Como ter mais eficiência e produtividade na gestão do seu escritório

Como ter mais eficiência e produtividade na gestão do seu escritório Samantha Albini Palestrante Sócia e consultora sênior na RADAR Gestão para Advogados Advogada com experiência no contencioso e consultivo Ex-Controller Jurídico (por 8 anos) e ex-gerente Jurídico Ex-Advogada em departamento jurídico Consultora em gestão para advogados há 6 anos Vice-Presidente da Comissão de Inovação e Gestão da OAB/PR Autora do livro Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos (Juruá, 2014). Congrejur 05.nov.2015

Mercado Jurídico +905 mil advogados +50 mil escritórios +2,2 milhões bacharéis 1 milhão de advogados em 2 anos 126 mil escritórios em 5 anos Clientes mais exigentes Honorários em queda livre Morosidade do Judiciário

A importância da diferenciação Conhecer a carteira do cliente Gerir estrategicamente Informação para o cliente Relatórios gerenciais (cliente PJ) Relacionamento com o cliente Gerir o risco Diferenciação pela Gestão

Melhoria da performance Mais agilidade e eficiência Mais produtividade Ter o controle efetivo Análise interna de resultados (indicadores de desempenho) Melhoria da performance pela Gestão

Principais Ferramentas de Gestão Jurídica 3 Software de gestão Controladoria Jurídica Manual Jurídico

Tudo começa na distribuição adequada de funções Pessoas ou grupos de pessoas para cada tipo de função no escritório Conhecimento e experiência Vocação Aprender a delegar Delegar e manter o controle

- Separar a atividade técnica da atividade de gestão jurídica - Melhores resultados por meio da especialização - Criação do setor da Qual é a ideia? Controladoria Jurídica para assumir a gestão jurídica - Técnico focado na atividade puramente técnica

Alteração do organograma Conselho de Sócios Administrativo- Financeiro Técnico Controladoria Jurídica

Alteração do organograma Conselho de Sócios Administrativo- Financeiro -Telefonia e recepção -Secretaria -Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro Técnico Controladoria Jurídica

Alteração do organograma Conselho de Sócios Administrativo- Financeiro -Telefonia e recepção, -Secretaria -Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro Técnico -Atendimento técnico -Peticionamento -Audiências -Sustentações orais -Atividade consultiva Controladoria Jurídica

Alteração do organograma Conselho de Sócios Administrativo- Financeiro -Telefonia e recepção, -Secretaria -Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro Técnico -Atendimento técnico -Peticionamento -Audiências -Sustentações orais -Atividade consultiva Controladoria Jurídica -Cadastros -Gestão documental -Publicações -Agendamentos - Controles -Diligências -Guias de custas -Gestão de correspondentes -Distribuições e protocolos -Acompanhamentos - Relatórios e KPIs, etc.

A Controladoria Jurídica é o setor do escritório de advocacia ou departamento juridico responsável pelo suporte de gestão ao setor técnico e pela análise de resultados (indicadores de desempenho).

Composição tradicional 01 Controller Jurídico advogado (a) 01 Assistente (Assistente Administrativo) Estagiários (de Direito) de 1º a 6º período Funcionários (Auxiliares Administrativos) Composição Composição inicial possível 01 Controller Jurídico advogado (a) 01 ou 02 Estagiários (de Direito) Composição alternativa em casos excepcionais 01 Controller Jurídico aluno avançado ou bacharel de Direito 01 ou 02 Estagiários (de Direito)

Organograma da Controladoria Jurídica Controller Jurídico Assistente Aux. Adm. (s) Estagiário (s)

Perfil do Controller Jurídico -advogado (a) - experiência -conhecimento avançado no software de gestão -conhecimento intermediário em excel -disposição para deixar de atuar tecnicamente -vocação para gestão -visão sistêmica -iniciativa -proatividade -organização -responsabilidade e autonomia -maturidade profissional -capacidade de liderar equipe -boa interlocução com demais departamentos HANDS ON

Benefícios Ganho de pelo menos 100% a mais de eficiência e produtividade (qualidade-segurança-agilidade). Mais foco, qualidade e profundidade nas atividades técnicas. Viabilização efetiva da implantação dos indicadores de desempenho

Mais benefícios Proteção da reputação da banca Redução de riscos Redução de custo Majoração de lucros Contribuição para o compliance Entre outros.

Manual Jurídico Conjunto de procedimentos (passo-a-passo) + fluxos de trabalho = como fazer Regras traduzidas em detalhes Tornar a execução do serviço replicável Propagar o treinamento Manter o procedimento criado

POLÍTICA REGRA PROCEDIMENTO FLUXO DE TRABALHO PADRONIZAÇÃO

Segmentação e classificação Processos ESTRATÉGICOS alta complexidade e/ou alta importância para os clientes e/ou assuntos específicos, estratégicos ou delicados. Também pode ser por valor, exemplo: acima de R$ 500.000.00 Processos ESPECIAIS média complexidade e/ou somente em razão do valor exemplo: acima de R$ 200.001,00 até R$ 499.999,99 Processos COMUNS baixa complexidade e/ou até valor X exemplo até R$ 200,000,00 *valores e critérios exemplificativos

Vinculação das carteiras Por áreas/matérias do Direito. Ex.: área trabalhista, área tributária, etc. Por cliente. Ex.: área do cliente X, área do cliente Y, etc. Por segmento de negócio Ex.: área petróleo e gás, área metalmecânica, etc. Por segmentação de carteira igual ao cliente. Ex.: bancário ativas, busca e apreensão, etc. Por órgão judicial Ex: JEC (Juizado Especial Cível), VC (Varas Cíveis), etc.

Contingenciamento O contingenciamento é a análise e classificação do RISCO de perda dos processos. Exemplo: PROVÁVEL, POSSÍVEL E REMOTA. a) Remota 30% de risco de perda b) Possível 70% a 31% de risco de perda c) Provável 71% a 100% de risco de perda

Perda Jurisprudência Doutrina Até 30% Risco de perda remoto 31 a 70% Risco de perda possível 71 a 100% Risco de perda provável Julgados em 1ª Instância favoráveis Julgados em 2ª Instância favoráveis Julgados nas Cortes Superiores favoráveis Julgados em 1ª Instância favoráveis e desfavoráveis Julgados em 2ª Instância favoráveis e desfavoráveis Julgados nas Cortes Superiores favoráveis e desfavoráveis Julgados em 1ª Instância desfavoráveis Julgados em 2ª Instância desfavoráveis Julgados nas Cortes Superiores desfavoráveis Posicionamento majoritariamente favorável na doutrina Posicionamento na doutrina dividido Posicionamento majoritariamente desfavorável na doutrina

Provisionamento É o valor atribuído efetivamente ao caso. Nem sempre é o valor da causa. Por isso, ambos devem ser inseridos no sistema. O contingenciamento e provisionamento MUDAM/PODEM MUDAR a cada FASE. Daí a importância muito grande da FASE como dado gerencial.

Gestão mais estratégica Classificação + vinculação + contingenciamento + provisionamento + fase

A gestão é cada vez mais valorizada nos escritórios de advocacia. Com a implantação das ferramentas de gestão jurídica, seu escritório pode ter muito mais eficiência, agilidade, produtividade e excelência. Sem as ferramentas de gestão seu escritório nunca alcançará todo seu potencial e correrá riscos de perecer. PREPARE-SE PARA O FUTURO DA ADVOCACIA!

Obrigada! Samantha Albini (41) 9975-1951 (41) 3107-1530 sa@radardagestao.com.br Facebook: Radar Gestão para Advogados