O planejamento do projeto Tecnologia em Gestão Pública Desenvolvimento de Projetos Aula 8 Prof. Rafael Roesler
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Introdução Processo de definição das atividades Sequenciamento de atividades Diagrama de rede Desenvolvimento do cronograma Plano de gerenciamento de tempo Conclusão 3
Na aula anterior, vimos a importância da EAP (estrutura analítica de projeto) como forma de identificar as principais atividades que devem ser realizadas a fim de se obter o produto do projeto. É importante lembrar que para obter a EAP, relacionamos todas as atividades necessárias para atingir aos objetivos do projeto, e as dividimos em grupos para facilitar o entendimento e a indicação de quem deve realizar cada atividade. 4
A seguir, montamos uma figura, em forma de organograma, representando os grupos de atividades. Depois de identificar a estrutura, construímos com ela uma lista, abrangendo os grupos de atividades identificados. Para estimarmos os prazos do projeto, vamos trabalhar com esta figura (EAP) e com a lista de atividades. 5
O processo de definição das atividades envolve identificar e documentar as atividades específicas que devem ser realizadas de maneira a se obter os produtos e subprodutos identificados na EAP. Uma técnica que pode ser utilizada pelo gerente do projeto é reunir a equipe do projeto e conduzir uma sessão de tempestade de ideias (brainstorming). Convidar outras pessoas que possam contribuir com conhecimento e experiência, bem como consultar documentos de outros projetos, para que a lista seja a mais completa, também é importante. A partir desse debate monta-se a EAP e prepara-se a lista de atividades. 6
O produto deste estágio, além da forma gráfica, é uma lista de atividades a serem realizadas para o alcance dos objetivos do projeto. Esta lista será utilizada no seqüenciamento das atividades. A lista deverá conter todas as principais atividades e uma descrição de cada uma delas, de modo que os integrantes da equipe entendam o trabalho que deva ser realizado. 7
No brainstorming obter uma lista de atividades. Formar grupos de atividades. Assegurar-se de que nada foi esquecido. A partir da EAP, formar uma lista com as atividades ordenadas. 8
É interessante verificar, com a equipe, se a lista toda contempla o trabalho necessário para concluir o projeto. Um esquecimento nesse estágio pode ter sérias implicações em suas estimativas de prazo, custo e recursos necessários. Falta alguma atividade entre as que foram listadas? Se todas forem concluídas, o projeto será terminado com sucesso? Foram listadas somente as atividades realmente necessárias? Depois de responder às questões e certificar-se de que a lista está completa, atribua identificação para cada uma delas. 9
Ex.: troca de piso de uma sala de estar. 10
Uma vez identificadas as atividades, é possível perceber que elas não podem, todas, iniciar ao mesmo tempo. Então, é necessário organizá-las numa sequência lógica, identificando e documentando as relações de precedências existentes entre elas. As atividades devem ser sequenciadas cuidadosamente, de forma a permitir, mais tarde, o desenvolvimento de um cronograma realista e factível. A equipe decide quais delas devem iniciar imediatamente e quais precisam ser terminadas para que outras comecem. 11
Neste estágio, a equipe precisará desenvolver um esquema gráfico em forma de rede (diagrama de rede) que representa, de forma lógica, as ligações dos grupos de trabalho entre si, e das atividades dentro dos grupos de trabalho, ou seja, que evidencie quais delas devem ser concluídas antes do que outras comecem. Um diagrama de redes é um gráfico que auxilia na visualização das decisões de sequenciamento e na preparação do cronograma do projeto, além de mostrar as ligações entre as atividades e seu encadeamento. (MAXIMIANO, 2007) Este diagrama pode ser simples ou complexo, dependendo da natureza do projeto e de quantas atividades ele comporte. 12
Ao construir o diagrama de rede do projeto, poderá se descobrir que alguns itens foram esquecidos, principalmente quando se elaborar a lista de atividades ou se achar que um determinado item precisa ser decomposto para melhor entendimento do trabalho a ser realizado. Se este for o caso, novos itens deverão ser criados e os itens previamente listados decompostos. Não deverá se esquecer da atualização da lista de atividades, com base nesta nova situação. 13
Diversas técnicas foram desenvolvidas para o seqüenciamento de atividades, por exemplo: MDP Método do Diagrama de Precedências MDS Método de Diagrama de Setas MDC Método de Diagramas Condicionais 14
Este método para construir o diagrama de rede do projeto usa vários nós com o objetivo de representar as atividades, e setas que as liguem, mostrando as suas dependências. Essa técnica é também chamada de Atividade nos Nós e é o método utilizado pela maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. 15
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Esta técnica é utilizada para a representação de atividades não sequenciais como laços (loops) (Por exemplo: um teste que precisa ser realizado diversas vezes), ou como ramos condicionais (Por exemplo: a atualização de um sistema é necessária somente se os testes identificarem problemas). Estas atividades não podem ser representadas por MDP nem por MDS. 17
Este método para construir o diagrama de rede do projeto usa setas para representar as atividades e nós para mostrar as dependências. Esta técnica é também chamada de atividade na seta, e, embora menos utilizada que a MDP, ainda encontra alguma aplicabilidade. A MDS usa apenas ligações fim/início para mostrar as dependências, e, em alguns casos, requer a criação de atividades fantasmas para definir corretamente as relações lógicas entre elas. Uma característica do MDS é que cada atividade deve ter uma combinação exclusiva de números de eventos antecessores e sucessores. 18
MDS
