BOA NOITE! Gerenciamento de Escopo em Projetos. Trabalho (2,0 pontos) 30/11/2012. Fabio Bahia. Informações Gerais. Avaliação:

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1 Fabio Bahia BOA NOITE! Gerenciamento de Escopo em Projetos Fabio Bahia Iniciou carreira na Embratel em Foco na área de viabilidade econômica de novos serviços. Em 1992 (após 2 anos estudando nos EUA) foi para IBM onde ocupou posições gerenciais nas áreas de projetos e serviços. Foi gerente de marketing da Vésper (99/00) e regional da Motorola (00/02) onde esteve envolvido em projetos internacionais. Consultor e professor na área de Gerenciamento de Projetos. Doutorando em Administração pela Universidad Nacional de Rosário, Argentina. Engenheiro Eletricista/Telecomunicações (UFF), Mestre (UFF), Pós-graduado em Engenharia de Telecomunicações pela Universidade da Califórnia, Berkeley/EUA, em Engenharia Econômica e Administração Industrial pela UFRJ. Project Management Professional (PMP) certificado pelo PMI. fbahia@conextar.com.br / celular: Avaliação: Informações Gerais Prova baseada nos slides, estudos de caso e exercícios (70%) desses 70%, 60% são questões dissertativas e 40% de múltipla escolha. Trabalho (30% ou 3,0 pontos) a- Exercícios em grupo (em sala) = 1,0 pt. b- Três(3) opções de trabalho serão informadas = 2,0 pontos. Trabalho (2,0 pontos) Opção 1: Trabalho individual sobre uma das técnicas de coleta de requisitos. Opção 2: Trabalho em grupo ou individual Definição do escopo de um projeto. Opção 3: Trabalho em grupo ou individual Definição do Controle Integrado de Mudanças Representante da turma : thais.santos@fgv.br Entrega dia??/dezembro. fbahia@conextar.com.br Colocar no título do NOME DO ALUNO Turma: xxx Trabalho de Escopo. 1

2 Ementa do Curso (Sumário) Iniciação: Termo de Abertura (Project Charter). Processos de Planejamento: - Coletar Requisitos - Definir o Escopo. - EAP (WBS). Processos de Monitoração e Controle: - Verificação do Escopo. - Controle do Escopo. O que me preocupa não é o grito dos maus, mas o silêncio dos bons. Martin Luther King PMBoK = Caixa de Ferramentas O PMI cita 42 processos ou boas práticas no seu PMBoK. Conceitos Fundamentais O gerenciamento de um dado projeto é feito com o apoio ou a aplicação dessas práticas. As práticas (ferramentas) podem ser úteis para diversos tipos de projetos. Ou seja, nem todas servem para todos os casos. Lembre-se de cavar o poço bem antes de sentir sede. Provérbio chinês A determinação de qual usar requer conhecimento das ferramentas e do contexto que envolveria sua utilização. 2

3 PMBoK = Caixa de Ferramentas Caixa de Ferramentas (Práticas) Termo de Abertura, Cronograma, EAP/WBS, Análise Qualitativa de Riscos, Orçamento, etc Boas Práticas de Ger. de Projetos 1- Organizadas por Áreasde Conhecimento: escopo, tempo, custo, qualidade, risco, RH, etc. 2- Organizadas por Grupos de Processos: Iniciação, Planejamento, Execução, etc. Gerenciamento de Projetos visto de 2 formas Gerenciamento segundo o PMI Gerenciamento segundo o PMI Visão 1: As 9 Áreas de Conhecimento Visão 2: Grupos de Processos Comunicação Riscos Recursos Humanos Aquisições Integração Qualidade Escopo Tempo Custo (PMBok, Figura 3-2) Fonte: PMI 3

4 PMBoK = Caixa de Ferramentas PMBoK = Caixa de Ferramentas Os Processos são um meio e não o fim Caixa de Ferramentas (Práticas) Coletar requisitos Definir o Escopo Criar a EAP Verificar o Escopo Controlar o Escopo 4

