1/2 1. OBJETIVO Estabelecer a rotina, diretrizes e prazos para processamento e recolhimentos dos encargos trabalhistas incidentes sobre a folha de pagamento. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO DARF - Documento de Arrecadação de Receitas Federais; DHO Desenvolvimento Humano Organizacional; GRF - Guia de Recolhimento do FGTS; GPS Guia de recolhimento á Previdência Social; SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social; ICP- Infraestrutura de Chaves Públicas; NF Nota Fiscal; RECEITA FEDERAL DO BRASIL - é um órgão específico, subordinado ao Ministério da Fazenda. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Atividades Receber e lançar notas fiscais enviadas pela contabilidade Imprimir Folha de Pagamento Final e Relatório de INSS no sistema Rubi Importar a folha do Rubi para o sistema SEFIP Emitir relatório analítico do FGTS e INSS do sistema SEFIP Realizar conferência dos dados sistema Rubi x SEFIP Realizar o fechamento do movimento Emitir as guias de pagamento Salva arquivos de back up na rede coorporativa Emitir a solicitação de pagamento (centro de custo) e enviar para o financeiro Receber comprovantes de pagamento e arquivar Emitir relatórios de folha de pagamento para recolhimento do IRRF Responsabilidades/ Autoridades Analista RH/Supervisão 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1. RECEBER E LANÇAR AS NOTAS FISCAIS ENVIADAS PELA CONTABILIDADE Para inicio dos encargos é necessário lançar no sistema RUBI as notas fiscais de prestadores pessoas físicas (autônomos ou equiparados) recebidas pela contabilidade. No primeiro momento é preciso cadastrar o prestador como TERCEIRO, para isso é necessário acessar o RUBI na tela inicial clicar em Colaboradores => Ficha Cadastral => Terceiro. No segundo
2/2 momento deve-se lançar a NF, no sistema RUBI clicar em Cálculos => Terceiros => Pagamento Pessoa Física, emitir o RPA e enviar para contabilidade. 4.2. IMPRIMIR FOLHA DE PAGAMENTO FINAL E RELATÓRIO DE INSS NO SISTEMA RUBI Para iniciar o calculo dos encargos é necessários imprimir os relatórios da folha de pagamento e INSS através do sistema Rubi: 4.2.1 RELATÓRIO DA FOLHA DE PAGAMENTO: Abrir o Sistema de Folha de Pagamento, na página inicial, clicar na opção Cálculos =. Relatórios => Operacionais => - Relação calculo organograma, utilizar o final do relatório com as informações finais de cada filial. 4.2.2 RELATÓRIO INSS: Abrir o Sistema de Folha de Pagamento, na página inicial, clicar na opção Impostos => Previdência => Relação => INSS, esse relatório deverá ser impresso por filial. 4.3 IMPORTAR A FOLHA DO RUBI PARA O SISTEMA SEFIP Nesta etapa deveremos importar as informações para o sistema SEFIP: Acessar Sistema de Folha de Pagamento selecionar a empresa e o cálculo desejado, clicar em Menu => Impostos => Fundo de Garantia => SEFIP => Gerar, clicar em seleção, incluir filial, e processar. No programa SEFIP clicar em Importar folha => meu computador => arquivos de programa => caixa. 4.3 EMITIR RELATÓRIO ANALÍTICO DO FGTS E INSS DO SISTEMA SEFIP Deverá ser impresso o relatório do FGTS e INSS do sistema SEFIP para verificar se confere com os relatórios impressos do sistema de Folha de Pagamento. 4.3.1 PARA EMITIR OS RELATÓRIOS FGTS No sistema SEFIP, clicar em relatórios movimento - analítico GRF. 4.3.2 PARA EMITIR OS RELATÓRIOS INSS Para emitir relatório INSS clicar em relatórios movimento- comprovante de declaração à previdência.
