VIII CIAEC 046 USO DA CONTABILIDADE DE GESTÃO NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS DE DOURADOS-MS Luciana Crispim de Souza Universidade Federal da Grande Dourados (Brasil) Antonio Carlos Vaz Lopes Universidade Federal da Grande Dourados/ UNINOVE (Brasil) Luciano Rosa Instituto Federal Catarinense IFC (Brasil) Jouliana Jordan Nordan Universidade Nove de Julho - UNINOVE (Brasil) Sérgio Adelar Brun Universidade Federal da Grande Dourados/ Universidade Federal de Santa Catarina (Brasil)
USO DA CONTABILIDADE DE GESTÃO NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS DE DOURADOS-MS RESUMO O atual cenário econômico tem provocado profundas mudanças no ambiente econômico, político, tecnológico e social e as empresas têm buscado através dos seus gestores ferramentas de gestão que dão suporte para o processo de tomada de decisões entre eles os instrumentos de contabilidade gerencial. Esse trabalho busca responder a seguinte questão os profissionais de contabilidade fornecem ferramentas da contabilidade gerencial para auxiliar os gestores na no processo de tomada de decisões? O objetivo é identificar o nível de informação gerencial fornecida pelos profissionais de contabilidade às micro e pequenas empresas na cidade de Dourados. Através da pesquisa realizada de caráter exploratório de cunho qualitativo, identificou que a maioria dos gestores estão descontentes com os relatórios recebidos, os principais serviços são: folha de pagamento e cálculo de impostos e a maioria deles nunca recebem balancete, demonstração do fluxo de caixa e demonstração do resultado do exercício. Palavras-chave: Micro e Pequenas Empresas, Contabilidade Gerencial, Relatórios de Contabilidade Gerencial.
1. INTRODUÇÃO A contabilidade evoluiu ao longo do tempo de forma a demonstrar o fluxo de riqueza nas entidades, passando da simples função de registro e controle para a funções de planejamento, avaliação de desempenho de apoio a tomada de decisão para as empresas de todos os portes, criando diversas inovações de contabilidade para suprir as Apesar da existência de diversas ferramentas de contabilidade gerencial elas normalmente são utilizadas nas médias e grandes empresas enquanto as micro e pequenas empresas sofrem com a falta de informações financeiras adequada para a tomada de decisão. As micro e pequenas empresas desempenham um papel econômico e social importante em todas as sociedades como grande gerador de empregos, mas alguns fatores como falta de instrumento de planejamento e gestão e recursos limitados, dificuldade de financiamento torna a sua taxa de mortalidade elevada são apontados como principais causas da alta mortalidade desse tipo de empreendimento. Segundo dados da pesquisa do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE, 2005) junto aos empresários as principais causas de mortalidade das MPE no estado de São Paulo são: 25% apontaram a falta de capital como principal fator; para 19% dos entrevistados o motivo foi falta de clientes ou inadimplência; 11% problemas administrativos ou particulares; 9% problemas com sócios; 7% problemas legais; 6% falta de lucro; e para 2% altos impostos. Outra pesquisa realizada pelo Sebrae (2004) em todo o Brasil apontou as seguintes causas para o fechamento dos negócios nas micro empresas: falta de capital de giro (67%), falta de conhecimentos gerenciais (33%), problemas financeiros (17%) e falta de crédito bancário (17%). Nesse contexto, a utilização adequada de informações de contabilidade gerencial por parte dos usuários pode contribuir para reduzir a mortalidade e melhorar a rentabilidade das organizações de pequeno porte.
