Fina Flor Cosméticos obtém grande melhoria nos processos e informações com suporte SAP Business One

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Vinícius Prado Medina
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1 Fina Flor Cosméticos obtém grande melhoria nos processos e informações com suporte SAP Business One

2 Geral Executiva Nome da Fina Flor Cosméticos Indústria Cosméticos Produtos e Serviços Desenvolve, fabrica e comercializa todos os cosméticos da marca Fina Flor, que incluem maquiagem, produtos para tratamento corporal, produtos para tratamento capilar e kits para presente Website SAP Solutions SAP Business One A Fina Flor é uma marca brasileira de cosméticos, criada há mais de 17 anos em Belo Horizonte (MG). Em 1996 a companhia iniciou suas atividades com a marca Fina Flor e rapidamente começa a ganhar mercado de forma agressiva. Com o crescimento, viu seus processos se sofisticarem e, com eles, a necessidade de um sistema de gestão robusto. No início de 2012, o SAP Business One entrou em operação na companhia, garantindo suporte à sua estratégia de crescimento. 2

3 Geral Executiva Beleza gerando riqueza para o País A Fina Flor é uma marca brasileira, nascida há mais de dezessete anos em Belo Horizonte (MG) com o objetivo de atender a crescente demanda por produtos de beleza e contribuir para a geração de riqueza para o Brasil. De 1996 a 1999, a companhia atuou com a marca Fina Flor sendo produzida por terceiros. A partir de 1999, a empresa tornou-se fabricante e hoje desenvolve, fabrica e comercializa todos os produtos da marca, que podem ser encontrados no varejo, mais especificamente nas casas especializadas em cosméticos, drogarias, farmácias e supermercados. Mais que isso, hoje a companhia tem como objetivo estar presente em todos os estados brasileiros, nos pontos de vendas de sua atuação, até o ano de Isso deve ocorrer por meio de representantes, distribuidores e atacadistas. A Fina Flor vem crescendo 35% ao ano nos últimos dez anos No mesmo período, a Fina Flor quer alcançar a marca de 20% de exportações. Não por acaso, a companhia vem conduzindo suas iniciativas com ênfase na marca e ações sustentáveis, o que tem garantido a ela um crescimento médio de 35% ao ano na última década. 3

4 Geral Executiva Estabilidade para continuar crescendo Desde sua criação, a Fina Flor buscou um sistema de gestão que desse suporte à sua estratégia de crescimento. Carlos Magno, sócio-diretor da companhia, lembra que no início era utilizado um sistema que não contava com qualquer tipo de integração e era focado quase exclusivamente no faturamento. Com o tempo e o crescimento da empresa percebemos a necessidade de um sistema de gestão mais robusto, afirma. No início dos anos 2000, a Fina Flor testou alguns sistemas menores, mas nenhum se adaptou às suas necessidades. Em 2008, a companhia decidiu que talvez fosse melhor desenvolver um sistema próprio e contratou uma software house para cuidar do projeto. Magno lembra que as duas empresas chegaram a definir o escopo do projeto, mas, passados dois anos, ele foi abandonado. O processo não estava fluindo e o parceiro de sistemas não acompanhava nosso crescimento, diz o executivo, lembrando que, quando estivesse pronto, o novo sistema de gestão já não atenderia à demanda da Fina Flor. Decidimos que era o momento de ir ao mercado buscar um sistema mais robusto e confiável, que nos desse estabilidade para continuar crescendo, diz. Com o tempo e o crescimento da empresa percebemos a necessidade de um sistema de gestão mais robusto Carlos Magno, sócio-diretor da Fina Flor 4

5 Geral Executiva? Na época em que iniciou a busca por um sistema, Magno ficou sabendo que a SAP possuía uma solução para pequenas e médias empresas, chamada SAP Business One, e resolveu conhecê-la. Depois de algumas reuniões, a Fina Flor definiu o SAP Business One como o seu futuro sistema de gestão. Escolhemos pela estabilidade do sistema e pela aderência à nossa demanda, diz o executivo. De acordo com Magno, além da estabilidade, também pesou na escolha o reconhecimento mundial da SAP. Escolhemos pela estabilidade do sistema e pela aderência à nossa demanda Carlos Magno, sócio-diretor da Fina Flor 5

