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ÍNDICE Assunto Página 1 - OBJETIVO 3 2 - APLICAÇÃO 3 2.1 Autorização de Usuário 3 3 - CADASTRO 4 3.1 - Cadastro de Clientes 4 3.2 Transações de Contas a Receber 6 4 - PROCESSOS DE CONTAS A RECEBER 7 4.1 - Processo de Entrada de Título de Contas a Receber 7 4.1.1 Entrada de Título Manual 7 4.1.2 - Entrada de Títulos - Previsão 8 4.2 - Alteração de Vencimento 9 4.2.1 - Alteração de Vencimento 9 4.3 - Baixas de Títulos 11 4.3.1 - Baixas de Títulos por Adiantamento 11 4.3.2 - Baixas de Títulos por Lote - Automáticas 13 4.4 - Conciliação de Saldo de Contas a Receber 14 4.4.1 - Conciliação de Saldo 14 DOCUMENTO ORIGINAL DE REFERÊNCIA HISTÓRICO DAS REVISÕES Página 2 de 16
1 - OBJETIVO A gestão de Contas a Receber destina-se a controlar todas as informações utilizadas no processo, entando previstas também as integrações com compras, vendas, tesouraria, impostos e contabilidade. 2 - APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a todos os usuários do sistema de Gestão Empresarial (ERP) Sapiens, desenvolvido pela Senior Sistemas, envolvidos nas rotinas de contas a receber. 2.1 Autorização de Usuário Ao clicar no ícone Iniciar Sapiens, ilustrado acima à direita, aguarde a iniciação do sistema e a abertura da tela de Autorização de Usuário, ao lado, na qual devem ser preenchidos os campos Usuário e Senha previamente cadastrados junto à área de TI Tecnologia da Informação. Página 3 de 16
3 - CADASTRO 3.1 - Cadastro de Clientes O gestor de cada área deve definir os colaboradores que terão acesso a esta funcionalidade. Para o cadastramento de clientes, clique na sequência indicada abaixo: Cadastros>Clientes e Fornecedores>Clientes>Cadastro A tela correspondente é a seguinte: Na aba Cadastro (assinalada acima), devem ser preenchidos os seguintes campos: a) Cliente: Zere o número do cliente para a entrada de um novo registro (numerado automaticamente pelo sistema) e, no campo ao lado, preencha o nome completo do fornecedor; b) Fantasia: Nome fantasia do cliente; c) Endereço: Preencha os campos referentes ao endereço, sem a utilização de caracteres especiais; d) FAX: Utilize o formato (DDD) nnnn-nnnn. Os campos referentes ao tratamento fiscal do cliente no Sapiens serão exibidos com os valores padronizados para o sistema e não devem ser alterados. As especificidades de tratamento de impostos serão indicadas em cada uma das transações, de modo que as opções devem ser preenchidas com o código S Sim, selecionado na lupa disponível em cada linha: a) Tributa ICMS: Indicativo se o cliente tem tributação de ICMS; b) Tributa IPI: Indicativo se o cliente tem tributação de IPI; c) Tributa PIS: Indicativo se o cliente tem tributação de PIS; d) Tributa COFINS: Indicativo se o cliente tem tributação de COFINS; e) Retenção IRRF: Indicativo se as Notas Fiscais poderão ter retenção de IRRF; Página 4 de 16
f) Retenção COFINS: Indicativo se as Notas Fiscais poderão ter retenção de COFINS; g) Retenção por Produto: Indicativo de o cliente controla as retenções de PIS, COFINS, CSLL, IRRF e Outras Retenções por produto; h) Utiliza Limite Retenção: Indicativo de como é utilizado o valor limite para cálculos de retenção para o cliente nas Notas Fiscais de saída. Na aba Definições (assinalada abaixo) devem ser preenchidos os seguintes campos: a) Empresa: Caso o cliente esteja associado a uma ou mais empresas; b) Filial: Informe a filial da empresa mencionada; c) É Indústria: Indicativo se o cliente é indústria ou equiparado a indústria para IPI presumido; d) % INSS: Percentual do INSS para o serviço; e) % INSS Empresa: Percentual do INSS da parte da empresa; f) % ISS: Percentual do ISS para os serviços do cliente; g) % IRRF: Percentual do IRRF para os serviços do cliente; Preencha os demais dados da empresa associada ao cliente cadastrado. Página 5 de 16
3.2 Transações de Contas a Receber Para o cadastramento das transações específicas utilizadas na movimentação de títulos a receber, clique na sequência indicada abaixo: Cadastros>Transações>Parâmetros por Gestão>Contas a Receber Algumas das transações ali definidas estão apresentadas a seguir: Página 6 de 16
