Fase 1 Levantamento da situação atual (As-Is Picture) Fase 2 Definição da situação desejada (To-Be Picture)
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- Geraldo Santarém Alcântara
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1 SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO São os sistemas de informação que auxiliam os gerentes de uma organização a tomar decisões semi-estruturadas, com base em dados obtidos dos SIGs, dos SPTs e de fontes externas. Além disso, esses sistemas disponibilizam ferramentas que permitem ao usuário realizar análises e simulações como forma de comparar o impacto de diferentes decisões. O SAD atua com base em uma visão global, devido aos fluxos de informação através da organização hierárquica da empresa. Uma decisão deve envolver um conjunto de alternativas e uma regra de escolha, pois os riscos de cada alternativa e suas consequências devem ser medidos e encarados. Somente através da informação esses riscos podem ser menores, aumentando-se o conhecimento sobre eles. O crescimento de sistemas de apoio à decisão deu-se rapidamente graças à constatação da necessidade de apoio à decisão atender às necessidades não apenas da gerência, mas também para atender às necessidades do nível estratégico da organização (ROSINI; PALMISANO, 2003, p. 18). Segundo Polloni (2003, p. 83) como decorrência, os SADs passaram a ser operados nos diversos níveis organizacionais como ferramentas de gerentes de diversos níveis. Os Sistemas de Apoio à Decisão são tecnologias fundamentais para a evolução do processo de tomada de decisão nas empresas modernas e usuárias de informações oportunas. Essas empresas estão dentro da nova realidade empresarial em que suas atividades empresariais e as necessidades dos clientes estão em constantes mutações, o que torna as decisões um fator de suma importância. Esses sistemas devem acompanhar essa tendência, sendo flexíveis e adaptáveis no meio onde a empresa se encontra OBJETIVOS O SAD tem como objetivo viabilizar a utilização do computador de forma interativa para auxiliar tomadores de decisão a utilizar os dados e modelos nas diversas fases de seu processo decisório Ele melhora a eficiência pessoal do tomador de decisões de várias maneiras, como: Automatiza tarefas repetitivas, diminuindo o tempo para realizá-las; Acelera a resolução de problemas, permitindo um tempo de resposta baixo para receber informações, melhorando consistência, exatidão e ainda, fornecendo maneiras mais eficientes de prever ou resolver problemas; Promove o aprendizado e treinamento; O SAD fornece benefícios para a organização que o utiliza: Fortalece a competência organizacional, pois promove o treinamento e consequentemente o desenvolvimento do colaborador; Facilita a comunicação entre pessoas, permitindo o uso de ferramentas de persuasão, atingindo todas as áreas da organização; Padroniza os processos, facilitando sua identificação e interpretação;
2 Fornece uma base conceitual e de dados comuns para a decisão aumentando o controle da organização como um todo; Fornece informações sobre diferentes aspectos da situação e do processo de decisão, gerando alternativas diferentes, levando os tomadores de decisão a questionar etapas, rotinas, procedimentos diversos existentes e/ou explorar diferentes cenários e modelos; COMPONENTES Os componentes de um SAD compreendem resumidamente em: Banco de Dados: uma coletânea de dados originada do(s) sistema(s) de processamento utilizado(s) pela empresa, juntamente com um subconjunto de dados corporativos (objetivos, metas, estratégias) e, provavelmente, das informações externas. Geralmente estes bancos de dados são cópias das informações originais, para que o SAD não interfira nas demais informações dos softwares e sistemas operacionais existentes na empresa; Software do SAD: contém as diversas formas de ferramentas empregadas para a análise de dados. Possui um subconjunto com modelos que servirão para a comparação entre os dados adquiridos e as informações necessárias. Os modelos podem ser do tipo de mineração de dados, matemáticos, analíticos, de previsão, de análise financeira, de risco, entre outros, conforme a finalidade para o qual foi projetado. O modelo mais comum é o de análise de sensibilidade, que faz perguntas do tipo se então repetidamente, para determinar o impacto causado sobre os resultados pelas mudanças em um ou mais fatores, permitindo que o usuário varie certos valores e teste diferentes resultados; Interface de Usuário: é o que permite fácil interação entre os usuários do sistema e as ferramentas disponíveis no SAD, com uma interface gráfica flexível e fácil de usar. EVOLUÇÃO DO SAD A evolução do hardware, software e das necessidades das organizações, vem ampliando o leque de opções para o uso do SAD, como a crescente integração e balanceamento do conjunto de necessidades do SAD e dos avanços no tratamento de diversas formas de informação. Segundo Polloni (2001, p. 64), os SADs foram desenvolvidos com a estrutura das linguagens de quarta geração e incorporaram-se às linguagens de quinta geração com conceitos de Inteligência Artificial (IA) e sistemas especialistas. Dessa maneira, os SADs surgiram de um processo de tabela de decisão e estão evoluindo desde a década de 90 para o enfoque de IA, a fim de se transformarem em Expert Support System (ESS). Há uma tendência para Polloni de que Os usuários de SADs migrarão para sistemas de apoio a sistemas especialistas, pois o enfoque do SAD está direcionado para a solução de problemas incorporando metodologias e controle de projetos, que alcançam objetivos aumentando a eficiência e a eficácia do processo de tomada de decisão, enquanto o modelo ESS é casual e se baseia em métodos e modelos estatísticos.
