Diadema (SP), 17 de outubro de 2011. CIRCULAR Nº. 12/2011 Referente: SPED Caro(s) Diretor(es), Gerente(s) e Supervisor(es), Saudações! Como é de seu conhecimento os órgãos da administração federal e estadual estão criando novas obrigações às empresas, de forma que suas operações sejam cada vez mais transparentes ao Fisco. Sua empresa está entre as que têm obrigatoriedade em atender as normas do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), com a inclusão de dados já à partir de Julho/2011 para as empresas citadas pela Secretaria da Fazenda, e tributada pelo lucro real e a partir de Janeiro de 2.012,para as tributadas pelo Lucro presumido. Para atendimento dessa nova obrigação, sua empresa deverá ter sistemas informatizados que possam dar respaldo à geração dos dados exigidos pelo fisco, tais como: cadastro completo de produtos, fornecedores, clientes, itens de estoque, inventário, endereços eletrônicos (e-mails) e outros, que são complementares aos dados contidos nas notas fiscais eletrônicas e também próprios da atividade de cada empresa. Sem que haja um sistema informatizado (ERP), com o cadastro de todos os dados vai ser impraticável o cumprimento das novas obrigações. A falta de entrega nos prazos estipulados dos arquivos digitais acarretará para a empresa, multas pesadas, estipuladas no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) para cada mês de atraso. Nos links abaixo indicados, que tratam do assunto SPED Fiscal e EFD do PIS/COFINS, há todas as orientações necessárias para que o seu responsável de T.I. possa implantar no seu sistema informatizado os dados que serão necessários para cumprir as obrigações. Sped Fiscal: http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/atos/atos_cotepe/2008/ac009_08.htm EFD Pis/Cofins: Assim sendo, estamos à disposição para que assim que seu sistema esteja implantado possamos fazer os testes necessários nos arquivos digitais que serão gerados. Estaremos ao seu dispor também para ajudar na orientação que for necessária para que possam desenvolver o projeto de implantação do SPED em sua empresa. 1
7 Dicas Importantes SPED :Um Projeto em sua Empresa e seus Impactos É sempre importante ressaltar que o SPED deve ser tratado como um projeto na empresa. Isto em razão de sua abrangência ir além dos limites da contabilidade ou do departamento fiscal, não podendo, portanto, ficar a cargo apenas do Contador sua implantação. Tratado como um projeto há que se eleger um responsável, que acompanhado de representantes de todos os departamentos envolvidos, possam avaliar o impacto das mudanças trazidas pelo novo programa e definir que caminhos seguir. Em linhas gerais podemos destacar alguns pontos que merecem atenção para as empresas como um todo, lembrando, é claro, que em cada empresa o impacto é diferente e outros pontos não abordados aqui podem ser importantes. O que pretendemos é apenas dar um pontapé inicial, apontando itens que certamente serão impactados para a maioria das empresas. DICA 1 CONHECER A LEI Julgamos ser este o primeiro passo para entrar no assunto. É necessário saber do que estamos tratando, o que diz a lei, como o fisco chegou a esta lei, quais os objetivos, quais os pontos principais, onde o fisco quer chegar, onde sua empresa quer chegar. Essa primeira etapa deve ser cumprida por todos os participantes envolvidos no projeto e, se possível, por todos os colaboradores a fim de que tenham noção e saibam o porquê das mudanças que deverão ocorrer. Este conhecimento pode ser buscado de diversas formas e em diversas fontes tais como cursos, livros, palestras, matérias, blog, site da Receita Federal, etc. Há que se ter a devida atenção ao fato de que uma, ou algumas pessoas deverão ir além da etapa de apenas conhecer a legislação, mas deverão acompanhá-la, interpretá-la e difundi-la na empresa, de modo que os efeitos das constantes mudanças sejam refletidos na rotina da empresa mesmo depois de implantado o projeto. A mudança na legislação é constante e cada mudança pode trazer uma série de efeitos depois de já implantado o projeto. O acompanhamento das mudanças passa a ser uma importante rotina dentro do SPED. DICA 2 FAZER DO LIMÃO A LIMONADA A tendência mais forte em todos nós, empresários e trabalhadores é olhar com