e-proc Fibria FORNECEDORES

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1 e-proc Fibria FORNECEDORES Junho/ 2017

2 AGENDA I. Sobre o e-proc Fibria; II. Solicitação de RFI (Proposta Técnica): A. Recebendo uma Solicitação; B. Respondendo uma Solicitação. III. Solicitação de RFQ ou RFP (Proposta Comercial): A. Recebendo uma Solicitação; B. Respondendo uma Solicitação Formato 01; C. Respondendo uma Solicitação Formato 02. 2

3 I. Sobre o e-proc Fibria 3

4 I. Sobre o e-proc Fibria Ferramenta Req2Pay, online e em nuvem. O módulo Sourcingserá utilizado pela Fibriapara transacionar uma ou mais cotações (propostas técnicas e comerciais), avaliações técnicas e mapas de cotação. Compliance Blindagem e-proc Fibria Segurança Transparência Condições Igualitárias Sem custo para o fornecedor 4

5 I. Sobre o e-proc Fibria Quem é Coupa? Empresa Norte Americana; clientes no mundo; países; + 20 idiomas. Porque Coupa? Solução na nuvem; Líder mundial em solução e-procurement fornecida pelos especialistas da Gartner e Forrester. 5

6 I. Sobre o e-proc Fibria RFI / RFP / RFQ o que significa? RFI (Request for Information) não deve conter preços Solicitação de proposta técnica; e/ou Informações mercadológicas. RFP (Request for Proposal) Solicitação de propostas comerciais. Fornecedor pode responder em qualquer formato propor a solução mais adequada. RFQ (Request for Quotation) Solicitação de propostas comerciais. As especificações do que se deseja contratar são definidas em escopo. 6

7 II. Solicitação de RFI (proposta técnica) 7

8 II. Solicitação de RFI A. Recebendo uma Solicitação 1. O fornecedor receberá uma notificação por IMPORTANTE: Será enviado um convite para cada processo; As propostas técnicas não devem conter nenhuma condição comercial (preço, pagamento, etc.); Verifique com sua TI para autorizar o e-procfibria em Whitelistpara segurança de comunicação: fibria.coupahost.com do_not_reply@fibria.coupahost.com 8

9 II. Solicitação de RFI A. Recebendo uma Solicitação 2. As informações preliminares estarão no conteúdo do ; 3. Clique em Visualizar Evento : 9

10 II. Solicitação de RFI A. Recebendo uma Solicitação 4. Na visualização do evento, o fornecedor verificará: o nome do processo, o tempo para término do evento (prazo de resposta): IMPORTANTE: Horário de Brasília. 10

11 II. Solicitação de RFI A. Recebendo uma Solicitação 5. Antes de acessar o material completo, o fornecedor deverá responder: - se possui interesse no processo; e, -ler e aceitar todos os documentos do campo termos e condições (obrigatório). IMPORTANTE: A sinalização da intenção de responder não garante a participação no evento; Oaceite de todos os documentos relacionados em Termos e Condições são obrigatórios para o sequenciamento do evento - o não aceite implicará na declinação do processo; As Cláusulas Pétreas são as condições mínimas necessárias para que o fornecedor preste serviços e/ou forneça materiais para a Fibria. 11

12 II. Solicitação de RFI A. Recebendo uma Solicitação 6. Toda a comunicação que seria feita por deverá tramitar via quadro de mensagens: IMPORTANTE: No caso de declínio do processo, a comunicação formal deverá ser realizada através do quadro de mensagens. 7. O botão inserir resposta será habilitado somente após o aceite dos Termos e Condições : 12

13 II. Solicitação de RFI B. Respondendo uma Solicitação 1. Verifique todos os anexos disponibilizados no evento. Note que alguns deles necessitarão de respostas, outros serão somente para leitura, exemplos: IMPORTANTE: Não é possível anexar arquivos com extensão.zip; Limite de 16MB por arquivo. 13

14 II. Solicitação de RFI B. Respondendo uma Solicitação 2. Verifique se existe algum questionário para preenchimento e clique em salvar, exemplos: 14

15 II. Solicitação de RFI B. Respondendo uma Solicitação 3. O campo Itens e lotes nãodeverá ser preenchido ou preencher com valor zero ; 4. Clique em Salvar para armazenar suas respostas anteriores; 5. Clique em Enviar Resposta ao Comprador para enviar e finalizar o evento. 15

16 II. Solicitação de RFI B. Respondendo uma Solicitação 6. Enquanto o evento estiver aberto, caso necessário, é possível enviar uma nova resposta clicando em editar resposta : 7. Quando o evento for encerrado, não será possível alterar ou enviar nova proposta: 16

17 II. Solicitação de RFI B. Respondendo uma Solicitação 8. Mesmo com o evento encerrado, ainda será possível utilizar a ferramenta mensagens. As comunicações ficarão ativas em até 30 dias do encerramento do evento: 9. Caso haja necessidade de revisão da proposta técnica, o comprador abrirá um novo evento; 10. O fornecedor receberá um novo para sequenciamento. 17

18 (proposta comercial) 18

19 A. Recebendo uma Solicitação 1. O fornecedor receberá uma notificação por IMPORTANTE: Será enviado um convite para cada processo. 19

