Processador de Texto Funcionalidades Avançadas

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1 Prcessadr de Text Funcinalidades Avançadas

2 ÍNDICE INTRODUÇÃO...4 MODELOS...4 Criar Mdels...5 MODELO NORMAL...6 Alterar mdel Nrmal.dtm...7 IMPRESSÃO EM SÉRIE MAILINGS...7 Cartas e mensagens de crrei electrónic...8 Etiquetas e Envelpes...10 FORMULÁRIOS...10 Criar frmuláris...11 MACROS...14 Criar macrs...15 Executar uma macr...17 BIBLIOGRAFIA /18

3 OBJECTIVOS GERAIS DO MANUAL Autmatizar tarefas de acçã e elabraçã de dcuments. Efectuar impressã em série. Elabrar e utilizar macrs e frmuláris. OBJECTIVOS ESPECÍFICOS DO MANUAL Criar e utilizar mdels Alterar mdel nrmal Criar dcuments através da impressã em série Criar e preencher frmuláris Criar macrs Gravar macrs Executar macrs MODALIDADE DE FORMAÇÃO Curs de Aprendizagem FORMAS DE ORGANIZAÇÃO UFCD Unidade de Frmaçã de Curta Duraçã 3/18

4 INTRODUÇÃO Autmatizar tarefas de ediçã e elabraçã de dcuments n Wrd, trna-se uma ferramenta essencial ns dias de hje. O prcessadr de text Micrsft Wrd permite criar atraentes dcuments, tais cm cartas, faxes, relatóris e incluir gráfics, rganigramas, tabelas e imagens cm um elevad grau de facilidade e rapidez. O prcessadr de text permite também a criaçã de mailings, frmuláris, Wrd é a sluçã ideal para redigir tds s tips de dcuments. MODELOS Imagine que utiliza um determinad dcument vezes sem fim para enviar cartas de candidatura a empregs. O cnteúd básic é mesm, mas alguns detalhes mudam, tais cm s dads da empresa, data, a data da publicaçã jrnal, entre utrs. O métd que cstuma utilizar é abrir dcument, alterar as partes desactualizadas e, em seguida, guardar dcument cm um nme nv. O que acntece é que está a utilizar dcument riginal cm um mdel, apesar de nunca ter transfrmad num. Prque é que nã faz? Transfrmand dcument num mdel, terá um frmulári mestre inicial e nã terá de apagar cnteúd desactualizad quand estiver a preparar uma factura nva. Pderá ainda aperfeiçar mdel cm tud aquil que pretende que esteja sempre presente n dcument, incluind marcadres de psiçã d text que facilitam a intrduçã de text nv. Em seguida, utilize sempre esse ficheir de mdel cm base para tds s nvs dcuments. Existem mais vantagens. Veja quais sã. Em seguida, aprenda a guardar um ficheir cm mdel e cm lcalizá-l, utilizá-l e editá-l. Parte d prcess de criaçã de um mdel envlve manter u criar apenas as infrmações necessárias. Este é cnteúd que pretende que esteja incluíd em cada dcument nv basead n mdel. Grande parte d cnteúd que clcar n mdel dependerá das suas preferências pessais e da própria especificidade d cnteúd. Em primeir lugar, abra um dcument em branc, em seguida apresentams algumas acções típicas que pderá pretender efectuar em seguida: 4/18

5 1. Manter cnteúd que deverá permanecer inalterad durante algum temp pr exempl, nss Nme, Mrada, Cntact e . (Será fácil actualizar estes itens n mdel quand fr necessári.) 2. Inserir um cmand Data e Hra para a área da data. Ist irá clcar autmaticamente a data actual num dcument nv. 3. Manter áreas de marcadr de psiçã de text para infrmações que serã alteradas em cada carta de apresentaçã, tais cm nme e endereç da empresa. Criar Mdels Antes de elabrar um dcument, utilize cm pnt de partida um ds mdels existentes. O Wrd frnece uma vasta gama de mdels. Irá encntrar mdels que vã desde cartas e currículs a calendáris e brchuras, cncebids para lhe pupar temp. Leve s mdels ainda mais lnge e transfrme um dcument existente num mdel adaptad exactamente às suas necessidades. Ist também pderá pupar-lhe temp. Para utilizar s mdels existentes d Wrd: 1. Aceda a btã d Office e clique em Nv de seguida aparece a seguinte caixa: 2. Esclha a categria d mdel pr exempl Flhets: 5/18

