Agenda 1. Configuração 2. Introdução de documentos 3. Manutenção de cofre 4. Fecho diário 5. Fecho mensal 6. Interligação contabilística 1
1. Configuração Documentos Prestações de contas Caixas Seguranças 2
1. Configuração Documentos Aplica-se os mesmos conceitos da configuração de documentos tipificados com as seguintes especificidades em termos de definição do tipo de documento: Aplicação CX Tipo de interligação CX Aceita diários com manutenção CX Informação: E Entrada S Saída IV Inverso 3
1. Configuração Documentos (continuação) Em relação aos tipos de contas associados às parcelas, existem as seguintes especificidades: Informação: B Conta a movimentar pelo valor dos cheques emitidos C Conta a movimentar pelo valor financeiro do documento sem o valor dos cheques emitidos e das transferências bancárias T Conta a movimentar pelo valor das transferências bancárias Repete cheque: S Conta é movimentada repetidamente pelo valor de cada cheque N Conta é movimentada uma vez pelo valor total dos cheques 4
1. Configuração Documentos (continuação) Na definição dos tipos de contas utilizados nestes documentos, têm as seguintes especificidades: Tipo de construção: CX Conta de caixa: a conta a movimentar é definida por esta conta (conta genérica), sendo-lhe concatenado o valor previamente definido na configuração do caixa Quebra por canal: C Conta é movimentada repetidamente pelo valor de cada canal de recebimento/pagamento Não é assumida qualquer quebra por canal 5
1. Configuração Prestações de contas Aplica-se os mesmos conceitos da configuração de documentos de caixa com as seguintes especificidades em termos de definição do tipo de documento: Aplicação PC Tipo de interligação CX Prestações de contas manuais (Caixa) BC Bancos MB Multibanco (MB) Aceita diários com manutenção PC 6
1. Configuração Prestações de contas (continuação) Informação para documentos com tipo de interligação CX: RE Prestações de Não vida VE Prestações de Vida Informação para documentos com tipo de interligação BC e MB: <Tipo de documento técnico><técnica> Valores válidos para Tipo de documento técnico: R Prémio E Estorno I Indemnização B Reembolso 7
1. Configuração Prestações de contas (continuação) Informação para documentos com tipo de interligação CX: RE Prestações de Não vida VE Prestações de Vida Informação para documentos com tipo de interligação BC e MB: <Tipo de documento técnico><técnica> Valores válidos para Técnica: R Não vida V Vida 8
1. Configuração Prestações de contas (continuação) Em relação aos tipos de contas associados às parcelas, existem as seguintes especificidades: Principal O Usado para identificar as diversas contas efectivas Na definição dos tipos de contas utilizados nestes documentos, têm as seguintes especificidades: Informação T Indica que se trata de uma conta efectiva PC Conta a usar para contabilizar diferenças de prestação 9
1. Configuração Caixas A criação de um caixa compreende a definição dos seguintes atributos: Caixa Data início Tipo de fecho ou 1 por período 2 por dia Controlo de cofre no momento do fecho S com controlo N sem controlo 10
1. Configuração Caixas (continuação) A criação de um caixa compreende a definição dos seguintes atributos: Diferença de valor relativamente ao controlo de cofre Conta geral valor a ser concatenado ao tipo de conta com construção CX para obtenção da conta de caixa Moeda estrangeira S permite o uso de moedas que não a moeda base N só permite o uso de moeda base Diário Diário que irá receber os movimentos gerados pelo caixa e que deverá ter manutenção CX Menu: Gestão de Caixas Configuração de Ficheiros Caixas 11
1. Configuração Seguranças O acesso aos caixas é feito com base no utilizador e nos documentos a que este terá acesso O utilizador poderá ter acesso a vários caixas e em cada um deles acesso a documentos diferentes A parametrização das seguranças pode trabalhar por inclusão (modo A) ou por exclusão de documentos (modo E) O uso do asterisco é permitido para representar todos os documentos Menu: Gestão de Caixas Configuração de Ficheiros Seguranças 12
1. Configuração Seguranças (continuação) Exemplo dos acessos para o utilizador TRQ e caixa 001, supondo que se encontram parametrizados os documentos DOC1, DOC2, DOC3, DOC4 e DOC5 Definição de Seguranças: Tipo doc. Modo =============== * A O utilizador TRQ tem acesso a utilizar no caixa 001 todos os documentos disponíveis 13
