Programa Erro Zero Atraso Zero
Introdução O caso de sucesso da Fatto Soluções Contábeis em parceria com o Nibo A Fatto iniciou suas atividades em 2012 e, desde o início, tinha como objetivo oferecer um serviço que realmente fizesse a diferença na gestão dos negócios de seus clientes. Apresentar balancetes, simplesmente, não era um atrativo que fizesse ninguém amar contador algum. Afinal, qual a utilidade dos balancetes para quem não entende bem seus números? O desafio então era pensar em alguma maneira de se oferecer valor, de se aumentar a eficiência dos negócios dos clientes atribuindo valor aos serviços prestados. Para isso, os fundadores da Fatto sentiram a necessidade de reformular a maneira como se enxergava, e ainda se enxerga, o papel do contador. Chegaram à conclusão de que não adiantava lamentar o estigma negativo e a subvalorizarão do profissional: a palavra de ordem então seria ação e o objetivo seria fazer a diferença entregando um serviço de qualidade, nunca antes visto. E assim tudo começou... O primeiro passo foi buscar ferramentas que os ajudassem a, primeiramente, organizar a estrutura interna do próprio escritório. Nessa busca, além de ferramentas de gerenciamento de projetos, eles cruzaram o caminho do Nibo. Bendita hora, quando a fome se junta à vontade de comer! O Nibo era a ferramenta que oferecia exatamente o que eles buscavam: produtividade, eficiência e valor. Casamento perfeito! Tão logo assistiram ao nosso webseminário sobre gestão financeira em 3 passos, a ideia se confirmou: organização seria a base de toda mudança. O primeiro passo tinha sido dado! O desafio agora seria saber por onde começar e como? 1
Passo a passo A participação do Nibo foi muito relevante nesse processo em vários sentidos, a começar pela conscientização sobre a importância de se ter um comportamento empreendedor antes mesmo de se tornar um administrador. Essa postura fez toda a diferença! Além disso, o material educativo disponibilizado gratuitamente pelo Nibo também colaborou para a decisão da Fatto de iniciar sua restruturação interna pela organização. Quando estabelecidas as novas rotinas organizacionais, elas foram claramente comunicadas às pessoas dentro da empresa para que se formasse uma nova cultura interna que melhorasse a gestão do escritório via organização. Restava então pensar em como se criar um processo que aumentasse a produtividade, agregasse valor aos serviços e que fosse seguido e respeitado com unanimidade dentro da empresa. Nesse momento, uma questão que afetava a produtividade, e que já incomodava há tempos, veio à tona: por que os atrasos são recorrentes? Há de haver uma maneira de eliminá-los! A partir daí, eliminar erros e atrasos tornou-se prioridade. Se a ideia era ser produtivo e prestar um serviço de excelência, o caos deveria ser combatido com organização, os serviços deveriam ser prestados sem erros e nunca com atrasos. Assim surgiu o programa Erro Zero, Atraso Zero! 2
O Erro Zero, Atraso Zero O programa Erro Zero, Atraso Zero, como o próprio nome diz, tem tolerância ZERO para erros e atrasos, e foi desenvolvido para que a qualidade dos serviços prestados aumentasse a percepção de valor por parte dos clientes. De início, a ideia foi pensar sobre como ele funcionaria. Decidida essa questão, apresentou-se o planejamento do programa internamente para que fossem feitas as sugestões necessárias e a definição das regras. Feito isso, começou-se um trabalho de implantação do programa na cultura interna do escritório. Ou seja, o não erro e o não atraso passariam a ser obrigatórios e, a partir dessa decisão, uma série de rotinas seria estabelecida: Obrigatoriedade de não se ter mais atrasos, nem erros, absolutamente; Reuniões semanais para acompanhar as tendências, combater as dificuldades enfrentadas e avaliar o andamento e as mudanças implantadas; Estabelecimento da premiação por metas de erros e atrasos zero (motivação por incentivos); Definiu-se que a planilha de conferência mensal (do programa implantado) seria encaminhada para o gerente de área para detecção de tendências e identificação de erros; E foram dessas análises gerenciais que a segunda parte do programa surgiu: o Lições Aprendidas. O objetivo aqui era fazer com que o aprendizado das lições que surgiram com a implantação do novo programa fizesse parte da cultura interna da empresa e, só depois disso, seria gerado o balancete de cada cliente, livre de erros e sem atraso. 3
