Mastermaq Softwares Brasil

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2 Mastermaq Softwares Brasil Nossa história São mais de 20 anos de compromisso da Mastermaq Softwares, refletidos na expertise adquirida em desenvolver soluções para Escritórios de Contabilidade, Departamento de Pessoal, gestão e Operação Empresarial, Obrigações Fiscais e contabilidade, consolidando nossa liderança e solidez no segmento consolidando nossa liderança e solidez no segmento contábil como uma das maiores software house do país. Atualmente possuímos cerca de contratos ativos em cidades. Para atender essa grande demanda, a Mastermaq possui uma rede com mais de 60 Centros de Atendimento distribuídos de norte a sul do país: Matriz / Belo Horizonte Aproximadamente 800 profissionais diretos e indiretos. Procuramos sempre superar as expectativas dos clientes através do comprometimento com a excelência. Isto é o que nos move, nos motiva e nos credencia para buscar as melhores soluções para sua empresa. 2

3 Academia Mastermaq A Academia Mastermaq é um centro de educação corporativa, que oferece treinamentos para o uso dos softwares produzidos pela Mastermaq. Nossa missão é formar e desenvolver os talentos na gestão de negócios, promovendo a gestão do conhecimento organizacional (geração, assimilação, difusão e aplicação), por meio de um processo de aprendizagem ativa e contínua. Nosso dever é privilegiar o desenvolvimento de conhecimentos, habilidades e atitudes, que incentivem e promovam a criatividade, a inovação e a capacidade de aprendizagem. Contribuir para a satisfação dos clientes, funcionários e parceiros através do processo de ensino/ aprendizagem. A metodologia utilizada é a Andragogia, que se fundamenta em princípios que estão intimamente relacionados com o Construtivismo e o Interacionismo, visto que os adultos vão construindo o saber a partir da participação no processo educativo. Contamos com uma equipe especializada, que irá auxiliá-lo para a obtenção de conhecimento necessário para a otimização das suas atividades laborais. Conte conosco. Equipe Academia Mastermaq. 3

4 Material de Apoio ao Aluno O módulo NGAnalisador é um módulo de importação/exportação que transforma arquivos digitais e magnéticos em layout que possa ser importado para os sistemas NGFiscal e MasterFiscal facilitando a inclusão das informações nos respectivos sistemas. O objetivo desta apostila é ensiná-lo como transformar e inserir informações processadas pelo NGAnalisador, otimizando seu tempo e ganhando em qualidade de serviço. A importância deste material é proporcionar mais agilidade na inclusão de informações fiscais nos Sistemas NGFiscal e MasterFiscal Através deste material, a Academia Mastermaq reforça o compromisso em levar o conhecimento até o público contábil para que seja sempre um passo à frente no mundo dos negócios e supere os desafios nesta nova realidade onde a tecnologia mostra-se cada vez mais presente. Este é somente uma fonte de pesquisa, com o objetivo de ajudar o aluno a se informar e conhecer melhor sobre o assunto tratado. Aconselhamos a atualização das informações através da Base de Conhecimento. Colaboradores: Alexandre Antunes Mendes Brito Daniel Luiz Pereira Rocha Emanuel Vitor Nunes Silva Lais Maria dos Santos Patricia Fernandes Veloso Revisão: Danúbia Carolina Augusto Alves 4

5 Base de Conhecimento A Knowledge Base, conhecida como Base de Conhecimento Mastermaq Softwares ( é um site pelo qual disponibilizamos manuais e todo tipo de instrução referente aos Sistemas Mastermaq. Por ser em formato Wiki (independe da atualização do software), a Base de Conhecimento nos permite atualizar o conteúdo dos nossos manuais com maior agilidade, além da integração com clientes através da avaliação dos artigos no fim das páginas. Funciona como uma biblioteca virtual, com aproximadamente 95% dos materiais dos Sistemas da Linha NG. Esperamos servi-los ainda melhor a cada dia, oferecendo este material de apoio de qualidade reconhecida. Para acessar a Base de conhecimento da Mastermaq pela NG, siga os seguintes passos: Acesse a Plataforma NG. Em seguida, acesse alguma rotina. Exemplo: NGContábil/Cadastros/Apropriações Gerenciais/Centro de Custo. Acione a tecla F1 5

