Sistema de Gestão de Contratos Processo de funcionamento Março 2017

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1 Sistema de Gestão de Contratos Processo de funcionamento Março 2017

2 Objetivos Member firms and DTTL: Insert appropriate copyright [To edit, click View > Slide Master > Slide Master] Presentation title [To edit, click View > Slide Master > Slide Master] 2

3 Por que é necessária a implementação de um Sistema de Gestão de Contratos? Perda de contratos e propostas assinadas em virtude do arquivamento descentralizado Assinatura de contratos e emissão de propostas com condições desfavoráveis para a Deloitte ou sem a inclusão das cláusulas-padrão definidas pelo departamento Jurídico. Manutenção de contratos com vigência expirada e/ou sem a assinatura de um representante legal autorizado Falta de controle de todos os NDAs acordados com nossos clientes Atrasos no processo de faturamento e recebimento por obrigações contratuais não atendidas ou inexistência de contrato assinado Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 3 3

4 Critérios para utilização de contratos e/ou propostas A política da Firma determina que todos os engagements com valor superior a R$ 500 mil devem ser vinculados a um contrato, para trabalhos com valor inferior a este limite, é permitido utilizar apenas a proposta, desde que ela atenda à todas as condições listadas abaixo: Condições para firmar proposta Trabalhos até R$ 500 mil Conter todas as condições gerais de prestação de serviço Serviços com risco classificado como Normal Não exista a participação de subcontratados e/ou parceiros Assinada por um representante legal da Deloitte (sócio) e do Cliente Assinada por duas testemunhas Caso alguma das condições acima não seja atendida, é obrigatória a elaboração de um contrato de prestação de serviços Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 4 4

5 Assinatura de contratos, propostas e demais documentos Assinaturas (Representante Legal) Todos os documentos que mencionem qualquer uma das Firmas da Deloitte só podem ser assinados por um sócio que esteja autorizado a assinar por esta empresa (formalmente definido no contrato social da empresa). Diretores, Gerentes seniores, Gerentes e Staff não são representantes legais e portanto, não podem assinar qualquer documento em nome da Deloitte, independentemente do seu teor (incluindo acordos de confidencialidade, autorizações, termos, declarações, propostas, contratos entre outros) Testemunhas Os contratos e as Propostas devem sempre ser assinados por duas testemunhas, sendo a testemunha da Deloitte, preferencialmente, o gerente responsável pelo serviço. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 5 5

6 Análise de contratos O processo de negociação do contrato junto ao cliente, assim como de preparação de minutas dos contratos, é de responsabilidade primária do sócio responsável pelo serviço por meio do Sistema de Gestão de Contrato ( SGC ). A revisão de contratos ou outros documentos que contenham termos jurídicos é obrigatória. Vale lembrar que mesmo se tratando do contrato padrão da Deloitte, ele deverá ser solicitado e aprovado no SGC. É essencial que assim que um cliente sinalizar que a Deloitte será contratada para a prestação dos serviços, o sócio/gerente questione o cliente sobre a formalização do vínculo e encaminhe os documentos pertinentes para análise do Jurídico, por meio do SGC. Quando a Deloitte for convidada a participar de RFP a function deve comunicar, quando da entrega da Proposta, que as condições do contrato de prestação de serviços serão negociados caso a Deloitte seja declarada vencedora da solicitação de proposta. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 6 6

7 Análise de contratos Contratos com entidades de governo: mudanças de escopo: documentar por meio de instrumentos que sejam válidos, conforme definido no contrato original fundamental seguir todas as obrigações descritas no contrato; e Primordial obter termos formais de aceitação dos serviços e cumprimento de nossas responsabilidades. Prazo para análise dos contratos O prazo para análise de demandas recebidas pelo Departamento Jurídico estabelecido na política é de 7 dias úteis. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 7 7

8 Cláusulas pétreas São termos e condições estabelecidos em nossa política interna global, e que somente podem ser alterados mediante revisão e aprovação do Departamento Jurídico, do FRL e do RRL. Dentre as cláusulas pétreas, estão as que estabelecem direitos de propriedade intelectual, confidencialidade e limitação de responsabilidade. Observação: Ainda que determinado contrato tenha uma cláusula pétrea alterada, este fato não cria precedente para outros projetos. Ou seja, cada novo projeto que necessite de qualquer alteração em uma das cláusulas pétreas contratuais deverá passar pela mesma avaliação e aprovação do Departamento Jurídico e do Comitê de Riscos para ser válida, ainda que este novo projeto envolva o mesmo cliente e o mesmo tipo de serviço. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 8 8