6 3. Clicar em Transferir e mdel será dispnibilizad n ecrã: 4. Para finalizar deve persnalizar mdel, u seja, deve alterar s camps cm a infrmaçã desejada. MODELO NORMAL 6/18

7 O mdel Nrmal cuja a extensã é.dtm abre sempre que iniciar Micrsft Office Wrd 2007 e inclui estils e persnalizações predefinids que determinam aspect básic de um dcument. Alterar mdel Nrmal.dtm Quaisquer alterações que efectuar a Nrmal.dtm serã aplicadas as dcuments que criar n futur. Para alterar dcument nrmal efectue s seguintes passs: 1. Clique n Btã d Micrsft Office e, em seguida, clique em Abrir. 2. Clique em Mdels e, em seguida, faça dupl clique n ficheir Nrmal.dtm para abrir. N Micrsft Windws XP u Micrsft Windws Server 2003: Para ter a certeza de que está a trabalhar n ficheir predefinid, verifique se Nrmal.dtm aparece na barra de títul d Wrd. Efectue quaisquer alterações pretendidas cm tips de letra, margens, espaçament e utras definições. Pde utilizar s mesms cmands e funcinalidades utilizads para alterar um dcument mas nã se esqueça de que quaisquer alterações que faça a Nrmal.dtm serã aplicadas a dcuments que criar n futur. Quand tiver terminad, clique n Btã d Micrsft Office e, em seguida, clique em Guardar. Nta: Se Nrmal.dtm receber utr nme, fr danificad u mvid, Wrd cria autmaticamente uma nva versã (que utiliza as predefinições riginais) da vez seguinte que iniciar Wrd. A nva versã nã incluirá quaisquer das persnalizações efectuadas na versã que fi mvida u cuj nme fi alterad. IMPRESSÃO EM SÉRIE MAILINGS Através da funcinalidade mailings, pderá prceder à impressã de uma série de cartas, envelpes, s e etiquetas para diverss clientes de uma só vez. Para utilizar esta funcinalidade, efectue s passs seguintes: A criaçã de cada carta, mensagem de crrei electrónic u envelpe individualmente iria demrar hras. É neste pnt que a impressã em série intervém. Utilizand a impressã em série, tud que se tem que fazer é criar um dcument que cntém as infrmações iguais em cada cópia e adicinar alguns marcadres de psiçã para as infrmações que sã exclusivas de cada cópia. O Wrd trata d rest. 7/18

8 Para criar qualquer dcument através da impressã em série, pde ptar pel Assistente de Impressã em série pass a pass Desta frma Wrd ajuda a criar a impressã em série pass a pass. Para criar um dcument de impressã em série sejam cartas, envelpes, u utrs prcediment é semelhante. Assim deve seguir s seguintes passs: Cartas e mensagens de crrei electrónic 1.º Aceder a separadr Mailings: 2.º Clicar em Iniciar Impressã em Série e esclher tip de dcument que se pretende criar (cartas e mensagens de crrei electrónic); 3.º Criar dcument, u seja, criar a carta u a mensagem de crrei electrónic. 4.º Seleccinar destinatáris (usar uma lista já existente u criar uma lista nva(exempl)): 8/18

9 Para que a lista tenha uns determinads camps, pr exempl Nme e Mrada, devems pressinar a pçã persnalizar clunas: E nesta caixa deve-se adicnar, eliminar u mudar nme cnsante a infrmaçã pretendida na lista de endereçs, n exempl Nme e Mrada apenas. 5º Inserir camps de impressã em série; 9/18