6 Verifique que na parte direita da tela serão exibidos os conteúdos disponíveis na Base de Conhecimento referentes à rotina acessada. O título será: Conteúdo da Internet. Clique no Link corresponde à rotina: 6

7 Informações Importantes Escritórios Contábeis com grande volume de trabalho ganham produtividade com o NGAnalisador, porque os dados do SINTEGRA ou SEF e arquivos XML (NF-e) enviado pelo Cliente que utiliza PED (Processamento Eletrônico de Dados) são tratados e importados, dispensando novo lançamento no Máster Fiscal / NG Fiscal. Há casos como deferimento, redução de base de cálculo e suspensão que não são tratados pelo SINTEGRA ou SEF, mas que através do NGAnalisador podem ser configurados para chegar corretamente no MasterFiscal / NGFiscal, facilitando a apuração de impostos, contabilização e transferência para outros órgãos governamentais (geração dos arquivos magnéticos). O objetivo da utilização do NGAnalisador é a otimização do processo de digitação de movimentos fiscais, de modo a obter de forma mais rápida e segura, a escrituração dos livros fiscais, a geração das obrigações acessórias destinadas ao fisco e, ainda, a escrituração contábil de toda a documentação que foi gerada por outros sistemas utilizados pela Empresa. Este processo é rápido e de fácil entendimento, fazendo com que o NGAnalisador seja indispensável ao departamento fiscal da Empresa, substituindo lançamentos manuais por importação. Entretanto, quando o assunto é escrituração de documentos fiscais, algumas informações devem ser complementadas por não constarem nos arquivos magnéticos importados. Exemplos de informações complementares são: SubCódigo de Contabilização, Espécie de Documento fiscal, Situação Tributária, Aquisições que necessitam de ajustes quanto ao CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) que no documento está como mercadoria e deve ser escriturado como material de consumo, dentre outros. Diversos ajustes dessa natureza podem ser feitos de forma automática no momento da exportação para arquivos textos. 7

8 A estes tratamentos, damos o nome de Regras de Exportação. As Regras de Exportação são destinadas a complementar as informações necessárias à escrituração que não estão contidas nos arquivos SINTEGRA, SEF, NFS-e, NF-e, XML ou EFD gerados por sistemas de terceiros e importados pelo NG Analisador. As regras de exportação são específicas por tipo de arquivos, ou seja, as regras construídas para serem aplicadas aos arquivos importados a partir do SINTEGRA, só têm validade para arquivos SINTEGRA. As regras aplicadas aos arquivos SEF (Secretaria de Estado de Fazenda), ainda que haja coincidência entre os campos só têm validade para layout no padrão SEF e assim sucessivamente. Consequentemente se importar três tipos de arquivos distintos, por exemplo, terá que criar a mesma regra para três leiautes distintos. O sistema NGAnalisador é instalado com algumas regras. Entretanto, novas regras podem ser criadas ou as existentes podem ser alteradas. Abaixo informaremos alguns significados para ajudar no processo de criação e/ou alteração de Regras de Exportação. Para criar ou modificar Regras de Exportação, acesse a Rotina Cadastro Regras Exportação. Quadro Regra Componente do tipo lista que exibe todas as regras existentes no NGAnalisador. Este mesmo quadro é dividido em quatro abas: Aba Dados: Composta por três campos: número, descrição e regra não se aplicam a matriz. Exibirá os dados da regra selecionada. Número: Exibirá o número atribuído à regra. Atenção: Observar o número da regra cadastrada. O sistema irá executar as regras por ordem de sua inclusão. 8