desconfiança toda iniciativa de mudança vinda do fisco. E isto não é de todo sem fundamento já que nossa experiência mostra que cada vez que o governo mexe em algo é quase sempre para aumentar a carga tributária ou criar novas tarefas. Nossa dica, no entanto, vem no sentido contrário: o de buscar nestas mudanças, que não serão pequenas, a oportunidade de melhorar e aperfeiçoar os processos internos dentro da empresa. Já que será inevitável reavaliar, incrementar a maneira como diversas atividades são realizadas, façamos deste momento a chance de passar a realizar os trabalhos com maior eficiência, maior profissionalismo, automatizando o que for possível, eliminando vícios e ações incompletas, ou seja, ações quebragalho. É possível vislumbrar no projeto alguns ganhos em relação à diminuição da quantidade de papéis referentes às notas e livros fiscais, a diminuição na necessidade de espaço para armazenamento de documentos, a automatização de diversos processos através da importação de arquivos das notas fiscais emitidas e 2
recebidas, incremento no contato com clientes e fornecedores na medida em que as informações possam fluir com maior velocidade e maior confiabilidade através dos meios eletrônicos, é o chamado comércio B2B (Business to Business) com a troca eletrônica de arquivos. Acredita-se ainda que haverá um aumento da competitividade pela diminuição da sonegação dos impostos. DICA 3 IDENTIFICAR OS ATINGIDOS Após o conhecimento da lei devemos identificar na empresa os departamentos que serão impactados pela implantação do projeto SPED. Essa etapa é de suma importância para que se possam definir as ações seguintes. Departamento Fiscal: Para algumas empresas poderá haver impacto financeiro significativo na escolha do sistema para geração do SPED Fiscal, isto por que o fisco não disponibilizou para as empresas o programa, mas tão somente o lay-out para que os próprios contribuintes desenvolvessem o programa. Junto com o faturamento será o setor que deverá sofrer os maiores impactos já que dependerá de dados e ações de diversos outros departamentos para cumprir a obrigação fiscal. Falhas porventura ocorridas nos cadastros de clientes, fornecedores, produtos, podem afetar a entrega do Sped Fiscal. Falta de informações de contas a pagar ou contas a receber também podem prejudicar a entrega do Sped Fiscal. Departamento de Contabilidade: Muitos dos procedimentos contábeis deverão ser automatizados através da importação do arquivo digital da NF-e. Haverá necessidade de adequação das informações do plano de contas para prestar informações ao fisco. Assim como no caso do Sped Fiscal, a geração do Sped Contábil também depende do desenvolvimento de um programa baseado no lay-out definido pelo fisco o que poderá gerar grande impacto financeiro. Departamento de Compras e Departamento de Vendas: Nestes dois departamentos encontramos um dos pontos fundamentais tanto para o Sped Fiscal e Contábil como também para a NF-e, já que é destes setores que se originam os cadastros de fornecedores e clientes. Portanto é fundamental a colaboração deles na adequação e manutenção dos cadastros em boa ordem seguindo o modelo legal a fim de evitar impedimentos nas operações da empresa. Departamento de Informática T.I. É peça chave no desenvolvimento e no sucesso do projeto. São os recursos tecnológicos que deverão promover o fluxo e a interligação das informações dos diversos departamentos de forma que os programas Fiscal, Contábil e NF-e possam ser devidamente alimentados. Caberá também ao setor de informática a definição dos programas a serem utilizados, bem como definir também os melhores meios de armazenar os documentos digitais que serão gerados daqui por diante. E por fim caberá também a este setor a definição dos procedimentos para garantir a segurança da informação eletrônica circulando na empresa e fora dela. 3
