Manual Sage Retail v2011 Fase 1

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1 Manual Sage Retail v2011 Fase 1

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3 Versão Autor Data Observações 2011 Sage Portugal 12/11/

4 Índice MANUAL SAGE RETAIL V2011 FASE ÍNDICE... 1 CARACTERÍSTICAS GERAIS... 2 Licenciamento...2 Certificação...2 Upgrade Gespos...4 Layout s de documentos... 4 Séries de documentos... 5 Séries de documentos tipificação...6 Natureza de documentos...6 Assinatura de documentos...7 Layout s...8 GESTÃO COMERCIAL Diagnóstico de assinaturas de documentos Saf-t Documentos suspensos Anulação de documentos criação de cópia Assistente de criação de documento de crédito Impressão de documentos - nº de vezes que o documento foi impresso Impressão de documentos - logotipo Impressão de documentos motivo de isenção de IVA Cópias de segurança automáticas Impressão etiquetas com base na alteração de preços optimização FRONT-OFFICE Cópias de segurança automáticas Função SUSPEND (SUSPENDER) Função DELETEDOC (ANULADOC) criação de cópia Função DEV (RETURNSALE) Função VEND (SALESMAN) parâmetros UPGRADE Migração de dados Gestexper GPE Migração de dados Gestexper Tpv Migração de dados Gestexper Gco Migração de dados Primavera Express v. 6.x Migração de dados Linha 50 movimentos... 18

5 Características Gerais Licenciamento Processo de licenciamento por registo via Internet ou via ficheiro. Certificação Todos os sujeitos passivos de IRS/IRC que tenham a sua facturação informatizada, devem usar programas certificados pela DGCI, para emissão das respectivas facturas ou documentos equivalentes. Excepções: Sujeitos passivos que verifiquem uma das seguintes condições: Usam aplicações produzidas internamente, das quais são detentores dos respectivos direitos de autor Praticam operações exclusivamente com clientes que exercem actividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo os de natureza profissional (ou seja, não vendem ao consumidor final) 2

6 Número de facturas, ou documentos equivalentes, no ano anterior inferior a Volume de negócios no ano anterior inferior a /01/2011 obrigatoriedade de uso de aplicações certificadas, por parte dos sujeitos passivos com volume de negócios superior a em /01/2012 obrigatoriedade de uso de aplicações certificadas, por parte dos sujeitos passivos com volume de negócios superior a e inferior a em A aplicação Sage Retail está em conformidade com as regras estipuladas pela Portaria nº 363/2010 de 23 de Junho, que regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de facturação, a que se refere o nº 8 do artº 123 do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas (Código IRC). Poderá consultar a referida portaria em:

7 Upgrade Gespos Se detectada uma instalação da aplicação Gespos na máquina, será apresentada ao utilizador a possbilidade de migrar as empresas. Optando pela migração, será efectuada a cópia dos dados da empresa para a nova pasta de dados. Terá então que licenciar a aplicação... O nº de posto definido na empresa Gespos será respeitado. Layout s de documentos Após upgrade, ao arrancar a primeira vez com a aplicação, será apresentado um wizard para associação dos novos layout s de documentos de forma a que a impressão respeite as regras da certificação. Cada layout default da aplicação Gespos será associado automaticamente ao respectivo layout de Sage Retail. Ainda que esta associação seja efectuada automaticamente pela aplicação, o utilizador poderá definir um mapeamento de layout s diferente se assim o entender. Caso algum dos layout s não seja um dos default, será assumido PTGFactura Retail(1).LST ou PTGTalao Retail.TPL, consoante se trate de um layout A4 ou talão, respectivamente. No caso dos layout s de talão de stub, caso esteja configurado um diferente de PTGLavandarias STUB Servico.TPL, PTGLavandarias STUB TM Matricial.tpl ou PTGLavandarias STUB.TPL, será assumido o layout PTGTalao Retail.TPL 4

