As novas tecnologias e seus impactos na administração organizacional. Prof. Gilberto Porto

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1 As novas tecnologias e seus impactos na administração organizacional Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

2 Sistemas de Informação SE SSD/ SAE Estratégico Tipos de decisão Não estruturado Público Diretores/ Alta gerência Dados Externos e Internos SE Tático SSD/ SAE SIG Semi estruturado Gerência Externos e Internos SE Operacional SPT estruturado Funcionários Internos

3 Modelo simplificado da organização: Dimensões das Decisões Autoridade da decisão alta Singularidade dos problemas Horizontes de Necessidade longo prazo de dados externos e integração Ger. estratégica Gerência tática baixa Gerência operacional Funcionários nãogerenciais 3

4 Sistemas de processamento de transações Necessidades rotineiras do trabalho Registro de operações de venda, compra... Primeiros sistemas de transações usavam processamento em lote Sistemas mais recentes permitem registro e verificação on-line Enfoque no dado, no registro de cada ocorrência para posterior geração de informação Serve de base para os demais sistemas, sem registro de transações áreas gerenciais não dispõe de informação para tomada de decisão e controle de processos. Relatórios de execução

5 Sistemas de processamento de transações Problemas freqüentes: Falta de controle de acuracidade dos registros. Lentidão no processo de registro. Registros incorretos. Falta de conscientização sobre a importância do registro completo e correto.

6 SIG - Sistemas de informações gerenciais Suporte de necessidades de informações a diferentes níveis de gerenciamento Trabalham em conjunto com sistemas de processamento de transações Todas as empresas possuem um sistema de informações gerenciais mesmo que não formal Processo de acesso às informações reflete a estrutura organizacional da empresa Baseiam-se em relatórios pré-definidos.

7 SIG - Sistemas de informações gerenciais Problemas de sobrecarga de informações devem ser evitados, através de técnicas: Distribuição das informações para que cheguem a todos que tem necessidade de obtê-la. Resumo de informações para esconder detalhes desnecessários Seletividade para que as pessoas com necessidades específicas obtenham informações de acordo. Eliminação de informações desnecessárias.

8 SAD-SISTEMA DE APOIO À DECISÃO SAD: são sistemas interativos sob controle do usuário e que oferecem dados e modelos para a solução de problemas semi-estruturados ou não-estruturados; utiliza ferramentas de análise e modelagem sofisticada; -> fornece respostas interativas para questões não-rotineiras; Semi-estruturado: somente partes do problema possuem uma resposta definida fornecida por uma metodologia aceita.

9 SAD-SISTEMA DE APOIO À DECISÃO Lembrando...Questões que um SIG ajuda a responder: Qual o número médio de vendas nos últimos 3 meses? Quais os produtos mais rentáveis da empresa? Questões que um SAD ajuda a responder: E se subíssemos os preços em 10% em quanto aumentaria o lucro? Quanto custaria a mais fabricar nosso produto se o custo relativo a salários dos funcionários subisse 15%? Um SAD pode ser utilizado para prever como um aumento no preço do papel poderia afetar o lucro global de um jornal. 9

10 SAD-SISTEMA DE APOIO À DECISÃO Relembrando... Um SIG produz relatórios rotineiros e resumidos: programada (diária, semanal, mensal); sobsolicitação; de exceção (situação incomum). Um SAD produz esses relatórios, mas também permite que o usuário faça perguntas novas e não-antecipadas e intervenha diretamente para mudar a maneira como os dados serão apresentados Flexibilidade de apresentações. 10

11 Sistemas especialistas Sintetiza o conhecimento de um especialista humano em computador Possui uma base de conhecimento em boa parte dos casos

12 ERP - Evolução histórica 60 Bill of materials automatizada BOM 70 MRP - Material Requirements Planning MRP BOM 80 MRPII - Manufacturing Resource Planning MRPII MRP BOM 90 ERP - Enterprise Resource Planning ERP MRPII MRP BOM

13 MRP I e II

14 ERP - Sistema de gestão integrada ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de recursos empresariais) Objetivo de integrar em um sistema a administração de toda a organização Englobam em diversos módulos desde processos de registro de transações como também recursos para gerenciamento