4 - PROCESSOS DE CONTAS A RECEBER 4.1 - Processo de Entrada de Título de Contas a Receber O processo de entrada de título de Contas a Receber se dará de duas formas: manual, como explicado nos processos abaixo, e automático, quando oriundos do recebimento (entrada de Nota Fiscal). Na opção automática, os títulos gerados no Contas a Receber serão sempre do tipo 01 Duplicata. 4.1.1 Entrada de Título Manual Para dar Entrada de Títulos diretamente na rotina do Contas a Receber, na tela de Manutenção de Títulos, clique na sequência indicada abaixo: Finanças>Gestão de Contas a Receber>Contas a Receber>Entrada e Manutenção>Títulos/Manutenção A tela correspondente é a seguinte: Devem ser prenchidos os seguintes campos, assinalados acima: a) Nº do Título: Número do documento que será lançado no sistema; b) Tipo de Título: Classificação do título que será lançado (ADC Adiantamento de Cliente; FAT Fatura e outros); c) Transação: Selecionar o processo pelo qual será feita a entrada do título. Informe os demais dados do título. Página 7 de 16
4.1.2 - Entrada de Títulos - Previsão Para incluir títulos previstos de Contas a Receber para visualizar no fluxo financeiro e acompanhar as previsões de recebimentos da Empresa, clique na sequência indicada abaixo: Finanças>Gestão de Contas a Receber>Contas a Receber>Entrada e Manutenção>Geração de Títulos em Lote A tela correspondente é a seguinte: Devem ser prenchidos os seguintes campos: a) Cliente: Código do cliente, para inclusão de seus títulos; b) Tipo de Título: Classificação do título que será lançado (ADC Adiantamento de Cliente; FAT Fatura e outros); c) Número: Número do título a ser incluído; d) Data Emissão: Data de emissão dos títulos incluídos; e) Data Entrada: Data de entrada do título incluído; f) Qt. Parcelas: Quantas parcelas terá este título; g) Tipo Valor: Tipo de valor definido no campo Valor, por exemplo, parcela ou valor total; h) Valor: O valor do título, que pode ser tanto da parcela quanto do total, conforme definido no campo Tipo Valor; i) Soma Dif: Em que parcela será somada a diferença da divisão do valor total pelo número de parcelas; j) Dias Intervalo: Número de dias de intervalo entre os vencimentos; k) 1º Vencto: Data do vencimento da primeira parcela; l) Dia Vcto Fixo: Indica se o dia do vencimento das parcelas é fixo. Preencher este campo com valor S SIM apenas quando o intervalo de dias entre os vencimentos forem de 30 dias; m) Desconto: Percentual de desconto para este título, se alguma parcela for paga com antecipação; n) Tipo Juros: Tipo do juro a ser calculado sobre este título. Clicar em Mostrar para exibir os títulos que serão gerados no Contas a Receber. No campo identificado como Títulos(1) serão exibidos os títulos de acordo com as informações fornecidas, como mostra a figura a seguir. Página 8 de 16
Para o número de parcelas informado no campo Qt. Parcelas, serão gerados títulos equivalentes no Contas a Receber. Conforme o exemplo apresentado na figura a seguir, cada parcela possui um valor distinto nos campos Título e Vct. Original, que pode ser alterado caso necessário. Na coluna Sel., selecione os títulos a serem gerados e clique em Processar para processar a geração. 4.2 - Alteração de Vencimento 4.2.1 - Alteração de Vencimento Para alterar uma data de vencimento negociada com o cliente, clique na sequência indicada abaixo: Finanças>Gestão de Contas a Receber>Contas a Receber>Entrada e Manutenção>Alteração de Vencimento Conforme a figura a seguir, preencher uma ou mais seleções de critérios dos títulos a serem alterados (1) para selecionar os títulos a serem alterados: Devem ser prenchidos os seguintes campos: a) Cliente: Inserir os códigos de clientes dos títulos a serem exibidos para alteração; b) Série: Selecionar as séries de NF; c) N.F. Saída: Informar os números de Notas Fiscais de saída; d) Emissão: Período no qual os títulos foram emitidos; e) Vencimento: Período da data de vencimento dos títulos. Clicar em Mostrar (2) para exibir os títulos de acordo com o critério de seleção preenchido. Página 9 de 16
No campo identificado como Títulos [1], visto na figura abaixo, aparecerão os títulos correspondentes à seleção feita. Deve-se então selecionar os Títulos a serem alterados na coluna Sel. (1). A área da tela denominada Novo Vencimento contém os campos para alteração das datas de vencimento dos títulos (2): Devem ser prenchidos os seguintes campos: a) Data: Insira a data do novo vencimento ou; b) Ou +: Inserir a quantidade de dias a serem adicionadas ao vencimento do título; c) Motivo Padrão: Motivo da alteração da data de vencimento; d) Considera data desc.: Informar se o sistema deve considerar a data. Clique em Processar para efetuar a alteração. Página 10 de 16
