadas com o planejamento estratégico da organização, pois são projetos de médio e longo prazo. O comprometimento da alta direção é fundamental na mudança da cultura organizacional.
O futuro Novas tecnologias como XML e RDF permitirão a integração entre portais, viabilizando a troca de informações e a atualização mais eficiente; O tratamento dos diversos atores e elementos envolvidos em sistemas de gestão de conteúdo como objetos permite a criação de relações semânticas e sintáticas entre estes objetos, transformando o poder de recuperação da informação. Tecnologias como OWL e conceitos como Web semântica viabilizam este novo paradigma.
O futuro A criação de camadas de integração dos sistemas legado ao portal evoluirão para o conceito de webtop, onde o browser será a interface padrão para o usuário, seja qual for o aplicativo a ser utilizado.
Referências www.netic.com.br PARREIRAS, Fernando S., BAX, Marcello P. A gestão de conteúdos no apoio a engenharia de software. In: KM BRASIL, 2003, São Paulo, Anais... BAX, Marcello P., PARREIRAS, Fernando S. Gestão de conteúdo com softwares livres. In: KM BRASIL, 2003, São Paulo, Anais... PARREIRAS, Fernando S., OLIVEIRA, Gilzirene. Análise comparativa de processos de desenvolvimento de software sob a luz da gestão do conhecimento: um estudo de caso de empresas mineiras. In: III SBQS, 2004, Brasília, Anais... PARREIRAS, Fernando, BRANDÃO, Wladmir. O Uso de Portais Departamentais no Processo de Desenvolvimento de Software: O Caso da Unisys Brasil. Inédito.
Dias, C. A. Portal corporativo: conceitos e características. Ciência da Informação, v.30, n.1, p.50-60, jan./abr. 2001. Disponível em http://www.ibict.br/cionline/300101/30010107.htm. Acesso em: 26 abr. 2004. Terra, J. C. C., Gordon, C. Portais Corporativos: a revolução na gestão do conhecimento. São Paulo: Negócio Editora. 2002. 453 p.
Perguntas?
Obrigado!