6 Geral Executiva Mudando sistemas e cultura corporativa A definição pelo SAP Business One ocorreu no início de A partir deste momento, foram mais de dez meses definindo o escopo do projeto. Esta foi uma parte bastante complexa, porque tínhamos que atender todas as especificidades da indústria de cosméticos, explica Magno. O executivo lembra que a implementação propriamente dita foi bastante rápida foi feita em três meses e, no início de 2012, a Fina Flor estava com o sistema em operação. Mais que a adoção de um sistema de gestão, a implementação do SAP Business One na Fina Flor representou mudanças também na cultura da companhia. Magno conta que já durante o processo de definição do escopo o time da fabricante percebeu que haveria a necessidade de mudanças culturais. Não queríamos um sistema que automatizasse nossos erros, mas que estivesse baseado nas melhores práticas de mercado e nos permitisse adotá-las, afirma. Magno afirma que, graças ao processo de implementação, estas práticas foram levadas para dentro da Fina Flor. Isso nós conseguimos. Tivemos uma grande mudança nos processos corporativos, revela. Mais que isso, o processo trouxe também mais qualificação para a área de TI, que passou a contar com um engenheiro de sistemas formado na academia SAP. Não queríamos um sistema que automatizasse nossos erros, mas que estivesse baseado nas melhores práticas de mercado e nos permitisse adotá-las. Carlos Magno, sócio-diretor da Fina Flor 6

7 Geral Executiva Processos e relatórios automatizados garantem controle eficaz O SAP Business One inclui todos os processos necessários para administrar empresas de todos os tamanhos, oferecendo funções completas de gestão empresarial para finanças, vendas, clientes, estoque e operações. vendas e o suporte ao cliente, integrando essas funções a outras da empresa. É possível responder com total eficiência a chamados de suporte e analisar os clientes de acordo com dados de vendas, operações e finanças. Ao reunir as informações empresariais em um único sistema, o SAP Business One disponibiliza para a Fina Flor automaticamente as informações para toda a organização, eliminando entradas de dados duplicadas, custos e erros. É possível gerenciar as A aplicação registra os dados críticos de vendas, clientes, operações e finanças em um único sistema para acesso e utilização imediatos. 7

8 Geral Executiva Agilidade nas informações e maior visibilidade do negócio As transformações de processos citadas por Magno podem ser verificadas na prática. O executivo afirma que, hoje, as áreas de negócio da Fina Flor têm informações em mãos com muito mais agilidade. A companhia conta com controles apurados de estoque, finanças e contabilidade. Antes da implementação do SAP Business One, controlávamos apenas o estoque de produtos acabados e não tínhamos visibilidade do meio do caminho, afirma. Hoje, ao contrário, a companhia tem absoluta visibilidade de cerca de 3 mil itens, incluindo aí insumos, embalagens e produtos acabados. Também os relatórios mudaram drasticamente. No sistema anterior não tínhamos relatórios, mas uma série de planilhas mantidas fora do sistema, diz. As planilhas foram substituídas pelos relatórios fornecidos diretamente pelo SAP Business One. Por fim, a implementação do SAP Business One permitiu também o atendimento da legislação específica do setor de cosméticos. Com o sistema, tivemos condições de atender uma condição da Anvisa, que exige a rastreabilidade dos lotes de produtos, diz. Com isso, a Fina Flor consegue identificar os insumos e o lote na nota fiscal. Em resumo, hoje conseguimos mensurar com muito mais rapidez todas as informações No sistema anterior não tínhamos relatórios, mas uma série de planilhas mantidas fora do sistema Carlos Magno, sócio-diretor da Fina Flor 8

9 Company Geral Executiva Para o futuro, Magno afirma que o objetivo é continuar investindo no sistema. Um exemplo é o investimento a ser feito no módulo PCP o único não implementado que deve entrar em operação em Ele vai nos permitir um controle ainda maior da produção. Será o nosso próximo passo, conclui. 9

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