Gestão de Projetos Logísticos

Transcrição

1 Gestão de Projetos Logísticos Professor: Fábio Estevam Machado

2 CONTEÚDO DA AULA ANTERIOR Teoria Gestão de Projetos Introdução História Ferramentas Áreas do Conhecimento - Exercício

3 AULA 3 Gestão de Projetos Gestão de Projetos Projetos Atualidades Tipos de Projetos Conceitos e Instituições Certificação Importância e Benefícios Estrutura de Gerenciamento Ciclo de Vida Grupo de Processos Processos do PMBOK Exercício: Documentação de Projetos

4 Gestão de Projetos AULA 3

5 História Projetos da Atualidade Copa do Mundo 2014 números 327 projetos (infraestrutura, aeroportos, corredores de ônibus, etc.) Início do projeto 30/10/2007 duração 14 anos (está atrasado) Gasto inicial com estádios era previsto de R$ 1,9 bilhões (Brasília estádio para 71 mil pessoas e custo de R$ 1,7 bilhões) Orçamento inicial era previsto de R$ 11 bilhões Local África do Sul Japão Alemanha R$ 7,7 bilhões R$ 10,1 bilhões R$ 10,7 bilhões Gastos Brasil R$ 28 bilhões (valor de 3 copas)

6 Tipos de Projetos - Exemplos Construção ou implantação de software Escopo trabalhoso mas geralmente simples de entender e descrever Custo médio/alto Tempo Médio prazo (3 a 6 meses) Execução dentro de 4 paredes Melhoria em processos logísticos Escopo um pouco complexo para definição e especificação em função da existência de várias empresas/setores envolvidos Custo médio/alto Tempo Médio/Longo prazo Execução interna e externa

7 Tipos de Projetos - Exemplos Show de música em um estádio de futebol Planejamento de longo prazo (99% do tempo de todo o projeto é gasto com planejamento) Escopo trabalhoso mas geralmente simples de descrever Custo alto Tempo Médio prazo (3 a 6 meses) Execução em um dia e com alto risco Copa de Mundo 2014 Escopo complexo para definição e especificação em função da existência de várias empresas/setores envolvidos e muitas atividades simultâneas e envolvidos Custo alto Tempo Longo prazo Execução longa (mais tempo de execução e revisão de planejamento)

8 Tipos de Projetos - Exemplos Políticas de Segurança da Informação Escopo complexo de descrever e validar Custo médio Tempo Médio prazo (3 a 6 meses) Execução com alto risco

9 Conceitos e Instituições Gestão de Projetos

10 Conceitos Gerenciamento de Projetos Contemporâneos Taylor (1911) um dos primeiros estudiosos da ciência de gerenciamento de projetos setores usinas siderúrgicas, transporte de peças e remoção de areia Até então, só era possível aumentar a produtividade neste setor aumentando as horas de trabalho Gantt (1919) construção de navios para a Marinha resultado são os gráficos de Gantt que já têm mais de 100 anos de utilização no gerenciamento de projetos

11 Conceito Gestão de Projetos Diferença entre Projetos e Trabalho operacional Projeto tem início, meio e fim Trabalho operacional é manutenção do negócio

12 Conceito Gestão de Projetos O que é gerenciamento de projetos? Pode ser descrito como a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender às suas demandas, sendo realizado por meio da integração dos seguintes processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento (PMI, 2008). O gerente de projeto tem como suas atribuições: a identificação das necessidades do projeto; o estabelecimento de objetivos claros e palpáveis; o atendimento às expectativas de todas as partes interessadas; o devido balanceamento entre qualidade, escopo, tempo e custo.

13 Conceito PMBOK PMBOK (Project management body of knowledge) Guia de conhecimentos de boas práticas em gestão de projetos reconhecidas internacionalmente Não são fórmulas mágicas sua adoção pode aumentar as chances de sucesso Projetos bem-sucedidos são aqueles que entregam o produto ou serviço espeificado dentro do escopo, prazo, orçamento e com qualidade.