20 A. Recebendo uma Solicitação 2. As informações preliminares estarão no conteúdo do ; 3. Clique em Visualizar Evento : 20

21 A. Recebendo uma Solicitação 4. Na visualização do evento, o fornecedor verificará: o nome do processo, o tempo para término do evento (prazo de resposta): IMPORTANTE: Horário de Brasília. 21

22 A. Recebendo uma Solicitação 5. Antes de acessar o material completo, o fornecedor deverá responder: - se possui interesse no processo; e, -ler e aceitar todos os documentos do campo termos e condições (obrigatório). IMPORTANTE: A sinalização da intenção de responder não garante a participação no evento; O aceite de todos os documentos relacionados em Termos e Condições são obrigatórios para o sequenciamento do evento - o não aceite implicará na declinação do processo; As Cláusulas Pétreas são as condições mínimas necessárias para que o fornecedor preste serviços e/ou forneça materiais para a Fibria 22

23 A. Recebendo uma Solicitação 6. Toda a comunicação que seria feita por deverá tramitar via quadro de mensagens: IMPORTANTE: No caso de declínio do processo, a comunicação formal deverá ser realizada através do quadro de mensagens. 7. O botão inserir resposta será habilitado somente após o aceite dos Termos e Condições : 23

24 B. Respondendo uma Solicitação Formato Verifique todos os anexos disponibilizados no evento. Note que alguns deles necessitarão de respostas, outros serão somente para leitura, exemplos: IMPORTANTE: Não é possível anexar arquivos com extensão.zip; Limite de 16MB por arquivo. 24

25 B. Respondendo uma Solicitação Formato Verifique se existe algum questionário para preenchimento e clique em salvar, exemplos: 25

26 B. Respondendo uma Solicitação Formato Os itens solicitados para cotação estarão relacionados em itens e lotes : IMPORTANTE: Não inserir os preços manualmente no campo meu preço ; Os preços serão preenchidos automaticamente após o upload da planilha. 26

27 B. Respondendo uma Solicitação Formato Para inserir os preços, é necessário fazer o download da planilha de cotação disponível no campo anexos. 27

28 B. Respondendo uma Solicitação Formato Na aba Instruções Preenchimento constará orientações para sequencia da proposta: 28

29 B. Respondendo uma Solicitação Formato Preencher todas as colunas solicitadas para cada item: 29

30 B. Respondendo uma Solicitação Formato Clique em importar do Excel para que o sistema faça a leitura dos preços: 7. Clique em escolher arquivo e clique em iniciar upload : IMPORTANTE: Não alterar o nome do arquivo para evitar erro no upload. 30

31 B. Respondendo uma Solicitação Formato Os preços líquidos serão carregados de forma automática em itens e lotes. 31

32 B. Respondendo uma Solicitação Formato A planilha de cotação deverá ser anexada no campo sua resposta : 10. Para finalizar o evento clique em enviar resposta ao comprador : 32

33 B. Respondendo uma Solicitação Formato Enquanto o evento estiver aberto, caso necessário, é possível enviar uma nova resposta clicando em editar resposta : 12. Quando o evento for encerrado, não será possível alterar ou enviar nova proposta: 33

34 B. Respondendo uma Solicitação Formato Mesmo com o evento encerrado, ainda será possível utilizar a ferramenta mensagens. As comunicações ficarão ativas em até 30 dias do encerramento do evento: 14. Caso haja necessidade de revisão da proposta comercial, o comprador abrirá um novo evento; 15. O fornecedor receberá um novo para sequenciamento. 34

35 C. Respondendo uma Solicitação Formato Verifique todos os anexos disponibilizados no evento. Note que alguns deles necessitarão de respostas, outros serão somente para leitura, exemplos: IMPORTANTE: Não é possível anexar arquivos com extensão.zip Limite de 16MB por arquivo. 35

36 C. Respondendo uma Solicitação Formato Verifique se existe algum questionário para preenchimento e clique em salvar, exemplos: 36

37 C. Respondendo uma Solicitação Formato Para inserir os preços, é necessário fazer o download da planilha disponível no campo anexos ; 4. Preencha a planilha e clique em arquivo para fazer o upload do documento: 37

38 C. Respondendo uma Solicitação Formato Preencha o preço total em itens em lotes, meu preço ; 6. Clique em enviar resposta ao comprador para finalizar o evento: IMPORTANTE: A equalização do preço pelo comprador será realizada de acordo com a planilha de cotação, este preço é uma referência para preenchimento do campo. 38

39 C. Respondendo uma Solicitação Formato Enquanto o evento estiver dentro do prazo, caso necessário, é possível enviar uma nova resposta clicando em editar resposta : 8. Quando o evento for encerrado, não será possível alterar ou enviar nova proposta: 39

40 C. Respondendo uma Solicitação Formato Mesmo com o evento encerrado, ainda será possível utilizar a ferramenta mensagens. As comunicações ficarão ativas em até 30 dias do encerramento do evento: 10. Caso haja necessidade de revisão da proposta comercial, o comprador abrirá um novo evento; 11. O fornecedor receberá um novo para sequenciamento. 40

41 Obrigado! Em caso de dúvidas contatar o comprador responsável. 41