5 O que deve ser realizado? Iniciação / Planejamento Um erro da largura de um fio de cabelo pode causar um desvio de mil quilômetros. Provérbio Chinês. Documentos x Conteúdo Planejamento Centrado no Escopo (EAP) Exemplos de documentos que descrevem uma idéia, iniciativa, esforço, projeto... Termo de Abertura Proposta Plano de Negócios Análise de Viabilidade Técnico-Econômica Business Case Plano do Projeto Etc... Escopo Tempo Custo/financeiro RH Riscos Comunicações Aquisições Qualidade PLANEJAMENTO Coletar Requisitos Definição (Declaração) do escopo Criar EAP Planejamento de recursos humanos Definição da atividade Estimativa de recursos da atividade Estimativa de custos Planejamento de qualidade Planejamento das comunicações Seqüenciament o das atividades Estimativa de duraçõas da atividade Orçamento Planejar compras e aquisições Desenvolvimento do cronograma Planejar contratações Para realizarmos a descrição, devemos considerar o uso das dimensões acima ou áreas de conhecimento. Planejamento do gerenciamento de riscos Identificação de riscos Análise qualitativa de riscos Análise quantitativa de riscos Planejamento de respostas a riscos 5

6 O Termo de Abertura: Finalidades Básicas Descrever e documentar o projeto: justificativas, objetivos, descrição do produto, serviço ou solução que irá atender a esses objetivos, resultados esperados e metas. Autorizar formalmente o início de um projeto (ou fase) e a organização responsável. Constituir-se como o documento base para o planejamento do projeto. Escopo: requisitos, visão geral da solução e entregas do projeto. Custo. Estudo de viabilidade. Cronograma. O Termo de Abertura Exemplo de Conteúdo Justificativa e objetivos. Premissas e restrições. Recursos Humanos necessários. Riscos. Etc... (o conteúdo depende do projeto) Exercício: Termo de Abertura Inadequado O Escopo do Projeto 1. Seu grupo faz parte do PMO (Project Management Office) e recebeu a missão de auditaro Termo de Abertura do projeto Tecnologias de Gestão para Unidades de Design. Dessa forma, verifique a aderência do Termo de Abertura ao padrão esperado (checklist) e indique quais os principais problemas encontrados. 2. Qual seria a EAP/WBS (apenas até o nível 2) desse projeto na visão do seu grupo? Alguma sugestão? Tempo = 40 minutos. Em grupo. Vou recolher 1 checklistpor grupo (listar os componentes) O escopo do projeto define as fronteiras do projeto.. é o conjunto de entregas definidas (resultados dos trabalhos necessários) para satisfazer os objetivos do projeto. Do ponto de vista das partes envolvidas, o escopo (entregas) representa o conteúdo total incluído no projeto. O projeto deve entregar (realizar) o que está descrito em seu escopo. Fonte (baseado): ICB 3.0 / IPMA 6

7 Requisitos e Escopo Requisitos Coletados Entregas Documentação Coletar Requisitos Definir (e documentar) as características e as funções necessárias para satisfazer as necessidades e expectativas das partes interessadas. Os requisitos são condições ou capacidades necessárias a um sistema, produto, serviço, resultado ou componente. Necessidades quantificadas e documentadas, desejos e expectativas são tipos de requisitos. Estruturadas na EAP Caracterizadas na Declaração de Escopo e/ou no Dicionário da EAP O sucesso do projeto é influenciado pela adequação da captura e pela gestão dos seus requisitos. Coletar Requisitos Os requisitos têm que ser obtidos, analisados e registrados. A coleta de requisitos tem relação direta com a definição do escopo, sendo a base fundamental para a criação da declaração de escopo e da EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Métodos de coleta (exemplos): Entrevistas; Oficinas (Workshops); Brainstorm; Questionário; Observação no local; Protótipos. Joint Application Development (JAD) Técnica para levantamento de requisitos desenvolvida pela IBM nos anos 70. Vem sendo utilizado por empresas de consultoria, na engenharia de sistemas e em empresas dos mais variados segmentos de negócios (financeiro, serviços, indústrias, comércio, etc). 7