8 Séries de documentos Este wizard ajudará ainda o utilizador a definir as novas séries de documentos a usar em substituição das existentes. Deverá ainda ser parametrizada a série default. As séries definidas serão criadas como Assinada interna. Para mais informações relativamente à tipificação das séries de documentos leia Certificação / Séries de documentos tipificação. 5

9 Séries de documentos tipificação Catalogação do tipo de série de documentos. Assinada interna: para registo de documentos que têm que ser assinados de acordo com a Portaria nº 363/2010 de 23 de Junho. Na conversão de documentos por wizard só é possível converter para series assinadas. Não assinada interna: para reposição de documentos de natureza fiscal perdidos ou gerados por outro sistema. As séries de documentos provenientes de upgrade à aplicação Gespos serão tipificadas como não assinadas internas. Para mais informações relativamente à natureza de documentos leia Certificação / Natureza de documentos. Não assinada externa: para registo de documentos importados de outras aplicações. Além desta tipificação, as séries poderão ainda ser definidas como inactivas, impedindo a emissão de novos documentos. Natureza de documentos Classificação de documentos natureza fiscal e natureza não fiscal. Os documentos são classificados em duas grandes categorias/naturezas. Fiscal: documentos com conotação contabilística Venda a Dinheiro, Factura, Nota de Débito, Nota de Crédito, Talão de Venda, Talão de Devolução, Talão de Reembolso, Guia de Transporte, Guia de Remessa, Guia de Consignação, Devolução Consignação, Guia de Devolução e Adiantamento de Clientes. 6

10 Não fiscal: documentos sem conotação contabilística Talão de Desconto, Consumo Contrato, Orçamento, Factura Pro Forma, Encomenda, Folha de Obra, Interno-Def.Utilizador, V/Factura, V/Venda a Dinheiro, V/Nota de Débito, V/Nota de Crédito, N/Nota de Débito, N/Nota de Crédito, V/Guia de Remessa, N/Guia de Devolução, N/Guia de Transporte, N/Encomenda, V/Guia de Consignação, N/Devolução de Consignação, Interno-Def.Utilizador, Stock Inicial, Entrada de Stock, Saída de Stock, Transferência de Armazém, Composição, Decomposição, Contagem, Acerto, Recebimento/Pagamento Cliente, Pagamento/Recebimento Fornecedor, Pagamento/Recebimento Vendedor, Entrada de Caixa, Saída de Caixa, Lançamento em Conta Corrente, Recibo Bancário, Remessa Bancária, Depósito e Factura Rectificativa Assinatura de documentos Assinatura de documentos de natureza fiscal. Os documentos de natureza fiscal de uma série tipificada como Assinada Interna, serão assinados através do algoritmo RSA com base na informação descrita no nº 1 do artigo 6.º da Portaria nº 363/2010, de 23 de Junho, e na n/ chave privada. Para mais informações relativamente à tipificação da natureza e séries de documentos leia Certificação / Natureza de Documentos e Certificação / Séries de Documentos-tipificação. As assinaturas dos documentos concatenam diversos campos, nomeadamente: Data de criação do documento Data e hora da última alteração do documento Número do documento Valor do documento Assinatura gerada no documento anterior da mesma série Caso se verifique que a assinatura do documento anterior não é válida, o utilizador será informado. Caso se trate do primeiro documento da série/tipo ou do primeiro documento do exercício daquele tipo, este campo será assumido como não preenchido. Poderá consultar as especificação das regras técnicas para certificação de software em: DCB2B19547C3/44379/Especificacao_regras_tecnicas_Certificacao_Softwar.pdf 1º Aditamento: 7