Como convencer o cliente a colaborar Estabelecida a ordem interna da empresa, o cenário já estava pronto para o próximo passo. A questão agora era associar toda a melhoria já absorvida pela empresa ao serviço prestado aos clientes. Em outras palavras, a dificuldade seria agregar valor aos serviços prestados de maneira que fizessem, de fato, diferença para os negócios dos clientes e os ajudasse nas tomadas de decisões gerenciais. A contabilidade tinha que ficar mais atraente para que os clientes fossem convencidos, não só em relação a qualidade do serviço oferecido, mas também a aderir ao uso da mesma ferramenta de gestão utilizada pela Fatto, no caso, o Nibo. Como já mencionado, o balancete por si só não dizia muita coisa. A maioria dos clientes não podia compreendê-lo tão bem. Pior ainda, a maioria dos clientes geralmente contratava escritórios contábeis para ficarem livres das partes fiscal e pessoal da empresa, simplesmente. Se com base no balancete, unicamente, não havia atrativo, pensou-se em criar algo para oferecer aos clientes que fosse de interesse para seus negócios. Assim surgiu o Dashboard. 4
Entendendo o Dashboard O Dashboard mudou completamente a maneira com que os clientes da Fatto passaram a enxergar os serviços que contratavam. Aquele amontoado de números sem sentido apresentados nos balancetes, de repente, passou a traduzir informações muito valiosas sobre a saúde financeira dos negócios. Melhor, o Dashboard apontava onde poderiam estar os problemas das empresas e não simplesmente apresentava os números exigidos por lei. A grande sacada da Fatto foi ter elaborado o Dashboard de maneira integrada ao balancete da empresa, porém, com o formato de um painel simples, claro, objetivo e fácil de entender. Em outras palavras, o Dashboard é uma espécie de balancete que traz informações atraentes e de interesse dos clientes. Ele diz, por exemplo, se houve aumento da receita líquida, aumento de custos, redução de despesas, mostra a evolução dos lucros operacional e líquido, entre outras informações de grande relevância para a gestão de um negócio. Todas elas apresentadas com a ajuda de gráficos que mostram claramente a evolução desses resultados. O fato de ter sido desenvolvido especificamente voltado para as necessidades de controladoria gerencial, mudou completamente o tipo de relação que a Fatto, até então, mantinha com seus clientes. Surgiu aí um outro tipo de relação. Uma relação de admiração e parceria que conquistou a simpatia dos clientes e, consequentemente, abriu espaço para que a Fatto fizesse todas as sugestões para aumentar a produtividade de seus clientes. É aí que, novamente, entra o Nibo. 5
O Nibo, a Fatto e seus clientes Depois de feitas tantas melhorias internas e de ter vistos seus clientes crescerem de 35 para 70 no espaço de um ano, o objetivo da Fatto agora é, além de oferecer o Dashboard a todos os clientes, integrá-los todos via Nibo. Isso porque a ferramenta ajuda os clientes a serem mais organizados, permite que troquem informações e documentos com a empresa instantaneamente e não cometam erros. O Nibo também pode ser programado para fazer todas as lembranças de prazos necessárias, o que condiz absolutamente com a cultura do Atraso Zero implantada pela Fatto. Com o Nibo, a Fatto não só ajuda seus clientes na gestão de seus negócios, como também os ajuda a serem mais organizados, principalmente no que diz respeito à aposentadoria das confusas planilhas. Aliás, desde que entendeu que o Nibo atende à demanda financeira, além da contábil, a Fatto também abandonou suas planilhas. Constatações da parceria de sucesso Desde que começou a implantar essa série de mudanças que revolucionaram para melhor a cultura interna da empresa, a Fatto já alcançou números surpreendentes. Além do já mencionado aumento da sua base de clientes, a Fatto hoje não só oferece ajuda para o Dashboard, elaborado individualmente para seus clientes. Ela também oferece consultorias financeiras que ajudam no aumento da produtividade dos negócios de cada um. As mudanças deram tão certo que a expectativa é de quadruplicar de tamanho em um curto espaço de tempo, tendo clientes que compartilhem da mesma rotina organizacional da empresa, via integração Nibo. Você só consegue se valorizar se você mesmo mostrar seu valor Gabriel Gaspar, CEO do Nibo. 6
Materiais que inspiraram o Nibo: Gestão financeira em 3 passos Como reduzir a inadimplência do seu escritório contábil Como Implementar o Nibo de forma eficiente em seus clientes Como aumentar o lucro do seu escritório contábil com consultoria financeira Planilha de acompanhamento de rotinas contábeis Gostou do Conteúdo? Nos ajude compartilhando nas Redes Sociais! 7
Sobre o Nibo Fundado em 2012, o Nibo tem como objetivo ajudar empresas e escritórios de contabilidade a organizarem e otimizarem suas rotinas, de forma simples e intuitiva. Por meio de uma plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar, a empresa permite que os profissionais possam gerenciar gestão financeira, integrar com a contabilidade e simplificar processos manuais. AGENDE UMA DEMONSTRAÇÃO www.nibo.com.br Sobre a Fatto A Fatto Contabilidade é uma empresa focada na gestão contábil e jurídica de alta qualidade, personalizada de acordo com as necessidades de cada cliente. Realizamos todo o acompanhamento tributário, financeiro e legal de seu negócio, de forma a deixá-lo tranquilo e seguro com relação aos assuntos fiscais. Nosso objetivo é proporcionar maior lucratividade e produtividade aos nossos clientes. www.fattocontabilidadecom.br 8