Page 1 of 5 As principais novidades encontradas no PMBOK quarta edição Por Rossano Tavares ( rossano.tavares@dm2tavares.com.br) Novas edições ou versões de manuais, programas, sistemas operacionais, livros, filmes, entre outros sempre geram expectativas em maior ou menor grau. Com o PMBOK quarta edição não podia ser diferente. Boa parte da expectativa concentrada nos muitos profissionais e também pelos estudantes com exame para certificação a ser agendado. O lançamento da quarta edição implica diretamente na decisão de qual o momento mais adequado para fazer o exame PMP ou CAPM, levando-se em conta que a partir de julho passa a valer o conteúdo da quarta edição. A despeito da qualidade editorial e do ótimo conteúdo existente na terceira edição, a quarta edição está ótima. Os textos estão leves, tornando a sua leitura mais acessível e porque não dizer mais agradável, embora, muitos não considerem como tarefa fácil ler manuais ou textos técnicos. A visualização gráfica também está muito adequada ao que se espera de uma nova edição. Colocações preliminares feitas, vamos ao conteúdo existente na quarta edição comparando com o da terceira edição, ou seja, vamos analisar as principais novidades da nova edição (quarta) em relação a anterior (terceira). Capítulo 1 Na introdução do capítulo 1 da terceira edição existe a informação de que este é destinado à definição de diversos termos chaves e a apresentação de uma visão geral do PMBOK. Já na introdução do capítulo 1 da quarta edição está referenciado que os dois primeiros capítulos do PMBOK são destinados a introdução de conceitos-chaves no campo do gerenciamento de projetos e que o capítulo 3 é destinado aos padrões de gerenciamento de projetos. Será que o PMI sentiu a necessidade de expandir e reforçar os conceitos chaves? De fato, praticamente nada mudou, pois o conteúdo dos 2 primeiros capítulos sofreram poucas alterações. No item referente a Proposta do guia PMBOK ficou claro que o PMI deixou de lado o discurso centrado em que projetos podem variar de empresa para empresa e que o time responsável pelo gerenciamento é que deveria buscar o consenso em relação a quais ferramentas e técnicas devam ser utilizadas buscando como referenciais os guias do código de ética e conduta profissional ambos disponíveis no site do PMI (Code of Ethics and Professional Conduct guides). Particularmente é interessante que a referência tenha sido efetuada, isto porque, muitos estudantes preferem o caminho do auto-estudo para a realização do exame de certificação e a referência irá indicar a eles que os guias anteriormente citados devem ser objetos da preparação para a certificação. A referência é importante também para que os profissionais do gerenciamento de projetos tenham sempre em mente que ética e responsabilidade devam fazer parte do cotidiano do gerente de projetos. O sub-item que determinava a audiência para os fundamentos do PMBOK foi excluída, nada mais óbvio, pois se percebe que os fundamentos de projetos são importantes para todo profissional não importando a sua experiência e o nível que ocupa na empresa em que atua. No item que define o que é um projeto uma grande surpresa, negativa, ao nosso modo de ver: o sub-item que a trata da elaboração progressiva de projetos foi retirada. A elaboração progressiva que consiste na execução dos projetos em passos com evolução gradual deveria ter sido mantida. A referência da elaboração progressiva é importante norte, principalmente para os profissionais que estão começando a adotar as melhoras práticas contidas no PMBOK. A elaboração progressiva, a bem da verdade, foi referenciada no item 1.3 O que é gerenciamento de projetos mas com um conteúdo bem resumido em relação ao anterior.