14 Instituição PMI PMI (Project management institute) Fundação 1969 (sede na Filadélfia (EUA) Uma das principais instituições mundiais em gerenciamento de projetos Mais de 420 mil associados e certificados no mundo

15 Certificação do PMI Gestão de Projetos

16 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI Quem paga?

17 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI Por que se certificar? Preparação para maiores responsabilidades Mostrar comprometimento Reconhecimento Superação e excelência Aumentar seu salário Novas oportunidades Apóia o desenvolvimento da profissão

18 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI CAPM PMP PgMP PMI-RMP PMI-SP

19 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI CAPM PMP PgPM Segundo grau 1500 horas de experiência em uma equipe OU 23 horas de educação em GP Exame (61%) + 15 questões = 75% Segundo grau e 5 anos de experiência OU Grau Superior e 3 anos de experiência liderando projetos 35 horas de educação em GP Exame (61%) + 25 questões = 75% 3h = 150 questões 4h = 200 questões (80 segundos por questão) 4 anos de experiência em GP Segundo grau e 7 anos de experiência em gerenciamento de programas OU Grau Superior e 4 anos de experiência em gerenciamento de programas Revisão por 3 Gerentes de Projeto + exame + 12 avaliações 4h = 170 questões US$ 300,00 US$ 555,00 US$ 1.800,00

20 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI Grupo de Processos % Iniciação 11% Planejamento 23% Execução 27% Monitoramento e Controle 21% Encerramento 9% Responsabilidade Profissional 9%

21 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI EXAME Inglês, mas pode ser feito em português Em computador sai o certificado e resultado na hora Duração = 4 horas 200 questões Aprovação = mínimo de 137 questões

22 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI CERTIFICAÇÃO Válida por 3 anos Passo 1 tornar-se membro do PMI US$ 129,00 + Inscrição no chapter SP US$ 20,00 Passo 2 Preencher o Experience Verification Form Demonstrativo de 4500 horas em projetos nos cinco grupos de processos Manter cópia de diploma e CV para eventual solicitação Manter certificado de curso de GP de 35 horas Passo 3 Submeter PMP Certification Examination pode ser pelo site Passo 4 Informar dados de pagamento via cartão de crédito US$ 405,00 para membros ou US$ 555,00 para não-membros

23 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI CERTIFICAÇÃO Passo 5 Em 14 dias úteis o PMI responde com a aprovação ou não da sua inscrição Válida por 6 meses Receber o voucher number Passo 6 Marcar a prova em um Prometric Testing Center 6 semanas de antecedência Passo 7 Estudar 1000 a 2000 horas de estudo 4 a 5 horas por dia = 1 mês 1 a 2 horas por dia = 3 meses Vários simulados

24 Fonte: Mauro Sotille Professor: Fábio Estevam Machado Certificação do PMI

25 Importância e Benefícios Gestão de Projetos

26 Importância - Empresa Permitir rápidas respostas às mudanças das condições do mercado e novas oportunidades estratégicas; Possibilitar que a organização produza mais com menos recursos; Reduzir perdas financeiras por meio da monitoração das fases iniciais dos projetos, encerrando aqueles que não atendam às premissas planejadas; Permitir uma melhor tomada de decisões por parte das organizações, baseada em métricas internacionais; Maximizar iniciativas nas organizações, privilegiando o foco e a comunicação aberta.

27 Importância - Profissional Busca assegurar que o seu trabalho seja utilizado da melhor forma pela organização; Permite seguir uma carreira única, com novos desafios a cada projeto, e possibilita uma série de novos conhecimentos, como os de gestão, negócios e técnicos; Possibilita uma valorização cada vez maior da carreira de gerente de projeto, levando naturalmente a posições de liderança nas organizações.

