Título do Case: A idéia é sua e o sucesso é nosso, o Benchmarking no MEJ.

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1 Título do Case: A idéia é sua e o sucesso é nosso, o Benchmarking no MEJ. Tipo de projeto: Projeto Interno Tema relacionado: MEJ Resumo: Este Case tem o objetivo de demonstrar a importância que o Benchmarking em eventos do MEJ tem para as empresas juniores. Para exemplificar essa importância, é apresentado o caso da EJA Consultoria que há três anos passava por um período de crise, com poucas ferramentas de gestão eficientes, caixa reduzido e serviços insuficientes. Contudo, apesar do cenário desfavorável, a EJA incentivava seus membros a participarem dos eventos do MEJ para conhecer a realidade de outras EJs e trocar experiências e aprendizado. Como resultado a EJA implantou cerca de 10 práticas oriundas de 7 EJs. Atualmente, a EJA já ganhou prêmios de melhores cases de eventos do MEJ e o Premio de Qualidade do seu estado. Portando, se não fosse a participação da EJA em eventos do MEJ, possivelmente ela não teria superado esse momento de crise de forma tão satisfatória. Introdução Sabemos que para agregar valor aos serviços e desenvolver o potencial profissional não é necessário apenas o valor monetário, mas também o conhecimento e a rede de informações que são geradas através de encontros, debates e discussões. Este case tem como objetivo de apresentar dificuldades que a EJA Consultoria vivenciou, e a solução que a mesma encontrou em eventos do MEJ realizando Benchmarking. Serão apresentados os problemas e as respectivas soluções.

2 1. Como superar um momento de crise? Em Jun/2007, a EJA Consultoria era composta por cinco membros e apenas um serviço em andamento, além de ter uma grande necessidade de profissionalizar sua força de trabalho e buscar uma gestão da qualidade eficiente. A EJA era acostumada a ter uma venda passiva, isto é, seus serviços eram oriundos do corpo docente de sua IES (UFPB). O caixa disponibilizava cerca de R$ 800,00, o que não permitira pagar as contas, até o termino do corrente ano, caso não surgisse algum novo serviço. Ademais, os membros da empresa eram remunerados pelo serviço que realizavam e pouco do dinheiro que entrava era investido na empresa Novos membros tinham acabado de entrar, e a EJA vivenciara um momento de crise. Porém, apesar do cenário desfavorável e de recursos escassos, 3 diretores viajaram para participar do ENEJ São Paulo. Lá, eles conheceram outras Empresas Juniores e perceberam que é diretriz do MEJ não remunerar os membros da EJ, os diretores tiveram a oportunidade de visitar a FGV - Pública, reconhecida nacionalmente, com faturamento elevado, e mesmo assim, não remunerava seus membros. Desse modo, tomaram a decisão de quando regressar ao Estado, tomar essa decisão de não remunerar. Foi necessário muito diálogo, pois os membros não aceitaram a idéia de início com facilidade, mas a decisão foi tomada. Atualmente, apesar de a empresa não remunerar seus membros, existe a carteira de benefícios, a qual é um fundo monetário que cada membro tem e que, apesar de não poder obter o dinheiro, pode utilizá-lo para comprar livros, ir a eventos do MEJ ou fazer algum curso. A carteira de benefício de cada membro aumenta de acordo ao passo que o mesmo faz as consultorias e ela é calculada com base no lucro líquido (10%) dos serviços. Outra decisão oriunda do ENEJ-SP foi a de se filiar ao programa da qualidade do Estado que a EJ está inserida (PPQ- Programa Paraibano da Qualidade). Esta decisão se deve por parte de um caso de sucesso assistido no evento da ADM-UFBA que ganhara um Premio de Qualidade, e que antes de se filiar ao Programa vivenciava um cenário semelhante ao da EJA, e que

3 após se filiar ao Programa, muitas mudanças aconteceram, então, os diretores pensaram, se aconteceu com eles, poderia acontecer com a EJA Consultoria. Portanto, mesmo com pouco dinheiro em caixa, a EJA se filiou. Em 2008, a EJA ganhou um prêmio do Conselho Regional de sua área de atuação como reconhecimento de sua qualidade e profissionalismo na atuação do mercado e em 2009, após 2 anos dessa decisão, a EJA ganhou o Premio Paraibano da Qualidade. 2. O que fazer para aproximar a EJA Consultoria dos alunos? A cada dois anos a EJA Consultoria realiza uma pesquisa de imagem com seu corpo docente e discente. Em 2006, a EJA não era bem vista, apenas 37% dos alunos classificava a atuação da EJA como Ótima ou Boa. Em Novembro/2007, cerca de 12 membros viajaram para o ENEEJ- Recife. Neste evento, um dos cases apresentados foi o da ADM-Soluções, que tinha a mesma dificuldade na sua IES (UFC). A ADM-Soluções explicitou, através de um case apresentado, quais ações eles realizaram e como eles conseguiram a confiança e apoio dos alunos. A EJA Consultoria solicitou que o case fosse enviado para a diretoria analisar, e com os devidos ajustes e adaptações o projeto foi posto em prática. A EJA executa semestralmente o evento A EJA Faz, no qual a emprsa promove mini-cursos, palestras e visitas técnicas, que para se ter acesso pagase um valor simbólico (de R$ 2,00 a R$ 5,00) ou com a doação de alimentos. O ministrante do evento participa de forma voluntária e sua gratificação é poder indicar uma instituição carente para receber o que foi arrecadado com o evento. Já foram realizadas 10 edições do A EJA Faz, mais de 330 alunos foram beneficiados pelo projeto resultando no índice de 83% de satisfação. Foram arrecadados mais 320 kg de alimentos e 5 instituições carentes receberam os benefícios. Como resultado, na pesquisa de imagem de 2008, 71% dos entrevistados classificaram a atuação da EJ como ótima ou boa. Outra ação realizada pela ADM-Soluções que a EJA também absorveu, foi a criação de um mural para comunicar suas atividades, criando mais um canal de comunicação

