CONSIDERAÇÕES INICIAIS

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1 Página 1 de 11 Considerações Iniciais Previous Top Next CONSIDERAÇÕES INICIAIS 1 - Procedimento de Backup - Segurança Recomendamos a Atualização do Sistema pelo Site da Sistematec, para utilizar a última Versão do Programa e atualizações que foram necessárias. Recomendamos um Backup do Sistema antes de realizar qualquer coisa. Será a única maneira de restaurar uma situação anterior. Para realizar este Backup poderá ser feito de qualquer micro. Entre no PlugSys e no Menu Principal do Sistema: Backup -Banco de Dados Uma tela como esta deve abrir. Dica: Você poderá mudar o Nome do Arquivo e também o Local de Destino deste BACKUP. Exemplo: C:\PLUGSYS\BACKPLUG.SQL 2 -ESTOQUE O Fechamento Anual do Estoque deve ser realizado após o lançamento COMPLETO de todas as Notas Fiscais de Entrada e também a emissão das DANFES. O Fechamento Anual do Estoque deve ser feito somente após a virada do ANO. Pode ser feito em qualquer dia de janeiro: 02, 03, 04,... 10, etc. Indicamos antes de fazer o Fechamento Anual do Estoque, fazer um Reprocessamento Geral do Estoque. Este reprocessamento utilizará todos os Movimentos de Entrada e Saida, desde o início do programa PLUGSYS. Isto compreende os Anos 2009,2010,2011,2012,2013,2014,etc. Para as operações de Reprocessamento ou Fechamento Anual, os usuários deverão estar fora totalmente do programa PLUGSYS. Apenas 1 micro realizará todas as operações. As Operações do Estoque não estão diretamente ligadas a Contabilidade. Podendo os Sistemas fazerem os Fechamentos e Reprocessamentos isoladamente. 3 - FINANCEIRO - CONTABILIDADE O Fechamento Anual do Financeiro e Contabilidade deve ser feito após concluido todo os Lançamentos Contábeis de Baixas do Contas a Receber e também a Pagar.

2 Página 2 de 11 O Fechamento Financeiro e Contábil deve ser feito somente após a virada do ANO. Pode ser feito em qualquer dia de janeiro: 02, 03, 04,... 10, etc. Indicamos ANTES de fazer o Fechamento Mensal da Contabilidade, fazer um Reprocessamento Geral dos Lançamentos. Este reprocessamento utilizará todos os Lançamentos realizados no Ano corrente de deve ir até o MES 12. Para as operações de Reprocessamento ou Fechamento Mensal, os usuários deverão estar fora totalmente do programa PLUGSYS. Apenas 1 micro realizará todas as operações. As Operações da Contabilidade não estão diretamente ligadas ao Estoque. Podendo os Sistemas fazerem os Fechamentos e Reprocessamentos isoladamente. Inventário - Reprocessamento do Custo Médio Previous Top Next INVENTÁRIO - Reprocessamento do Custo-Médio Observação: Leia antes as Considerações Iniciais. Lá diz com clareza como realizar um Backup do Sistema e somente prossiga se isto for realizado com sucesso. 1) Como funciona o Custo-Médio do Estoque? O Custo-Médio é calculado por Item, sempre que há uma COMPRA ou TRANSFERÊNCIA para o Estoque. O Cálculo segue uma sequência de Data de Entrada da Nota Fiscal no SIstema. O Custo-Médio é calculado apenas para operações COM NOTA FISCAL. Se o Item do Estoque foi Comprado ou Vendido SEM a NOTA FISCAL o SALDO não será considerado. O Cálculo do Custo-Médio, não considera o Valor do ICMS da Operação, mas considera o Valor do ICMS da Substituição Tributária e também o valor do IPI que são considerados despesas. O resultado da multiplicação de todas as ENTRADAS X Preço_de_Custo_Médio (-) SAIDAS gera um SALDO para o Inventário de cada Item. Este SALDO será multiplicado pelo Preço_Médio de cada Item e constará no Relatório que será entregue ao FISCO/CONTADOR no período exigido. Portanto, o preço final do Inventário irá depender do resultado deste cálculo. 2) Quando devo separar os Registros para o Inventário? Se for Empresa de Lucro Real é feito todo mês. Se for Empresa de Lucro Presumido é feito Trimestralmente. Se for Empresa Simples Nacional é feito Anualmente. Porém algumas Empresa de Lucro Presumido são obrigadas a fazer Mensalmente. O correto é combinar com a CONTABILIDADE. 3) Realizando o Reprocessamento do Custo-Médio: Todos fora do Sistema: Para fazer o Reprocessamento do Custo-Médio: Arquivos --> Estoque --> Reprocessa Preço-Médio do Estoque Uma tela como esta deve abrir: Clique em Confirmar:

3 Página 3 de 11 Importante: Somente depois de feito o Reprocessamento do Custo-Médio será possível fazer a transferência dos Saldos para a Emissão do Inventário. Emissão do Inventário - Opção 1 Previous Top Next EMISSÃO DO INVENTÁRIO DO ESTOQUE A emissão do Inventário do Estoque deve ser feita de acordo com as exigências do Fisco e cada Empresa tem uma exigência pela classificação ( Simples-Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real). O inventário do Estoque somente poderá ser emitido se for feito o REPROCESSAMENTO DO CUSTO-MÉDIO, justamente a Etapa anterior que descrevemos neste manual. EMITINDO O INVENTÁRIO Relatórios -> Relatórios do Estoque -> Inventário do Estoque -> Transferência do Saldo para Inventário. Uma tela irá se abrir como esta:

4 Página 4 de 11 PULE ESTA FASE -CASO TENHA FEITO ANTES A primeira opção é justamente o de FAZER o Reprocessamento do Custo-Médio. Caso já tenha feito, PULE ESTA FASE. Se cumpridas a fase anterior, Clique em 2-Transferir Saldos para Inventário Neste momento o Sistema irá transferir o SALDO das Operações Fiscais de Entrada e Saida (somente com Nota Fiscal) e armazenar em um arquivo Anual. Depois de armazenado poderá ser emitido o Inventário quando quiser. Importante: A transferência sempre irá "pegar" o SALDO do momento. Não tem como voltar uma data para fazer o procedimento como uma situação anterior. Quando concluida a Transferência dos Saldos uma tela irá perguntar se deseja Emitir o Relatório do Inventário. Clique em SIM para a Tela de Inventário se abrir.

5 Página 5 de 11 Veja que serão colocados na Tela o ANO e o MES destes registros que foram transferidos. Você poderá "MUDAR" qualquer informação, mas o problema é seu. Para emitir o Inventário clique em: RELATÓRIO - INVENTÁRIO. Veja com atenção: DATA BASE: Se clicar em: 1- LISTAR INVENTÁRIO o relatório será emitido. - Informe a Data Base de referência deste Relatório - Informe a Ordem: Numérica ou Alfabética - Também informe a ÚLTIMA PÀGINA do Relatório que emitiu anteriormente para continuar a sequência no Livro do Inventário da Empresa. Se clicar em: 2-EXPORTAR EXCELL o SIstema irá emitir o Inventário no formato EXCELL da Microsoft na pasta indicada em LOCAL: Se clicar em: 2-EXPORTAR ARQ.TEXTO o SIstema irá emitir o Inventário no formato TEXTO na pasta indicada em LOCAL: O relatório será como este: Sempre que for necessário uma mudança, o operador do Sistema poderá acessar as informações da Transferência que foi criada e fazer as MUDANÇAS que julgar necessárias. Emissão do Inventário - Opção 2 Previous Top Next EMISSÃO DO INVENTÁRIO DO ESTOQUE -OPÇÃO 2 A emissão do Inventário do Estoque deve ser feita de acordo com as exigências do Fisco e cada Empresa tem uma exigência pela classificação ( Simples-Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real).

6 Página 6 de 11 Existe também o PLANO-B. O Inventário poderá ser emitido com base no SALDO-FÍSICO existente na Empresa em 31/Dezembro/2013. Isto evitará o REPROCESSAMENTO dos Saldos. Porém da forma anterior o Cliente poderá "mudar" itens e valores. Desta maneira (Opção 2) apenas será listado o Inventário com os Saldos existentes (Físico) e com o Custo-Médio calculado informado no Arquivo do Estoque. A única mudança permitida será o valor do Preço-Médio de cada Item. EMITINDO O INVENTÁRIO - OPÇÃO 2 Relatórios -> Relatórios do Estoque -> Estoque - Inventário do Saldo Físico / Pr.Médio Uma tela irá se abrir como esta: Escolha nesta tela qual a maneira que deseja o Relatório. Veja com atenção as opções de Preços: 1- Preço de Custo Médio 2- Preço de Custo Básico (sem impostos) 3- Preço de Tabela do Fornecedor O resultado também é exportado na pasta: ESCRITÓRIO - ARQUIVO: INVENTÁRIO1.XLS Fechamento Anual do Estoque Previous Top Next FECHAMENTO ANUAL DO ESTOQUE Observação: Leia antes as Considerações Iniciais. Lá diz com clareza como realizar um Backup do Sistema e somente prossiga se isto for realizado com sucesso. 1) Realizando o Reprocessamento do Estoque: - O Reprocessamento do Estoque todo mes não é obrigatório, porém ele dever ser feito no final de cada ano. O grande problema é que o Reprocessamento considera TODOS os registros inseridos no Sistema desde a sua criação. Portanto, esteja preparado para os resultados. O Reprocessamento irá considerar as Entradas e Saidas deste o ano de 2008, se houver e também os Anos que se sucederam: 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, Todos fora do Sistema:

7 Página 7 de 11 Para fazer o Reprocessamento: Arquivos --> Estoque --> Reprocessamento Geral do Estoque Uma tela como esta deve abrir: Coloque a Data Limite: 31/12/2014 Clique em Confirmar: Aguarde até o Término do Reprocessamento. 2- Realizando o Fechamento Anual do Estoque O próximo passo será o Fechamento Anual do Estoque. Neste procedimento serão criados as Contas Anuais do próximo Ano e transferidos os Saldos do Ano que se encerra. Para realizar o Fechamento Anual Arquivos --> Estoque --> Fechamento Anual do Estoque Uma tela como esta deve ser aberta: Insira o Ano a ser Fechado e também o Ano a ser Aberto.

8 Página 8 de 11 Depois clique em CONFIRMAR. Quando acabar, será emitido esta Mensagem. Fechamento Anual da Contabilidade Previous Top FECHAMENTO ANUAL DA CONTABILIDADE Observação: Leia antes as Considerações Iniciais. Lá diz com clareza como realizar um Backup do Sistema e somente prossiga se isto for realizado com sucesso. 1) Realizando o Reprocessamento da Contabilidade: - O Reprocessamento da Contabilidade é obrigatório,e dever ser feito no final de cada ano. Portanto, realize agora o Reprocessamento da Contabilidade Todos fora do Sistema: Para fazer o Reprocessamento: Arquivos --> Contabilidade --> Reprocessamento dos Lançamentos Contábeis Uma tela como esta deve abrir: Informe o Mes Inicial, geralmente 12 e informe o Mes Limite: 12. Se for preciso Reprocessar o ANO todo, informe Mes Inicial: 01 e Mes Limite 12. Isto causará o Reprocessamento de todos os lançamentos do Ano. Importante: Não há necessidade de fazer o Fechamento Mes a Mes, o próprio Reprocessamento já cuida de transferir os Saldos e Realizar os Fechamentos. Aguarde até a conclusão do programa.

9 Página 9 de 11 SE OCORRER ERRO!! Alguns Planos de Contas da Contabilidade vieram do programa antigo: ASSISTEC. Alguns clientes terão que fazer uma rotina abaixo: Ocorre que nesta versão que está utilizando o Sistema Contábil exige a estrutura completa do Plano de Contas. Portanto, verifique se as Contas abaixo estão cadastradas no Plano de Contas. Durante o Reprocessamento da Contabilidade ou Baixa de Contas a Receber ou Baixa de Contas a Pagar a mensagem dizendo: Cadastre a Conta: X.XX.XXXXXX poderá aparecer. Portanto, se ocorrer o erro, por favor faça o seguinte: Arquivos --> Contabilidade --> Cadastro do Plano de Contas. Clique em NOVO: e faça a Inclusão das Contas abaixo; Se houverem sido cadastradas anteriormente, será emitido uma Mensagem de Aviso. Inclua as Contas NESTA ORDEM: CONTAS A RECEBER FORNECEDORES CHEQUES EMITIDOS CHEQUES EMITIDOS RECEITAS RECEITAS 2 - Realizando o Fechamento Financeiro e Contábil (ANUAL) O próximo passo será o Fechamento Anual do Financeiro e Contabilidade. Neste procedimento serão criados as Contas Contábeis Anuais do próximo Ano e transferidos os Saldos remanescentes do Ano que se encerra. Para realizar o Fechamento Anual Arquivos --> Contabilidade --> Fechamento Mensal da Contabilidade Uma tela como esta deve ser aberta:

10 Página 10 de 11 Informe o Ano e Mes a ser Fechado. Informe o Ano e Mes a serem Abertos. Clique em Confirmar e aguarde até a conclusão. Uma tela como esta deve aparecer: Pronto, está concluido o Sistema de Fechamento. Se o Sistema do Estoque também foi realizado, Parabéns, Feliz Ano Novo!!! 3 - CASO OCORRAM PROBLEMAS Na eventual necessidade de se refazer os Fechamentos, como devo proceder? Tem que mudar no arquivo da Empresa, o Mes e Ano para a situação Anterior. Arquivos -> Configurações Gerais -> Configurações da Empresa Selecione a Empresa e clique na Aba: Números / Alíquotas Proceda a mudança conforme era no Ano Anterior.

11 Página 11 de 11 Depois, refaça as Rotinas de Fechamento. FIM