11 Layout s Novos layout s de impressão de documentos. A impressão de um documento assinado terá obrigatoriamente que mencionar quatro caracteres da assinatura e a expressão Processado por programa certificado nº <Número do certificado atribuído pela DGCI/DGCI Sage Retail> em substituição da frase Processado por computador. Notas importantes: No caso de upgrade à aplicação Gespos, o utilizador poderá optar por um dos novos layout s que respeitam estas regras, ou, se preferir, alterar os layout s anteriormente em uso actualizando-os com as novas variáveis Se o documento não está assinado na base de dados e não tem número de documento atribuído, por se tratar de um documento de em preparação (documento suspenso), será impresso Documento Em preparação - NÃO PODE SER ENTREGUE AO CLIENTE Para mais informações relativamente a documentos em preparação leia Documentos Suspensos. Se o documento não está assinado na base de dados e tem um número atribuído, numa série de documentos tipificada como não assinada, será impresso "CÓPIA DO DOCUMENTO ORIGINAL ou DOCUMENTO NÃO CERTIFICADO" No caso da utilização do programa com uma licença do tipo formação ou em modo de demonstração, os documentos emitidos mencionam no cabeçalho os dados identificativos da Sage em vez da empresa cliente e será mpressa a expressão: Documento Emitido para Fins de Formação Se o documento está assinado na base de dados e apresenta uma natureza diferente das abaixo listadas será impresso Este documento não serve de factura Factura Venda a Dinheiro Nota de Débito Nota de Crédito Talão de Venda Talão de Devolução Talão de Reembolso Adiantamento de Cliente Na impressão de documento anulado é mencionado Este documento não serve de factura Na impressão de documento com assinatura inválida é mencionado Assinatura não confere 8

12 Na impressão de um documento são mencionados todos os documentos que estiveram na sua origem, nomeadamente documentos temporários e suspensos variável Cabecalho.Documento.ReferenciaOrigem Apenas será impressa a informação dos documentos temporários que tenham sido impressos (função IMPRIMETEM). Na impressão do documento é mencionado o modo de emissão do mesmo variável Rodape.Documento.Certificado Na impressão de um documento é mencionada a natureza do mesmo variável Cabecalho.Documento.Natureza Os novos layout s incluem ainda a informação da série e natureza do documento, bem como o Iva descriminado. Contemplam ainda uma secção para impressão das propriedades, componente e cores e tamanhos que estejam eventualmente associados aos produtos registados. Nos talões - *.TPL - é mencionada, em cabeçalho, a variável relativa ao logotipo - Empresa.Imagens.LogoImpTaloes e, em rodapé, uma secção para o cliente multibanco. No caso de descrições de produtos longas, será efectuada automaticamente a quebra de linha. 9

13 Gestão Comercial Diagnóstico de assinaturas de documentos Rotina de verificação de assinaturas de documentos. O utilizador poderá, a qualquer momento, listar os documentos cuja assinatura é inválida de acordo com as regras estipuladas pela Portaria nº 363/2010 de 23 de Junho Sistema Diagnóstico de Assinaturas de Documentos. Saf-t Exportação Saf-t de acordo com a Portaria nº 363/2010 de 23 de Junho. É exportada para os campos Hash e HashControl, de cada estrutura Invoice, a assinatura e a versão (números inteiros sequenciais) da chave privada respectiva, gravada previamente na base de dados quando se desencadeou o processo de gravação do documento São exportados todos os documentos, independentemente de estarem em séries assinadas ou não assinadas Relativamente às facturas criadas com base em documentos de conferência de mercadoria (guia de remessa, guia de transporte), mencionam a identificação dos referidos documentos no campo da linha do documento de venda com o índice Referência à encomenda (OrderReferences) 10

14 São mencionados os detalhes dos documentos anulados Documentos suspensos Gravação temporária de documentos em preparação para posterior reposição. Durante a emissão de um documento, este poderá ser suspenso sendo finalizado mais tarde. Ao emitir um novo documento para o mesmo cliente, o utilizador será avisado da existência do documento suspenso, podendo proceder então à sua reposição. A resposição de documentos suspensos poderá apenas ocorrer aquando emissão de novo documento do mesmo tipo, série e para o mesmo cliente. Caso haja mais do que um documento suspenso será apresentada uma lista podendo o utilizador seleccionar qual pretende repor no momento. Confirmando a reposição do documento, o utilizador poderá continuar a sua emissão até que esteja concluído podendo então ser gravado. 11