15 ERP - Sistema de gestão integrada Conceitos-chave em um software ERP: Modularidade: Diversos módulos com diferentes funcionalidades Flexibilidade: Deve ser possível modificar rapidamente processos, políticas da empresa. Integração: Cada módulo ou aplicação específica deve comunicar-se facilmente com outros. Facilidades tecnológicas: Fácil aprendizado e uso. Acoplamento entre sistemas e módulos: Gestão de operação multinacional:

16 Razões para adoção Dar suporte aos processos de negócio; Reduzir custos operacionais e de sistemas; Reduzir custos de estoques; Integrar aplicações / substituir interfaces de difícil manutenção; Consolidar múltiplos e diferentes sistemas (grandes empresas / estruturas complexas); Eliminar redundância de dados e/ou informações imprecisas; Melhorar os controles da empresa; Facilitar o acesso às informações, realização de análises e emissão de relatórios; Reduzir, por meio de outsourcing, a manutenção de software;

17 CRM-Customer Relationship Management Armazenar e gerenciar grandes quantidades de informações não significar conhecimento sobre clientes Clientes tem necessidades e relações diferenciadas com a empresa. CRM sugere o conceito de um ambiente integrado com objetivo de processar, extrair e exibir conhecimento sobre clientes. Tradicionalmente integrado com sistema ERP.

18 CRM-Customer Relationship Management As informações sobre os clientes estão concentradas nas transações diárias. Diversas estratégias são usadas para segmentação ou agrupamento como por exemplo Data Mining, arvores de decisão. Integrados com centrais de atendimento para permitir atendimento personalizado ou automático. Internet e correio eletronico integrados.

19 CRM-Customer Relationship Management Aplicações comuns: Situação de venda, acompanhamento Recuperação de informações por similaridade Características desejáveis de produtos Adaptação dinâmica de produtos compostos Manutenção de perfis de clientes Aplicações de vendas baseadas em casos Situação pós-venda

20 BI - Business Inteligence Inteligência surge a partir do processo: Coleta e validação de dados Organização dos dados e transformação destes em informação Análise e contextualização da informação que a partir deste ponto se transforma em Inteligência. A partir de informações é possível obter conhecimento do negócio.

21 BI - Business Inteligence Benefícios de um sistema forma de BI Antecipar mudança no mercado Antecipar ações de competidores Aprender com sucesso e falha de outras empresas Conhecer melhor possíveis aquisições e parceiros. Conhecer novas tecnologias, produtos e processos Conhecer sobre políticas e mudanças regulamentais Buscar subsídios para novos negócios Rever as próprias práticas de negócio

22 DW - Data Warehouse Conjunto de dados baseado em assuntos, integrado, não volátil e variável em relação ao tempo de apoio às decisões gerenciais.

23 DW - Data Warehouse Datamart é um nível que contém dados levemente resumidos Servem de apoio à sistemas de inteligência de negócio (BI). Dados podem residir em diferentes meios de armazenamento Pode haver mais de um SGBD gerenciando dados que podem estar distribuídos Podem existir dados em diferentes formatos.

24 Data Mart Trata de problema departamental ou local; Subconjunto de um datawarehouse Construído com um escopo menor de informações, segmentado para uma determinada área; Custa menos e leva menos tempo para ser projetado e implementado Problemas: Escalabilidade em situações onde os datamarts crescem rapidamente em múltiplas dimensões.

25 Data Mining - Mineração de dados A atividade em um sistema de Data Mining é baseada na exploração de grandes bases de dados e na descoberta de relações e padrões existentes nestas informações. As razões para desenvolvimento de um Data Mining normalmente envolvem a visualização dos dados, descoberta de novos conhecimentos; acuracidade de informações. Levantamento de questões reais e práticas.

26 Data Mining - Mineração de dados Natureza da tarefa em um DM: Classificação: Associação de ítens a uma classe, a partir de opções pré-definidas. Ex. definir a partir do registro de veículo se é de passeio, clássico. Predição: Preencher um valor em um registro baseado em outros atributos. Ex. Estimar probabilidade de cliente deixar a empresa baseado em seu perfil. Segmentação: Classificação sem pré-definição de classes, agrupamento de registros semelhantes, identificação no processo as classes.

27 Data Mining - Mineração de dados Objetivos: Produção de modelos para aplicação em dados futuros, o que ocorre a tarefa de predição Produção de informação, descrições. Descoberta de tendências e comportamentos desconhecidos e acumulados em dados existentes na organização. Dados podem estar estruturados em bancos de dados ou não como em arquivos de texto, imagens.