3 Para Laudon K.; Laudon J. (2004, p. 368), ainda existe uma alternativa, que é o SAD baseado na web e na internet, pois além de (teoricamente) mais barato, também é interativo e facilmente personalizado. Alguns desses SADs têm a administração como alvo, mas muitos foram desenvolvidos para atrair clientes fornecendo informações e ferramentas para dar assistência ao seu processo de decisão na seleção de produtos e serviços. EXEMPLOS DE SAD SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL SIGE OU ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ERP Podem ser definidos como SIs integrados, adquiridos na forma de um pacote de software comercial, com a finalidade de dar suporte à maioria das
4 operações de uma empresa. São geralmente divididos em módulos que se comunicam e atualizam uma mesma base de dados central, de modo que informações alimentadas em um módulo são instantaneamente disponibilizadas para os demais módulos que delas dependam. Os sistemas ERP permitem ainda a utilização de ferramentas de planejamento que podem analisar o impacto de decisões de manufatura, suprimentos, finanças ou recursos humanos em toda a empresa. EVOLUÇÃO DO ERP O MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais) foi desenvolvido na década de 60 por J. Orlick, e era utilizado para o gerenciamento de materiais, através do planejamento de ordens de compra e ordens de fabricação. Na década de 70 Oliver Wight introduziu o MRP II (Planejamento de Recursos de Manufatura), que incorporou ao MRP outras funções prioritárias para a meta de produção. O ERP surgiu na década de 90, quando a palavra chave passou a ser integração. Ele é considerado, por alguns autores, o estágio mais avançado dos sistemas tradicionalmente chamados de MRP II (Corrêa, 1997). Incorpora além das funções antes contempladas, funcionalidades de finanças, custos, vendas, recursos humanos, e outras, antes trabalhadas nas empresas através de inúmeros sistemas não integrados. OBJETIVO DO ERP O objetivo de um ERP é a perfeita integração entre os setores da organização, com uma base de dados única e não redundante, e a informação boa e certa na hora certa. ESCOLHA DO ERP Não há um sistema de ERP que, por si só, possa atender tudo o que é empresa. É necessário customizar a solução de acordo com as atividades da companhia. Por outro lado, há determinados processos que são bastante comuns em todas ou na maior parte das empresas, até mesmo por uma questão de legislação. Eis algumas categorias de módulos que se encaixam nesse contexto: Financeiro; Contabilidade; Recursos humanos; Ativo fixo; Processos; Projetos; Jurídico. Um sistema de ERP é um investimento sério e que precisa ser feito com cuidado. Mas, como escolher uma solução com tantas opções no mercado? A primeira etapa é entender exatamente quais as necessidades da companhia em relação ao ERP para então definir o que é prioridade. Uma vez que o sistema de ERP precisa ser customizado para cada empresa, é importante saber também quais as tecnologias que o fornecedor disponibiliza para suas soluções. Com isso, é possível ter uma noção melhor dos custos
5 com servidores, atualização, treinamento, entre outros. Neste aspecto, também é possível analisar a capacidade de integração e comunicação do sistema, a possibilidade de implementação de módulos no futuro, os recursos de segurança, compatibilidade com plataformas distintas (dispositivos móveis, por exemplo) e assim por diante. Também é muito importante verificar quais as condições do suporte e manutenção oferecidas pelos provedores. IMPLEMENTAÇÃO DO ERP Fase 1 Levantamento da situação atual (As-Is Picture) Análise dos processos de negócio atuais Treinamento das equipes do projeto no pacote Levantamento de aspectos específicos do negócio da empresa Planejamento da conversão de dados Fase 2 Definição da situação desejada (To-Be Picture) Preparação do ambiente para prototipação Prototipação Levantamento das divergências e decisões a respeito de como serão eliminadas (através de mudanças no pacote por parametrização ou customização ou mudanças em procedimentos e controles da organização) Identificação das interfaces, com outros sistemas ou com os sistemas atuais, caso sejam necessárias Definição de níveis de acesso, segurança e controle Fase 3 Configuração, Customização e Testes Programação das customizações planejadas Programação das interfaces e programas de conversão Desenvolvimento dos novos procedimentos e controles Testes por módulo e testes integrados Treinamento dos usuários finais Fase 4 Início da operação (Going-Live) Preparação do ambiente de processamento final Definição do plano para início da operação Migração de dados Início da operação (go-live) VANTAGENS E DESVANTEGENS Podemos apontar como vantagens que os sistemas de ERP podem: Ajudar na comunicação interna; Agilizar a execução de processos internos; Diminuir a quantidade de processos internos; Evitar erros humanos - em cálculos de tributos e pagamentos, por exemplo; Ajudar na tomada de decisões; Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais; Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários; Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente; Ajudar a lidar com grandes volumes de informação; Evitar trabalho duplicado;
6 Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanças no mercado e na legislação. Como possíveis desvantagens, podemos citar: Alto custo com customização e implementação; Implementação demorada - uma solução de ERP não fica pronta da noite para o dia, como você já sabe; Risco de prejuízo financeiro ou de desempenho com erros inesperados do sistema; Possíveis problemas com suporte e manutenção caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas atividades; Dependência, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema fica, por algum motivo, indisponível; Adaptação e treinamento por parte de funcionários podem demorar mais tempo que o esperado; Resistência ao novo, em caso de implementações ou atualizações; O sistema pode exigir mudanças em determinados aspectos da cultura interna da empresa; Pode-se perceber tardiamente que aquela solução não oferece a relação custo-benefício esperada; Ao longo do tempo, atualizações e acréscimos de módulos podem tornar o sistema excessivamente complexo. EXEMPLOS
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