Esse trabalho busca responder a seguinte questão os profissionais de contabilidade fornecem ferramentas da contabilidade gerencial para auxiliar os gestores na no processo de tomada de decisões O objetivo principal é identificar o nível de utilização da contabilidade gerencial fornecida pelos profissionais de contabilidade às micro e pequenas empresas na cidade de Dourados. E como objetivos específicos conceituar a contabilidade gerencial e apresentar as suas ferramentas, verificar ainda a percepção dos gestores das pequenas e médias empresas da região de Dourados, quanto aos serviços contábeis recebidos. Além dessa introdução o restante do trabalho esta estruturado da seguinte forma: Primeiro uma discussão teórica sobre a contabilidade gerencial e os seus instrumentos de apoio a tomada de decisões, em seguida serão apresentados a metodologia de pesquisa utilizada para o desenvolvimento, posteriormente a analise e discussão dos resultados e finalmente as conclusões do trabalho. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 CONCEITO DE CONTABILIDADE A contabilidade é a ciência que fornece informações primordiais para os diversos usuários, sendo esses classificados como internos e externos. Para atender tais usuários a contabilidade se divide em contabilidade financeira e contabilidade gerencial. A contabilidade financeira tem por objetivo fornecer relatórios financeiros aos usuários externos para tomada de decisão. São exemplos de usuários externos: os acionistas, credores, bancos, fornecedores, entidades reguladoras e autoridades governamentais tributárias.
Para Atkinson et al. (2008) define contabilidade financeira como o processo de geração de demonstrativos econômico-financeiro para público externo, como acionistas, credores e autoridades governamentais e fortemente regulado pelos órgãos governamentais. Essas demonstrações são de extrema relevância para análise dos usuários externos. Por sua vez, os usuários internos precisam de informações mais detalhadas para auxiliar no processo de gestão: essas informações serão obtidas através da contabilidade gerencial. Já a contabilidade gerencial tem por objetivo fornecer informações aos gestores que auxiliam na tomada de decisão, informações relevantes para uma melhor decisão na aplicação dos recursos da empresa. Atkinson et al (2008) define a contabilidade gerencial como o processo de produção de informações financeiras e operacionais para funcionários e gerentes. O processo deve ser orientado pelas necessidades de informação interna e deve dirigir suas decisões operacionais e de investimentos. O processo de tomada de decisão termina com a escolha da melhor ação a ser praticada para aquela deliberação. A informação contábil é de grande importância no processo de decisão, já que alguns problemas existem somente quando os relatórios contábeis são analisados regularmente e, com o orçamento elaborado com base nas informações históricas e projeções contábeis, podem-se formular e testar as alternativas para se chegar à decisão. A contabilidade gerencial só existirá se houver uma ação que faça com que ela exista. Uma empresa possui contabilidade gerencial se houver dentro dela pessoas que consigam traduzir os conceitos contábeis em atualização prática. Contabilidade gerencial significa gerenciamento da informação contábil. Ora, gerenciamento é uma ação, não um existir. Contabilidade Gerencial significa o uso da contabilidade como instrumento da administração.
As empresas devem utilizar a contabilidade (gerencial e financeira), no curso da atividade, no intuito de melhor visualização da diferença entre ambas. Apresentase o quadro 1, onde identifica as características básicas de cada uma. Quadro 1 Características básicas da contabilidade financeira e gerencial Clientela Contabilidade Financeira Externa: acionistas, credores, autoridades tributárias. Contabilidade Gerencial Interna: Funcionários, administradores, executivos. Propósito Reportar o desempenho passado às partes externas; contratos com proprietários e credores. Informar decisões internas tomadas pelos funcionários e gerentes; feedback e controle sobre desempenho operacional; contratos com proprietários e credores. Data Histórica, atrasada Atual, orientada para o futuro. Restrições Regulamentada: dirigida por regras e princípios fundamentais da contabilidade e por autoridades governamentais. Desregulamentada: sistemas e informações determinadas pela administração para satisfazer necessidades estratégicas e operacionais. Tipo de Informação Somente para mensuração financeira Mensuração física e operacional dos processos, tecnologias, fornecedores e competidores. Natureza da I f ã Escopo Objetiva, auditável, confiável, consistente, precisa. Muito agregada; reporta toda a empresa. Fonte: Atkinson, Banker, Kaplan e Young (2008, p.38) Mais subjetiva e sujeita a juízo de valor, válida, relevante, acurada. Desagregada; informa as decisões e ações locais. A partir da análise do quadro verifica que os usuários da informação contábil tanto interno quanto externo, necessitam de informações distintas, sendo que os usuários internos necessitam das informações para dar continuidade aos seus empreendimentos e tomar as decisões adequadas com base nas informações fornecidas pela contabilidade gerencial. São os usuários internos que fazem o uso mais aprofundado das informações orientadas para o futuro relacionadas ao processo operacional, informações adicionais e de relevância que a contabilidade financeira não lhes proporciona.