9 Exemplo: Se houver uma regra para atribuir o sub código de contabilização 3 para os documentos cuja espécie seja ECF (emissão de cupom fiscal) e a próxima regra mandar apenas atribuir sub código de contabilização 5, o sistema irá atribuir o sub código 5 para todos os registros. Para que isto não ocorra: A primeira regra, ou seja, a regra que irá atribuir o sub código 5 deve ser cadastrada antes de atribuir o subcódigo 3, pois este ultimo possui condição / exceção para aplicação. Descrição: Informará a descrição da regra. Regra não se aplica a matriz: indicará que esta regra não será aplicada à Matriz. Aba Leiaute: exibirá o leiaute da regra selecionada. Para visualizar as opções de leiaute, clicar no botão Pesquisar, representado pelo símbolo de três pontos no canto direito da linha. Após clicar em pesquisar iremos encontrar dentro da tabela leiaute as seguintes opções: Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) Indicará que a fórmula foi montada para ser utilizada no processo de exportação de arquivos importados a partir do leiaute e versão específica do arquivo Sintegra. SEF (Secretaria de Estado de Fazenda) Indicará que a fórmula foi montada para ser utilizada no processo de exportação de arquivos importados a partir do leiaute e versão específica do arquivo SEF. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) Indicará que a fórmula foi montada para ser utilizada no processo de exportação de arquivos importados a partir do leiaute e versão específica do arquivo NFS-e, utilizadas em alguns municípios. NF-e XML (Arquivo digital que descreve a Nota Fiscal Eletrônica) Indicará que a fórmula foi montada para ser utilizada no processo de 9

10 exportação de arquivos importados a partir do leiaute e versão específica do arquivo de Nota Fiscal Eletrônica (Mercantil). EFD (Escrituração Fiscal Digital) Indicará que a fórmula foi montada para ser utilizada no processo de exportação de arquivos importados a partir do leiaute e versão específica do arquivo SPED Fiscal. Aba Fórmula: Exibirá a fórmula da Regra selecionada que será aplicada no momento em que estiver acontecendo à exportação dos dados. Aba Filial: Exibirá as filiais nas quais a Regra selecionada será aplicada. Se não existir, implicará na aplicação da Regra a todas as filiais existentes, inclusive a Matriz. Quadro Atribuição de Regras: Exibirá se configurado, as atribuições da regra selecionada quanto à aplicação conforme Cliente, Fornecedor, Mercadoria, Serviço, constante no arquivo importado. 10

11 Orientações para Importação e Exportação NGFiscal Importação de Arquivos Através da tela Importação, os usuários farão as importações de arquivos como Sintegra, XML Estadual, Sped Fiscal, entre outros. Rotina: Ferramentas/Importar arquivos. Para cada tipo de arquivo, o sistema disponibiliza um layout de Importação e sua respectiva versão. Nesta Rotina, poderemos selecionar a Importação de um ou mais arquivos, marcando o campo Selecionar Arquivo (s), ou podemos ainda 11

12 importar todos os arquivos de uma pasta, marcando o campo Selecionar Pasta Inteira. Importação do Arquivo layout Sintegra Selecionar o layout Sintegra. Informar o diretório onde está salvo o Sintegra e clicar em Processar. O sistema exibirá a mensagem: Arquivo(s) válido(s) importado(s) com sucesso. 12

13 Visualização dos Dados Importados Para visualizar os dados que acabaram de ser importados, acessar a Rotina Processo/Visualizar/Gerar. Clicar na opção Visualizar. O Sistema irá mostrar os registros do arquivo que foi importado. Exportação do Sintegra para TXT Os dados que foram importados para o sistema, serão convertidos em TXT, para depois serem exportados. Será nessa Rotina Visualizar/Gerar que acontecerá a conversão dos dados. Criar uma pasta no diretório C:, e depois clicar no disquete Exportar e informar o diretório para onde o arquivo TXT será exportado. 13

14 Importação do Sintegra para o NG Fiscal Para importar os TXT s que foram gerados pelo NG Analisador para o Sistema NG Fiscal, abrir o sistema, e acessar a Rotina Ferramentas/Importação de Dados. Informar: a. O caminho (diretório) onde estão salvos os TXT s. b. Selecionar os dados que serão importados (Cliente, Fornecedor, Mercadorias, Serviços, Movimentos Fiscais). c. O período dos lançamentos (que pode ser visualizado ao editar o arquivo DATA). 14

15 A opção Acrescer deverá ser selecionada quando estivermos importando os dados pela primeira vez no sistema. E quando estivermos importando novamente o mesmo arquivo, devemos utilizar a opção Sobrepor. O sobrepor só irá apagar dados importados anteriormente. Nesse momento, o sistema emitirá a mensagem: Não foi encontrado arquivos para a filial selecionada. Revise o código externo informado no cadastro da empresa. 15

