2015 GVDASA Sistemas Protocolo 2
AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão 3.8.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 3
Sumário 1. Pré-configuração do curso - ACD_CadCurso.dll... 6 2. Cadastro de visitantes (Pessoa) - PAD_CadPessoa.dll... 6 3. Cadastro de situação de protocolo - PRT_CadSituacaoProtocolo.dll... 6 4. Cadastro de setores de serviços - PRT_CadSetorServico.dll...7 5. Parâmetros do protocolo - PRT_CadParametroProtocolo.dll...7 6. Cadastro de serviço do protocolo - PRT_CadServico.dll...8 6.1 Aba - Dados gerais...8 6.2 Aba - Empresas/Unidades... 10 6.3 Aba - Fluxo de setores... 10 6.4 Aba - Fichas complementares... 10 6.5 Aba - Procedimentos... 11 7. Protocolo de serviço - PRT_Protocolo.dll... 11 7.1 Cadastro de protocolo... 13 8. Manutenção de protocolos para atendentes - PRT_ManProtocoloAtendente.dll... 14 9. Atendimento... 14 10. Atender protocolo... 15 11. Editar protocolo... 15 12. Realocar atendente... 16 13. Liberar entrega... 16 14. Concluir protocolo... 16 15. Atendimento pós-conclusão... 16 16. Visualizar protocolo... 17 17. Relatório de protocolo - PRT_RelProtocolo.dll... 17 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 4
Convenções: Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo: Combo box: Checkbox: Abrir cadastro: Limpar campo: Incluir: Incluir vários: Editar: Excluir: Localizar: Consulta cadastro: Carregar: Selecionar tudo: Desfazer tudo: Selecionar: Desfazer seleção: Exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo. Quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou verdadeira. Exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a visualização completa e edição dos dados. Quando o campo estiver vazio, possibilita o cadastro do mesmo. Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Possibilita incluir um cadastro por vez. Possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a cada inclusão. Possibilita editar/alterar um cadastro. Possibilita excluir um cadastro. Permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo Consulta. Exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. Permite carregar informações ainda não listadas na tela. Possibilita selecionar todos os itens de uma única vez. Desfaz toda a seleção de itens em uma única vez. Seleciona um item por vez. Desfaz a seleção de um item por vez. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 5
1. Pré-configuração do curso - ACD_CadCurso.dll Antes de utilizar o módulo protocolo, deve-se configurar no cadastro de curso na aba cobrança o campo Permite débito em conta nos serviços de protocolo conforme mostra a figura a seguir, sendo esta opção necessária para a geração de boletos no portal do aluno. 2. Cadastro de visitantes (Pessoa) - PAD_CadPessoa.dll O módulo de protocolo trata qualquer pessoa que não seja um aluno como um Visitante. Isso permite que qualquer pessoa utilize os serviços de protocolo do GVcollege. Para permitir que o visitante utilize os serviços de protocolo, este deverá ser cadastrado como pessoa física (verificar manual Secretaria Desktop). 3. Cadastro de situação de protocolo - PRT_CadSituacaoProtocolo.dll Antes de configurar o módulo Protocolo é necessário cadastrar as situações de protocolo utilizando o Cadastro de Situação de Protocolo que serão utilizadas para cadastrar tais informações. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 6
Estas informações serão utilizadas para configurar as situações padronizadas nos parâmetros do protocolo tais como: Aguardando autorização, Autorizado, Cancelado, Concluído, Entregue, Produção, Documento retirado, Documento à disposição, Documento encaminhado a Secretaria, Documento encaminhado a Biblioteca, Documento ou Serviço Deferido, Documento ou serviço anulado. A opção Gerar aviso para o solicitante no portal permite configurar avisos a serem disponibilizados no Portal do Aluno. Será gerado o aviso quando um protocolo tiver sua situação alterada para uma situação, com o respectivo aviso configurado nesta rotina. 4. Cadastro de setores de serviços - PRT_CadSetorServico.dll Permite definir quais empresas e unidades possuem o setor de serviço. Para cada empresa/unidade prestadora de serviços, permite definir quais atendentes poderão executar serviços no setor, se o atendente poderá realocar serviço para seu setor ou para outro, e quais empresas/unidades serão atendidas pela prestadora de serviços. 5. Parâmetros do protocolo - PRT_CadParametroProtocolo.dll O parâmetro de protocolo permite configurar se a cobrança será efetuada na parcela do aluno, ou se permite a cobrança na parcela do aluno mesmo se este estiver inadimplente. Para que o pagamento seja efetuado diretamente no caixa, estas opções deverão ser desmarcadas. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 7