10 6.º Pré-visualizar dcument; 7.º Cncluir a impressã em série (imprimir, u criar s váris dcuments para psterir impressã). Etiquetas e Envelpes 1.º Clicar em Iniciar Impressã em Série e esclher etiquetas u envelpe. 2.º Definir as medidas da etiqueta u d envelpe; 3.º Definir a lista de destinatáris; 4.º Definir s camps de impressã em série; 5.º Criar dcument (cartas, mensagens de crrei electrónic, ) 4.º Actualizar as etiquetas (para cpiar esquema da 1ª para as restantes, esta pçã só é utilizada nas eqtiquetas); 5.º Pré-visualizar as etiquetas (facultativ) e finalizar a impressã em série. FORMULÁRIOS Certamente já sentiu a necessidade de elabrar um determinad dcument e distribui-l para que, psterirmente, seja apenas alterad/preenchid em determinadas partes. Falams entã de frmuláris digitais. Exempls de frmuláris pdem ser inscrições para ginási, inscriçã em curss, frmuláris de adesã para cartã de sóci d seu clube, etc etc. Este tip de dcument digital pde ser facilmente realizad n MS Wrd e psterirmente ser preenchid também de frma digital. 10/18

11 Criar frmuláris Para iss basta abrir Micrsft Wrd (2007) e seguir s seguintes passs: 1. Aceder a btã d Office ; 2. Clicar em Opções d Wrd e verificar se a pçã Mstrar separadr Prgramadr n Fris está definida. Cas nã esteja active este pçã, se estiver activada nã necessita de realizar qualquer alteraçã. De seguida será visualizad separadr Prgramadr: 3. A partir de agra já pdems criar s váris camps d frmulári (camps de text, caixa de verificaçã, caixa de cmbinaçã) através d btã Ferramentas Legadas. Cada cntrl inserid tem as suas prpriedades. Pdems pr exempl definir que só devem ser aceites númers, u só letras, qual númer máxim de caracteres a intrduzir, etc: 11/18

12 N exempl seguinte vams criar uma pré-inscriçã em curss de frmaçã prfissinal: - Criar s seguintes camps de text - Nme (camp de text, altere as prpriedades para tip text nrmal, frmat de text Primeira letra maiúscula); - Mrada (camp de text, altere as prpriedades para tip text nrmal, frmat de text Primeira letra maiúscula); - Códig Pstal (2 camps de text (um para códig e utr para a caixa pstal, separads pr um hífene), altere as prpriedades para tip Númer, Cmpriment máxim 4 para códig e 3 para a caixa pstal); - Cntact (camp de text, altere as prpriedades para tip Númer, cmpriment 9 númers. - (camp de text, altere as prpriedades para tip text nrmal, frmat de text Minúscula); - Habilitações (caixa de cmbinaçã cm as seguintes pções: 4.º an, 6.º an, 9.º an, 12.º an); - Situaçã Prfissinal (caixa de cmbinaçã cm as seguintes pções: Empregads, Desempregads, Estudante, Refrmad); - Hrári (caixa de cmbinaçã cm as seguintes pções: Labral, Pós-labral, Sábad); - Curss de Frmaçã: INFORMÁTICA BÁSICA, INFORMÁTICA AVANÇADA, INFORMÁTICA ESPECIALISTA, MARKETING E PUBLICIDADE, GESTÃO DO TEMPO, ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS, ELECTRICIDADE, PRIMEIROS SOCORROS, GERIATRIA. O frmulári deve ter seguinte aspect: 12/18

13 O próxim pass é prteger frmulári de frma a que nã sejam alteradas frmatações e que utilizadr final apenas pssa preencher s camps dispnibilizads: Após esclher Restringir Frmataçã e Ediçã, irá aparecer d lad esquerd um painel nde pderems esclher quais as pções de prtecçã para nss dcument. 13/18