Page 2 of 5 O que diferencia um projeto de operação foi transferido para o item 1.5 com breve citação também no capítulo 2 (item 2.2) que trata sobre o ciclo de vida de um projeto e organização. O que é considerado como adequado. Ainda nessa linha de remanejamento o sub-item que trata de planejamento estratégico e projetos foi para um item novo que trata o relacionamento entre gerenciamento de projetos, gerenciamento de programas e gerenciamento de portfólio. Neste caso foi feita uma tentativa de associar que programas e portfólios fazem parte do planejamento estratégico de uma empresa. Percebe-se que este item ficou deslocado e não muito adequado em relação ao assunto tratado. O item 1.3 O que é gerenciamento de projetos foi reescrito com os 5 grupos de processos sendo colocados em destaque facilitando a leitura. Aqui também é informado que agora são 42 processos de gerenciamento de projetos logicamente agrupados, isto é, 2 processos foram eliminados. Outro ponto importante é a referência a tríplice restrição que foi eliminada, passando a existir restrições do projeto que são elas: Escopo, Qualidade, Cronograma, Orçamento, Recursos e Riscos. Portanto, qualquer alteração em um desses itens certamente haverá restrições em um ou mais dos demais itens. O texto neste sub-item ficou mais enxuto, pois a parte que tratava da adoção de cultura de gestão administrativa de gerenciamento por projetos foi eliminada. Nada que prejudique o conteúdo uma vez que o PMBOK já fazia referencia de que gerenciamento por projetos estava fora do escopo dos padrões definidos no PMBOK. Cabe aos estudantes e profissionais buscarem mais informações sobre gerenciamento por projetos em outras fontes. O item 1.4 foi o que mais sofreu mudanças a começar pelo título, que na versão 3 é A estrutura do guia PMBOK, já na versão 4 Título mudou para Relacionamentos entre Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Programas e Gerenciamento de Portfólio. Foi adicionada uma figura 1-1 que apresenta a interação Portfólio, Programas e Projetos, com esta representação gráfica ficou muito fácil entender a diferenciação entre cada um desses conceitos. O risco incorrido nesta mudança é que título não acomoda todos os assuntos que fazem parte do capítulo. O item 1.5 Áreas de Expertise foi eliminado na versão 4 e certamente fará falta a figura 1-2 que apresentava as áreas de expertise necessárias para o time de projetos. De modo geral pode-se dizer que o expertise exigido está contido nos item 1.6 (O papel de um gerente de projetos), 1.7 (PMBOK) e 1.8 (Fatores ambientais empresariais) da versão 4 a qual apresenta o papel de um gerente de projeto. De fato a versão 4 tem mais 2 itens do que a versão anterior. Capítulo 2 No capítulo 2, Ciclo de vida do projeto e organização, existe um item chamado Governança do projeto no ciclo de vida (do projeto). Neste item apresenta governança como um consistente método de controlar os projetos para garantir o seu sucesso. Assim sendo, governança chegou também ao gerenciamento de projetos, pois a versão anterior não continha qualquer referência a esse assunto. Ainda no capítulo 2, as partes interessadas ( Stakeholders) estão muito bem definidas no item 2.3. A figura 2-6 a qual apresenta o relacionamento entre as partes interessadas e o projeto está muito mais completa e abrangente do que a antecessora da versão 3. A estrutura organizacional que também faz parte do capítulo 2 praticamente não sofreu mudanças na sua apresentação e, portanto não merece destaque. Por outro lado, os processos que são considerados bens da organização ganharam um item exclusivo (2.4.3), bem detalhado e rico em informações inclusive associando a uma base de conhecimento corporativa.
Page 3 of 5 Capítulo 3 No capítulo 3, mais precisamente no item 3.1 foi eliminada a parte que associava o ciclo da qualidade de Shewhart e Deming, planejar-executar-checar-melhorar (plan-do-check-act), aos processos de gerenciamento de processos. Esta associação facilitava em muito o entendimento das fases de gerenciamento de projetos. De qualquer modo a melhoria contínua é referenciada na área de inteligência da Qualidade. A figura 3-3 (anteriormente era a figura 3-4) foi totalmente remodelada apresentando um fluxo de passagem de informações bem mais detalhado, e também no qual o Grupo de Processo Monitoramento e Controle ganhou forte evidência. O capítulo 3 sofreu uma grande gama de pequenas alterações nos processos que compõe os grupos de processos. Que