A elaboração da informação contábil depende de alguns instrumentos para formação da mesma; a seguir serão proporcionados os instrumentos da contabilidade gerencial. 2.2 INSTRUMENTOS DA CONTABILIDADE GERENCIAL A contabilidade gerencial fornece diversos instrumentos de apoio à gestão empresarial e podem ser utilizadas em diversas empresas de uma maneira simples e de fácil entendimento, adaptadas de acordo com as necessidades também dos micro e pequenos empresários em seu processo decisório, visando assegurar a compreensão clara dos dados. Alguns desses serão utilizados no trabalho, dentre eles estão: análise de balanço; orçamento; análise de custo; análise custo/volume/lucro; planejamento tributário; Fluxo de caixa; Balanced scorecard. A análise de balanço é considerada como um dos instrumentos mais importante da contabilidade gerencial por demonstrar informações econômicofinanceira da instituição. A análise de balanço é um processo de meditação sobre as demonstrativos financeiros com objetivo de avaliar a situação da empresa, em seus aspectos operacionais, econômicos, patrimoniais e financeiros Padoveze (2007) A análise de balanço utiliza de algumas ferramentas que são elencadas como: análise vertical; análise horizontal; indicadores econômico-financeiros; avaliação final. São instrumentos de extrema importância para constatação dos aspectos operacionais, econômicos, patrimoniais e financeiros. O orçamento auxilia os empreendedores a olharem para frente, definir metas, parâmetros para que a empresa alcance seus objetivos. Orçamento significa processar todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje, introduzindo os dados previstos para o próximo exercício, considerando as alterações já definidas para o próximo exercício. Portanto, o orçamento não deixa de ser uma pura repetição dos relatórios gerenciais atuais, só que com os dados previstos (PADOVEZE, 2007)
Diante, da definição pode-se concluir, portanto, que o orçamento auxilia a coordenação das atividades da organização, definido as responsabilidades dos executivos, tornando-se um compromisso gerencial. Uma boa administração pode aperfeiçoar os lucros através da modificação no preço, isso dependerá de como o mercado irá se posicionar a essa mudança. São muitos os fatores que influenciam na formação do preço de venda. Para Crepaldi (1998, p.210) os objetivos básicos na gestão de preço são: um adequado retorno sobre o investimento; uma determinada participação no mercado; uma capacidade de enfrentar concorrência; a obtenção da lucratividade global compatível. A má formação no preço de venda pode causar enorme prejuízo para empresa, tanto para um preço abaixo do custo, quanto para um preço muito elevado. A contabilidade de custo é fundamental para qualquer entidade, análise de custo aplica - se quando a empresa precisa de uma posição mais detalhada da situação para concluir o processo decisório. Segundo Martins (2006, p.21) define suas funções: a Contabilidade de Custos tem duas funções relevantes: o auxílio ao controle e a ajuda às tomadas de decisões. No que diz respeito ao Controle, sua mais importante missão é fornecer dados para o estabelecimento de padrões, orçamentos e outras formas de previsão, e num estágio imediatamente seguinte, acompanhar o efetivamente acontecido para comparação com os valores anteriormente definidos. Desse modo, a empresa precisa estar bem informada sobre a composição e o comportamento dos custos de seus produtos e serviços para elaborar estratégias de ação baseadas em dados confiáveis em busca de melhores alternativas
Para a análise custo/volume/lucro temos que ter em mente três importantes conceitos conforme Padoveze (2007, p.366-367) destaca: Margem de contribuição: é a diferença entre o preço de venda unitário do produto e os custos e despesas variáveis por unidade de produto. Significa que em cada unidade vendida a empresa lucrará determinado valor. (...) Ponto de equilíbrio: evidencia, em termos quantitativos, qual é o volume que a empresa precisa produzir ou vender, para que consiga pagar todos os custos e despesas fixas, além dos custos e despesas variáveis que ela tem necessariamente que incorrer para fabricar/vender o produto. (...) Alavancagem operacional: significa a possibilidade de acréscimo do lucro total pelo incremento da quantidade produzida e vendida, buscando a maximização do uso dos custos e despesas fixas. É dependente da margem de contribuição, ou seja, do impacto dos custos e despesas variáveis sobre o preço de venda unitário e dos valores de custos e despesas fixas. (...) A utilização desses três conceitos facilita a escolha do custo de ação mais desejável na forma operacional. A margem de contribuição representa quanto sobra do preço de venda, diluídos os custos e despesas variáveis, esse resultado deverá cobrir os custos e despesas fixas da entidade. O ponto de equilíbrio é o momento em que a empresa hora com todos os custos e despesas. A alavancagem operacional é quanto à empresa consegue aumentar o lucro, basicamente, em função do aumento da margem de contribuição. A escolha do melhor método de tributação é notável para qualquer entidade, pois tal escolha influenciará diretamente no lucro da instituição. Oliveira (2009) descreve que: O planejamento tributário consiste em um conjunto de medidas continuas que visam à economia de tributos, de forma legal. O planejamento tributário deve ser realizado com a finalidade de maximizar os lucros, e de forma legal.