Ter em mãos uma lista com todas as atividades necessárias para realizar o projeto, mas antes você deve elaborar uma tabela de precedências; Determinar uma ordem de precedência lógica para as atividades, desde o início até o fim; 20
Definir quais atividades devem ser concluídas imediatamente antes de outra atividade ser iniciada; Definir quais atividades podem ser feitas simultaneamente; Definir quais atividades não podem ser iniciadas até que atividade precedente seja concluída; e Desenhar o diagrama de redes. 21
Além de representar graficamente as atividades inerentes ao projeto e a interdependência entre elas, o diagrama de redes também auxilia na estimativa de duração das atividades, o que servirá de subsídio para o cálculo do cronograma do projeto de forma mais apurada. 22
Definir quem fará a estimativa será o responsável pelo projeto? Será um grupo de pessoas? Vale lembrar que o ideal é que as pessoas responsáveis por estimarem a duração dessas atividades sejam experientes, pois parte-se do pressuposto que quem já realizou as atividades ou participou da sua execução saberá aproximadamente quanto tempo elas durarão. Estimar a duração das atividades com base na quantidade de recursos que se tem disponível para sua realização por exemplo, para algumas atividades, o maior número de pessoas significa mais rapidez, o que reduz a estimativa de duração dessas atividades. 23
Definir a posição dos elementos no diagrama 24
Definir uma data de início e uma data de fim do projeto Na fase de iniciação do projeto, viu-se que é necessário definir as datas de início e fim do projeto e, na fase de planejamento, viu que pode até mesmo colocar como restrição o tempo de duração do projeto. Verificar se as atividades necessárias podem ser realizadas até a data de finalização do projeto 25
Considerações acerca do número de períodos de trabalho devem levar em conta as horas trabalhadas por dia e, também, os feriados e fins de semana no transcorrer do projeto. A maioria dos softwares de gerenciamento trabalha automaticamente com estas variáveis. A duração geral do projeto também pode ser estimada com esta ferramenta, mas é mais apropriadamente obtida como resultado do desenvolvimento do cronograma. Estimativas precisas são muito importantes para o projeto, pois eventuais erros podem comprometer seriamente o sucesso do projeto. Para evitar erros, deve-se solicitar à pessoa que vai realizar a atividade que ela estime a sua duração. Em alguns casos, será necessário solicitar o auxílio de especialista para estimar com precisão as durações das atividades. 26
Desenvolver um cronograma significa determinar as datas de início e fim para as atividades do projeto. Datas não realistas conduzem a problemas com o cronograma, e podem comprometer todo o esforço no projeto. Use o diagrama de rede para definir as datas de início e fim de cada atividade. Comece da primeira, e siga para as demais, iniciando cada item o mais cedo possível. As mais conhecidas técnicas de desenvolvimento de cronograma são: MCC - Método do Caminho Crítico PERT - Programm Evaluation and Review Technique (Técnicas de Revisão e Avaliação de Programas) 27
O gráfico de Gantt é uma técnica que mostra por meio de um gráfico de barras: as atividades, ações e o tempo despendido (gasto) no projeto. Ele também é representado por meio de duas partes. A primeira é uma matriz que apresenta no eixo vertical todas as atividades a serem realizadas. Cada linha contém uma única identificação que normalmente consiste em número e nome. O eixo horizontal é dividido em colunas que indicam a duração estimada da atividade. Estas durações são representadas pelas colunas horizontais, sendo uma coluna para cada período de tempo. Os períodos são expressos nas unidades de tempo do projeto que podem ser: meses, semanas, dias, horas e outras unidades, dependendo da duração total do projeto. 28
A parte gráfica consiste de uma linha horizontal para cada atividade, ligando as colunas do período de início com as de término. Cada atividade é representada em uma linha independente, e o tempo esperado é representado por uma barra cuja extremidade esquerda mostra o início, e a extremidade direita a data esperada de conclusão. As atividades podem ocorrer sequencialmente, em paralelo ou sobrepostas. Em muitos casos, deixa-se uma linha em branco entre as atividades. 29
Durante a execução do projeto, esta linha é usada para mostrar o progresso, representada por outra barra que se inicia na coluna de início real da atividade, e que continua até que ela esteja completa. Com o progresso do projeto, o gráfico é atualizado, preenchendo-se a barra deixada em branco proporcionalmente ao trabalho executado para cada atividade. A comparação das durações estimada e realizada indica o status do projeto, por atividade. 30
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Da mesma forma que foi criado um Plano de Gerenciamento de Escopo, Qualidade, Comunicação e Recursos Humanos, é necessário desenvolver um Plano de Gerenciamento de Prazos para o projeto. Alguns itens que fazem parte desse plano: o título do projeto; o nome da pessoa que elaborou o documento; o descritivo do processos de gerenciamento do cronograma (regras gerais); a priorização das mudanças de prazos; 32
o sistema de controle de mudanças de prazos; a frequência de avaliação de prazos do projeto; a alocação financeira para o gerenciamento do cronograma; o nome do responsável pelo plano; a frequência de atualização do Plano de Gerenciamento de Prazos; outros assuntos relacionados ao gerenciamento de tempo não previstos no plano; o registro de alterações no documento; e as aprovações. 33
CONCLUSÃO 34
Para obter um cronograma execute os seguintes passos: 1.Defina o projeto e as suas atividades importantes. 2.Determine a relação de precedência entre as atividades. 3.Estime a duração necessária para completar cada atividade. 4.Desenhe uma rede conectando todas as atividades, e indique as durações estimadas. 5.Calcule o caminho de máxima duração (caminho crítico) na rede. 6.Use a rede para planejar, elaborar cronograma e controlar o projeto. 35