14 Se a pçã Sim, impr prtecçã se encntrar desactivada, deve alterar esse estad clicand em Md de Estrutura. Clicar Depis de clicams em Sim, impr prtecçã, que agra já se encntra dispnível. O sistema irá slicitar a intrduçã de uma passwrd para prteger dcument. Após prteger seu dcument, basta gravar e publicar para que mesm pssa ser preenchid. MACROS N Micrsft Office Wrd 2007, pdems autmatizar tarefas utilizadas cm frequência através da criaçã de macrs. Uma macr é uma série de cmands e instruções agrupadas cm um únic cmand para realizar autmaticamente uma tarefa. As utilizações típicas das macrs sã: - Aumentar a velcidade da frmataçã e ediçã de rtina - Cmbinar múltipls cmands: pr exempl, inserir uma tabela cm um tamanh e limites específics e cm um númer específic de linhas e clunas - Trnar uma pçã de uma caixa de diálg mais acessível - Autmatizar uma série de tarefas cmplexas Pde utilizar a gravaçã de macr para gravar uma sequência de acções u pde criar uma macr de raiz, intrduzind códig Visual Basic fr Applicatins n Visual Basic Editr. 14/18

15 Nta: Para trabalhar cm macrs n Office Wrd 2007, é necessári mstrar separadr Prgramadr. Mstrar separadr Prgramadr 1. Clique n Btã d Micrsft Office e, em seguida, clique em Opções d Wrd. 2. Clique em Ppular. 3. Em Opções principais para trabalhar cm Wrd, seleccine a caixa de verificaçã Mstrar separadr Prgramadr n Fris. Criar macrs 1. N separadr Prgramadr, n grup Códig, clique em Gravar Macr: 2. Na caixa Nme da macr, escreva um nme para a macr. Nta Se atribuir a uma nva macr mesm nme de uma macr incrprada n Office Wrd 2007, as acções da nva macr irã substituir a macr incrprada. Para ver uma lista de macrs incrpradas, n separadr Prgramadr, n grup Códig, clique em Macrs. Na lista Macrs em, clique em Cmands d Wrd. 3. Na caixa Guardar macr em, clique n mdel u dcument em que pretende guardar a macr. 4. Na caixa Descriçã, escreva a descriçã da macr. 5. Efectue um ds seguintes prcediments: 15/18

16 6. Para iniciar a gravaçã da macr sem atribuir a macr a um btã na Barra de Ferramentas de Acess Rápid u a uma tecla de atalh, clique em OK. 7. Para atribuir a macr à Barra de Ferramentas de Acess Rápid, efectue seguinte prcediment: 8. Clique em Btã. 9. Em Persnalizar Barra de Ferramentas de Acess Rápid, seleccine dcument (u tds s dcuments) para qual pretende adicinar a macr à Barra de Ferramentas de Acess Rápid. 10. Em Esclher cmands de, clique na macr que está a gravar e, em seguida, clique em Adicinar. 11. Clique em OK para iniciar a gravaçã da macr. 12. Para atribuir a macr a um atalh de teclad, efectue seguinte prcediment: 13. Clique em Teclad. 16/18

17 14. Na caixa Cmands, clique na macr que está a gravar. 15. Na caixa Nva tecla de atalh, escreva a sequência de teclas que pretende e, em seguida, clique em Atribuir. 16. Clique em Fechar para iniciar a gravaçã da macr. 17. Execute as acções que pretende incluir na macr. Nta: Quand grava uma macr, pde utilizar rat para clicar em cmands e pções, mas nã para seleccinar text. Tem de utilizar teclad para seleccinar text. 18. Para parar de gravar as acções, clique em Terminar a Gravaçã n grup Códig: Executar uma macr Pde-se executar a macr utilizand btã criad na barra de ferramentas de acess rápid u clicar em macrs n separadr n Prgramadr e depis seleccinar a macr pretendida e clicar em Executar: 17/18

18 BIBLIOGRAFIA URL: Susa, Sérgi e Maria Jsé. Micrsft Office 2007 Para tds nós. FCA, /18