PROCEDIMENTO AUDITORIA INTERNA Nº PE-GDQ-004 Fl. 1/10 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E F G H 10/08/04 15/09/04 09/11/05 27/06/07 23/11/07 22/02/08 30/10/09 31/10/14 10/10/17 Emissão Inicial Revisados Itens 4 e 6 e incluído anexo II Revisado Anexo II Revisado Item 6.3 Revisado Logotipo da GENPRO Revisada Razão Social da GENPRO Revisados Itens 6.7 e 6.9 e Anexo II. Implementado Acordo Ortográfico de 1990, onde necessário Revisados Itens 3, 4, Anexos A e B, e Título do Item 1 Revisados Itens 3, 4, 6.2, 6.4, 6.6, 6.7, 6.9, 8 e Anexo B WCD SRo ACR SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa. FR-GDQ-001 Rev. C
SUMÁRIO Folha 1 ESCOPO 3 2 APLICABILIDADE 3 3 DOCUMENTOS A CONSULTAR 3 4 TERMOS E DEFINIÇÕES 3 5 RESPONSABILIDADE 4 6 AUDITORIA INTERNA 4 6.1 Critérios 4 6.2 Planejamento e Programação das Auditorias Internas 4 6.3 Auditores 5 6.4 Planejamento da Auditoria 5 6.5 Abertura 5 6.6 Realização da Auditoria 6 6.7 Encerramento 6 6.8 Elaboração do Relatório da Auditoria 6 6.9 Processamento das Não Conformidades Detectadas 6 7 AUDITORIAS EXTERNAS 7 8 REGISTROS 7 Anexo A Relatório de Auditoria Interna 8 Anexo B Programa Anual de Auditorias Internas 10 FR-GDQ-001 Rev. C 2 de 10
1 ESCOPO Este procedimento estabelece a sistemática para planejamento, programação e execução de auditorias internas, visando verificar se o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) está conforme com as disposições planejadas, com os requisitos da norma ISO 9001, com os requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade estabelecidos e que este sistema está implementado e mantido eficazmente. 2 APLICABILIDADE Este procedimento se aplica ao SGQ da GENPRO. 3 DOCUMENTOS A CONSULTAR O documento PE-GDQ-005 Não Conformidades e Ações Corretivas, em sua revisão mais recente, é indispensável à aplicação deste documento. 4 TERMOS E DEFINIÇÕES Para os efeitos deste procedimento, aplicam-se os seguintes termos e definições: Auditoria Interna Processo sistemático, documentado e independente, conduzido internamente pela GENPRO, ou em seu nome, para obter evidência objetiva (registros, fatos ou outras informações) e avaliá-la objetivamente para determinar a extensão do atendimento às políticas, procedimentos ou requisitos usados como referência. Não Conformidade Não atendimento a uma necessidade ou expectativa declarada (requisito). Ação Corretiva Ação para eliminar a causa de uma não conformidade identificada e para prevenir sua recorrência. Auditor Pessoa que realiza uma auditoria. Auditado ( Área Auditada ) Para a GENPRO, cuja sistemática aqui estabelecida é realizar as auditorias internas por processo, o auditado é o processo que está sendo auditado. Nota: Auditorias Adicionais podem ser realizadas onde o auditado é um contrato, um Setor, ou uma atividade (ver 6.2). FR-GDQ-001 Rev. C 3 de 10
Evidência da Auditoria Registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios da auditoria e verificáveis. Constatações de Auditoria Resultados da avaliação de evidência da auditoria coletada, comparada com os critérios da auditoria. 5 RESPONSABILIDADE A Gerência da Qualidade (GEDAQ) é responsável por implementar este procedimento e assegurar-se de que ele é cumprido em todas as suas etapas. 6 AUDITORIA INTERNA A sistemática do processo de auditoria interna e os detalhes sobre as principais fases são descritos a seguir. 6.1 Critérios As auditorias internas devem ser realizadas utilizando-se como referência os requisitos da norma ISO 9001 e os documentos (manuais, procedimentos, registros, etc.) do SGQ da GENPRO, os quais definem como estes requisitos são atendidos. 6.2 Planejamento e Programação das Auditorias Internas A programação das auditorias internas será realizada anualmente no formulário FR-GDQ- 002 Programa Anual de Auditorias Internas (ver Anexo B), no qual já estão previamente definidos os escopos das auditorias para cada processo. As auditorias serão realizadas anualmente em cada Processo, abrangendo primordialmente os Setores indicados. Porém, outros Setores que interfaceiam os Processos auditados podem ser auditados na extensão necessária para que os objetivos da auditoria sejam alcançados. Serão considerados a importância dos respectivos processos, eventuais mudanças que afetem a empresa e os resultados de auditorias anteriores. Revisões na programação ou auditorias adicionais poderão ser feitas em função do avanço físico de cada contrato, início de novos contratos ou exigências de Clientes, considerando-se a situação e importância dos processos em execução. Auditorias adicionais também poderão ser programadas considerando-se resultados de auditorias anteriores com grande quantidade de não conformidades ou com não conformidades de alto custo ou risco, mudanças significativas no SGQ ou nos processos da empresa, dentre outros. A GEDAQ é responsável por elaborar e gerenciar o programa anual de auditorias e a Diretoria de Operações (DIROP) é responsável pela aprovação. FR-GDQ-001 Rev. C 4 de 10