4.3 - Baixas de Títulos 4.3.1 - Baixas de Títulos por Adiantamento Para processar e efetuar baixas de títulos, aproveitando um ou mais adiantamentos, ou devoluções ao cliente realizadas, clique na sequência indicada abaixo: Finanças>Gestão de Contas a Receber> Contas a Receber>Baixas de Títulos>Por Créditos (Adtos./Pagtos. Indevidos/Devol.) Conforme as figuras abaixo, devem ser preenchidos os seguintes campos: a) Data Baixa: Informe a data da baixa no Contas a Receber; b) Transação Baixa Títulos Crédito: Selecione a Transação de Baixa de Título por Crédito. Por exemplo: 90355 Baixa Tít.Adiantamento/Pgto.Indevido CR c) Transação Títulos a Baixar: Selecione a Transação de Títulos a Baixar. Por exemplo: 90358 Baixa Tít. CP por Adianto. d) Cliente: Selecione o cliente para o qual o título foi emitido. Caso o cliente não seja encontrado, será necessário solicitar o seu cadastramento. Clique em Mostrar para visualizar os títulos de acordo com a seleção. Página 11 de 16
A figura abaixo mostra o campo Créditos (Adiantamento/Pagamentos indevidos/devoluções) a Aproveitar Neste campo serão inseridas informações dos Títulos de Adiantamento a Clientes que serão baixados, enquanto que no campo identificado como Títulos a Baixar serão inseridas informações dos títulos a serem baixados no Contas a Receber. Em ambas os campos, selecione os títulos a serem aproveitados (1) e observe as somas Total Aproveitado e Total Baixado (2). Clicar em Processar para concluir a baixa de títulos por adiantamento (3): Página 12 de 16
4.3.2 - Baixas de Títulos por Lote - Automáticas Para processar e efetuar baixas de títulos por lote automaticamente, clique na sequência indicada abaixo: Finanças>Gestão de Contas a Receber> Contas a Receber>Baixas de Títulos>Por Lote - Automáticas) Conforme as figuras abaixo, devem ser preenchidos os seguintes campos: a) Data Baixa: Informe a data da baixa no Contas a Receber; b) Nº Doc.: Insira o número do documento que originou a baixa; c) Transação: Código da transação referente à movimentação no Contas a Receber; d) Tipo Vecto: Tipo do vencimento do título a ser baixado. e) Data Mov.: Data da movimentação na Tesouraria f) Conta Interna: Conta Interna da Tesouraria na qual será creditada a baixa do título. Transação: Transação de Pagamento do Título na Tesouraria de acordo com o Tipo de Pagamento que será realizado. Exemplo: 90611 Crédito Cobrança por Depósito (CR); g) Líquido: Valor do título a liquidar (com juros, multa, encargos, correção monetária e outros). Clique em Mostrar para exibir os títulos de acordo com os critérios definidos anteriormente. Conforme figura a seguir, na grade identificada como Títulos[1] serão exibidos os títulos de acordo com a seleção feita: Na coluna Sel., selecione os títulos a serem gerados e clique em Processar para processar a geração. Página 13 de 16
4.4 - Conciliação de Saldo de Contas a Receber 4.4.1 - Conciliação de Saldo Para conciliar o saldo das duplicatas de cada cliente em relação aos movimentos realizados de pagamentos e recebimentos no sistema, bem como para consultar a conciliação dos títulos por cliente, conforme os parâmetros especificados, clique na sequência indicada abaixo: Finanças>Gestão de Contas a Receber> Contas a Receber> Conciliação de Saldo Preencha o campo Cliente com o código de um ou mais clientes cuja conciliação se deseja realizar a, no campo Opção selecione a opção Não Conciliado. Clique em Mostrar para exibir os títulos referentes aos clientes selecionados, como mostra a figura: No campo identificado como Clientes [1] serão exibidos os clientes definidos anteriormente. Ao selecionar um resultado deste campo, no campo inferior, identificado como Títulos [2], serão exibidos os títulos do fornecedor selecionado juntamente com as informações contidas nas seguintes colunas: a) Título: Número do título; b) Tipo: Tipo de título; c) Original: Data de vencimento original do título; d) Vlr.Original: Valor original do título; e) Vencimento: Data de prorrogação do vencimento; f) Vlr. Aberto: Valor em aberto; g) Sit.: Situação do título. Selecione os clientes no primeiro campo e clique em Processar para processar a conciliação: Página 14 de 16
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Aprovado por: Original assinado por José Cordeiro de Almeida Neto Diretor de Gestão Corporativa DOCUMENTO ORIGINAL DE REFERÊNCIA HISTÓRICO DAS REVISÕES Revisão Item do documento Descrição 0 Todos Texto inicial 29/06/2015 Data Página 16 de 16