Tipo de parcela: Indica qual o tipo de parcela será gerado quando o protocolo permitir a geração de nova parcela para a cobrança do aluno Dias pagamento: Indica a quantidade de dias da geração do vencimento da nova parcela quando protocolo permitir a geração da nova parcela para cobrança do aluno. Parcelas vinculadas a protocolo não poderão ser excluídas e nem recalculadas via rotinas que mantém parcelas. 6. Cadastro de serviço do protocolo - PRT_CadServico.dll oferece. O Serviço do Protocolo é o programa onde são cadastrados os serviços que a instituição 6.1 Aba - Dados gerais Nessa aba de Dados Gerais deve ser informada todos os campos conforme realidade da instituição. Local de iniciação do serviço: Neste campo define-se se o serviço terá início no ambiente desktop, web ou ambos. Prazo em dias: Pode-se estipular o prazo em dias da entrega do protocolo. Papel obrigatório p/ o serviço: Define-se um papel obrigatório para o serviço. Se este campo for informado, o solicitante do serviço obrigatoriamente deverá ter o respectivo papel, caso contrário, não será possível à inclusão do serviço. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 8
Tipo de solicitação de senha: Neste campo, pode-se definir se será exigida senha do solicitante na retirada do protocolo. É um método de segurança. Tipo de verificação de débitos: Neste campo temos algumas opções de verificação da inadimplência do aluno, tais como: não verificar débitos, verificar débitos e emitir um alerta e verificar débitos e bloquear o serviço. Tipo de vínculo com matrícula: Esse campo deve ser definido com a opção Requer vínculo com a matrícula principal para que o fluxo de serviço seja possível. Ex.: Geração de boletos no portal do aluno ou Processo de Recuperação O aluno poderá solicitar qualquer serviço e requerer ou não vínculo com a matrícula. O não requerimento pode ser utilizado para o cadastro de visitantes, requerer vínculo com a matrícula principal (aluno vinculado a um curso) ou requerer vínculo com a matrícula por disciplina (aluno deve estar vinculado a disciplinas para poder fazer pedido de protocolo, ou seja, não basta ter vínculo com a matrícula principal). Modelo de recibo: Definição opcional do modelo de recibo por serviço, onde serão disponibilizados macros para listar as informações adicionais configuradas nas fichas complementares do serviço. Período de ativação: Indica a data de início e término do período de ativação, necessário para controlar o período de ativação do serviço de protocolo. Demais parâmetros: Permite consulta pela web (o portal deve estar configurado para exibição de informações do protocolo), se Permite cobrança na parcela para solicitante aluno (este campo somente habilitará se nos parâmetros de protocolo estiver marcado que permite cobrança na parcela do aluno), se Permite quantidade maior que 1 (se o serviço pode ser incluído mais de uma vez), e se Requer entrega para solicitante. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 9
6.2 Aba - Empresas/Unidades No cadastro de serviços de protocolo na Guia de Empresas/Unidades é incluída a instituição e as unidades que poderão solicitar este serviço. Definição das empresas e unidades que oferecem o serviço aos solicitantes (alunos, visitantes e web). O valor do serviço e a integração contábil passaram a ser definidos por empresa/unidade. 6.3 Aba - Fluxo de setores Definição do fluxo de setores por onde o serviço deverá passar, com indicação da ordem de execução e número de horas para conclusão de cada etapa. Permite definir se o setor poderá editar e concluir o serviço. 6.4 Aba - Fichas complementares Permite vincular dados adicionais ao serviço, a partir de um formulário originário de uma ficha complementar. A mesma poderá ser disponibilizada na web. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 10
6.5 Aba - Procedimentos Permite definir os procedimentos (store procedure) a serem executados automaticamente pelo sistema, na troca de situação ou etapa do fluxo de um protocolo. 7. Protocolo de serviço - PRT_Protocolo.dll protocolos. A rotina Protocolo de Serviço tem como objetivo, realizar a inclusão e manutenção dos Incluir: Ao clicar no botão de inclusão de serviço, terás a janela de cadastro de Protocolo. Visualizar e Editar: Foi criada a possibilidade de visualizar e editar um protocolo, onde somente as informações adicionais (fichas complementares) poderão ser alteradas. Atendimento: Foi criada uma interface única de atendimento (PRT_ManAtendimentoProtocolo.dll), a ser chamada via manutenção geral de protocolos e via interface de manutenção para atendentes, com diversas funcionalidades tais como: 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 11
Permite incluir um atendimento com indicação de conclusão ou não da etapa. Em caso de conclusão, o protocolo poderá ser concluído ou ser disponibilizado automaticamente para outro setor do fluxo definido no serviço. Permite realocar um serviço para outro atendente, com base em permissões. Permite liberar a entrega de protocolos para os solicitantes do serviço. Permite manter atendimentos após a conclusão de um protocolo, com a finalidade de manter observações adicionais. Entregar: O serviço só poderá ser entregue se tiver algum atendimento e se o mesmo Requer entrega. Concluir: Somente será possível concluir se o protocolo tiver algum atendimento, e se o serviço requer entrega. O mesmo tem de ser entregue primeiramente antes da conclusão. Ao clicar neste botão o sistema questionará se você deseja realmente concluir o serviço. Clique em Sim para confirmar. Cancelar: O cancelamento de um serviço pode ser feito apenas antes de sua entrega. Se o serviço estiver concluído, não poderá mais ser cancelado. Desfazer: Este botão pode ser utilizado para desfazer a última atividade realizada no serviço. Ao desfazer a conclusão do serviço, por exemplo, o andamento retornará ao status anterior. Excluir: Caso seja necessário, o serviço pode ser excluído, desde que ainda não tenha sido concluído. Segunda via: Esta opção é utilizada para emitir uma segunda via do comprovante de protocolo. Caso a emissão durante a inclusão do serviço tenha sido cancelada, por exemplo. Senhas: Para facilitar o atendimento da pessoa ou aluno durante a solicitação de um serviço de protocolo foi criado este botão que permite a reinicialização ou alteração da mesma, em caso de esquecimento. Isentar: Esta opção serve para isentar o aluno ou pessoa a pagar o valor a ser cobrado pelo serviço. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 12
