As transferências entre unidades e controle dos bens patrimoniais móveis (BPMS)

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1 Conteúdo As transferências entre unidades e controle dos bens patrimoniais móveis (BPMS)... 2 Como criar solicitaçôes de Transferência Interna - TI... 5 Como criar solicitaçôes de Transferência Externa - TBPM Como atualizar ou alterar os dados de uma solicitação Como enviar a solicitação para que a mesma seja aprovada Como atribuir um verificador a um bem a ser enviado ou recebido Como fazer a verificação de um bem Como fazer a aprovação de uma solicitação de transferência Gerente Como anular uma transferência Gerente Como consultar o meu termo de responsabilidade Como consultar o estado e os dados relacionados a os bens Como consultar o estado das solicitações Notificações do sistema... 37

2 As transferências entre unidades e controle dos bens patrimoniais móveis (BPMS) OBJETIVO Este procedimento visa padronizar a transferência de património mobiliário (BPM) feito entre as diversas unidades da organização e controle de sua localização física. DISPOSIÇÕES GERAIS Os ativos podem ser transferidos entre áreas de responsabilidade organizacionais temporariamente ou permanentemente Cada transferência de bens móveis envolve mudanças no registro mestre (área de responsabilidade, de localização, de usuário e de status) Qualquer transferência será processada pelo sistema de transferência de bens patrimoniais móveis (TBPM). TIPOS DE TRANSFERENCIAS: TBPM - Transferências Externas: Quando você for transferir BPMs entre as áreas formais da empresa, divisões, departamentos, superintendencias, assistências, diretorias, etc. Todas as transferências formais serão tratadas pelo sistema de transferência de bens móveis (TBPM). Ex: A área CSRP.GB vai transferir um BPM para a área AS.GB. TI - Transferências Internas: Quando você for transferir BPMs entre os funcionários de uma mesma área formal. Ex: O usuário X da área CSRP.GB vai transferir um BPM de sua responsabilidade para o usuário Y da mesma área ( CSRP.GB).

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4 Glossário TBPM TBPM - Transferência de Bens Patrimoniais Móveis TI - Transferência Interna

5 Como criar solicitaçôes de Transferência Interna - TI a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu b) Clique duas vezes em

6 c) Selecione o Recebedor, a Sede recebedora e os Bens a transferir. Para pesquisar o usuário recebedor clique em e selecione o recebedor clicando duas vezes no nome do recebedor. Ou pesquise por um critério de busca.

7 e) Para selecionar a sede recebedora clique em, e selecione a sede recebedora. f) Para selecionar os bens a transferir clique em, utilize um critério de busca e clique em Para selecionar o bem clique duas vezes na descrição.

8 g) Clique em. h) Para terminar a ação selecione um aprovador e clique em

9 i) O sistema gera a solicitação com o respectivo número que o identifica.

10 Como criar solicitaçôes de Transferência Externa - TBPM a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu. b) Clique duas vezes em.

11 c) Selecione a Área recebedora, a Sede recebedora e os Bens a transferir. d) Para procurar a Área recebedora clique em e para selecionar uma AREA clique duas vezes no nome da área.

12 e) Para selecionar a Sede recebedora clique em e selecione a sede. f) Para selecionar os bens clique em. Os bens podem ser procurados por Nro Inventário, Área e Responsável. Para iniciar a busca clique em, em seguida clique duas vezes na descrição do bem para seleciona-lo.

13 g) Identifique um recebedor para o bem clicando em, h) Utilize o critério de busca para filtrar o Recebedor desejado e clique em do usuario., para selecionar o Recebedor, depois clique duas vezes no nome

14 i) Clique em. j) Selecione um aprovador e clique um Salvar e enviar k) O sistema gera a solicitação com respectivo número que o identifica

15 Como atualizar ou alterar os dados de uma solicitação. a) O usuário deseja modificar os dados da sua solicitação, para isso clique no botão. b) Confirme o desejo de recuperação.

16 c) O sistema retorna a solicitação do estado de Solicitações pendentes para Solicitação a enviar d) Clique no ID da solicitação e faça as atualizações ou alterações que deseja.

17 e) Ao terminar as atualizações e/ou alterações, clique novamente em, selecione um aprovador e finalize o processo.

18 Como enviar a solicitação para que a mesma seja aprovada a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu. b) Clique duas vezes no numero de solicitação que você deseja enviar para aprovação

19 c) Em seguida clique em d) Selecione um aprovador e confirme clicando em 5. O sistema solicitará uma confirmação do envio, assim que confirmado o processo termina.

20 Como atribuir um verificador a um bem a ser enviado ou recebido. a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu. b) Clique no número da solicitação c) Clique em

21 d) Pesquise um verificador, para isto clique em, em seguida selecione um verificador fazendo dois cliques no nome da pessoa. e) Selecione o bem que deseja atribuir o verificador

22 f) Em seguida clique em g) Para finalizar a tarefa clique em h) E confirme o desejo de enviar.

23 Como fazer a verificação de um bem. a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu. b) Clique no numero da solicitação c) Se houver alguma observação clique em [Adicionar]

24 d) Selecione um motivo, a justificativa, os anexos clique em. e) Se não houver nenhuma observação clique em

25 Como fazer a aprovação de uma solicitação de transferência Gerente a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu. b) Clique no numero solicitação c) Clique em d) Selecione um aprovador e confirme a aprovação

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27 Como anular uma transferência Gerente a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu. b) Clique na numeração de solicitação

28 c) Clique em d) Escreva uma justificativa e) Para finalizar clique em

29 Como consultar o meu termo de responsabilidade. a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu b) Clique em

30 c) Clique em d) O sistema abre em formato PDF o termo de responsabilidade.

31 Como consultar o estado e os dados relacionados a os bens. a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu b) Clique em

32 c) Utilize qualquer um dos critérios para buscar o bem. d) Clique em

33 e) Clique na descrição do bem que deseja consultar. f) O sistema mostra todos os dados relacionados ao bem.

34 Como consultar o estado das solicitações. a) Inicie a tarefa fazendo login com seu nome de usuário e senha da rede interna da Itaipu b) Clique em

35 c) Insira uma informação em um dos filtros para buscar a solicitação que deseja consultar e clique em d) O sistema encontra a solicitação ou as solicitações coincidentes com as informações inseridas no(s) filtro(s)

36 e) Clique no numero da solicitação f) O sistema apresenta todos os dados referentes à solicitação por um lado e por outro o fluxo dos movimentos que a mesma teve desde o momento da sua criação.

37 Notificações do sistema Por cada passo terminado na criação de uma solicitação de transferência, independentemente do tipo que ele seja, o sistema notifica via a todas as pessoas envolvidas nesta transferência. Por exemplo. Ao criar uma solicitação de transferência interna (TI), no momento em que eu faço um clique em o sistema solicita que o criador selecione um APROVADOR, ao seleciona-lo o sistema notifica automaticamente o aprovador selecionado via .

38 No o sistema envia um link no qual o notificado pode clicar e acessar diretamente ao sistema além dos dados da pessoa que criou a solicitação.