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3 Autor Silvone Assis Mestre e Engenheiro Elétricista pela UnB, MBA em Gestão de Empresas pela FGV, Especialista em Sistemas Multimídia para Ensino e Treinamento pela IBM/TTI. Foi professor dos Departamentos de Engenharia Elétrica e de Ciência da Computação da UnB de 1985 a 2002, onde orientou diversos projetos e desenvolveu pesquisas e produtos na área de educação mediada por computador. Sócio fundador da MSD Tecnologia Educacional (1993 a 2007), empresa precursora no desenvolvimento de soluções de educação com o uso de novas tecnologias, onde foi responsável pela área de produtos e negócios corporativos. Foi diretor de tecnologia e produtos da NT Educação de Julho de 2007 a Março de Possui larga experiência na formatação de produtos de educação a distância e na elaboração de projetos de educação corporativa e de qualificação profissional com o uso de novas tecnologias. Revisão NT Editora e Figuramundo Projeto Gráfico NT Editora Editoração Eletrônica NT Editora e Figuramundo Capa NT Editora NT Editora, uma empresa do Grupo NT SCS Q2 - Bl. D - Salas 307 e Ed. Oscar Niemeyer CEP Brasília - DF Fone: (61) sac@grupont.com.br e Gerenciamento de Mensagens e Tarefas / NT Editora. -- Brasília: p. : il. ; 21,0 X 29,7 cm. ISBN Gerenciamento de Mensagens e Tarefas com o Outlook Copyright 2014 por NT Editora. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida por qualquer modo ou meio, seja eletrônico, fotográfico, mecânico ou outros, sem autorização prévia e escrita da NT Editora.

4 LEGENDA ÍCONES Prezado(a) aluno(a), Ao longo dos seus estudos, você encontrará alguns ícones na coluna lateral do material didático. A presença desses ícones o ajudará a compreender melhor o conteúdo abordado e também como fazer os exercícios propostos. Conheça os ícones logo abaixo: Saiba Mais Este ícone apontará para informações complementares sobre o assunto que você está estudando. Serão curiosidades, temas afins ou exemplos do cotidiano que o ajudarão a fixar o conteúdo estudado. Importante O conteúdo indicado com este ícone tem bastante importância para seus estudos. Leia com atenção e, tendo dúvida, pergunte ao seu tutor. Dicas Este ícone apresenta dicas de estudo. Exercícios Toda vez que você vir o ícone de exercícios, responda às questões propostas. Exercícios Ao final das lições, você deverá responder aos exercícios no seu livro. Bons estudos!

5 Sumário 1. A SOCIEDADE DO CONHECIMENTO PRIMEIRO CONTATO COM O OUTLOOK Apresentação e finalidade do Outlook Abrindo o Outlook e configurando uma conta de Visão geral dos componentes GERENCIAMENTO DE MENSAGENS Verificando novas mensagens Painel de leitura Autovisualização Criando e enviando s Respondendo a uma mensagem Encaminhando uma mensagem Excluindo uma mensagem TÓPICOS ESPECIAIS COM O EXCHANGE SERVER Cancelamento de itens enviados Confirmação de recebimento e de leitura Votação Assistente de aviso de ausência temporária CONTATOS Incluindo contatos no catálogo de endereços Criando uma lista de distribuição Enviando mensagem para a lista Solicitando uma reunião Enviando uma lista de distribuição NT Editora

6 6. DIÁRIO DE ANOTAÇÕES Uso do diário TAREFAS NO OUTLOOK Criando uma tarefa Controlando e atribuindo tarefas Relatório de tarefas CALENDÁRIO Criando compromissos Configurando compromissos Gerenciando compromissos Imprimir calendário mensal Recebendo compromissos via AGENDA E PLANEJAMENTO Administrando recursos Planejando o uso de recursos Testando regras para o uso de um recurso...75 Gerenciamento de Mensagens e Tarefas 5