6.3 Auditores Os auditores designados serão da equipe da GEDAQ. Se necessário, a GEDAQ poderá utilizar-se de auditores locados em outros Setores da empresa ou de organismos externos, desde que estas pessoas tenham a competência necessária para esta atividade. A GEDAQ deve assegurar objetividade e imparcialidade da auditoria ao designar os auditores e na execução das auditorias. Os auditores não devem auditar o seu próprio trabalho, sendo livre de tendência e conflito de interesses. Quando a auditoria for realizada por uma equipe de auditores, convém que o auditor líder seja um membro da GEDAQ, desde que a auditoria não envolva trabalhos realizados pela própria GEDAQ. Os auditores necessitam das seguintes competências: educação: ensino médio; experiência Profissional de 5 anos em posição técnica, gerencial ou profissional que envolva julgamento, soluções de problemas e comunicação com pessoal gerencial ou profissional, clientes ou outras partes interessadas; convém que parte desta experiência seja em atividades que contribuam para o desenvolvimento de conhecimento e habilidades em gestão da qualidade; ter recebido treinamento para Auditor Interno, externa ou internamente. Para o Auditor Líder são necessárias as competências anteriormente descritas e, adicionalmente: ter participado de, pelo menos, 2 auditorias da qualidade; ter conhecimento em planejamento, organização, comunicação, condução de equipe e preparação de relatório. 6.4 Planejamento da Auditoria Com base nos requisitos a serem auditados, a equipe de auditoria deve se familiarizar com os documentos de referência a serem utilizados e preparar a Lista dos Requisitos a serem verificados e que integrará o Relatório de Auditoria. A GEDAQ dispõe de Lista de Verificações de Auditorias anteriores que poderão ser utilizadas como referência. A seguir, o responsável pela área auditada é informado sobre o escopo da auditoria, e confirma data, horário e agenda prevista. 6.5 Abertura Na data estabelecida, a equipe de auditoria se apresenta ao responsável pela área auditada para dar início à auditoria. Se o Auditor Líder julgar necessário, poderá ser realizada uma reunião inicial de abertura para expor os objetivos da auditoria, escopo, critérios, esclarecer eventuais dúvidas e ajustar de comum acordo a programação das visitas às áreas. FR-GDQ-001 Rev. C 5 de 10
6.6 Realização da Auditoria As auditorias devem ser realizadas segundo uma abordagem baseada em evidência, a fim de alcançar conclusões confiáveis e reproduzíveis. As evidências serão obtidas com base em amostras das informações disponíveis. As amostragens utilizadas devem ser apropriadas para prover confiança à equipe auditora sobre as conclusões da auditoria. A equipe auditora, com base nas evidências obtidas, constatará o atendimento ou não aos requisitos da Lista de Verificação. Requisitos atendidos são considerados conformidade e requisitos não atendidos são considerados como não conformidade com os critérios da auditoria. 6.7 Encerramento O encerramento da auditoria deve contar com a presença do responsável pela área auditada, e da equipe de auditoria. O encerramento deve ser conduzido pelo Auditor Líder, onde o mesmo exporá ao responsável pela área auditada, de forma sucinta, os requisitos verificados e os resultados da avaliação das evidências coletadas. Se julgado conveniente pelo Auditor Líder, ou solicitado pelo responsável pela área auditada, os resultados poderão ser expostos em uma reunião de encerramento com a participação do pessoal chave da equipe do responsável pela área auditada. Durante o encerramento é importante avaliar as possíveis sugestões para as ações corretivas e os prazos previstos para implementação, relativos às eventuais não conformidades encontradas, lembrando que é responsabilidade da área auditada que quaisquer correções e ações corretivas necessárias sejam executadas sem demora indevida, para eliminar as não conformidades detectadas e suas causas. 6.8 Elaboração do Relatório da Auditoria O Auditor Líder deve preparar o relatório de auditoria, conforme modelo apresentado no Anexo A. Cópia do relatório de auditoria deve ser enviada ao responsável pela área auditada para conhecimento, análise e providências. Para as não conformidades detectadas, devem ser abertas pelo Auditor Líder Solicitações de Ações Corretivas. 6.9 Processamento das Não Conformidades Detectadas As não conformidades detectadas devem ser tratadas conforme descrito no PE-GDQ-005 Não Conformidades e Ações Corretivas, o qual estabelece atividades de controle, acompanhamento e verificação das ações executadas para eliminação das não conformidades. FR-GDQ-001 Rev. C 6 de 10
7 AUDITORIAS EXTERNAS A GENPRO pode ser auditada por seus Clientes quando contratualmente previsto, ou para se qualificar perante Clientes potenciais. Por sua vez, o Organismo de Certificação auditará periodicamente o Sistema de Gestão da Qualidade da GENPRO como parte do processo de manutenção do certificado de conformidade. Serão mantidos registros de todas as auditorias de Clientes e do Organismo de Certificação, e os requisitos constatados como não atendidos receberão o mesmo tratamento previsto para as auditorias internas. 8 REGISTROS Os Relatórios de Auditoria são informação documentada na forma de registros a serem tratados conforme PE-GDQ-006 Controle de Registros. FR-GDQ-001 Rev. C 7 de 10
Anexo A Relatório de Auditoria Interna FR-GDQ-001 Rev. C 8 de 10
(folha 2 em diante) FR-GDQ-001 Rev. C 9 de 10
Anexo B Programa Anual de Auditorias Internas FR-GDQ-001 Rev. C 10 de 10