28 Data Mining - Mineração de dados Processos em um Data Mining: Coleta de Dados: Fontes existentes dentro das organizações. A maioria de dados já existe dentro das corporações. Procura por Padrão: Fase de identificação de correlações existentes nas fontes de dados. Normalmente baseada em técnicas de IA. Emissão de Relatórios ou Análises Finais: Identificação de padrões de comportamento, tendências, perfis...

29 Workflow Gerenciamento de processos de negócio através da coordenação de pessoas, tarefas e informação. Utilização de sistemas informatizados para racionalização de equipes ou grupos de trabalho. Apoio à atividades que envolvam revisões, prazos e relacionamento constante entre pessoas. Workflow sempre esteve presente como elemento aglutinador de ações pontuais de cada etapa de um projeto.

30 Workflow Ferramentas de TI para fluxogramação, mapeamento, simulação e análise de processos. Fatores críticos: Entendimento de como as pessoas se comunicam e interagem em um fluxo de informação e decisão. Entendimento prévio das características dos processos a serem automatizados. Definição das razões da substituição de um processo tradicional por uma tecnologia computacional.

31 Workflow Um sistema de Workflow normalmente possui um repositório central de informações. Integração com outras ferramentas: Correio eletrônico: Forma eficiente de notificação sobre andamento de processos. Gerenciadores de projeto: Softwares que permitem definição de etapas, cálculo de datas. Sistemas de gestão (ERP): Atualização automática de dados de acordo com atividades e processos.

32 Workflow Melhor visualização e controle dos processos de negócio; Redução de custos operacionais; Aumento de produtividade; Redução dos tempos do processo; Maior suporte à decisão; Melhor comunicação interna e externa à organização; Permite desenvolvimento de processos de colaboração; Melhor qualidade dos serviços prestados (interna e externamente).

33 GED Gestão Eletrônica de Documentos O GED se vale de um conjunto, formado por metodologia e tecnologia, voltado ao perfeito gerenciamento das necessidades documentais de uma empresa. Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

34 GED Gestão Eletrônica de Documentos Produção / recebimento de informações Registro da informação Recuperação da informação GED Arquivo eletrônico é produzido (Word, Excel, Power Point ou outro formato) Registra-se o documento no GED, o arquivo segue como anexo da ficha (registro) O documento fica disponível aos usuários do sistema que podem acessá-lo pela rede, dependendo do grau de confidencialidade do documento Fotografias, mapas, documentos digitalizados, referência de livros e de pastas

35 Benefícios GED Gestão Eletrônica de Documentos Ø Redução no tempo de circulação de documentos dentro da empresa; Ø Redução no número de cópias solicitadas Ø Redução do espaço físico para armazenamento de documentos; Ø Redução de tempo na recuperação das informações (Busca, Pesquisa); Ø Redução do custo no tratamento e distribuição das informações; Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

36 GED Gestão Eletrônica de Documentos Benefícios: Ø Melhoria na organização do fluxo documental Ø Garantia e segurança no fluxo das informações Ø Mudança de cultura do tratamento da informação dentro da empresa Ø Unificação de tarefas Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

37 Exercícios Prof. Gilberto Porto

38 13- Q13/Analista Administrativo ANA/2009/P2 - Área: ADMINISTRAÇÃO - "Gestão do Conhecimento significa organizar as principais políticas, processos e ferramentas gerenciais e tecnológicos à luz de uma melhor compreensão dos processos de geração, identificação, validação, disseminação, compartilhamento, proteção e uso dos conhecimentos estratégicos para gerar resultados (econômicos) para a empresa e benefícios para os colaboradores internos e externos ( stakeholders )." ( TERRA, 2005, p. 8 ). Selecione a opção incorreta. a) O processo de gerenciamento do conhecimento consiste em um ciclo de geração, codificação e coordenação e disseminação do conhecimento. b) A disseminação do conhecimento consiste na prática da transferência do conhecimento, podendo ser pela contratação de pessoas, pelas conversas informais e não programadas, ou por reuniões e ações estruturadas que possibilitam a mobilidade do conhecimento pela organização. c) Na disseminação da informação, o conhecimento explícito é formalmente capturado e compartilhado por meio da tecnologia da informação, enquanto o tácito não. d) A disseminação da informação é uma ação global organizacional: todo o conhecimento deve ser transmitido para toda a organização independentemente da absorção de cada um. e) A amplitude da disseminação deve estar em acordo com a estratégia organizacional, com as políticas de pessoas, com o modelo de estrutura da empresa e com a tecnologia existente. Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