Ao marcar a opção isenta valor o sistema apresentará a tela para justificar, porque está isentando o serviço de protocolo. Existe a possibilidade de informar o beneficiário pelo serviço de protocolo. Na inclusão de um protocolo será solicitada a pessoa beneficiada além da solicitante já existente. As validações de apuração do valor do serviço, débitos e matrícula ativa passarão a ser feitos sobre o beneficiado. 7.1 Cadastro de protocolo O Cadastro de Protocolo tem por objetivo a de inclusão de serviço. O campo Descrição deve ser selecionado o serviço de acordo com os que foram cadastrados anteriormente. O serviço pode ser salvo e imediatamente atender o protocolo, caso esse seja isento de cobrança. A partir dessa rotina é possível efetuar o cadastro de protocolo para que o(s) aluno(s) realize(m) a inscrição em um ou mais Processos de Recuperação. No Cadastro de Protocolo ao selecionar um serviço de protocolo que esteja vinculado a um processo de recuperação e uma matrícula que pertença ao período/curso/ciclo que um processo de recuperação que tenha período de inscrição em aberto (as datas de início e término sejam, respectivamente, maior ou igual e menor ou igual a data atual) é habilita uma aba chamada Inscrição em processo de recuperação. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 13
Essa guia tem por objetivo disponibilizar o processo de recuperação em que se deseja realizar a inscrição e selecionar as respectivas disciplinas, que estejam vinculadas ao processo de recuperação e disponíveis para a matrícula selecionada. Após a confirmação da inclusão de um serviço, o sistema disponibilizará a opção de impressão do recibo para pagamento no caixa, caso o serviço de protocolo for cobrado. 8. Manutenção de protocolos para atendentes - PRT_ManProtocoloAtendente.dll Na Manutenção de protocolos para os atendentes dos setores (PRT_ManProtocoloAtendente.dll), são disponibilizados os protocolos atendidos ou em atendimento pelo atendente, bem como os que estão aguardando atendimento pelo setor. O botão atendimento da rotina Manutenção de protocolos para atendentes ficará disponível no momento que é selecionado um protocolo. Após clicar no botão atendimento estará disponibilizado o botão atender protocolo. 9. Atendimento O filtro situação geral do protocolo, serve para informar a real situação do protocolo, por exemplo, deferido, indeferido, encaminhado a outro setor, etc. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 14
Situação do protocolo no setor/etapa do atendimento existe três situações: aguardando, em andamento e concluído, são referentes à etapa do processo. 10. Atender protocolo O filtro Próxima etapa do fluxo do protocolo, ficará disponível, somente quando a situação do protocolo no setor/etapa do atendimento estiver concluída. O filtro observação é um campo livre. 11. Editar protocolo É possível editar as observações, a matrícula se o serviço tiver configurado para exigir essa informação. Caso o serviço tenha dados a ser informados em fichas complementares, ao lado dos dados gerais, será apresentado uma aba contendo os campos a serem preenchidos. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 15
12. Realocar atendente Permite para trocar o atendente, somente mediante permissão na rotina cadastro de setores de serviço. 13. Liberar entrega A liberação será possível após a conclusão de todas as etapas do processo. 14. Concluir protocolo É a finalização do processo de entrega do protocolo. 15. Atendimento pós-conclusão O atendimento pós-conclusão, serve para fazer algum tipo de registro, mesmo que o protocolo já tenha sido concluído. Nesse caso não passará mais pelos setores. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 16
16. Visualizar protocolo Permite visualizar o protocolo, porém não é possível ajustar nenhum campo. 17. Relatório de protocolo - PRT_RelProtocolo.dll Este relatório tem como objetivo exibir na tela ou impressão os dados de movimentações efetuadas no módulo protocolo de acordo com os filtros. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 17
Para emitir um relatório de protocolo informe se a origem dos protocolos a serem listados é Web, Desktop ou Ambas no campo Protocolo com origem. Indique, como um filtro, as datas de inclusão e entrega do protocolo para que somente os serviços realizados de acordo com estes filtros sejam listados no relatório. Serão listados os serviços realizados de acordo com os filtros anteriores. Selecione os serviços desejados e clique em Avançar. Por último, selecione as situações cadastradas, quais os serviços que possuem tais situações deverão ser listados no relatório. 2015 GVDASA Sistemas Protocolo 18