são as seguintes: Processos 3ª Edição Processos 4ª Edição Notas INICIAÇÃO 4.1 Desenvolver termo de abertura 4.1 Desenvolver termo de abertura 4.2 Desenvolver declaração de escopo preliminar Eliminada 10.1 Identificar partes interessadas Novo PLANEJAMENTO 4.3 Desenvolver plano de 4.2 Desenvolver plano de gerenciamento do projeto gerenciamento do projeto 5.1 Planejamento do escopo Eliminada 5.1 Obter requerimentos Nova 5.2 Definição de escopo 5.2 Definir escopo Renomeada 5.3 Criar WBS 5.3 Criar WBS 6.1 Definição de atividades 6.1 Definir atividades Renomeada 6.2 Sequenciamento de atividades 6.2 Sequenciar atividades Renomeada 6.3 Estimativa recursos por atividade 6.3 Estimar recursos por atividade Renomeada 6.4 Estimativa duração de atividades 6.4 Estimar duração de atividades Renomeada 6.5 Devenvolvimento de cronograma 6.5 Desenvolver cronograma Renomeada 7.1 Estimativa de custos 7.1 Estimar custos Renomeada 7.2 Orçando custos 7.2 Determinar orçamento Renomeada 8.1 Planejando qualidade 8.1 Planejar qualidade Renomeada 9.1 Planejamento de recursos 9.1. Desenvolver plano recursos Renomeada humanos humanos 10.1 Plano de comunicações 10.2 Planejar comunicações Renomeada 11.1 Planejando gerenciamento de 11.1 Planejar gerenciamento de Renomeada 11.2 Identificação de 11.2 Identificar Renomeada 11.3 Analise qualitativa de 11.3 Preparar analise qualitativa de Renomeada 11.4 Analise quantitativa de 11.4 Preparar analise quantitativa de Renomeada 11.5 Planejando resposta para 1.5 Planejar respostas para Renomeada 12.1 Planejar compras e aquisições 12.1 Planejar aquisições Renomeada 12.2 Planejar contratações Consolidada com alguns processos dentro de gerenciamento de aquisições
Page 4 of 5 4.4 Dirigir e gerenciar execução de projetos EXECUÇÃO 4.3 Dirigir e gerenciar execução de projetos 8.2 Desenvolver garantia de 8.2 Desenvolver garantia de qualidade qualidade 9.2 Contratar time do projeto 9.2 Contratar time do projeto 9.3 Desenvolver time do projeto 9.3 Desenvolver time do projeto 9.4 Gerenciar time do projeto Transferida de Monitoramento e Controle 10.2 Distribuição de informações 10.3 Distribuir informações 10.4 Gerenciar expectativas de partes interessadas Transferida de Monitoramento e Controle 12.3 Requerer resposta de vendedor 12.2 Conduzir aquisições Renomeada e combinada 12.4 Selecionar vendedores Consolidada com MONITORAMENTO E CONTROLE alguns processos dentro de gerenciamento de aquisições 4.5 Monitorar e controlar trabalhos do 4.4 Monitorar e controlar trabalhos do projeto projeto 4.6 Controle integrado de mudanças 4.5 Desenvolver controle de Renomeada mudanças integrado 5.4 Verificação do escopo 5.4 Verificar escopo Renomeada 5.5 Controle do escopo 5.5 Controlar escopo Renomeada 6.6 Controle de conograma 6.6 Controlar cronograma Renomeada 7.3 Controlar custos 7.3 Controlar custos Renomeada 8.3 Executar controle de qualidade 8.3 Executar controle de qualidade 9.4 Gerenciar time do projeto Transferida para Execução 10.3 Reporte de performance 10.5 Reportar performance Renomeada reporting 10.4 Gerenciar partes interessadas Transferida para Execução 11.6 Monitorando e controlando 11.6 Monitorar e controlar Renomeada 12.5 Administração de contratos 12.3 Administrar aquisições Renomeada ENCERRAMENTO 4.7 Encerramento de projeto 4.6 Encerrar projeto ou fase Renomeada Conclusão As mudanças efetuadas no PMBOK versão 4 certamente deixaram o texto mais prático e de fácil entendimento, embora alguns pontos importantes tenham sido retirados conforme apresentado desde o início deste artigo. Este artigo não contempla as implicações por áreas de inteligência do PMBOK e nem contempla as alterações ocorridas nas técnicas e ferramentas (as quais estão nos demais capítulos do PMBOK), entretanto, essas implicações podem ser obtidas no artigo de Vicki
Page 5 of 5 Wrona publicado recentemente pela Global Knowledge. A bem de direito o artigo de Vicki Wrona serviu como fonte de pesquisa para o artigo aqui escrito. Esperamos que artigo seja útil para quem irá prestar o exame de certificação e também para quem ministra cursos do PMBOK. PMBOK (Project Management Body of Knowledge Fourth Edition) Marca registrada pertencente ao PMI (Project Management Institute). WRONA, Vicki. Changes to the PMBOK Guide, 4th Edition, and What You Should Know. USA: Global Knowledge Training LLC, 02/2009. Localizado em: http://www.globalknowledge.com/training/whitepaperdetail.asp? pageid=502&wpid=495&country=united+states último acesso: 22/03/2009