3/2 4.3.3 REALIZAR CONFERÊNCIA DOS DADOS SISTEMA RUBI X SEFIP Nesta etapa é necessário conferir se os relatórios de FGTS e INSS gerados no sistema da folha de pagamento conferem com os relatórios gerados no sistema da SEFIP. Após a importação, deve se conferir os valores de deposito de FGTS e a base de calculo do mesmo, bem como conferir o calculo de INSS parte empresa, empregados, terceiros, FAP, dedução licença maternidade e salário família. Caso identifiquem-se divergências entre os relatórios será necessário corrigir os erros no sistema de Folha de Pagamento e importar novamente para SEFIP. 4.4 REALIZAR O FECHAMENTO DO MOVIMENTO No sistema SEFIP deve-se clicar em movimento => executar +>salvar no diretório (Computador, caixa, sefip e salvar). 4.5 ENVIAR ARQUIVO SEFIP NA CONECTIVIDADE SOCIAL Para enviar o arquivo SEFIP e necessário acessar a pagina da conectividade social (www.caixa.gov.br/empresa/conectividadesocial). Na conectividade, inserir a senha do certificado digital, em seguida clicar em Caixa Postal- nova mensagem- selecionar o serviço de enviar o de arquivo SEFIP- clicar em continuar - selecionar o município de arrecadação anexar o arquivo e enviar. Posteriormente salvar o protocolo de envio no diretório (Bizantino - DHO- Administração de Pessoal-setor pessoal Impostos- FGTS- SEFIP ) e salvar arquivo IPC no diretório (Bizantino - DHO- Administração de Pessoal-setor pessoal Impostos- FGTS- SEFIP ). 4.6 EMITIR GUIAS PARA PAGAMENTO Após o envio do arquivo SEFIP é necessário emitir as guias de FGTS e INSS para pagamento. Para imprimir GRF No sistema SEFIP acessar (relatórios arquivo ICP - busca o arquivo em meu computador arquivos de programa - CAIXA imprimir guias). Para imprimir GPS No sistema SEFIP deve se acessar (relatórios movimento - GPS). 4.7 EFETUAR CORREÇÃO DA GPS DAS EMPRESAS/FILIAIS CUJO FAP S CONTENHAM 04 CASAS DECIMAIS
4/2 A SEFIP não considera as quatro casas decimais após as vírgulas constantes no FAP, neste caso é necessário desconsiderar a GPS do sistema SEFIP e emitir uma nova GPS pelo site da previdência social, recalculando considerando esses números. 4.8 SALVAR ARQUIVOS DE BACK UP NA REDE COORPORATIVA É obrigatório salvar os arquivos dos impostos na rede coorporativa, para isso, no sistema SEFIP, acessar ferramentas - fazer backup e salvar na rede Bizantino DHO Administração de pessoal setor pessoal Impostos FGTS- SEFIP. Posteriormente salvar no mesmo diretório os relatórios (Analítico da GRF, RE- Relação de Trabalhadores, Comprovantes de Declaração á Previdência, GPS e Analítico de GPS) na SEFIP no caminho Relatórios Movimento ). 4.9 EMITIR A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO (CENTRO DE CUSTO) PARA APROVAÇÃO DA COORDENAÇÃO E ENVIO PARA O FINANCEIRO FGTS: Acessar o sistema de Folha e Pagamento e emitir o centro de custo no caminho Cálculos relatórios operacionais relação cálculo 104- solicitação de pagamentos eventos- no campo evento colocar o evento 300 e 393. Gerar o relatórios em duas vias juntamente com GRF, uma deve ser enviada ao financeiro, devidamente aprovada pela coordenação e outra deverá ser arquivada no DHO. INSS: Acessar o sistema de Folha e Pagamento e emitir o centro de custo no caminho Cálculos relatórios operacionais relação cálculo 104- solicitação de pagamentos eventos- no campo evento colocar o evento 302. E posteriormente realizar o centro de custo no Excel, imprimir o relatório em duas vias, uma deve ser enviada ao financeiro devidamente aprovada pela coordenação juntamente com a GPS e outra deverá ser arquiva no DHO. 4.10 RECEBER COMPROVANTES DE PAGAMENTO E ARQUIVAR O DHO receberá por e-mail do financeiro os comprovantes de pagamento do FGTS e INSS e deverá juntar a GRF e a GPS e providenciar o arquivamento físico. 4.11 EMITIR RELATÓRIOS DE FOLHA DE PAGAMENTO PARA RECOLHIMENTO DO IRRF Para efetuar o pagamento do IRRF, será necessário imprimir relatórios de imposto de renda no sistema de folha de pagamento: Abrir o Sistema de Folha de Pagamento, na página inicial, clicar na opção Cálculos Relatórios - Operacionais Relação calculo 004 relação evento, no campo evento inserir 304, 306,308.
5/2 4.11.1REALIZAR A CONFERÊNCIA DOS VALORES Nesta etapa é necessário conferir se os valores e IRRF foram gerados corretamente pelo sistema de Folha de Pagamento. Caso apareçam divergências no relatório será necessário corrigir os erros no sistema de Folha de Pagamento e gerar os relatórios novamente. 4.11.2 EMITIR O DARF PARA PAGAMENTO Após conferência deve se acessar o site da Receita Federal clicar em emissão de DARF- Pessoa Jurídica incluir os dados da empresa e gerar o DARF. Após gerar o DARF, seguir o mesmo procedimento de emissão de centro de custo e pagamento e INSS e FGTS. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento/ Recuperação Proteção Tipo Tempo de Retenção Descarte DARF Arquivo DHO Pasta Pasta 20 anos Lixo comum GPS Arquivo DHO Pasta Pasta 20 anos Lixo comum FGTS Arquivo DHO Pasta Pasta 20 anos Lixo comum Comprovante de pagamentos Arquivo DHO Pasta Pasta 20 anos Lixo comum 6. DOCUMENTOS EXTERNOS CLT CONSOLIDAÇÃO DAS LEIS DO TRABALHO. 7. ANEXOS FL-AM-DH-017 DECLARAÇÃO E PAGAMENTOS DE ENCARGOS 8. HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis Emissão do Documento Verena Felix