1. Configuração Seguranças (continuação) Exemplo dos acessos para o utilizador TRQ e caixa 001, supondo que se encontram parametrizados os documentos DOC1, DOC2, DOC3, DOC4 e DOC5 Definição de Seguranças: Tipo doc. Modo =============== DOC1 A DOC2 A DOC3 A O utilizador TRQ tem acesso a utilizar no caixa 001 os documentos DOC1, DOC2 e DOC3 14
1. Configuração Seguranças (continuação) Exemplo dos acessos para o utilizador TRQ e caixa 001, supondo que se encontram parametrizados os documentos DOC1, DOC2, DOC3, DOC4 e DOC5 Definição de Seguranças: Tipo doc. Modo =============== * A DOC4 E DOC5 E O utilizador TRQ tem acesso a utilizar no caixa 001 os documentos DOC1, DOC2 e DOC3 15
Agenda 1. Configuração 2. Introdução de documentos 3. Manutenção de cofre 4. Fecho diário 5. Fecho mensal 6. Interligação contabilística 16
2. Introdução de documentos Permite registar entradas e saídas de determinado caixa Permite trabalhar só com contas bancárias Utiliza documentos tipificados Utiliza canais de pagamento e recebimento (por exemplo: numerário, cheque, transferência, regularização, etc.) Menu: Gestão de Caixas Manutenção de Caixa Introdução de Documentos de Caixa 17
2. Introdução de documentos Compreende os seguintes passos 1. Preenchimento do cabeçalho do movimento Data e caixa Opcionais: Documento de referência, entidade e observações Tipo de documento 2. Selecção do(s) canal(is) utilizado(s) no movimento Escolha do canal Preenchimento dos valores de entrada e/ou saída Possibilidade de emissão de cheque 18
2. Introdução de documentos Compreende os seguintes passos (continuação) 3. Preenchimento de dados em falta no movimento contabilístico Possibilidade de preenchimento de tipos de contas facultativas Possibilidade de repetir contas (se o tipo de conta o permitir) Associação a entidades se existirem contas do tipo A sem entidades ainda associadas Outras dúvidas de contabilização que possam surgir 4. Consolidação do documento Possibilidade de consolidar ou rever o documento introduzido Possibilidade de impressão dos dados do documento introduzido (cabeçalho, canais e contabilizações) 19
Agenda 1. Configuração 2. Introdução de documentos 3. Manutenção de cofre 4. Fecho diário 5. Fecho mensal 6. Interligação contabilística 20
3. Manutenção de cofre Necessário para validar a folha de caixa com a contagem física do numerário e/ou cheques existentes em cofre A manutenção pode ser efectuada por período ou por cada dia em que haja movimentos, dependendo da configuração do caixa (Tipo de fecho) A manutenção é feita por canal Numerário feita: Por quantidade de cada nota/moeda Pelo valor total Cheque feita através da identificação de cada cheque Menu: Gestão de Caixas Manutenção do Cofre Manutenção do Cofre 21
Agenda 1. Configuração 2. Introdução de documentos 3. Manutenção de cofre 4. Fecho diário 5. Fecho mensal 6. Interligação contabilística 22
4. Fecho diário Manutenção de cofre Fecho do caixa Menu: Gestão de Caixas Fecho do Caixa Fechar Caixas Interligação contabilística é efectuada automaticamente para o período acabado de fechar 23
Agenda 1. Configuração 2. Introdução de documentos 3. Manutenção de cofre 4. Fecho diário 5. Fecho mensal 6. Interligação contabilística 24
5. Fecho mensal Manutenção de cofre e fecho do caixa dos dias em falta Fecho da aplicação de Gestão de Caixas O fecho é opcional, pois ao fechar o mês na contabilidade, este será efectuado Usado para fechar o mês na aplicação enquanto a contabilidade se encontra aberta Menu: Gestão de Caixas Fecho da Aplicação Fecho 25
Agenda 1. Configuração 2. Introdução de documentos 3. Manutenção de cofre 4. Fecho diário 5. Fecho mensal 6. Interligação contabilística 26
6. Interligação contabilística A interligação contabilística é feita automaticamente sempre que o caixa é fechado para um período A abertura de um caixa não efectua a anulação da interligação para o período aberto A anulação da interligação contabilística permite que seja anulado um documento, até ao fim desse dia. No dia seguinte os documentos não anulados são novamente interligados na contabilidade. 27
mygis SIG Caixas 28