por meio da Controladoria Jurídica

Transcrição

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2 Gestão Produtiva dos Serviços Jurídicos por meio da Controladoria Jurídica Professora Samantha Albini Contato: (41) Advogada e Consultora especialista em Produção Jurídica na Selem Bertozzi Consultoria. Professora da Escola Superior de Advocacia da OAB/PR nos cursos de Gestão de Processos Jurídicos e Gestão na Advocacia. Mais de 15 anos de experiência na implantação de Controladorias Jurídicas, reestruturação de gestão jurídica, Qualidade (inclusive ISO 9001) e Organização e Métodos na Advocacia. Articulista nas revistas Visão Jurídica e Advogados Mercado e Negócios. Autora do livro Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. (Juruá, 2014)

3 Gestão dos Serviços Jurídicos É é o conjunto das estratégias, políticas, regras e procedimentos aplicáveis à atividade de prestação de serviços jurídicos ao core business da advocacia.

4 Gestão dos Serviços Juridicos A m p l i a ç ã o do conceito o estudo do cliente (segmento e negócio) análise e planejamento do trabalho nas carteiras coordenação, fiscalização, revisão, duplas checagens análise de resultados constante inovação permanente introdução de melhorias visão global e sistêmica do escritório

5 Atendimento Execução do serviço Resultado GESTÃO DOS SERVIÇOS JURÍDICOS

6 A adequada distribuição de funções é fundamental para a gestão dos serviços jurídicos, uma vez que dela decorre a efetivação das atribuições e responsabilidades relacionadas aos procedimentos de trabalho. Para distribuir as funções de forma adequada devemos definir os setores, de acordo com as funções exercidas. Além disso, precisamos estabelecer os níveis hierárquicos necessários para que haja a correta definição de responsabilidades e autonomias. Por fim, realizar a devida correlação entre eles.

7 Estrutura Usual dos Escritórios Sócios Majoritários Áreas (matérias) Administrativo- Financeiro Advogados Estagiários Suporte

8 A Gestão dos Serviços usual nos escritórios É realizada de forma descentralizada, sem um setor especializado nela. Os advogados fazem uma parte, os estagiários outra, por vezes a secretária auxilia, e assim por diante. Problemas: Falta de planejamento Falhas na execução = procedimentos inseguros Falta de padronização Uso de mão-de-obra cara desnecessariamente pessoas realizando tarefas que julgam secundárias ou menos importantes ou a contragosto Retrabalho nas suas mais diversas formas Omissões Falta de pessoas especializadas na gestão, etc.

9 A solução é centralizar a gestão, criando um setor especializado nela, A Controladoria Jurídica, para ser responsável por todo o suporte ao jurídico, ou tarefas administrativas, e também para passar a realizar a medição de resultados da produção jurídica.

10 Sócios do Escritório Administrativo- Financeiro Técnico (ou Jurídico) Controladoria Jurídica

11 Sócios do Escritório Administrativo- Financeiro Técnico (ou Jurídico) Controladoria Jurídica SUPORTE + ANÁLISE DE RESULTADO Financeiro Recepção Compras e Almoxarifado Manutenção RH/Gestão de Pessoas Logística Office/Moto Boy TI Etc. Atendimento ao cliente Peticionamento Atuação consultiva Audiências Sustentações orais Etc. Cadastros Controles Diligências Digitalizações Arquivo físico Relatórios para cientes Relatórios internos Etc.

12 O Organograma ideal Nível Estratégico Sócios Nível Gerencial ou de Setorização Administrativo- Financeiro Técnico (ou Jurídico) Controladoria Jurídica Nível Operacional Operacional administrativo e financeiro Advogados, Assist. Jcos, Estagiários Funcionários + Estagiários

13 A Controladoria Jurídica A técnica mais atual e inovadora de centralização da gestão jurídica do escritório A Controladoria Jurídica é o setor do escritório de advocacia responsável pela gestão centralizada dos serviços jurídicos, que realiza todas as atividades de suporte administrativo ao setor técnico, bem como todo o trabalho de análise de resultados da produção jurídica.

14 Atua A Controladoria Jurídica No SUPORTE ao setor técnico Na ANÁLISE DE RESULTADOS da produção jurídica Na guarda do SOFTWARE DE GESTÃO Na orientação das POLÍTICAS, REGRAS E PROCEDIMENTOS No CUMPRIMENTO dos procedimentos Na manutenção da PADRONIZAÇÃO

15 A Controladoria Jurídica Controller Jurídico Composição tradicional Assistente Aux. Adm. Aux. Adm. Estagiário Estagiário

16 Requisitos: Controller Jurídico -advogado (a), com OAB ativa -experiência (mínima de 2 anos) no contencioso e consultivo (não importa em que área) -conhecimento avançado no software de gestão do escritório (se houver) desejável -conhecimento intermediário em excel - desejável -disposição para deixar de atuar tecnicamente -vocação para gestão -visão sistêmica -iniciativa -pró-atividade -organização -responsabilidade e autonomia -maturidade profissional -capacidade de liderar equipe -boa interlocução com demais departamentos Pode haver outros requisitos, dependendo do escritório e peculiaridades.

17 Controller Jurídico É muito importante que o Controller Jurídico possua os requisitos apontados e que seja selecionado corretamente. Ele é a figura chave para o sucesso da Controladoria Jurídica. Quanto mais acertado o perfil do Controller, maiior a chance de êxito. E vice-versa.

18 A Controladoria Jurídica Quando implantar? A qualquer momento

19 A Controladoria Jurídica vantagens Ganho Geral de Produtividade (qualidade-segurança-agilidade), pois trabalha-se com o critério de especialização, ou seja, concentra-se as atividades técnicas sob os cuidados do setor especializado e cria-se outro setor especializado na gestão jurídica. Cases: aumento entre 100% e 300% da capacidade produtiva de cada advogado ou do setor técnico como um todo.

20 Planejamento Estratégico Gestão Análise dos Resultados (da Produção Jurídica + Financeiros)

21 Mais informações: (41) / samantha@estrategianaadvocacia.com.br