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8 1. A SOCIEDADE DO CONHECIMENTO Vivemos a chamada sociedade da informação ou, mais apropriadamente, a sociedade do conhecimento. Para exemplificar este fato, basta considerar que nos países desenvolvidos, estima-se que dois em cada três profissionais estejam envolvidos com a produção, o tratamento e a disseminação de informações. A sociedade do conhecimento está provocando profundas mudanças para as pessoas e empresas, que cada vez mais dependem da informação para alcançar seus objetivos. A geração de riquezas está intimamente ligada ao conhecimento que, por sua vez, é fruto da informação. Qualquer pessoa que não saiba manusear informações estará cada vez mais excluída socialmente. Disseminação: ato de compartilhar. Reprodução proibida. Copyright NT Editora. Todos os direitos reservados. Exercitando o conhecimento... Você acha que a informação passou a ser importante somente nos tempos atuais? ( ) Sim ( ) Não Decisões sempre foram tomadas com base nas informações disponíveis, desde os tempos pré-históricos: por exemplo, quando uma tribo escolhia um lugar para se fixar, levava em conta o que sabia sobre o clima, a disponibilidade de água, a fauna e a flora existentes. A novidade é que a disseminação dos computadores passou a disponibilizar uma quantidade de informações sem precedentes. Se antes faltavam informações que efetivamente pudessem dar embasamento às decisões, hoje em dia há tantas informações que, na maioria dos casos, não se consegue levar todas em consideração, dada a falta de capacidade para analisá-las. SUMÁRIO Gerenciamento de Mensagens e Tarefas 7

9 Para cumprir suas missões, as organizações dependem cada vez mais do tratamento da informação. Isso ocorre desde a produção, passando pelos processos administrativos, pelo atendimento ao cliente, até as tomadas de decisões em geral. Ou seja, a própria existência das organizações está atrelada ao manuseio e ao tratamento da informação. Os computadores contribuíram significativamente para o tratamento da informação. Na verdade, o conceito de sociedade da informação veio junto com a informática. O termo informática resultou da junção de duas palavras: informação automática, passando o conceito de algo que pode automatizar o processamento da informação. Em seguida, surgiu o termo TI Tecnologia da Informação, mais abrangente que Informática, uma vez que, além do processamento propriamente dito, também engloba a transmissão da informação. Hoje, o foco da Tecnologia da Informação mudou, tanto que o termo TI passou a ser utilizado como TIC Tecnologia da Informação e Comunicação, englobando novas ideias, como colaboração e gestão do conhecimento. Como o aumento da quantidade de informação disponibilizada pelos meios informatizados vem crescendo exponencialmente, agora, o ponto central está em como gerir este mundo de informações e retirar dele o subsídio para a tomada de decisão. Dado e informação É neste contexto que entram os Sistemas de Informações. Porém, antes de tratar desses sistemas, é importante que você saiba claramente a diferença entre dado e informação. Dado nada mais é que o registro puro e simples de uma situação ou de um evento. Por exemplo, a data de nascimento que registra um evento ou o estado civil que registra uma situação. A informação, por sua vez, resulta da combinação de vários dados, de dados com informações ou de outras informações. Ela tem um significado e uma finalidade. Sistemas de informação Uma vez estabelecida a diferença entre o que é dado e o que é informação, será bem mais fácil entender o que é e para que serve um sistema de informação. Um sistema de informação é um conjunto de regras, procedimentos e recursos que permitem a produção e o tratamento da informação. Portanto, a finalidade de um sistema de informação é fornecer informações para que possam ser utilizadas em uma tomada de decisão ou em uma ação qualquer, como auxiliar na organização dos compromissos e das comunicações, por exemplo. Reprodução proibida. Copyright NT Editora. Todos os direitos reservados. 8 NT Editora SUMÁRIO

10 Há inúmeros sistemas de informações, como por exemplo: Os sistemas de folha de pagamento, controle de estoque, contabilidade e vendas. Os sistemas que integram um controle de compromissos, contatos pessoais, envio e recebimento de mensagens, calendários e outros recursos importantes para o apoio às atividades do dia a dia profissional. Esta segunda categoria é o objetivo de nosso curso. Uma ferramenta para o gerenciamento de comunicação e de compromissos, entre outras finalidades. A maioria dos profissionais que atua na área de serviços passa boa parte do dia trocando s e estabelecendo contatos com outros profissionais. Essa rotina pode ser bastante simplificada e otimizada com o uso de uma ferramenta de gerenciamento de tempo e das informações, como o Outlook. Outlook: cliente de , integrante do Microsoft Office. Reprodução proibida. Copyright NT Editora. Todos os direitos reservados. O Outlook é uma ferramenta criada para ajudar na administração das tarefas do dia a dia. Ele permite o envio e recebimento de s, bate-papo, gerenciamento de agenda, utilização de caixa de endereço, utilização de um espaço para lembretes, elaboração de um diário e outras facilidades que o auxiliarão no gerenciamento de seu tempo e de suas informações. Exercícios Questão 01 Um bem de valor crescente para a sociedade do conhecimento: a) é a informação; b) é a terra; c) são os meios de produção; d) o computador. Parabéns, você finalizou esta lição! Agora responda às questões ao lado. SUMÁRIO Gerenciamento de Mensagens e Tarefas 9