9 Agenda Como funciona o Sistema de gestão de Contrato ( SGC )? Tópico Processos Conteúdo Processo de solicitação Tipos de contratos Solicitação automática Integração Smartnet Solicitação manual Integração Smartnet Preenchimento manual Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 9

10 Processos Member firms and DTTL: Insert appropriate copyright [To edit, click View > Slide Master > Slide Master] Presentation title [To edit, click View > Slide Master > Slide Master] 10

11 Processos Processo de solicitação O processo de solicitação de contrato será feito através de um formulário eletrônico no SGC e o acesso a ele estará disponível em nossa rede interna e externa. Uma vez preenchido o formulário o sistema automaticamente vai gerar um um Contrato Padrão da Deloitte com todas as informações do formulário de solicitação e o mesmo ficará disponivel na library Contract Documents para consultas. Caso o Cliente tenha enviado um contrato, NDA ou qualquer outro documento que deva ser analisado pelo juridico, o solicitante deverá fazer o upload deste documento. Contract List Preenchimento do formulário Contract Documents Criação da pasta com a nomenclatura referente do contrato Contract Documents Criação dos arquivos de contrato 11 Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 11

12 Processos Formas de Solicitação CLIENTE Manual A solicitação poderá ser realizada a qualquer momento pelo colaborador independente da abertura do trabalho no Smartnet, sendo apenas necessário informar o número do contrato na oportunidade aberta para que seja possível a integração com o sistema. Automático A criação de solicitação e preenchimento do contrato será realizada automaticamente através da integração com o sistema Smartnet no momento da geração do engagement. FORNECEDOR Manual O formulário preenchido é referente ao serviço que será prestado para a nossa Firma, e o mesmo somente poderá ser solicitado de forma manual. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 12

13 Processo Solicitação automática Integração Smartnet Geração de engagement para serviços elegíveis a geração de contratos Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 13

14 Processo Solicitação automática Integração Smartnet Criação da solicitação de contrato para engagements existentes elegíveis a geração de contratos Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 14

15 Processo Solicitação manual Integração Smartnet Para vincular uma solicitação de contrato já existente a um engagement o Solicitante deverá preencher o campo Contract Request com o número da solicitação no SGC. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 15

16 Processo Preenchimento manual O Solicitante seleciona + new item e preenche o formulário de solicitação, opta por um Contrato Padrão ou faz o upload do documento enviado pelo cliente/fornecedor. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 16

17 Preenchimento do Formulário O preenchimento do Formulário de Solicitação de Contrato é essencial para que o Jurídico dê início à análise dos documentos enviados. Observe que o campo Contrato Padrão deve apenas ser marcado como Sim quando o documento a ser utilizado for um modelo da Deloitte. Caso o Formulário de Solicitação não esteja preenchido corretamente o Jurídico devolverá a Solicitação, através da função Requer Ajustes, e somente iniciará a análise dos documentos após o preenchimento correto de todos os campos do formulário pelo Solicitante. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 17

18 Processo Aprovação do gerente Caso o solicitante não seja o Gerente do projeto ele deverá acessar o SGC e aprovar a Solicitação, e encaminhar para análise do juridico. O Gerente pode também rejeitar a Solicitação, o que encerrará o processo no SGC. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 18

19 Processo Recebimento de notificações A cada nova fase no SGC que demande uma ação do Solicitante/Gerente ou do Jurídico, o responsável receberá uma notificação via . Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 19

20 Processo Ações do juridico Ao receber um pedido de análise o Jurídico poderá Aprovar, pedir alterações e enviar Análise da outra Parte, requerer ajustes no Formulário ou Rejeitar. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 20

21 Processo Ações do Jurídico Aprovar Caso o documento seja o modelo de contrato da Deloitte sem qualquer alteração ou com alterações que não apresentem impedimentos jurídicos; ou o documento que foi carregado no SGC esteja de acordo com as políticas da Firma, o Jurídico irá aprovar o Contrato, o que significa que o Solicitante poderá imprimir, encaminhar para visto do Jurídico e coletar as assinaturas da Deloitte e do Cliente/Fornecedor. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 21