O fluxo de caixa atualmente é uma demonstração financeira obrigatória, sendo também uma das importantes ferramentas gerenciais. Conforme Matarazzo (1997, p.369) a demonstração do fluxo de caixa é peça imprescindível na mais elementar atividade empresarial e mesmo para pessoas físicas que se dedicam a algum negócio. É um instrumento de programação financeira que permite controlar as entradas e saídas de caixa em um determinado período de tempo, possibilitando o planejamento, organização e controle dos recursos financeiros da empresa para a tomada de decisões administrativas. O Balanced Scorecard é uma ferramenta de gestão sob a qual é utilizado para alinhar as unidades de negócio, as unidades de serviços compartilhado, as equipes e os indivíduos em torno das metas, ou seja, adequa-los à estratégia da empresa. Para Padoveze (2007, p.588) O Balanced Scorecard é um sistema de informação para gerenciamento da estratégia empresarial. Traduz a missão e a estratégia da empresa num conjunto abrangente de medidas de desempenho financeiras e não financeiras que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica. Sistema de Gestão Estratégica que utiliza indicadores financeiros e não financeiros, além disso, estabelece relações de causa e efeito entre esses indicadores. 3. METODOLOGIA Esse trabalho é de caráter exploratório. De acordo com Beuren (2003), esse tipo de pesquisa ocorre corre quando há pouco reconhecimento sobre a temática a ser abordada. O estudo exploratório, busca-se conhecer com maior profundidade o assunto, de modo a torná-lo mais claro ou construir questões importantes para a condução da pesquisa.
A abordagem qualitativa é caracterizada pela descrição, compreensão e interpretação dos fatos e fenômenos, em contrapartida à avaliação quantitativa, em que predominam mensurações. De acordo com Merriam (1998), os principais elementos que caracterizam a pesquisa como qualitativa são os objetivos descritivo e analítico, o delineamento flexível, a centralidade do pesquisador com a inclusão de seus valores na coleta e tratamento de dados e o modo de análise. Optou-se por fazer um levantamento de dados, utilizando o questionário como ferramenta de coleta. Gil (1999, p.65) o elemento mais importante para a identificação de um delineamento é o procedimento adotado pela coleta de dados. Utilizou o instrumento aplicado por Serbim Umbelino. O questionário foi aplicado as empresas de Dourados, em alguns casos sendo acompanhado e em outros deixado para futuro recolhimento, é de caráter objetivo e sem perguntas abertas. As empresas visitadas foram da área central de Dourados, utilizado como critério cinco por quadra, foram aplicados entre os dias 20 a 31 de agosto de 2010, sendo 50 empresas e retornados 42 questionários que representa 84% das empresas visitadas. 4. ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Quanto ao porte da empresa para fins de classificação foi utilizado o critério do SEBRAE que consiste no número de funcionários, onde para empresa classificada como comércio e/ou serviço de 0 a 9 funcionários é considerado micro empresas e de 10 a 49 funcionários é classificado como empresa de pequeno porte. Foi observado que todas as empresas visitadas se enquadravam como comércio e ou serviço.