11 Questão 02 A Tecnologia da Informação e Comunicação engloba, além da TI: a) processamento de dados; b) processamento da informação; c) gerenciamento de dados e informação; d) novas idéias como colaboração e gestão do conhecimento. Questão 03 A informação pode ser definida como: a) a capacidade de criar um dado a partir de um determinado valor; b) um dado (independente de sua utilidade); c) um valor (independente de sua utilidade); d) um valor ou dado que pode ser útil para alguém ou para alguma aplicação. Questão 04 Com relação à informação, é correto afirmar que: a) há um dado associado a cada informação; b) o dado não tem significado para a informação; c) mesmo que o dado ainda não exista, a sua utilidade é uma informação; d) um dado sem utilidade é considerado uma informação armazenada. Questão 05 Informática é a junção das palavras informação e: a) automática; b) dado; c) tecnologia; d) comunicação. Questão 06 A qualidade geral de um sistema de informações depende: a) apenas da precisão da informação; b) da precisão da informação e da rapidez com que se chega a ela; c) apenas da velocidade de disponibilização da informação; d) do desempenho do equipamento que armazena a informação. Questão 07 Com relação à importância do computador na Tecnologia da Informação, é correto afirmar que: a) até o presente momento, o uso do computador fica restrito ao armazenamento e à disponibilização da informação; b) quando armazenado em um sistema de emissão de folha de pagamento, o valor do salário dos funcionários de uma empresa não é considerado uma informação; Reprodução proibida. Copyright NT Editora. Todos os direitos reservados. 10 NT Editora SUMÁRIO

12 c) um endereço de representa apenas um dado e não pode ser considerado informação; d) a inclusão automática de um endereço de recebido no catálogo de endereços do usuário é um exemplo de automatização do processo de coleta de informações. Questão 08 Uma fábrica de calçados encomendou uma pesquisa para obter informações que poderiam ser úteis para o comércio. De acordo com a Tecnologia da Informação, os resultados foram separados em duas categorias: dados e informação. Analise, a seguir, quatro desses resultados. I. O número do sapato que a princesa Diana usava em suas caminhadas. II. Maiores consumidores de sapatos no mercado internacional. III. Cor dos sapatos que os alemães usavam na II Guerra. IV. Preço dos sapatos nos países para o qual a empresa deseja exportar. Indique a opção que contém todas as afirmações que representam informações relevantes para a empresa. a) I e II. b) III e IV. c) II e IV. d) I e III. Reprodução proibida. Copyright NT Editora. Todos os direitos reservados. Questão 09 Analise as seguintes afirmações: I. Dado é o único conceito ligado diretamente à informação. II. Um dado, por estar relacionado a um valor, deixa de ser apenas uma sequência de caracteres e torna-se uma informação. III. A precisão da informação e a rapidez com que se chega a ela são conceitos ligados diretamente à qualidade de um sistema de informações. IV. O Outlook é uma ferramenta voltada para a administração de algumas tarefas do dia a dia, como o envio e recebimento de s, bate-papo e gerenciamento de agenda. Indique a opção que contém todas as afirmações verdadeiras. a) I e II. b) III e IV. c) II e IV. d) I e III. SUMÁRIO Gerenciamento de Mensagens e Tarefas 11

13 Questão 10 Analise as seguintes afirmações relativas à Tecnologia da Informação: I. A automatização de processos manuais de armazenamento e consulta de informações pode ser executada com a utilização de sistemas de computação ou aplicativos dedicados a esses processos. II. Para o vendedor de um modelo de carro popular, o salário médio dos seus clientes representa uma informação. III. Um endereço de não representa uma informação. IV. A informação pode ser definida como um dado que pode ser coletado automaticamente por um computador. Indique a opção que contém todas as afirmações verdadeiras. a) I e II. b) III e IV. c) II e IV. d) I e III. Reprodução proibida. Copyright NT Editora. Todos os direitos reservados. 12 NT Editora SUMÁRIO