16 Isso ocorrerá porque os arquivos TXT s que foram gerados pelo NG Analisador não foram vinculados com a Empresa que está cadastrada no NG Fiscal. Para fazer essa vinculação, acessar o Cadastro da Empresa no NG Analisador: Rotina: Cadastro/Empresa). No Cadastro da Empresa, as abas deverão ser preenchidas, conforme as telas a seguir: Campo Matriz: Caso a Empresa seja Filial, será necessário cadastrar a Matriz primeiro. Ao cadastrar a Filial, o sistema irá solicitar a vinculação com a Matriz. O único campo de Inscrição Estadual que deverá ser preenchido será somente o da Aba Documentos. 16

17 Importante! Na Aba Inscrição Estadual somente deverá ser informada a Inscrição Estadual, caso o Cliente trabalhe em vários Estados, cuja circulação de mercadorias, como no caso de cigarro, exija que tenha Inscrição em outros Estados. Nas Abas Porte Empresa e Tributação será necessária a inclusão de Inscrição Estadual a cada ano trabalhado. 17

18 Na Aba Integração será identificada a Empresa destino dos arquivos a serem exportados. No campo Código Empresa Externa, preencher com um código aleatório que tenha três dígitos. E no campo Código Filial Externa, preencher com o código da filial com dois dígitos. Caso a Empresa não possuir Filial, o código deverá ser 00. Em seguida, exportar os dados novamente para o diretório que foi criado, e importá-los no NG Fiscal. 18

19 Regras de Exportação Se ao importar o arquivo Sintegra, aparecer a mensagem informando que não existe a condição de pagamento cadastrada e também não existe espécie para série: Criar uma Regra no sistema NG Analisador para ajustar essa mensagem de erro. As regras de exportação foram criadas para preencher campos que os arquivos não trazem para o sistema: Rotina: Cadastros/Regras Exportação. Para copiar as Regras criadas em uma Empresa para outra: Rotina: Ferramentas/Copiar Regras de Outra Empresa. Após a criação das Regras, conseguirá realizar a importação dos dados corretamente. 19

20 Importante! A cada importação realizada no NG Fiscal, antes de conferir os dados, é necessário acessar a Rotina Processos/Gerar Faturamento, para que o sistema preencha o valor do faturamento nos lançamentos. Para visualizar os lançamentos que foram importados, acesse as Rotinas de Lançamentos de Entrada e Saída: Rotina: Lançamentos/Documentos Fiscais - Entradas / Saídas Conferir Cadastro de Cliente e Fornecedores: Rotina: Cadastros/Clientes/Fornecedores Conferir Cadastro de Mercadorias: Rotina: Cadastro/Mercadorias/Serviços-Mercadorias Tais cadastros foram preenchidos a partir da Importação de dados. Importação arquivo leiaute XML Estadual Para importar o arquivo XML do Estado, acessar: Rotina: Ferramentas/Importar Arquivos. Informar o leiaute NF-e XML: o sistema irá preencher a versão e o usuário deverá informar o diretório onde está salvo o arquivo. 20

21 Ao processar a Importação, o sistema irá realizar a Importação e abrirá uma tela auxiliar com a informação Processado. Visualização do XML do Estado O XML do Estado também será visualizado: Rotina: Visualizar/Gerar. Selecionar o arquivo e marcar a opção Visualizar... para conferir os dados importados. Selecionar os Registros para verificar as informações que foram importadas. 21

22 Regras de Exportação Caso o arquivo XML que foi importado não tenha, por exemplo, a Espécie da Série, será necessário criar uma Regra para atribuir a Espécie da Série, informando o leiaute NF-e XML. Após a inclusão da Regra, acessar: Rotina: Visualizar/Gerar, 22