15 Anulação de documentos criação de cópia Criação de cópia de documento anulado. Aquando anulação de documento o utilizador pode optar por efectuar uma cópia do mesmo. Ao seleccionar a opção Sim, criando uma cópia será criado um novo documento com base no que está a ser anulado. Desta forma, o utilizador poderá efectuar as rectificações que pretende gravando à posteriori o novo documento. 12

16 O novo documento será criado na série default respeitando a numeração da mesma. Assistente de criação de documento de crédito Assistente para emissão automática de devoluções e notas de crédito. Possibilidade de emitir devoluções (talão de reembolso ou devolução) e notas de crédito com base em facturas, vendas a dinheiro, vendas a balcão ou notas de débito. Impressão de documentos - nº de vezes que o documento foi impresso Impressão de documentos contempla nº de vezes que documento é impresso. Disponibilizada a variável relativa ao nº de vezes que o documento foi impresso - Cabecalho.Documento.CopiasImpressas em todas as linhas de licenças. Impressão de documentos - logotipo Impressão de documentos contempla variável para identificação do logotipo da empresa. Disponibilizada a variável relativa ao ficheiro logotaloes.bmp - Empresa.Imagens.LogoImpTaloes Impressão de documentos motivo de isenção de IVA Disponibilizada variável relativa ao motivo de isenção de IVA - Corpo.IVA.MotivoIsencao 13

17 Cópias de segurança automáticas Execução automática de cópia de segurança ao sair da aplicação. Possibilidade de activar, por posto, a execução automática de cópias de segurança ao sair da aplicação Diversos Configurações Configurações de Postos Diversos Tenta cópia de segurança automática ao sair de. Poderá ser parametrizada a execução apenas ao sair de back-office ou front-office, como de ambos. No caso de base de dados MDB, não será efectuada a cópia de segurança caso, ao sair da aplicação, outro posto ou processo possuir a base de dados aberta. Em SQL é sempre efectuado o Backup. Caso já tenha sido efectuado o backup automático por esse posto nesse dia, mesmo que saia novamente da aplicação, não será executada nova segurança. Impressão etiquetas com base na alteração de preços optimização Aceleração da emissão de etiquetas com base na alteração de preços. A optimização da rotina de impressão de etiquetas de produtos com base na alteração de preços torna todo o processo muito mais rápida. Esta informação é contemplada nas comunicações via Gesfiliais, permitindo assim que a impressão das etiquetas não esteja limitada apenas à sede. 14

18 Front-Office Cópias de segurança automáticas Execução automática de cópia de segurança ao sair da aplicação. Possibilidade de activar, por posto, a execução automática de cópias de segurança ao sair da aplicação Diversos Configurações Configurações de Postos Diversos Backup automático ao encerrar. Função SUSPEND (SUSPENDER) Gravação temporária de documentos em preparação para posterior reposição. Para mais informações leia Documentos suspensos. Função DELETEDOC (ANULADOC) criação de cópia Criação de cópia de documento anulado. Para mais informações leia Anulação de documentos - criação de cópia. Função DEV (RETURNSALE) Assistente para emissão automática de devoluções e notas de crédito. Para mais informações leia Assistente de criação de documento de crédito. 15

19 Função VEND (SALESMAN) parâmetros Inserção da password como parâmetro da função. 16

20 Upgrade Migração de dados Gestexper GPE Migração de base de dados da aplicação Sage Gestexper GPE tabelas, stock e saldos de c/c Migração de dados Gestexper Tpv Migração de base de dados da aplicação Sage Gestexper Tpv tabelas, stock e saldos de c/c 17

21 Migração de dados Gestexper Gco Migração de base de dados da aplicação Sage Gestexper Gco tabelas e documentos de venda. Migração de dados Primavera Express v. 6.x Migração de base de dados da aplicação Primavera Express v. 6.x Substitui o script específico. Migração de dados Linha 50 movimentos Migração de dados Linha 50 inclui movimentos. 18

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