Aula 04 Gerenciamento de Projetos 20/05/08 Universidade do Contestado UnC/Mafra Sistemas de Informação 7ª fase Prof. Carlos Guerber PLANEJAMENTO 1 Fases do Desenvolvimento de Projeto Na fase de planejamento a equipe é montada, o escopo do produto é detalhado, o escopo do projeto é definido, o prazo e o custo são estimados, os riscos são identificados, as ações corretivas são definidas e a forma de comunicação é estabelecida. Todos os envolvidos se reúnem e se comprometem com o planejamento. Faz parte do planejamento o estudo dos seguintes processos: Gerência integrada, Escopo, Prazo, custo, Qualidade, Recursos Humanos,, Riscos e Aquisições/Contratos. Durante o planejamento também são identificadas quais pessoas farão parte do projeto, ou seja, aquelas que executarão algum trabalho e aquelas que, de alguma forma, serão afetadas pelo projeto (tanto positivamente quanto negativamente). COMPONENTES DO PROJETO. Gerente de projeto: 1. Definir o propósito do projeto, metas e limitações. 2. Definir os participantes e seus papéis. 3. Definir cadeia de comando e estratégia de comunicação para o projeto. 4. Elaborar o plano do projeto (Cronograma, Orçamento, Especificação, /riscos, etc.). 5. Controlar a execução do projeto. 1 MARTINS, José Carlos Cordeiro. Gerenciando projetos de desenvolvimento de software com PMI, RUP e UML. 2. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2005.
Equipe: é composta pelo pessoal que executa as tarefas. Apoiadores ou patrocinadores: 1. Designação do gerente do projeto e divulgação da escolha para toda a empresa. 2. Ajuda a desenvolver e formalizar a matriz de responsabilidades. 3. Analisa e aprova a Declaração de Trabalho. 4. Analisa e aprova o Plano de Projeto. 5. Reúne-se periodicamente com o gerente de projeto para discutir o andamento do trabalho. 6. Monitora e mantém a prioridade em relação a outros projetos. 7. Defende o gerente de projeto em conflitos internos. Cliente: contribui com verbas e define os requisitos do produto ou serviço a ser entregue. Gerente Funcional: gerência os departamentos funcionais, que fornecerão mão-de-obra para a execução dos trabalhos dos projetos. Outros interessados: áreas da empresa, entidades externas (sindicatos, organizações, concorrentes, vizinhos, entre outros) e outras pessoas que, de alguma forma, vão ser afetadas pelo projeto. ATIVIDADES. O objetivo de todas as atividades é a elaboração do Planejamento Global do Projeto, ou simplesmente, Planejamento do Projeto. Este planejamento contém: 1. Escopo detalhado e Estrutura de Divisão do Trabalho, EAT, Estrutura Analítica de Trabalho ou WBS, Work Breakdown Structure; 2. Programação, composta por cronograma com datas de término por período, folgas de cada tarefa e análise do caminho crítico; 3. Análises de custo, fluxo de caixa; 4. Plano de necessidade de recursos humanos e materiais; 5. Plano de tratamento de riscos; 6. Plano de comunicação. A base para o planejamento de qualquer projeto é a definição do escopo, indicando o que vai ser entregue ao cliente. Com base no escopo é possível planejar um prazo e um custo para execução dos trabalhos. Alguns processos importantes para o planejamento de projetos como planejamento organizacional, de comunicação são mostrados na figura abaixo.
Planejamento da Planejamento Organizacional Planejamento De Aquisições Contratação de Pessoal Preparação da Documentação Planejamento da Processos de Planejamento A figura a seguir mostra o triângulo de ferro, com as principais variáveis de um projeto. As variáveis destacadas em negrito estão diretamente associadas entre si e são dependentes umas das outras. Note a figura. Riscos Prazo Qualidade Custo RH Escopo Triângulo de Ferro Principais variáveis de um projeto O planejamento além de definir o esquema de trabalho para execução do projeto, também documenta as metas da equipe do projeto e a estratégia que será aplicada para que elas possam ser cumpridas, como mostra o quadro seguinte. Meta Estratégia Requisitos do produto ou serviço Diretrizes para o projeto Prazo Planejamento básico Custo Orçamento básico Qualidade Normas e especificações Limite de investimento Plano de fontes e usos Metas e estratégias de um projeto
ANÁLISE DE STAKEHOLDERS. As pessoas e entidades que têm algum interesse no projeto são genericamente chamadas de stakeholders. Existem dois tipos de stakeholders: os primários e os secundários. Os primários são aqueles que têm uma obrigação contratual ou legal com o projeto, enquanto que os secundários são aqueles que têm apenas um interesse no projeto e não têm nenhuma relação formal. O planejamento do projeto deve considerar estes dois tipos de recursos humanos. Veja o quadro seguinte. Primários Secundários Gerentes e diretores seniores Organizações sociais Gerentes gerais Organizações políticas Gerentes funcionais Ambientalistas Equipe do projeto Comunidades locais Clientes Público em geral Provedores, contratantes e sub-contratantes Grupos consumidores Agências e comissões locais, estaduais e Organizações profissionais federais Organizações judiciais, legislativas e executivas Institutos variados, como escolas e hospitais Empregados Mídia Credores Famílias Acionistas Grupos de pesquisa Stakeholders primários e secundários O planejamento dos recursos humanos primários está principalmente associado à formação da equipe, que deve acontecer durante o planejamento do projeto. O primeiro passo é verificar, para cada pacote de trabalho do WBS, as habilidades necessárias para sua execução. As responsabilidades devem ser documentadas e um plano de trabalho deve ser apresentado para o comprometimento de todos. O resultado final do planejamento de RH será composto por: 1. Cadeia de Comando: Quem será subordinado a quem neste projeto; 2. Matriz de Responsabilidade: Para cada atividade do WBS deverá ser definido quem: Executa Precisa ser consultado Precisa ser informado Aprova 3. Organização da Equipe: Matricial, força tarefa. 4. Relação: Pessoal necessário ao projeto, incluindo quantidades e especializações. 5. Treinamento: Detalhamento das necessidades existentes. Um dos fatores críticos de sucesso em qualquer projeto é ter o pessoal certo alocado no projeto e gerenciá-lo de forma correta. Muitas equipes falham por não ter o pessoal adequado quanto à personalidade e conhecimento, ou quando não é utilizado o estilo mais adequado de liderança.
STAKEHOLDERS SECUNDÁRIOS. Os recursos humanos secundários podem atuar como parceiros ou como adversários e com diferentes graus de influência sobre o projeto. Estas pessoas podem exercer diferentes formas de poder, como: 1. Influência política; 2. Ações legais; 3. Mandados judiciais; 4. Apelo emocional; 5. Apoio da mídia; 6. Pressão social; 7. Ações da comunidade local; 8. Intimidação. É importante conhecer quem são estas pessoas e abordá-las adequadamente, uma vez que o projeto pode afetar o território delas e a reação pode ser a de sabotar o projeto. É preciso conhecer seus pontos fortes e pontos fracos, veja: Pontos Fortes Pontos Fracos Disponibilidade e uso de recursos Falta de apoio público e político Apoio político e público Organização eficiente Estratégias empregadas Estratégias inadequadas Dedicação Dispersão dos membros Interesse Má utilização de recursos Pontos fortes e fracos stakeholders secundários