Conforme critério Sebrae em relação ao número de funcionários verificou-se 78% de até 9 funcionários, assim 33 empresas dos questionários respondidos é micro empresa (ME) e 21% aproximadamente de 10 a 49 funcionários, sendo 9 empresas de pequeno porte (EPP). Tabela 1 Número de funcionários segundo o respondente Nº. de Funcionários Freqüência % Até 9 funcionários 33 78,57% De 10 a 49 Funcionários 9 21,43% Total 42 100,00% Fonte: Pesquisa dos autores. Em relação aos respondentes, percebe-se que 78% são sócio proprietário da empresa. Um ponto positivo é que 47% dos gestores possuem ensino superior e 35% estão cursando, números surpreendentes devido à cidade de Dourados ser um pólo universitário. Tabela 2 Função do respondente por porte da empresa ME EPP Total % Proprietário 28 5 33 78,57% Gerente da Empresa 5 4 9 21,43% Total 33 9 42 100,00% Fonte: Pesquisa dos autores. Verificou-se que a utilização de capital de terceiros é muito comum nas empresas pesquisadas, 71% das empresas utilizam financiamentos de bancos. A informação financeira processada pela empresa é desenvolvida em 92% dos casos pelo próprio gestor, sendo que 33% sem a ajuda do computador e 59% com ajuda do computador. O lado positivo é que os empresários estão usando cada vez menos as formas manuais, por um outro lado nota-se que as empresas não tem um profissional contábil para processar as informações financeiras. Conforme tabela 3.
Tabela 3 Processamento da informação financeira ME EPP Total % Por mim mesmo, manualmente de forma mais organizada. 12 2 14 33,33% Por mim mesmo, com a ajuda do computador. 19 6 25 59,52% Com computador e com a ajuda de um profissional externo. 1 1 2 4,76% Pelo pessoal do escritório central. 1 0 1 2,38% Total 33 9 42 100,00% Fonte: Dados da pesquisa. Para 76% das empresas pesquisadas o profissional que deve ser contratado para a avaliação de desempenho da entidade é o contador, verifica-se na tabela abaixo que 100% das EPP têm o contador como profissional adequado para realização de tal tarefa. Tabela 4 Quem você contrataria para produzir informações que ajudassem no controle das operações e avaliação do desempenho da sua empresa ou sua loja ME EPP Total % Economista 3 0 3 7,14% Contador 23 9 32 76,19% Outro 7 0 7 16,67% Total 33 9 42 100,00% Fonte: Dados da pesquisa. Em relação à informação gerencial, 80% das empresas estão dispostas a passar informações da empresa para os contadores a fim, de produzir relatórios que lhe ajudassem a gerenciar melhor seu negócio. Tabela 5 Abertura de informações do empreendimento para o contador, para produção de relatórios para gerenciar o negócio. Sim Não Total Serviço contábil Escritório de contabilidade 34 8 42 prestado à empresa % 80,95% 19,05% 100,00% Fonte: Dados da pesquisa. Caso o governo simplificasse o recolhimento da tributação, 76% das empresas continuariam com o contador, demonstrando assim que alguns gestores ainda têm o contador apenas como emissor de guias de tributos. Veja abaixo:
Tabela 6 Simplificação do recolhimento da tributação continuaria com o contador ME EPP Total % Sim 23 9 32 76,19% Não 10 0 10 23,81% Total 33 9 42 100,00% Fonte: Dados da pesquisa. Na gestão do negócio a fonte de informação tem várias origens, mas para os empresários, a que tem maior importância são as que chegam: 80% Sebrae, 78% contador, 61% empregados, 59% fornecedores e 52% de consultores, destaca-se Sebrae como a origem de informação com maior importância para os gestores das empresas entrevistadas, no outro extremo o governo ficou como o menos importante para a origem de informação para as empresas. Os dados apresentados na tabela 7 demonstram que os empresários estão abertos as informação e estão cientes quanto a seletividade do mesmo dando maior confiança para o Sebrae, contadores, empregados, fornecedores e consultores. Tabela 7 Importância dada pelos gestores às fontes de informações Fonte: Dados da pesquisa. Quanto à qualidade dos serviços prestados pelos contadores, 45% das empresas consideram regular, deficiente e insuficiente e 54% consideram boa e muito boa, situação meio preocupante, pois, 45% não estão contente com os
relatórios entregues, que são folha de pagamento e cálculo de impostos, outros serviços apenas 9% dos escritórios desenvolvem, conforme dados da tabela 8. Tabela 8 Serviço prestado x Qualidade Fonte: Dados da pesquisa. Foi questionado sobre o critério utilizado para contratar o contador, 100% das empresas consideram relevante a qualidade dos serviços, 95% presteza na entrega dos relatórios, 90% experiência do contador. É muito importante essa questão, já que, os empresários antes de selecionar o contador preocupam-se com a qualidade dos serviços e experiência do profissional a ser contratado. Conforme tabela 9. Tabela 9 Critérios para selecionar o contador Fonte: Dados da pesquisa.