Departamento de Logística: Deverá sofrer impacto na questão do recebimento das mercadorias onde há a necessidade da conferência do documento representativo da NF-e, o Danfe, para checagem da sua validade, conferencia esta que deve ser realizada na internet. A saída das mercadorias vendidas também deve ser modificada pelo fato de que haverá necessidade de solicitar autorização do fisco a cada nota fiscal emitida, ou seja, o caminhão só sai depois de autorizada a nota fiscal pelo fisco. As modificações nestes processos podem ser também um diferencial competitivo quando a empresa puder fazer com que estas informações eletrônicas sejam envidas aos clientes, ou recebidas dos fornecedores antes mesmo da saída mercadoria o que pode adiantar alguns procedimentos e agilizar os despachos e recebimentos. Departamento de Faturamento: Este departamento terá grande importância principalmente na emissão da NF-e, pois é onde irão aparecer os efeitos, positivos ou negativos, da adequação do cadastro de clientes, materiais, classificações fiscais, tributação, planos de contingência. Problemas neste departamento podem até impedir a empresa de realizar suas operações de vendas. Departamento Financeiro: É onde deverão surgir os efeitos monetários do projeto Sped. Aquisição ou desenvolvimento dos sistemas (ERP), a participação dos funcionários em cursos, fóruns, eventos, desenvolvimento ou terceirização de estrutura de armazenamento digital, adequação da infra-estrutura (hardware, sistemas de integração, banda larga, no-break, certificação digital, etc). Todos estes pontos causam efeitos financeiros que precisam ser planejados levando em consideração disponibilidade de caixa e prazo para implantação do projeto. DICA 4 PREPARAR A SAÍDA DE EMERGÊNCIA: É importante a definição de esquemas de emergência já que, por estarmos tratando com tecnologia torna-se imperioso prever a ocorrência de falhas. Na legislação temos algumas previsões para emissão de notas fiscais eletrônicas em situação de contingência (scan, dpec, formulário de segurança), no entanto, as soluções apresentadas pelo fisco não são suficientes para que a empresa possa cruzar os braços para esta questão. Outras ações são requeridas tais com manter um estoque de formulários de segurança na empresa, dispor de um meio de conexão em banda larga alternativo, dispor de no-break ou gerador e conhecer o funcionamento do sistema emissor de NF-e fornecido pelo fisco. DICA 5 COMEÇAR O QUANTO ANTES: Como é possível perceber pelos itens precedentes a implantação do projeto é tarefa de médio e longo prazo pelo fato de influir e exigir providências em diversos setores da empresa. Desse modo há que se ter a atenção na observância dos prazos obrigatórios para o cumprimento das exigências legais, buscando assim livrar a empresa da exposição a riscos, os quais podem ser traduzidos tanto em riscos 4
fiscais por conta das multas e demais penalidades, como também os riscos comerciais representados por uma impossibilidade na emissão de notas fiscais. A ordem é: começar a tratar do assunto o quanto antes! DICA 6 - COMPROMETER A ALTA ADMINISTRAÇÃO COM O PROJETO: Como foi possível percebermos, o alcance dos efeitos do projeto Sped vai muito além dos departamentos fiscal e contábil como é comum acontecer nas diversas alterações legais que o fisco promove freqüentemente. Neste caso quase toda a empresa será atingida e aquela pessoa ou aquela equipe que ficou responsável pela implantação do projeto necessita contar com todo apoio da alta direção da empresa, comprometendo-se também com o sucesso da empreitada. Sem este respaldo torna-se muito mais complicado contar com a colaboração de todos os departamentos na busca do objetivo comum. DICA 7 REVEJA AS DICAS: Neste momento as dicas aqui colocadas tem o objetivo de alertá-lo e chamar sua atenção para pontos que devem ser levados em consideração. No entanto nossa recomendação é para que ao final da leitura você volte e repasse cada uma das dicas pois elas farão ainda muito mais sentido e poderão ser melhor utilizadas. Divulgue estas dicas entre os responsáveis pelo projeto dentro da sua empresa, entre os membros de sua equipe e entre os colaboradores da empresa em geral objetivando informar e alertar a todos sobre a importância e o alcance destas mudanças. (extraído e adaptado do livro: SPED e NOTA FISCAL ELETRÔNICA, autor Antonio Sérgio de Oliveira, Editora Nota Dez ) www.portaldosped.com.br Prazos: Escrituração Fiscal Digital: Mediante convocação da SEFAZ/SP. Escrituração Fiscal PIS/COFINS:... Maiores informações nos colocamos a disposição através do seguinte contato: Joyce Ramal 232 ou joyce@contabildelta.com.br. 5