28 Fatores de Sucesso ou Fracasso Produziu todas as entregas planejadas; Foi finalizado dentro do cronograma aprovado; Foi executado dentro do orçamento aprovado; Foi entregue de acordo com todas as especificações funcionais, de performance e de qualidade; Alcançou todas as suas metas, objetivos e propósitos; Atingiu todas as expectativas das partes interessadas

29 ERROS em Projetos 1/2 Não entendimento do alinhamento do projeto com a organização; Falta de gerenciamento das expectativas das partes interessadas em relação ao projeto; Falta de acordo das partes interessadas em relação aos fatores de sucesso do projeto; Falta de um cronograma realista, em que fatores como quantidade de trabalho, dependências obrigatórias, estimativas de custos e nivelamento de recursos tenham sido previstos; Falta de definição e comunicação sobre as responsabilidades da equipe do projeto;

30 ERROS em Projetos 2/2 Falta de aceitação formal do cronograma do projeto; Falta de identificação preliminar de riscos para o projeto; Falta de recursos humanos capacitados e disponíveis para trabalhar no projeto; Falta de definição de requerimentos e escopo do projeto; Inadequação do gerenciamento e liderança da equipe do projeto.

31 Características de Sucesso Alinhamento com os objetivos da organização Escopo realista Infraestrutura disponível Metodologia formal de gerenciamento de projetos Estimativas confiáveis Habilidade dos recursos humanos

32 Benchmarking em empresas brasileiras

33 Benchmarking em empresas brasileiras

34 Benchmarking em empresas brasileiras

35 Benchmarking em empresas brasileiras

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37 Estrutura de Gerenciamento Gestão de Projetos

38 Disciplinas As 3 principais disciplinas em gestão de projetos: Portfólio Programa Projetos

39 Disciplina Portfólio Gerenciamento de portfólio: é o processo sistemático pelo qual a organização avalia as oportunidades existentes, transformandoas em projetos mediante a avaliação de seu alinhamento à estratégia da empresa, valor que gera para a organização, o risco e a capacidade de execução. O gerenciamento de portfólio reforça o apoio executivo e é responsável por fazer a avaliação, em longo prazo, do atendimento de objetivos de negócio pelos projetos e programas. Estratégia Copa de 2014

40 Disciplina Programa Gerenciamento de programas: programas são conjuntos de projetos e iniciativas que têm objetivos comuns e que precisam ser coordenados entre si. O gerenciamento de programas cuida do compartilhamento de recursos e do capital intelectual entre os projetos, bem como do gerenciamento dos riscos globais. Estratégia: Transporte na Copa de 2014

41 Disciplina Projetos Gerenciamento de projetos: disciplina clássica coberta pelos processos do PMBOK, que tem como objetivo principal viabilizar a entrega de projetos individuais que atendam às especificações de prazo, escopo, custo e qualidade acordadas com o cliente. Estratégia: Estádio do Maracanã na Copa de 2014

42 Ciclo de Vida em Projetos

43 Ciclo de Vida em Projetos

44 Grupos de Processos São 47 processos (PMBOK JUL/2013) Não precisa aplicar todos, depende do contexto Aplicar todos não quer dizer sucesso, mas ajuda e pode melhorar o índice de sucesso em projetos Eles estabelecem ciclos de planejamento, execução e controle

45 Grupos de Processos Iniciação processo que formaliza a existência do projeto para a organização, define seus objetivos e seu escopo inicial, nomeia o gerente de projeto e autoriza a mobilização de recursos da organização para sua realização; Planejamento processo que determinará, com um melhor grau de precisão, o que deve ser feito, por meio da declaração de escopo, e como deve ser feito, por meio de um plano de gerenciamento de projeto. Essas definições são registradas em uma linha de base, que é um plano contra o qual os resultados serão conferidos;

46 Grupos de Processos Execução produção das entregas do projeto por meio da integração de pessoas, organizações e recursos materiais; Monitoramento e Controle conferência dos resultados da execução com a linha de base definida no planejamento. No caso de desvios, ações corretivas devem ser tomadas; Encerramento processo que formaliza o encerramento do projeto, o aceite dos resultados obtidos, o encerramento oficial de contratos e a desmobilização da equipe.