39 18- Q18/Analista Administrativo ANA/2009/P2 - Área: ADMINISTRAÇÃO - Segundo Sprague Jr., o gerenciamento eletrônico de documentos é uma solução que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, que permite aumentar a velocidade na troca de informações e tornar os processos de negócio mais rápidos. De acordo com a definição de GED, assinale a opção que não corresponde a uma vantagem da utilização desta solução. a) Economia de espaço físico, economia de papel, facilidade na execução de consulta e facilidade na disponibilização de documentos para vários usuários. b) Aumento da integridade de arquivos, já que as redundâncias podem ser facilmente localizadas e tratadas. c) Maior manutenibilidade do acervo, pois facilita as revisões dos documentos e diminui perdas por arquivamento equivocado. d) Facilidade e aumento da segurança das informações contidas nos documentos, não sendo necessário política de backup ou controle de acesso aos documentos. e) Facilidade na correção de erros e aumento de legibilidade dos documentos. Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

40 49 Q26/AFC/STN/2008/P2-DES. INSTITUCIONAL - Segundo Donaldo de Souza Dias, sistemas de informação são elementos indispensáveis para dar apoio às operações e às tomadas de decisão de uma empresa. Assinale abaixo a opção que melhor identifica e conceitua os principais tipos de sistemas de informação. a) Sistemas operacionais que processam operações rotineiras e sistemas gerenciadores de banco de dados. b) Sistemas de apoio às operações que servem para o processamento de transações recorrentes e sistemas de apoio à decisão que auxiliam nos processos de tomadas de decisões. c) Sistemas informatizados que utilizam a informática como elemento principal e sistemas não informatizados que utilizam processos e modelos. d) Sistemas operacionais que processam operações rotineiras e sistemas táticos que processam operações gerenciais. e) Sistemas gerenciadores de dados que armazenam informações e sistemas especialistas que auxiliam na tomada de decisões dos executivos. Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

41 51 Q28/AFC/STN/2008/P2-DES. INSTITUCIONAL - Sobre Sistemas de Informações Gerenciais, é correto afirmar que: a) são compostos por fontes internas e externas à organização que permitem trazer fatos do passado, presente e projetar os cenários futuros. b) são sistemas que, obrigatoriamente, utilizam a rede mundial de computadores para extrair informações estratégicas para a organização. c) são sistemas de informática que possuem informações operacionais, estratégicas e que são utilizados somente para auxiliar na tomada de decisões dos executivos. d) são sistemas que utilizam grandes bancos de dados para armazenar as informações importantes para a organização. e) são compostos apenas por informações gerenciais e são utilizados para auxiliar nas decisões estratégicas das organizações. Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

42 57- Q14/AFC/CGU/2008/P2-DES. INSTITUCIONAL - Nos dias de hoje, terra, capital e mão-de-obra não se constituem os únicos fatores de produção. A informação e o conhecimento se agregam a estes, visto que são fontes de inovação e de vantagem competitiva. A implantação da gestão do conhecimento numa organização pressupõe... Selecione a opção que não completa corretamente a frase acima. a) a oferta de soluções contínuas para problemas concretos. b) a construção e reconstrução do conhecimento a partir de interações sociais. c) o mapeamento, registro e compartilhamento do conhecimento. d) a transferência do conhecimento organizacional. e) a constituição de bancos de talentos e sua disseminação.. Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

43 110- Q12/TEC. NIVEL SUPERIOR/ENAP/2006/P2 - Selecione a opção correta. a) As quatro etapas principais do processo decisório são: identificação do problema, diagnóstico, apresentação de alternativas de solução e decisão. b) Pela delegação de atribuições, decisões podem ser tomadas pelo nível estratégico da organização. c) Decisões estratégicas compreendem a definição de meios e recursos para execução de atividades. d) Por delegação se entende o processo de centralização das atividades de vendas e finanças. e) Decisões estratégicas devem ser tomadas no nível operacional da organização. Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