8 Sessão/Reunião JAD Participantes típicos em uma sessão JAD: Facilitador(Condutor); Cliente; Patrocinador; Gerente do Projeto; Especialistas; Anotador / documentador(responsávelporregistrar o que foi discutido, quais decisões foram tomadas, por quem e as razões. Notebooks e gravadores são ferramentas úteis para o anotador). Foco da Abordagem Coletar requisitos a partir da: Coesão do grupo; Grupo de trabalho multifuncional e multiorganizacional ; Papéis bem definidos; Processo de trabalho estruturado; Trabalho dinamizado pelos recursos visuais. Alguns benefícios: Produtividade; Precisão na definição/entendimento dos requisitos; Comprometimento entre as partes. Exercício: Coletar Entrevistando Favor ler o texto entregue: Coleta de Requisitos ( Entrevistas ) 1. Dentre as várias recomendações ou dicas citadas no texto, escolha as 3 que você considerou mais relevantes/úteis? 2. Porque gerentes de projetos e/ou outros profissionais responsáveis pela coleta de requisitos deveriam ver a Entrevista como a técnica prioritária? 3. Porque é dito que embora a principal fase de definição e coleta de requisitos seja ao inicio do projeto, este seria um processo contínuo, ou seja, novas coletas podem ocorrer ao longo do ciclo de vida de um projeto? Exemplifique através de uma situação real. Em grupo: vou coletar a resposta apenas da Q1. Tempo: 30 min. 8

9 OPÇÃO 1: Trabalho Individual (2,0 pontos) Trabalho individual sobre o processo coletar requisitos (ver item 2, apostila)... Valor = até 2,0 pontos. Opções de Métodos 1- Quality Function Deployment(QFD), 2- Técnica Delphi, 3- Mapeamento de Idéias (Mind Mapping), 4- Questionários... etc (outros métodos)... Instruções para o trabalho individual Pesquisar um dos métodos (à escolha) e preparar um texto (cerca de 10 páginas) sobre o mesmo. Estrutura do texto (além da capa) obrigatória: 1-Introdução, 2- Desenvolvimento, 3-Conclusão ( Sua impressão sobre o uso do método na área de Ger. de Projetos ) e 4-Referências Bibliográficas ( Wikipedia não serve como fonte de referência ). Usar espaçamento 1,5 e letra times new roman 12. OPÇÃO 2: Trabalho individual/grupo(2,0 PONTOS) Definição do escopo de um projeto a escolha do grupo. Incluir na definição: 1) Justificativa, objetivos, premissas, restrições e exclusões de escopo. 2) Matriz de Requisitos. 3) EAP (com um mínimo de 10 pacotes) 4) Dicionário da EAP: -Numeração na EAP (do Pacote de Trabalho), - Título do Pacote de Trabalho (Listar todos os pacotes) - Características de cada pacote - Critérios de Aceite O tema do projeto é livre. Também não há um formato padrão definido, ficando a cargo de cada grupo definir o formato que será apresentado, que no entanto deve conter, obrigatoriamente, o conteúdo acima. OPÇÃO 3: Trabalho individual/grupo(2,0 PONTOS) Definição do Controle Integrado de Mudanças, que poderia ser utilizado em um projeto a escolha do grupo. Exemplo de Conteúdo: 1. OBJETIVO 2. DEFINIÇÕES GERAIS 3. RESPONSABILIDADES DAS PARTES 4. ATIVIDADES (SOLICITAÇÃO, ANÁLISE DA MUDANÇA, ETC) 5. CONTROLE E REGISTRO DAS MUDANÇAS ANEXOS (modelo do Formulário de Solicitação de Mudanças, etc ) OBS: usar fluxogramas/diagramas quando necessário. 9