47 Grupos de Processos PMBOK 5ªEd. INICIAÇÃO

48 Grupos de Processos PMBOK 5ªEd. PLANEJAMENTO

49 Grupos de Processos PMBOK 5ªEd. PLANEJAMENTO

50 Grupos de Processos PMBOK 5ªEd. PLANEJAMENTO

51 Grupos de Processos PMBOK 5ªEd. EXECUÇÃO

52 Grupos de Processos PMBOK 5ªEd. MONITORAMENTO e CONTROLE

53 Grupos de Processos PMBOK 5ªEd. ENCERRAMENTO

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55 Exercício em Grupo Navegar é preciso, viver não é preciso. João Pessoa

56 PROJETO em Grupo Criar grupos Definir líder Objetivo: Conhecer as principais documentações e técnicas Atividade/Técnica: Brainstorming (definir o tema do projeto) Documentação: Project Charter (Termo de Abertura do projeto)

57 Project Charter Termo de Abertura Propósito ou justificativa do Projeto [o que se pretende obter como resultado indireto do Projeto, e ainda o que justifica o seu desenvolvimento]. Objetivos do Projeto [Aonde se quer chegar com o Projeto, ou seja, qual o objetivo a ser atingido, o resultado que se espera e como isso será medido. Todos os objetivos do Projeto devem ter, associado ao seu detalhamento, como será verificado o resultado, ou seja, se o objetivo foi ou não atingido. Os critérios de sucesso precisam ser claros e isentos de dupla interpretação. Se necessário, utilizar premissas para alinhar o entendimento entre as partes interessadas];

58 Project Charter Termo de Abertura Requisitos de alto nível [detalhar quais são os macro requisitos do Projeto, ou seja, o que ele precisa atender em uma visão macro]; Premissas [Premissas são condições ou situações consideradas verdadeiras para fins de planejamento, independentemente de prova; ou seja, as partes interessadas acordaram que esta condição servirá de base para o planejamento do Projeto e, se de fato não acontecer conforme previsto, este planejamento precisará ser revisto];

59 Project Charter Termo de Abertura Restrições [Restrições são condições ou situações que restringem a execução das atividades do Projeto]; Descrição do Projeto em alto nível [descrever em uma visão macro como o Projeto será executado, e incluir aqui qualquer informação que não caiba nos demais itens]. Limites do Projeto [Limites são utilizados para delimitar o escopo do Produto e do Projeto].

60 Project Charter Termo de Abertura Riscos de alto nível [identificar os principais riscos associados ao Projeto, e que já sejam visíveis deste o princípio do Projeto]; Resumo do cronograma de marcos [apontar as principais datas do Projeto, por exemplo:] Reunião de kickoff do Projeto: Encerramento da fase de planejamento do Projeto: Encerramento do Projeto: Resumo do orçamento Está previsto um orçamento de R$ (reais) para o Projeto. [detalhar se necessário]

61 Project Charter Termo de Abertura Lista das partes interessadas [Listar as partes interessadas já identificadas no início do Projeto]; Requisitos para aprovação do Projeto [Quais são os requisitos a serem atendidos para considerar o Projeto bem sucedido, quem decide e quem encerra o Projeto];

62 Project Charter Termo de Abertura 13. Gerente do Projeto Nome: Responsabilidade: Nível de autoridade designado: 14. Patrocinador Nome: Autoridade: 15. Responsável pela autorização do Projeto

63 Gestão de Projetos AULA 3

64 CONTEÚDO DO DIA Teoria Gestão de Projetos Projetos Atualidades Tipos de Projetos Conceitos e Instituições Certificação Importância e Benefícios Estrutura de Gerenciamento Ciclo de Vida Grupo de Processos Processos do PMBOK Ferramentas Exercício: Documentação de Projetos Brainstorming Documentação: Project Charter

65 BIBLIOGRAFIA Livros Vários autores Fundamentos do Gerenciamento de Projetos Ed. FGV Management, ª edição. Mauro Sotille Sites Ricardo Vargas PMI. Um Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK 5ª edição Ed. EUA: Project Management Institute, 2013.

66 OBRIGADO!