44 203- Q28/AFC/STN/2005/P2 - As organizações devem ser capazes de obter, organizar, analisar e interpretar dados, para sobreviver nos mercados globais super-competitivos. E o gerenciamento de dados é fundamental para todas as funções empresariais. (Turban, 2003) Assinale a opção correta. a) O sobrenome de uma pessoa é muito útil como chave primária para o registro em um arquivo. b) No gerenciamento de dados, o ambiente de arquivos permite que os usuários recuperem os dados necessários de forma conveniente e eficiente. c) O sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS) fornece ferramentas utilizadas exclusivamente por meio de linguagens de programação complexas, ficando restrito no âmbito do departamento de sistemas de informação. d) Um Data Warehouse é um sistema de gerenciamento de banco de dados elaborado para fornecer suporte para tomada de decisão gerencial e é orientado com base nos assuntos empresariais, como cliente, fornecedor ou atividade. e) Um Data Mining (mineração de dados) permite a identificação de relações existentes entre eventos ocorridos em determinada ocasião, mas não faz estimativa de valores futuros, como, por exemplo, previsão de demanda. Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

45 205- Q30/AFC/STN/2005/P2 -Na Era da Informação, o ritmo e a magnitude das mudanças que afetam as organizações aumentam continuamente. As reações das empresas às pressões desse ambiente muitas vezes são facilitadas pela Tecnologia da Informação (TI). Verifique se cada sentença abaixo é falsa (F) ou verdadeira (V). ( ) As organizações procuram implementar sistemas que possam impactar positivamente suas operações, garantindo seu sucesso ou sobrevivência. Entretanto, as vantagens competitivas baseadas na TI tendem a diminuir com o tempo. Assim, é necessário que as organizações se mantenham constantemente inovando. ( ) A TI é amplamente utilizada nas organizações para melhoria da qualidade. No gerenciamento da qualidade total, a TI pode aprimorar: o monitoramento dos dados, o controle, a análise e os relatórios de acompanhamento. Já no processo decisório, a TI pode colaborar oferecendo métodos eficazes de armazenamento e recuperação de informação. ( ) A TI desempenha uma função relevante na reengenharia de processos, ao prover automação e oferecer flexibilidade nos processos de produção. ( ) Se a reengenharia de processos tiver como abordagem a delegação de autoridade de decisão aos funcionários, a TI pode colaborar ao viabilizar a descentralização da tomada de decisão. Indique a opção correta. a) F, V, V b) V, F, V c) V, V, F d) V, F, F e) V, V, V Prof. Gilberto Porto porto@gilbertoporto.com.br

46 72- (CESG/MPRO/2005/ADM/GRS/GPE) A era da informação que teve início ao redor de 1990 ressalta a competência como elemento crítico para a sustentabilidade das organizações. As competências têm de ser difundidas na organização. Existem competências essenciais e outras que são básicas. Uma competência essencial é aquela que: A) se configura como um determinante significativo para satisfação e benefício do cliente e deve ser difícil de ser copiada pelo concorrente. B) pode colocar em risco a base estratégica da organização e as operações táticas daí decorrentes, se combinada com outras capacidades. C) recebe insumos vindos do ambiente externo e os incorpora para nutrir a organização de lucratividade e disponibilidade para a ação. D) constitui uma retroação positiva quando a saída estimula e amplifica a entrada para aumentar a operação do sistema. E) opera sobre dados colhidos no meio ambiente que circundam o sistema e provocam resultados da atividade organizacional.

47 Com relação aos requisitos funcionais para a gestão eletrônica de documentos, considere as afirmativas abaixo. I. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos devem ser idôneos, prevendo a limitação de acesso à tecnologia por meio da criação de privilégios de acesso (senha, cartões). II. Os documentos não precisam ser completos, mas, devem conter elementos suficientes para atestar data, hora e lugar da produção. III. São essenciais métodos que garantam a não adulteração dos documentos, incluindo a capacidade do sistema eletrônico, identificar o original, mecanismos de preservação (reprodução e migração) e de verificação da proveniência. IV. Deve-se evitar a duplicação de documentos e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de arquivo. V. É essencial a definição de regras de workflow por meio da integração dos procedimentos administrativos e documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria que registre todas as intervenções feitas no documento. Está correto o que se afirma APENAS em a) I e III. b) I e IV. c) III, IV e V. d) II, III e V. e) I, III, IV e V.