22 Processo Ações do Jurídico Análise da Outra Parte Caso o documento encaminhado para análise necessite de ajuste o Jurídico irá inserir o documento com marcas de revisão no SGC ou carregar um novo documento com as alterações a serem avaliadas. Este documento/considerações do Jurídico devem ser encaminhados para avaliação do Cliente/Fornecedor. O Solicitante deverá enviar este documento ao Cliente/Fornecedor. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 22

23 Processo Ações do Jurídico Requer Ajustes Caso o Formulário contenha inconsistências o Jurídico devolverá para Ajustes. Os ajustes necessários estarão descritos no campo Observações. Rejeitar Caso o cliente/fornecedor não aceite as alterações necessárias à adequação do documento às políticas da Deloitte, o Jurídico irá Rejeitar a solicitação. O Solicitante deverá encaminhar para avaliação de risco do FRL. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 23

24 Processo Ações do solicitante/gerente Salvar Draft - O Solicitante/Gerente poderá iniciar o Preenchimento do Formulário e caso não queira concluir naquele momento poderá salvar as informações. É importante lembrar que os formulários salvos não serão encaminhados para análise do Jurídico. Enviar para Análise do Jurídico Ao selecionar este botão o documento será enviado ao Jurídico, que receberá um informando sobre a nova solicitação. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 24

25 Processo Ações do solicitante/gerente Reenviar para Análise do Jurídico Depois de receber um documento do cliente/fornecedor o Solicitante deve abrir novamente o Formulário de Solicitação, e carregar o documento recebido e então reenviar para análise do Jurídico. Caso a resposta tenha sido encaminhada no corpo do , você deve copiar esta informação em um documento Word e fazer o upload deste documento no SGC. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 25

26 Processo Ações do solicitante/gerente Solicitar Aprovação de Risco Não sendo possível o aceite pelo Jurídico das condições requeridas pelo Cliente/Fornecedor o documento será devolvido, com a instrução de que o Sócio encaminhe para avaliação de riscos. Neste caso a Solicitação será encaminhado ao FRL. Enviar Contrato ajustado O Solicitante pode fazer nova tratativa com o cliente e conseguir negociar os ajustes requeridos pelo Jurídico, enviando novamente o contrato para avaliação. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 26

27 Processo Aprovação do FRL caso a Solicitação seja encaminhada ao FRL ele poderá Aprovar, Solicitar a Aprovação do RRL ou Rejeitar. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 27

28 Processo Aprovação do RRL Se uma Solicitação for encaminhada para aprovação do RRL, por exemplo, a exceção de alguma Cláusula Pétrea da Deloitte, ele poderá Aprovar ou Rejeitar. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 28

29 Processo Acompanhamento dos arquivos de contrato No formulário do SGC estarão disponíveis todos os documentos que foram carregados durante o processo de negociação com o cliente/fornecedor. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 29

30 Processo Acompanhamento dos arquivos de contrato Os documentos também estão disponível na pasta Documentos de Contrato. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 30

31 Processo Finalização do contrato Após a Aprovação do documento pelo Jurídico o Solicitante deverá imprimir as vias, encaminhar para visto do Jurídico e coletar as Assinaturas. Após a coleta das assinaturas o Solicitante deverá digitalizar o documento, carregar no SGC e encaminhar as vias físicas para arquivo do Jurídico. Quando o Jurídico receber o documento assinado fará a conferência das assinaturas, e concluirá o processo no SGC. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. Gestão de Contratos 31

34 Dúvidas? Sobre o funcionamento do SGC: Contate BR Smartnet Sobre os contratos, NDA, ou outros: Contate o Departamento Jurídico (brjuridico@deloitte.com) Member firms and DTTL: Insert appropriate copyright [To edit, click View > Slide Master > Slide Master] Presentation title [To edit, click View > Slide Master > Slide Master] 34

35 About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a detailed description of DTTL and its member firms. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte LLP and its subsidiaries. Certain services may not be available to attest clients under the rules and regulations of public accounting. Copyright 2016 Deloitte Development LLC. All rights reserved. 36 USC