4 com a UFPB. 3. Como identificar as necessidades do cliente? A EJA Consultoria não tinha ferramentas de avaliar a satisfação do cliente ao termino do serviço, nem como identificar, de forma proativa, possíveis falhas durante a execução do mesmo. Durante o ENEEJ-Recife, a ADM-UFBA disponibilizou suas ferramentas (questionário de avaliação do serviço, pós venda, pós não venda e feedmidle) o que possibilitou a EJA assimilar novas práticas de gestão para com os clientes Atualmente o índice de satisfação é 87% 4. Gestão interrompida, o que fazer? Até 2008, a duração da Gestão da Diretoria era de 1 ano, porém havia grande dificuldade da Diretoria passar esse período, sempre havia quebra de gestão. No ENEJK a EJA conheceu a Campe Jr (UFJF). Na Campe Jr a gestão é de 6 meses, e há o dia do fico, onde os diretores e membros declaram se passarão mais 6 meses na empresa para que se possa fazer a previsão da força de trabalho para os serviços e cargos.a EJA Consultoria adaptou essa prática para sua realidade. Hoje, a gestão é de 6 meses, porém pode ser renovada por mais 6 meses. Esta renovação é feita no dia do fico. Com isso, a quebra de gestão tem sido menor do que antes. 5. E a responsabilidade social? Em parceria com uma cooperativa municipal, a EJA Consutloria disponibiliza lixeiras para coleta seletiva que se localizam no corredor A EJ ainda tenta propagar a consciência de responsabilidade social para seus clientes com o Projeto Bônus de Responsabilidade Social, que é ofertado gratuitamente para os clientes caso seja identificada a necessidade e o interesse do mesmo, a EJA faz sugestões de práticas de RS para serem implementadas pelo cliente. Tais ações fora adaptadas de práticas da Campe

5 Jr, no ESEJ-Floripa e também no ENEJK. 6. Estrutura Organizacional ineficiente A EJA Consultoria passou por uma mudança de organograma em 2009, passou de funcional para matricial, inclusive criou novos cargos. O novo organograma teve como base o da ACE Consultoria (UFPE), este mesmo organograma foi visto pelos membros da EJA no ENEEJ-Recife e taxado como inapropriado para a empresa. Dois anos após, o que era inadequado passou a ser uma solução. 7. Como oficializar práticas de Benchmarking no MEJ? Sempre que a EJA consultoria queria fazer Benchmarking com outras EJs tinha que esperar que algum membro fosse para um evento do MEJ. No ENEJK, conhecemos uma prática da ESAG Jr (UDESC) de Intercambio entre EJs, onde se realizam visitas direcionadas para conhecer práticas de gestão e troca de conhecimento. A EJA já fez intercambio com a FECAP Jr. (UPE) e planeja realizar com outras EJs. Considerações Finais A EJA Consultoria sempre incentiva a participação dos seus membros em eventos do MEJ. Em 2007, se os 3 diretores não tivesse viajado e tomado as decisões oriundas de informações do ENEJ - São Paulo, possivelmente, a EJA teria retardado seu crescimento. A EJA Consultoria acredita que ser um mar morto e apenas receber é errado, por isso nos últimos 3 anos a EJ participou de 17 eventos do MEJ (estadual, regional e nacional), apresentou mais de 13 cases, e ganhou três vezes o premio de melhor case em eventos regionais. O case relata apenas as principais práticas adaptadas, muitas outras foram implantadas no dia-a-dia da EJA Consultoria. Vale ressaltar que o

6 Benchmarking não é copiar a prática, mas adaptar uma pratica que já existe à realidade da empresa. Ademais, não podemos limitar os resultados apenas a nível empresarial, mas também no crescimento pessoal de cada membro ao conhecer novas pessoas e criar novos vínculos de amizade. Da mesma forma que a EJA aprendeu com outras Empresas Juniores (7 citadas no case), sempre é gratificante quando a EJA toma conhecimento que outras EJs implementaram práticas suas (Ex. A Fecap Jr. que implantou uma prática de responsabilidade social criada pela EJA). Em três anos, Graças ao MEJ, a EJA Consultoria cresceu muito, e ainda crescerá muito mais através do Benchmarking, resultando na sustentabilidade da empresa. As ações relatadas no case podem ser vistas no Quadro 1, com os respectivos eventos e EJ s envolvidas no Benchmarking.

7 Quadro 1 EJ s e Eventos que originaram as práticas absorvidas do Benchmarking. Prática Evento EJ - Trabalho não remunerado - Filiar ao Programa da Qualidade ENEJ-SP FGV- Pública ADM-UFBA - Minicursos, Palestras e Visitas Técnicas - Mural da EJ - Pós Venda/ Pós não venda/ Feedmidle e Questionário de Avaliação do serviço. ENEEJ-Recife ADM-UFBA ADM-Soluções ADM-Soluções - Coleta Seletiva - Projeto Bônus de Responsabilidade Social - Gestão de 6 meses / dia do fico - Intercambio entre EJ s ESEJ-Floripa ENEJK ENEJK ENEJK Campe Jr. Campe Jr. Campe Jr. ESAG Jr./ FECAP Jr. - Nova Estrutura Organizacional ENEEJ-Recife ACE Consultoria

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