Sobre a freqüência de entrega de relatórios, 83% dos entrevistados afirmaram nunca terem recebido DFC e 73% nunca receberam DRE, são relatórios imprescindíveis para a gestão do empreendimento, já que, saber a lucratividade da empresa e disponibilidade de recursos é de extrema importância para a tomada de decisão. Veja tabela 10: Tabela 10 Freqüência de entrega de relatórios contábeis Fonte: Dados da pesquisa. Além de receber poucos relatórios para gestão da empresa, 83% afirmam que os relatórios chegam muito atrasados e 45% não estão contentes com os relatórios que estão recebendo, conforme dados da tabela 11. Tabela 11 Conceito do gestor sobre os relatórios recebido Freqüência % Útil mas não aplico 2 4,76% Útil e são aplicados 4 9,52% Chegam muito atrasados 35 83,33% Estou contente com os relatórios recebidos 11 26,19% Não estou contente com os relatórios recebidos 19 45,24% Fonte: Dados da pesquisa. Verificou-se, ainda, que as informações de cunho gerencial, assim como controle de estoque, formação do preço de venda, produtos mais lucrativos, plano de negócio e planos de expansão são processados sem ajuda do contador. As informações geradas pelo contador são as de cunho fiscal como folha de pagamento, impostos e encargos sociais. Notou-se que as empresas não estão recebendo informações suficientes dos escritórios de contabilidade para a gestão do negócio.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Este artigo procurou identificar o nível de informação gerencial fornecida pelos profissionais de contabilidade às micro e pequenas empresas na cidade de Dourados. Para alcançar o objetivo foi realizada uma pesquisa com 42 empresas entre micro e pequenas empresas, que demandam serviços contábeis através dos escritórios de contabilidade. Com relação aos dados empíricos coletados, os resultados relevantes identificados, são que: 78% dos participantes são micro empresas; 88% dos gestores pagariam a mais para os escritórios produzir relatórios que auxiliem na administração do negocio; 80% dos gestores estariam disposto abrir informações de sua empresa ao contador; 76% dos gestores estariam disposto a manter o contrato com o contador mesmo que houvesse simplificação do recolhimento dos impostos e encargos sociais; 78% dos gestores disseram que o contador é muito importante como fonte de informação para o seu negocio; folha de pagamento (100%) e cálculo de impostos (100%) são os serviços mais prestados pelos contadores; balancete (38%), demonstração do resultado (73%), demonstração do fluxo de caixa (83%) e balanço patrimonial (19%), se destacam como relatórios que nunca são apresentados aos gestores; precisa melhorar segundo os gestores, entregar relatórios com mais presteza (88%), entregar relatórios diferentes dos atuais, que possam ajudar na gestão dos negócios (83%) e ter mais conhecimento sobre legislação e impostos (64%). A pesquisa demonstra que a maioria dos contadores não fornece as micro e pequenas empresas ferramentas (relatórios) gerenciais que auxiliem na gestão do empreendimento. Para futuras pesquisas sugere-se a replicação do estudo em outra região com uma amostra maior. 6. BIBLIOGRAFIA ABREU, Ari F. Fundamentos de Contabilidade: utilizando o EXCEL. São Paulo: Saraiva, 2006.
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