23 Exportar o arquivo XML para o diretório desejado e depois importar os TXT s para o NGFiscal : Rotina: Ferramentas/Importação de Dados. Importante: Necessário gerar o faturamento antes de conferir os dados importados. Visualizar através da Rotina de Lançamentos, os Dados Importados, o Cadastro de Cliente/Fornecedor e Mercadorias. Importação arquivo layout XML PBH O sistema NG Analisador realiza a importação de arquivo XML da Prefeitura de Belo Horizonte: Rotina: Ferramentas/Importação NFE/XML. 1) Atenção: Essa Rotina somente será utilizada por aqueles que desejam exportar arquivos TXT s para o Máster Fiscal. 2) Atenção: Já para os usuários do sistema NG Fiscal existe essa mesma rotina para importar XML da Prefeitura de Belo Horizonte: Rotina: Ferramentas/Importação NFE/XML Isto acontece, dentro do próprio sistema NG Fiscal, dispensando o uso do NG Analisador para esse tipo de importação. 23

24 Informar o diretório onde está salvo o XML e depois seleciona-lo. Para que o sistema converta os arquivos XML s em TXT s, marcar a opção Importar para NG. Caso o XML da Prefeitura que será importado, não tenha informado a série para os lançamentos e nem CFOP, será necessário informar esses dados nota a nota, ou poderemos criar uma Regra para que o sistema NG Analisador insira essas informações no TXT. A Rotina para criar essa regra, fica na própria tela de Importação, através do link: clique aqui. 24

25 Ao selecionar esse link, o Sistema abrirá telas para realizar a inclusão da Regra: Orientações: 1º) Selecionar opção Criar nova regra e Próximo. 2º) Informar a variável (Série, CFOP) e marcar a opção Regra Simples. Se a variável for para Série, informar no campo Valor: NSE. Clicar em Montar e Próximo. Se a variável for para CFOP, informar, por exemplo, no campo Valor: Clicar em Montar e Próximo. Observação: Caso acontecer de variável errada, clicar em Recomeçar para reiniciar a montagem da regra. 25

26 3º) As próximas três telas a seguir só deverão ser selecionadas, se desejar criar Regra para uma Filial, Cliente/Fornecedor ou Material/Serviço Específico. Caso não desejar fazer este procedimento, não selecionar esses campos. 26

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28 4º) Criar uma descrição para a Regra que acabou de ser criada. Exemplo: Série de Serviço Eletrônico. 28

29 Após realizar todos esses passos, clicar em Importar. Lembrar de gerar o faturamento. Visualizar os Lançamentos através das Rotinas de Lançamentos de Entradas e Saídas e os Cadastros de Clientes/Fornecedores e Serviços. Importação layout EFD (Sped Fiscal) O sistema NG Analisador importa corretamente o arquivo Sped que foi gerado pelas Empresas. Orientações: Acessar a Rotina Ferramentas/Importar arquivos: Selecionar o leiaute EFD (versão 2.0.3), informar o diretório onde está salvo o arquivo e clicar em Processar. Nesse momento o sistema emitirá e mensagem: Arquivo Válido Importado com Sucesso. 29

30 Visualização de dados importados do Sped Fiscal Rotina: Visualizar/Gerar conferir os dados que sistema importou referente ao Sped. O processo de exportação e importação dos TXT s para o NG Fiscal será o mesmo que realizamos anteriormente: Ferramentas/Importação de Dados. 30

31 Importação arquivo leiaute Danfe No sistema NG Analisador, a Rotina para realizar a importação de Danfe será: Ferramentas/Importar DANFE, será utilizada apenas para aqueles que desejam exportar Danfe para o Máster Fiscal. Para aqueles que utilizam o NG Fiscal iremos utilizar a mesma Rotina que pode ser visualizada através das telas de Lançamentos (Entradas e Saídas). Para importar a Danfe, clicar no botão Importar Danfe. No campo Chave de Acesso da Nota Fiscal informar a Chave da Nota Fiscal Eletrônica. Para aqueles que utilizam o leitor óptico, passar sobre a Chave da Nota, para que sistema carregue o número da DANFE, acelerando o processo de importação de dados. É importante ressaltar que, o funcionamento dessa Rotina, depende do funcionamento do site da Receita Federal. Na importação da DANFE o sistema cadastra automaticamente Cliente\Fornecedor. 31

32 Caso tal Cadastro ainda não exista na base de dados, incluí-lo, fazendo o mesmo com o Cadastro de Mercadorias. Após a Importação, conferir as informações importadas e adequá-las à Empresa. O lançamento será importado através do Site da Receita, da mesma forma que está no site. 32